ERP (Sistemas de Gestión Empresarial)

Los ERP son sistemas de gestión de información que se caracterizan por estar compuestos por varios módulos. Cada uno de estos módulos proporciona una unidad de gestión y funcionalidad diferente y específica, por ejemplo: producción, ventas, compras, pedidos, nóminas, etc.

Los objetivos principales de los ERP son:

• Optimizar los procesos empresariales.
• Acceder a la información confiable y precisa.
• Permitir compartir información entre los componentes de la organización.
• Eliminar los datos y operaciones innecesarias.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables. Un ERP se caracteriza por:

• Ser un programa con acceso a una base de datos.
• Sus componentes interactúan entre sí.
• Los datos deben ser consistentes, completos.

En ocasiones son sistemas complejos y difíciles de implantar, debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa a partir del paquete inicial. Estas adaptaciones suelen encargarse a las consultorías.

La consultoría en materia de ERP puede ser de dos tipos:

• Consultoría de negocios. Estudia los procesos de negocio de la compañía, y evalúa su correspondencia con los procesos del sistema ERP para poder personalizarlo, y de este modo ajustarlo a las necesidades de la organización.
• Consultoría técnica. Conlleva el estudio de los recursos tecnológicos existentes, en ocasiones implica la programación del sistema, obtener determinados informes.
  En la actualidad, y debido a la amplia implantación de las intranets en las empresas, la mayoría de los sistemas ERP tienen interfaz web, lo que aporta la ventaja de permitir el acceso al ERP a través del navegador web.

CRM (Gestión de la Relación con el Cliente)

Un CRM (Customer Relationship Management) es un sistema de gestión de información que se centra en gestionar toda la información referida a los clientes de la empresa.

En la actualidad los sistemas ERP suelen tener incluido un módulo CRM y los sistemas CRM suelen tener la posibilidad de añadir módulos de gestión empresarial (ERP).

Ventajas del uso de ERP/CRM

Contar con un sistema ERP personalizado, permite a la empresa una serie de ventajas:

• Tener integradas diferentes utilidades que le facilitan la gestión de la información.
• Si incluye un CRM aporta beneficios relacionados con la gestión de la información y las comunicaciones con los clientes de la empresa.
  • Aumenta la información que la empresa posee sobre sus actuales y potenciales clientes.
  • Le permite dirigir la oferta hacia sus deseos y necesidades, aumentando así el grado de satisfacción y las ventas.
  • Optimizando el ciclo de vida de los productos y el ciclo de venta.

Inconvenientes del uso de ERP

A veces las compañías tienen problemas con su ERP. La mayor parte de las veces, son debidos a una inversión inadecuada en la formación del personal y una falta de políticas corporativas, que afectan al modo en que se obtienen y se actualizan los datos del ERP.

Además, un ERP tiene sus propias limitaciones y obstáculos.

• Ha de ser utilizado y realizado por personal capacitado.
• Son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptar al modo de trabajo de las empresas.
• Son sistemas que sufren problemas de "cuello de botella", es decir, todos los usuarios del sistema se pueden ver afectados por la ineficiencia en uno de los departamentos participantes.
• Es muy caro modificar un ERP una vez implantado.

Para realizar la instalación de un paquete de gestión empresarial, primero tenemos que definir cuáles son las necesidades que debe cubrir el software y buscar aquel que mejor se ajuste a nuestras necesidades.

Después es importante leer los requisitos mínimos que especifica el fabricante antes de proceder a la instalación, para no tener problemas de funcionamiento con posterioridad.

Independientemente del paquete que vayamos a instalar, debemos tener claro que nuestro sistema se basa en una base de datos en la que se irán almacenando los datos, y desde la que se irán generando los informes que requerimos al sistema, por lo que previamente la habremos creado en nuestro sistema.

Actualmente lo más habitual es incorporar el ERP dentro de la intranet de la empresa. En este caso, necesitamos tener activo un servidor web con soporte para bases de datos, y el lenguaje de script de servidor en el que se haya codificado la aplicación que vayamos a instalar. La instalación de este último tipo de sistemas se realiza también a través de un navegador web siguiendo los pasos que indica el sistema.

Hoy en día existen ERP disponibles en la nube, por ejemplo www.salesforce.com. Estos sistemas no tienen costes de instalación en las empresa y apuestan por facilitar su  adaptación a las diferentes necesidades de cada empresa.

Odoo es un completo sistema de gestión empresarial de código abierto y sin coste de licencias que cubre las necesidades de las áreas de:

• Contabilidad y finanzas.
• Ventas.
• Recursos Humanos.
• Compras.
• Proyectos.
• Almacenes.
• Relaciones con el cliente.
• Fabricación.

Tras el proceso de instalación del paquete básico de software ERP viene la personalización, para adecuarlo al entorno de la empresa que va a utilizarlo. Este proceso incluye aspectos como incorporar el logotipo de la compañía, dar de alta a los usuarios con los permisos adecuados, configurar el sistema de avisos que proporciona la aplicación, configurar la compatibilidad con herramientas de correo...

Los sistemas ERP que existen hoy en el mercado permiten la incorporación de distintos tipos de módulos predefinidos que facilitan la personalización del paquete.

La integración de estos módulos, que complementan la aplicación base, puede realizarse tanto en el momento inicial de la instalación de la aplicación, como en un proceso posterior de ampliación de la misma.

Los recursos que proporcionan estos módulos son muy variados: creación de informes avanzados, servicios de comunicación para plataformas móviles, interconexión con el paquete ofimático utilizado en la empresa, CRM...

Estos módulos que se incorporan posteriormente a la instalación pueden:

• Estar prediseñados por el fabricante de la aplicación base.
• Ser módulos programados por terceros para ese software.
• Ser programas solicitados a medida por la empresa en la que se instala la aplicación.

Para realizar la instalación de módulos hay que entrar en el paquete con un usuario que tenga permisos de administración y usar el cargador de módulos que suelen tener estos paquetes en la sección de administración.

Las medidas de seguridad de estos sistemas se suelen basar, principalmente, en los siguientes aspectos:

• Niveles de acceso configurables para los usuarios según su rol.

  En función de las tareas que deba realizar, el usuario debe contar con una serie de políticas que le permitan acceder a determinados datos, quedando algunos de ellos reservados para usuarios con un nivel de toma de decisión más elevado.

• Auditoría de cada transacción.

  Se controla cada envío de datos, lo que garantiza las operaciones realizadas.

• Soporte para la conexión segura mediante HTTPS.

  Para garantizar la seguridad de la comunicación entre los equipos cliente y el servidor en el que está instalada la aplicación, ésta se realiza con un protocolo de comunicación seguro que no permita espiar el canal de comunicación. Se emplea este tipo de comunicación segura también en el proceso de autentificación de usuarios.

Parte de la configuración de la seguridad del sistema es consecuencia de una buena asignación del rol de cada uno de los usuarios del sistema, ya que esto garantiza que cada uno de los usuarios sólo tiene acceso a la información que necesita para realizar su trabajo.

Los paquetes básicos de los ERP y CRM suelen tener varios tipos de usuarios posibles y cada uno puede ser asignado con determinados permisos. En algunos ERP, como por ejemplo el entorno Odoo, existe un paquete dedicado a la gestión de roles de usuario (User Roles) que añade funcionalidades extra a las que facilita el núcleo del sistema.

Las características de los roles son:

• Podemos considerar que un rol es un grupo particular de privilegios.
• Un rol solo tiene validez cuando está asignado a algún usuario.
• Un usuario puede tener asignados varios roles, en ese caso prevalece el rol más restrictivo.
• Los cambios realizados en los roles no son efectivos hasta que no se inicia una nueva sesión.
• Cuando un rol niega el acceso a un módulo se pierde la posibilidad de ver cualquier subpanel del mismo.

Este trabajo hay que llevarlo a cabo con un usuario administrador. Hay aplicaciones en las que los usuarios no pueden eliminarse directamente (hay que hacerlo desde la base de datos) aunque siempre permiten desactivarlos.

Los sistemas ERP cuentan con herramientas que facilitan la elaboración de informes que ayudan en la toma de decisiones estratégicas para mejorar:

1. La planificación.
2. La gestión.
3. El control.

Estas herramientas permiten, a cualquier usuario sin conocimientos técnicos, hacer informes dinámicos, flexibles e interactivos, para que el usuario no este limitado por listados predefinidos.

También realizan una integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía, garantizando la calidad y la integración de los datos dentro de la empresa.

La posibilidad de generar informes y tableros con gráficos que permitan tomar decisiones estratégicas en la empresa es un área en constante desarrollo en la actualidad. Los equipos de Business Intelligence se encargan de esta funcionalidad.

En ocasiones el módulo de informes no está disponible en todas las ediciones de los sistemas ERP.

Los sistemas ERP y CRM suelen permitir la interacción con suites ofimáticas para facilitar el procesamiento de datos y la realización de informes y escritos.

De esta manera, se consigue potenciar el uso de la herramienta ERP, al no tener que salir de ella para continuar realizando las tareas correspondientes. Y además el flujo de información entre la aplicación ERP y la suite es automático, lo que facilita la escritura de cartas y otro tipo de documentos. Otra ventaja a tener en cuenta es que el almacenamiento de los documentos generados se produce dentro de la misma aplicación ERP, lo que facilita compartirlos.

La integración con las aplicaciones ofimáticas puede ser a través de:

• La instalación de un módulo en la aplicación ERP.
• La instalación de un complemento en la suite ofimática, lo que suele incorporar una nueva barra de herramientas.

Muchos ERP además soportan integración con herramientas ofimaticas Cloud como por ejemplo Owncloud u Office365.

La exportación de información también se ve facilitada al integrar las aplicaciones ofimáticas dentro de los ERP.

La facilidad para exportar datos a una hoja de cálculo, la realización de gráficos y su incorporación a una presentación de diapositivas, o poder incorporar una oferta para enviarla a través de un correo electrónico a un cliente con unos pocos clics de ratón, proporcionan rapidez en la ejecución de la tarea deseada al permitirse el flujo de datos entre el ERP y la suite ofimática.

Por otro lado, estás facilidades tienen como inconveniente que se puede filtrar información delicada de nuestra empresa al exterior.

En el caso de Odoo la mayoría de informes se generan solamente en formato PDF aunque existen módulos de terceros que nos facilitan realizar otras exportaciones, por ejemplo:

• Excel Report engine
• Excel, word, pdf report Convert