Verás como la hoja de cálculo Calc de LibreOffice es una aplicación cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. Una hoja de cálculo puede manejar cantidades enormes de datos y realizar con ellos complejas operaciones matemáticas y de otros tipos y expresar los resultados como a nosotros y nosotras nos convenga. También podrás realizar “simulaciones”, para averiguar ¿qué pasaría si…? variando algunos valores.

Verás que Calc trabaja con hojas de cálculo integradas en documentos ods.
Un archivo de Calc es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos, como gráficos, hojas de macros, etc. Las hojas de cálculo se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre…

¿Sabías que…? Las extensiones identifican el tipo de fichero, por lo tanto en LibreOffice se clasifican del siguiente modo:

Documentos de texto .odt
Hojas de cálculo .ods
Presentaciones .odp
Gráficos .odg
Bases de datos .odb

¿Te será muy difícil adaptarte al entorno de trabajo?

Para empezar a trabajar con Calc, lógicamente hay que abrirle haciendo clic en el icono de aplicación o bien en la lista de programas.

Para CREAR un fichero Calc o también llamado libro, podemos hacerlo de varios modos:

• Dentro del Menú ARCHIVO → Nuevo
• Pulsando el botón página en blanco dentro de la barra estándar

  

Si queremos insertar en el nuevo Libro más hojas de cálculo lo podremos hacer a través del menú INSERTAR → hoja.

También nos sirve este menú para insertar macros, gráficos y otros recursos.

Al crear un documento nuevo Calc nos aparecen por defecto tres hojas de cálculo, podemos observarlo en la parte izquierda inferior de la pantalla, reflejado en forma de pestañas, con el nombre por defecto.

También, si nos fijamos en la parte inferior, nos indica en qué hoja estamos del libro.

Si vamos a guardar el documento por primera vez utilizaras la opción de menú ARCHIVO → Guardar…, y como en las aplicaciones anteriores aparecerá un cuadro de diálogo, dónde daremos nombre al documento y le indicaremos en qué directorio lo vamos a guardar.

Una vez creado ya el documento podemos, mientras vamos haciendo el trabajo, guardar los cambios realizados con ARCHIVO → Guardar o bien en el icono de menú rápido que está representado con un disquete.

Si en lugar de crear un nuevo documento queremos abrir uno que ya tengamos debemos elegir: ARCHIVO → Abrir, y como el proceso es exactamente igual que en las otras aplicaciones vistas en las unidades anteriores, no necesitamos más explicación.

¿Crees que será una tarea fácil el manejo básico de la hoja de cálculo Calc?, ya verás como en muy poco tiempo te conviertes en un experto/a en el tema y no comprenderás como has podido llegar hasta aquí sin haber conocido su funcionamiento.

Las celdas de la hoja de cálculo son las que deben de contener la información. ¿Pero crees que será una tarea difícil, llenar una hoja de cálculo con todos los datos necesarios, sin pasarse horas y horas editando?

Hay dos tipos de información:

Para introducir información debemos de tener seleccionada la celda y a través de la barra editora de texto introduciremos la información que se editará en la celda cuando pulsemos INTRO.

Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para seleccionarla hay que hacer clic sobre ella.

Cuentas con tres funciones muy útiles para trabajar con los datos.

• Cortar: Para cortar hay que seleccionar primero lo que se desee cortar, después en menú ARCHIVO → Cortar, de esta forma desaparecen los datos en espera de ser pegados.
• Pegar: para pegar los datos copiados o cortados basta con elegir la opción de menú ARCHIVO → Pegar y nos lo insertará en el lugar que deseemos.
• Copiar: Es similar a cortar pero los datos no desaparecen del lugar original, en realidad los duplica, para ello ARCHIVO → Copiar

Si no queremos desplegar el menú podemos utilizar los iconos de la barra de herramientas:

El funcionamiento de estas funciones es similar al de otras aplicaciones de la suite ofimática LibreOffice.

Tendrás facilidades en la operación de copiar o cortar ya que se puede utilizar con una celda o con un rango de celdas.

En determinadas ocasiones los datos que hemos cortado o copiado no deseamos pegarlos como hace el pegado normal, para ello disponemos la opción de pegado especial que nos presenta diferentes opciones de pegado. Una vez cortado o copiado el texto se activa desde EDITAR→Pegado especial y nos muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Fíjate que el cuadro dispone de varios apartados:

• Selección: indicamos que queremos pegar (texto, fórmulas, números, etc.)
• Operaciones: las operaciones a realizar entre las celdas origen y destino.
• Opciones: estas acciones son muy interesantes, sobre todo transponer, que cambia la orientación de los datos, y vincular, que establece una referencia con la celda origen, para que si actualizamos el origen, también se aplique el cambio en el destino.
• Desplazar celdas: indicamos el desplazamiento que se producirá al pegar los datos.

Pero, si una hoja de cálculo tiene en elevado número de filas y de columnas, ¿Cómo vamos a poder hacer diferentes selecciones según las necesidades del momento?

En una hoja de cálculo Calc tenemos la opción de seleccionar varios niveles de información.

Es aconsejable que según vamos explicando las distintas formas de selección, vayas realizándolo en el Calc.

Selección	Acción	Resultado
Celda Individual.	Hacer clic en la celda deseada.
Fila o Columna completa.	Hacer clic en los encabezamientos de fila o columna.
Toda la hoja de Cálculo.	Hacer Clic en la opción EDITAR → Seleccionar todo…	Se selecciona toda la hoja
Rango de celdas.	Arrastramos el ratón desde la primera celda del rango a la última.
Celdas no adyacentes.	Seleccionamos la primera celda o rango y con la tecla CTRL pulsada, seleccionaremos la celda o rango siguiente.

Cuanto tiempo has perdido rellenando datos de una hoja, ¿No te parecería maravilloso que los datos correspondientes a secuencias se rellenaran automáticamente?.

Calc tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automáticamente. La forma más usada para datos numéricos con un orden muy claro, es la siguiente, que la vamos a realizar juntos, en el siguiente ejercicio guiado.

Al insertar una fila o una columna, primero debemos ubicarnos en la celda donde deseemos hacer la inserción.

Para borrar una o varias filas o las columnas completamente debemos:

• Seleccionar la fila, haciendo clic sobre su número, o columna, haciendo clic sobre la letra de encabezado y pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción borrar filas o borrar columnas, según corresponda.

  

• Como alternativa encontramos en la barra de menú Editar la opción Borrar celdas, que elimina la fila o columna que tengamos seleccionada.

Si deseas cambiar el tamaño de una fila, acercarás el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho de una columna.

A continuación situamos el cursor en la unión de dos filas o dos columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Luego presionamos sin soltar el botón del ratón y arrastramos hasta el alto de fila o ancho de columna que deseemos:

En la imagen vemos como hemos cambiado la anchura de la columna A y la altura de la fila 2.

RECOMENDACIÓN: Intenta hacer lo mismo que muestra la imagen, cambia el ancho de la columna A y la altura de la fila 2.

¿Te gustaría poder impresionar a tus clientes cuando vayas a mostrarles una hoja con los viajes de esta temporada, y cada uno de los datos presente un aspecto diferente en función de su contenido, la alineación, colores, tipo de datos, fuente, bordes, fondos, etc.?

Cuando nosotros y nosotras introducimos información en las celdas de la hoja de cálculo por defecto, Calc aplica un determinado formato o alineación dependiendo del tipo de dato introducido, como pueden ser textos, números, fechas, etc. Sin embargo, muchas veces nosotros y nosotras desearemos que nuestros datos tengan un aspecto concreto, acorde al tipo de resultado que deseamos mostrar. Por ejemplo, aunque varias celdas contengan datos numéricos, a cada una le aplicaremos el formato en función de la información representada (monetario, decimal, separador de miles, negativos en rojo, etc.). También es muy útil resaltar con colores o bordes determinadas celdas.

Se aplica desde el menú FORMATO → Celdas… o seleccionando esta opción con el botón derecho del ratón y nos muestra un cuadro de diálogo con diferentes pestañas. Se pueden aplicar indistintamente, antes de introducir los datos y realizar los cálculos, o una vez finalizadas todas las operaciones. Es mucho más fácil hacerlo al final porque vamos viendo el resultado.

Algunas de las opciones que presenta el formato de celdas son similares a las vistas en formato de datos en el programa Writer, así es que te recomiendo que vuelvas a repasar el apartado referido a los formatos de esa unidad.

La pestaña más novedosa es la de Números, que presenta varias opciones para aplicar a los datos un aspecto acorde con la información que representan en cada momento.

Por defecto las celdas de nuestras hojas de cálculo presentan unas características predeterminadas en cuanto al ancho y alto de las filas y columnas. Sin embargo, estas características se pueden modificar en función de las necesidades de cada hoja. Es posible hacerlo, como se explicó al principio de la unidad, situando el ratón entre dos filas o dos columnas, y ampliar su tamaño de modo gráfico, o desde FORMATO → Fila o FORMATO → Columna, presentando las opciones que se observan en esta imagen.

También, en ocasiones necesitarás ocultar alguna/s filas o columnas de datos, porque dificulta la visión de algunos datos. Para ello, con la/s filas o columnas seleccionadas (podrás seleccionar varias celdas no contiguas con la tecla CTRL) pulsamos la opción FORMATO → Fila → Ocultar y desaparecerán de nuestra vista, aunque en la hoja siguen existiendo.

Para volverlas a hacer visibles, simplemente seleccionamos con el ratón las filas o columnas entre las que se encuentren las ocultadas y seleccionamos FORMATO → Fila → Mostrar.

Las hojas también se pueden ocultar/mostrar y cambiar el nombre, esta última operación podemos realizarla de igual modo, pulsando con el botón derecho en la barra de etiquetas.

Otra de las opciones de formato es unir varias celdas como si fuera una sola. Esto es muy útil para introducir textos muy extensos, como por ejemplo títulos o comentarios. Se hace desde FORMATO → Hoja → Combinar celdas o pulsando el icono:

Si no quieres perder el tiempo aplicando colores a los diferente apartados de una hoja, puedes hacer uso de los autoformatos, que ya tienen definidos el color, tipo y estilo de fuente y los rellenos de celdas, filas y columnas. Elige una de tus hojas de cálculo y aplica diferentes formatos y escoge el más apropiado para la ocasión.

¿Te has planteado alguna vez poder modificar el aspecto de las celdas en función de sus valores para analizar sus resultados más fácil?

Por ejemplo, si tenemos una hoja que presenta las temperaturas registradas durante un mes, y queremos resaltar con un color las que están por encima de una temperatura y de otro las que están por debajo. Puedes observar esta imagen donde las notas superiores a 5 presentan un color y las inferiores otro distinto.

Para aplicar este formato tenemos que seleccionar aquellas celdas a las que queramos aplicar el formato y pulsar FORMATO → Formato Condicional. Nos muestra una ventana para introducir hasta tres condiciones, referidas al valor de la celda o en función de una fórmula. Una vez introducida la condición, pulsamos el botón Nuevo Estilo… y nos presenta un cuadro de diálogo para seleccionar el formato (números, fuente, efecto de la fuente, alineación, borde y fondo) que deseamos aplicar en función de esa condición.

Si aplicamos el formato a una celda solamente y después queremos aplicárselo a otras celdas, copiamos formato con el pincel y después pegamos ese formato. Aunque si es una fórmula, hay que fijarse en las referencias de celdas que veremos en otro apartado.

Por otro parte, en ocasiones vamos a tener que pasar alguna de las hojas de cálculo a otras personas para que rellenen determinados datos, pero ¿cómo te aseguras de que los datos que van a introducir se ajustan a los que les demandan?. Necesitas limitar el contenido que introducirán en esas celdas.¿Hay alguna forma de condicionar qué tipo de contenido se puede introducir en una celda?.

Vamos a ver cómo establecer unos criterios para los contenidos que se deben introducir en una celda.

En Calc existe un mecanismo que verifica que los datos introducidos se adaptan a los requisitos de cálculo: las validaciones.

Las validaciones son reglas que definen el tipo de alcance y rango que pueden tener los datos que contenga una determinada celda.

Estamos trabajando con una hoja de cálculo que nos sirve para recoger los gastos de cada departamento de una pequeña empresa. La entrada de datos la realizamos día a día a medida que se van originando. A la hora de presentar los gastos, queremos entregar a cada responsable de un departamento la relación de sus gastos. El orden de fecha hace que para un mismo día, existan varios gastos de diferentes departamentos y no resulta nada clarificador, siendo más interesante presentarlos ordenados por departamento.

¿Cómo puedo ordenar las celdas por departamento? ¿Que otro tipo de criterios puedo utilizar para establecer el orden?

Una de las operaciones de cálculo básico es la ordenación de una serie numérica o alfanumérica. Como es de esperar, Calc incorpora funciones específicas de ordenación de datos que van desde la ordenación simple a opciones avanzadas de ordenación.

Comenzaremos viendo la forma más simple de ordenar una serie de datos:

En la barra de herramientas encontramos dos iconos:

• Ordenación ascendente (A - Z): Ordena los datos de menor a mayor.
• Ordenación descendente (Z - A): Ordena los datos de mayor a menor.

La forma de utilizar estas funciones es la siguiente:

1. Seleccionamos las celdas que queremos ordenar.
2. Seleccionamos el botón que deseemos, ya sea Ascendente o Descendente.

Para ordenar los datos de nuestras celdas atendiendo a criterios más complejos haremos uso de la opción DATOS → Ordenar

Por medio de esta opción podemos establecer tanto los criterios de ordenación como las opciones a determinar para la ordenación.

En otros casos, necesitaremos extraer todos los datos que compartan un determinado criterio pero no queremos ordenar los datos de forma ascendente o descendente. Nuestra hoja de cálculo tiene todos los datos que necesitamos sobre la empresa y los tenemos completamente estructurados. Pese a poder ordenarlos por diferentes criterios, en algunos momentos necesitamos contrastar ciertos datos que se encuentran en tablas o en hojas diferentes, y es bastante molesto tener que ir explorando las celdas y las hojas para realizar una simple consulta. En numerosas ocasiones tendremos series de datos muy largas, y aunque estén ordenadas nos veremos obligados a emplear la barra de desplazamiento, con la incomodidad que ello supone.

¿Podrás visualizar determinados datos atendiendo a unos criterios definidos?
A continuación aprenderemos cómo ver determinados datos de nuestra hoja de cálculo atendiendo a ciertos criterios.

Ya sabemos cómo ordenar datos y realizar filtros para consultar nuestras hojas de cálculo de forma más sencilla, pero resulta muy interesante poder agrupar esa información. ¿Cómo ver esa información de forma agrupada?. ¿Existirá la una manera de elaborar resúmenes de los datos?.

Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado. Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene información similar, y no contiene filas ni columnas en blanco.

Antes de crear un esquema hay que tener en cuenta:

• Que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos deben tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles.
• Los datos deben estar ordenados de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. Es decir que no se debe mezclar información.
• En una hoja solo podemos incluir un esquema. Para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

¿Has pensado en todas las horas que se pierden realizando cálculos e inventando fórmulas para gestionar los datos de la empresa? 

Calc dispone de una gran biblioteca de funciones que nos van a permitir realizar cálculos muy complejos con un simple golpe de tecla. Además, se van a actualizar los resultados cada vez que modifiquemos el contenido de las celdas que intervienen en la fórmula.

Una función es una fórmula predefinida por Calc o por el usuario, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado.

Las funciones disponen de una sintaxis que es obligatorio respetar. La sintaxis básica de cualquier función es:

nombre_función(argumento1; argumento2;…;argumentoN)

• Las funciones van precedidas siempre del signo =.
• Los argumentos son los valores con los que va a trabajar, puede ser un número, una celda, un rango de celdas o incluso otra función. Los argumentos siempre van entre paréntesis y separados unos de otros con ;

Cuando introducimos funciones en la hoja y nos da un error, lo primero que debemos de revisar es la sintaxis, porque es fácil cometer errores, sobre todo al principio.

Las funciones trabajan normalmente con celdas o rangos de celdas. Por ejemplo, para calcular la suma de varias celdas, podemos escribir “=A1+A2+A3”. Pero esta función ya la tiene almacenada el programa y simplemente tenemos que escribir la función correspondiente y las celdas con las que opera. “=Suma(A1:A3)” o utilizar el icono del sumatorio que es inteligente y nos selecciona las celdas que intervienen en la suma.

Si conocemos la función la escribimos directamente en la barra de funciones y, como vemos en la imagen, nos muestra una ayuda con la sintaxis de la función. En caso de desconocer el nombre de la función o su manejo hacemos uso del asistente para fórmulas.

Los Tipos de operadores que se pueden utilizar en las fórmulas son:

Aritméticos: + - * / % ^
Tipo texto: & (Se utiliza para concatenar textos o celdas que contienen textos)
Relacionales: < > = <= >= <>

Cuando estés trabajando con una hoja de cálculo y los cálculos se repiten en otras filas o columnas, lo que puedes hacer es introducir la función una vez y arrastrarla al resto de las celdas.

Prueba a hacer esta práctica:

En la imagen verás los datos que tienes que introducir. Ahora vamos a realizar los cálculos, en la celda C5 introduce la fórmula “=A5*B5” y me devuelve el resultado. Ahora como en el resto de las filas tengo que realizar la misma operación, lo que hacemos es arrastrar la celda hacia abajo o copiar y pegar, comprobamos que en la celda C5 ha escrito “=A6*B6”. A esto se denominan Referencias Relativas.

Te preguntarás cómo es posible ver las fórmulas en las celdas en lugar del resultado. Bien, en las unidades anteriores ya habíamos visto que se podían realizar configuraciones en el programa para adaptarlo a nuestras necesidades. Calc también dispone de esta posibilidad, en este caso hemos ido a HERRAMIENTAS → Opciones, seleccionamos el programa Calc y en la opción Ver marcamos fórmulas. Ahora que has visto esta posibilidad, prueba otras opciones y comprueba el resultado producido.

Vamos a seguir con esta práctica en la celda C1. Hemos introducido el descuento, ahora vamos a ver qué descuento vamos a aplicar. La fórmula a introducir ahora es “=C5*C1”, que nos devuelve los euros de descuento. Si hacemos lo mismo que anteriormente y la copiamos hacia abajo, vemos que los resultados no son los esperados, porque en C6 en lugar de tomar la celda del descuento, ha tomado C2.

Para que no nos deje fija la celda del descuento debemos de fijarla. A esto se denomina Referencias Absolutas. La forma de hacerlo es anteponiendo antes de la fila, la columna o ambas, es símbolo del “$”, dependiendo que sólo queramos fijar la fila, la columna o tanto la fila como la columna.

Sería muy interesante que realizaras la siguiente práctica para el cálculo de las tablas de multiplicar. Así observarás el funcionamiento de las referencias. Escribe en la fila 1 y en la columna A, los números del 1 al 10. Introduce en la celda B2 la fórmula para realizar el cálculo, y la arrastras al resto de las celdas. Tendrás que probar un poco con las referencias de celdas, hasta que te funcione. ¿A qué no ha sido muy difícil?

Aquí puedes ver resueltas estas dos actividades.

Desde que hemos comenzado a trabajar con Calc, te estás haciendo la misma pregunta ¿Cómo sabemos qué función debemos utilizar para obtener cada resultado?. ¿Habrá alguna manera de poder seleccionar una función y no tener que recordarlas?.

Veamos cuáles son los tipos de funciones:

• 

  Base de datos: Estas funciones son utilizadas para extraer información de las tablas de datos Calc, donde los datos son organizados en filas.
• Fecha y Hora: Estas funciones son utilizadas para manipular fechas y horas.
• Financieras: Estas funciones proveen los cálculos comunes del negocio.
• Información: Estas funciones devuelven información sobre celdas, como las que contienen texto o una fórmula.
• Lógico: Estas funciones incluyen las funciones lógicas booleanas.
• Matemáticas: Estas funciones incluyen a las funciones trigonométricas, hiperbólicas, logarítmicas y de suma.
• Matriz: Estas funciones operan y devuelven tablas enteras de datos.
• Estadísticas: Estas funciones permiten el análisis estadístico de datos.
• Hoja de Cálculo: Estas funciones permiten encontrar valores en las tablas, o referencias a las celdas.
• Texto: Estas funciones manipulan o devuelven texto.
• Add-in: funciones añadidas al programa para mejorar las prestaciones.

 

Los diagramas son una de las herramientas más potentes de Calc y permite obtener unos resultados muy vistosos y profesionales. Ahora vas a aprender a crear un diagrama o gráfico con los datos que tenemos en nuestra hoja de cálculo.

A partir de nuestra tabla de datos, vamos a crear un gráfico en el que quedarán representados gráficamente nuestros datos.

Los pasos que deberemos seguir para crear el diagrama son:

1. 1. En la barra de menú elegimos INSERTAR → Gráfico.

1. 1. En la ventana “asistente de gráficos” encontramos los cuatro pasos a seguir en la elaboración de la gráfica.

1. 1. Ahora elegiremos el tipo de diagrama entre la selección que nos ofrece Calc. Pudiendo elegir entre distintos tipos y su visión en 2D o 3D.

1. 1. Seleccionamos el rango de datos que van a dar lugar a la gráfica. Para ello, pulsamos en el botón de seleccionar rango de datos y seleccionamos con el ratón las celdas apropiadas. Se pueden tener los datos puestos en filas o en columnas. Además, se puede elegir si se considera o no la primera fila o columna como etiqueta del gráfico.

1. 1. Pulsamos en siguiente. Elegimos la serie de datos que van a formar parte de las gráficas, pinchando sobre el mismo icono que en la ventana anterior y seleccionándolo.

1. Por último, pasamos a configurar los elementos del gráfico como son:
   Título que va a tener el gráfico.

   Subtitulo que se le puede insertar.

   Eje X: Nombre de los datos del eje de ordenadas.

   Eje Y: Nombre de los datos del eje de abscisas.

   Posición de la leyenda: Situación del gráfico en el que deseamos que aparezca la leyenda.

2. El último paso será pulsar el botón “Finalizar”, aunque antes de crear definitivamente el diagrama podemos volver sobre nuestros pasos, para cambiar cualquiera de las opciones que hemos elegido. Con ello, el diagrama aparecerá en la hoja que hayamos seleccionado, pudiéndose mover por toda la hoja o copiar y pegar en otras.

Calc te proporciona una amplia variedad de tipos de diagramas para mostrar los datos de nuestras hojas de cálculo. Debemos conocer el significado de todos ellos, si no, desperdiciaremos algunos que podrían mostrar de forma mucho más cómoda y clara la información.

Debes tener en cuenta que cada tipo de diagrama comentado presenta habitualmente subtipos o variaciones. Normalmente haremos referencia a los diagramas principales, comentando el subtipo cuando sea especialmente importante.

Hemos creado ya un diagrama de una de nuestras tablas, el resultado nos ha gustado mucho. Aun así, creemos que podríamos sacar mayor partido a los diagramas, conociendo de una manera más profunda los distintos elementos que lo forman: leyenda, títulos, tipos de diagramas....

¿Cómo podemos cambiar el formato de la leyenda o del título de nuestro diagrama? ¿De cuántos tipos de diagramas dispongo?

Los documentos escritos con el Writer se imprimen con mucha facilidad. Sin embargo, las hojas de cálculo tienen sus propias peculiaridades. Debemos manejar determinados conceptos propios de las hojas de cálculo. Aunque el último paso es enviarlo a la impresora y es similar a otros programas, el proceso previo es bastante diferente.¿Te imaginas poder llegar a una reunión y distribuir entre los asistentes unas hojas con el resumen de los resultados económicos del trimestre, acompañados de unos gráficos ilustrativos y con buena estética?

A la hora de imprimir podemos seleccionar un rango de celda o toda la hoja, seguiremos los siguientes pasos:

 Archivo ▸ Previsualización de impresión.

Puedes utilizar los  iconos de la barra de previsualización de impresión para desplazarse por las páginas del documento o para imprimirlo.

También puede utilizar las teclas RePág y AvPág para desplazarse por las páginas

La pantalla formato de página presenta una serie de pestañas para establecer la configuración del documento: el tamaño y orientación del papel, tamaño de los márgenes, bordes de página, fondo y encabezamientos y pies de página (permiten una configuración similar al Writer).

Una de las pestañas más importantes es la de Hoja, que nos permite decidir, si deseamos imprimir los datos, las fórmulas o los gráficos, dependiendo de las circunstancias. Además, es posible indicar que se repitan los títulos de filas y columnas cuando la impresión sea superior a una página.

En muchas ocasiones deseamos que toda la información se imprima en una sola página. Para ello, es muy útil ver gráficamente el contenido que se imprimirá en cada página. Para verlo, pulsamos VER → Salto de página, que nos ofrece el contenido que se va a mostrar en la página, delimitado con una línea azul. Esta línea se puede arrastrar para ampliar o reducir el contenido a imprimir en cada página. El único inconveniente es que también reducirá o aumentará el tamaño del texto.

Por último, como ya hemos seleccionado como queremos que nos imprima la hoja, solo tenemos que imprimir del modo que ya conocemos por otros programas. Ahora podemos indicar que imprima sólo la hoja, todo el libro o solamente la selección.

¿En alguna ocasión has tenido un problema al enviar por correo electrónico una hoja de cálculo porque no podían leerlo? ¿Te ha pasado que al intentar abrir el documento en un ordenador que no tenía instalado LibreOffice, el resultado no ha sido el esperado?

Para evitarnos este tipo de dificultades el programa Calc dispone de la opción de exportar los documentos a formato PDF. Igual que hemos hecho en Writer, el documento exportado se puede abrir en cualquier equipo que tenga instalado un visor de documentos PDF, prácticamente todos los equipos disponen de ello.

El cuadro de diálogo de Opciones PDF, presenta varias pestañas para seleccionar los datos a exportar, las páginas, y sobre todo y muy importante, establecer el nivel de seguridad del documento.

La pestaña seguridad nos proporciona utilidades para impedir la impresión del documento, permitir o no realizar cambios, copiar el contenido, etc. Para seleccionar estas opciones lo primero que tenemos que hacer es introducir la contraseña y se activarán los botones de opción.

Para comprobar todas estas funcionalidades lo que podemos hacer en cualquiera de las hojas de cálculo creadas hasta ahora, es exportarlas a PDF y elegir diferentes opciones. Después de exportarla, abrimos con un visor de pdf y comprobamos si efectivamente se han tenido en cuenta las características definidas.

Otra de las posibilidades de Calc es exportar la hoja de cálculo y convertirla en página Web.

Conoces los filtros y las ordenaciones, pero… ¿Acaso no te gustaría tener la información de una hoja con los datos agrupados y filtrados en función de las filas y las columnas presentando cálculos totales y parciales? Seguro que te lo has imaginado muchas veces, pero no sabías como hacerlo.

Una tabla dinámica brinda una vista resumida de una gran cantidad de datos. Puede reorganizar la tabla dinámica para ver distintos resúmenes de los datos.

Una tabla dinámica (antes conocida como piloto de datos) le permite combinar, comparar y analizar grandes cantidades de datos. Se pueden ver distintos tipos de resumen de los datos de origen, así como mostrar detalles de las áreas de interés y generar informes.

Las tablas dinámicas son interactivas. Los datos se pueden disponer, redistribuir o resumir según distintos puntos de vista.

Para crear tablas dinámicas podemos seguir los siguientes pasos.

1. Seleccione el área de datos de una hoja de cálculo junto con los títulos de fila y de columna.

2. Vaya a Insertar ▸ Tabla dinámica. Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar origen. Elija Selección actual y pulse en Aceptar. Los encabezados de la tabla se muestran como botones en el cuadro de diálogo Tabla dinámica. Puedes arrastrar estos botones hacia el lugar deseado y lo colocamos en las áreas «Campos de página», «Campos de columna», «Campos de fila» y «Campos de datos».

3. Arrastre los botones deseados a una de las cuatro áreas.

Arrastre un botón al área Campos de página para crear un botón y un cuadro de lista en la parte superior de la tabla dinámica generada. El cuadro de lista se puede utilizar para filtrar la tabla dinámica mediante el contenido del elemento seleccionado. En la tabla dinámica se puede emplear la técnica de arrastrar y colocar para utilizar otro campo de página como filtro.

Si se coloca el botón en el área Campos de datos, se le asignará una leyenda que también muestra la fórmula que se utilizará para calcular los datos.

• Al hacer doble clic en uno de los campos del área Campos de datos puede abrir el diálogo Campo de datos.

• Utilice el cuadro de diálogo Campo de datos para seleccionar los cálculos que se han de utilizar para los datos. Para hacer una selección múltiple, oprima la tecla Ctrl mientras pulsa en el cálculo deseado.

1. El orden de los botones se puede modificar en cualquier momento, se pueden mover a un lugar distinto del área con el ratón.

2. Vuelva a colocar un botón en su sitio desplazándolo con el ratón del área a los otros botones.

3. Para abrir el cuadro de diálogo Campo de datos, pulse dos veces en uno de los botones en el área Campos de fila o Campos de columna. Use el diálogo para seleccionar las condiciones y el alcance que LibreOffice usará para calcular los subtotales visualizados.

Pulse en Aceptar para salir del cuadro Tabla dinámica. Se insertará un botón Filtro, o un botón de página para cada campo de datos que se haya asignado en el área Campos de página. La tabla dinámica se inserta más abajo.

¿Qué tal te ha ido con las macros en Writer? Seguro que ya tienes creadas varias para automatizar todas esas tareas repetitivas. Pues lo mejor de todo es que en Calc también disponemos de esta herramienta.

Las macros en Calc tienen el mismo sentido que en Writer, automatizar tareas rutinarias y ejecutarlas con una sola acción. En Calc solamente te vamos a explicar cómo crear alguna macro propia para una hoja de cálculo, porque el resto es igual que en el procesador de textos. Se crean igual, se pueden asociar a un botón o poner como opción de menú, modificar su código si somos expertos en programación, etc. Lo mejor es que repases los contenidos referidos a este tema en el procesador de textos.

Para poner en marcha la grabadora de macros pulsamos HERRAMIENTAS → Macro → Grabar Macro y seguir los mismos pasos del procesador.

Después igual que siempre, podemos ejecutarla, las veces que deseemos.