En esta unidad vais a:

• Conocer los programas que se utilizan en las Tareas Administrativas (en las oficinas).
• Usar la red para intercambiar información y compartir recursos.
• Entender y respetar las licencias de los programas.
• Ser capaces de realizar la instalación de algunos programas cuya instalación no suponga grandes cambios en la configuración del sistema.
• Detectar posibles problemas y, tras consultar en los manuales de los programas, redactar la notificación del problema para el técnico correspondiente.
• Realizar las copias de seguridad de aquella información que se considere importante en la empresa.

Seguro que cuando comencéis vuestra fase de prácticas identificareis las cajas de los programas y las cajas de la placa base sin ningún tipo de duda, además de ser capaces de identificar y resolver otra serie de temas relacionados en esta unidad, debido a la gran cantidad de ejemplos y casos prácticos que se muestran. Vamos a ello....

Cuando en una empresa deciden comprar un ordenador, lo que realmente deciden es la compra de componentes Hardware. Para un agricultor esto sería como comprar un tractor, para un transportista sería como comprar un camión. El agricultor cuando va a comprar un tractor, lo primero que hace es informar al vendedor de la tarea a la que va a dedicar el tractor y el vendedor le aconseja sobre las características, la potencia, incluso sobre las ayudas de la administración para la compra de maquinaria agrícola. Teniendo en cuenta todas estas circunstancias el agricultor decide que tractor comprar. El agricultor tiene claro para lo que quiere el tractor y compra lo que necesita. De igual forma tu tienes que tener claro, para que quieres el ordenador y cualquier vendedor te podrá aconsejar el mejor ordenador; dentro del presupuesto de que dispongas.

Aunque el S.O. Linux cubre las necesidades informáticas en la oficina, el S.O. Windows es, hoy por hoy, más utilizado ya que la mayoría de las empresas de Software programan para él. Muchas empresas de Software ofrecen licencias que incluyen ayuda telefónica para el proceso de instalación e incluso resolución de dudas en cualquier momento. Luego está claro, que si tu empresa necesita usar algún programa que corra bajo Windows, el sistema operativo que tendrá tu ordenador será Windows. Open Office corre bajo Windows, sin problema, y el Mozilla Firefox, es un explorador del que tienes versiones para Linux y para Windows.

Si tienes claro el S.O. que vas a usar y las aplicaciones que vas a instalar ya es el momento de decidir la máquina que necesitas. Básicamente el Hardware estará formado por:

1. Placa base. La placa base de buena marca y gama alta, junto a una torre, sólida, que le permita una buena refrigeración al sistema, será garantía de un correcto funcionamiento.
2. Microprocesador. Dentro de los que permita el socket de la placa base el que se adapte mejor a lo rápida que sea la memoria RAM
3. Memoria RAM. Conviene que te pongan la cantidad suficiente para que puedas estar corriendo varios programas a la vez. Tiene que ser del tipo que permitan las ranuras en la placa base y su velocidad de transmisión de la información de acuerdo con: la velocidad de proceso en el microprocesador y la velocidad a que pueden viajar los datos por el Bus.
4. Tarjeta Gráfica. Si la pones con memoria dedicada va mucho más rápida. Todo está en que tus aplicaciones tengan que manejar imágenes de forma profesional. Las placas base modernas llevan integrada su tarjeta gráfica y también te permiten pinchar una tarjeta gráfica de más prestaciones.
5. Tarjeta de audio. Le ocurre igual que a las tarjeta gráfica: buena marca y de gama más o menos alta para que puedas correr los programas de reconocimiento de la voz. Hay Software para reconocimiento de la voz que necesitan una tarjeta de audio con unas características específicas.

Para la realización de las tareas que se van a plantear en este módulo puedes utilizar como S.O., tanto Linux como Windows, la suite ofimática Open Office (4.1.3 es la última versión de 2017, deberás ir actualizando a medida que vayan saliendo nuevas versiones), el explorador Mozilla Firefox, el programa para tratamiento de las imágenes GIMP (2.8.22 es la última versión de 2017), como cliente de correo electrónico el Mozilla Thunderbird o Evolution y como agenda electrónica, Evolution tiene grandes posibilidades.

Si echas un vistazo a los readme_es de las carpetas de instalación de Open Office 4, verás que se detallan los requerimientos Hardware del sistema para poder correr la suite Open Office:

• PC compatible con Pentium (se recomienda Pentium III o AMD Athlon).
• 256 MB de RAM (se recomiendan 512 MB de RAM).
• Espacio disponible en el disco rígido de hasta 1,55 GB.
• Resolución de 1024x768 pixels (se recomienda una resolución más alta), por lo menos con 256 colores.

El primer elemento del PC al que hacen alusión para poder correr la suite ofimática es al microprocesador o CPU, que si nos damos cuenta cualquier ordenador moderno monta microprocesadores muchísimo más avanzados que los Pentium III, basta con mirar la publicidad de:

Características técnicas de un ordenador portátil asequible.

En cuanto a la memoria que se necesita para correr la suite, el portátil económico tiene casi cuatro veces más. RAM -Instalada: 2GB (1x2048MB). El espacio disponible en disco duro dependerá de la cantidad de información que tengáis en él, pero yo creo que con 500GB tenéis más que de sobra para la instalación de la suite, y bastantes cosas más. La tarjeta gráfica que integra este portátil es una GMA no es una tarjeta de las mejores para juegos en 3D pero si va a permitirnos una calidad buena cuando usemos el Draw de Open Office para realizar gráficos en 3D y también para la composición de imágenes.

Tras, el debes conocer, ya puedes entender que la información se almacena en las máquinas mediante el sistema de representación binario con 0 y 1, la unidad mínima de información es el bit, y que estos se agrupan de ocho en ocho o bytes, Con un byte puedes representar un carácter, una letra un espacio en blanco. Para hablar de la cantidad de información en una memoria RAM o de la rapidez con que el Microprocesador procesa la información hay que recurrir a los múltiplos del byte.

Cuando se habla de potencias binarias y decimales debes conocer la siguiente relación:

Cuando un ordenador tiene la pila de la placa base gastada y en el arranque te pide que se pulse F1 para continuar; ésto lo hace desde una pantalla negra que crea bastante alarma. Me imagino que estarás deseoso de saber que es el SETUP, pues bien:

• El primer Software que necesitas, para que una máquina trabaje, es el programa que está guardado en la BIOS, y que el ordenador nos dé la posibilidad de configurar la BIOS, es algo normal. Desde la BIOS puedes: cambiar la fecha y la hora del sistema, decidir desde que unidad cargas el sistema operativo, activar y desactivar puertos, tarjeta gráfica, de audio, de red y multitud de cosas más. Una vez realizados los cambios, en el próximo arranque se mantendrán los cambios, y para volver a modificar la configuración tendrás que volver a entrar en el SETUP.
• El segundo Software que se ejecuta en las máquinas, es el sistema operativo. Cuando la BIOS realiza su tarea de chequeo a todo el sistema y comprueba que todas las conexiones físicas están correctas y que los dispositivos conectados están disponibles, no se emite ninguna señal de alarma y se llama al sistema operativo para que él se haga con el control del computador y permita a cualquier usuario dar ordenes a la máquina.
• El tercer Software que se ejecuta es el entorno gráfico. Cuando el sistema operativo ha tomado el control del ordenador, puedes instalar Software propietario o libre y controlar la creación de carpetas y ficheros a golpe de ratón si tienes instalado un entorno de trabajo gráfico, o a base de ordenes desde el teclado, si tu entorno de trabajo es tipo texto. El sistema operativo cargará el entorno gráfico que le indiques, ya que hay situaciones en las que o no hace falta el entorno gráfico o necesitas uno muy ligero. Un caso en que no hace falta el entorno gráfico, es en una máquina que esté haciendo tareas de servidor de red, al no tener instalado el entorno gráfico dispone de más memoria para los procesos de los usuarios. En el caso de querer aprovechar un ordenador antiguo con poca memoria, no puedes permitirte el lujo de usar un entorno gráfico muy exigente ya que el resto de los programas no tendrán espacio para ejecutarse.
• Por último, los programas. Para ejecutar un programa en un ordenador, sean comerciales o de Software libre hay que realizar lo siguiente:
  • instalación, tras la cual puedes volver a ejecutar el software sin más que usar el enlace que normalmente se crea en el escritorio o en un menú de aplicaciones.
  • configuración o personalización, fase en que adaptamos el programa a nuestros gustos y necesidades particulares.

Te queda consultar alguna que otra página web y ampliar tus conocimientos en cuanto a la forma de configurar la BIOS.

Los dos sistemas operativos más usados en la actualidad son Microsoft Windows, seguido por GNU/Linux, aunque hay algunos otros sistemas operativos disponibles, como Mac OS X o gnuLinEx, desarrollado de forma libre y gratuita por la Consejería de Economía, Comercio e Innovación de la Comunidad Autónoma de la Junta de Extremadura.

Como puedes ver hay muchos tipos de sistemas operativos, según sean las funciones para que se les requieran y el tamaño del ordenador en el que se vallan a instalar, se pueden clasificar en:

• Sistemas operativos monousuario. En las maquinas con un S.O. monousuario está disponible toda la memoria, todos los recursos de la CPU y todos los dispositivos del sistema para las aplicaciones que se instalen.
• Sistemas operativos multiusuario. Tal como su nombre indica, este tipo de S.O. permiten que dos o más usuarios estén trabajando con la misma máquina simultáneamente. En este tipo de sistemas:
  • Hay una persona encargada de la administración del sistema:
    • que regula el uso de la memoria y de la CPU.
    • que decide como se van a compartir los recursos del sistema.
  • Hay un control de acceso mediante nombre de usuario y contraseña.
  • Hay un sistema de permisos de forma que un usuario no pueda acceder a los documentos de los otros.
  • Puede regularse el uso de los servicios y el acceso a los periféricos.
• Sistemas distribuidos o en red. En este tipo de sistemas el usuario ejecuta su sistema operativo, ésto es con la configuración que haya establecido, en cualquier máquina de la red.

Sea cual sea vuestro sistema operativo, desempeñará básicamente dos funciones: las de ayuda al usuario y las de gestión de los recursos.

• Las funciones de ayuda al usuario se pueden clasificar en:
  • La ejecución de un programa lleva consigo que el sistema operativo disponga de órdenes para cargar un programa y para finalizar o abortar un proceso que se cuelgue.
  • Órdenes para la comunicación con los periféricos: el sistema tiene que disponer de órdenes para que una aplicación use los periféricos tanto para escribir como para leer y, en su caso, conectarse o desconectarse de ellos.
  • Instrucciones para operar con ficheros: el sistema dispondrá de ordenes para crear, abrir, cerrar, eliminar, renombrar, mover, etc. tanto archivos como carpetas.
  • Tratamiento de los errores: el sistema incluirá ordenes para detección de errores, la detección de anomalías en la ejecución de los programas y si es preciso generar el aviso para usuario y administrador del sistema.
• Funciones de exploración del ordenador.
  • Asignación de recursos: el sistema operativo tiene que decidir como usa el micro procesador, la memoria RAM, los dispositivos de almacenamiento y periféricos en cada caso.
  • Tareas de protección para garantizar la confidencialidad: la Información de cada usuario tiene que estar a su disposición y a la de los usuarios que el decida y los programas tienen que ejecutarse de forma que no interfieran unos con otros.
  • Funciones de registro de la actividad del sistema para poder corregir: el sistema operativo tiene que llevar la cuenta de todos los procesos abiertos en él y decidir según la carga en cada momento la prioridad que da a cada proceso; cuál acelera y cuál pone en espera.

La organización de la información en los sistemas de almacenamiento vista desde el sistema operativo es en forma piramidal. En la instalación del Linux se crea una estructura de ficheros tal como se indica en la figura.

Desde el entorno gráfico tu puedes dar ordenes al sistema para crear carpetas, desplazarte entre las carpetas, mover carpetas, y borrar carpetas, todo a golpe de ratón.

Los archivos pueden ser locales o en red. Un ordenador que está en una red local puede acceder al espacio reservado en el servidor para abrir, modificar, copiar y pegar ficheros. Que dispongas de un espacio en un servidor local es muy útil, desde el punto de vista de la empresa, ya que en caso de una avería en tu puesto de trabajo, tu información estará segura en el servidor.

El entorno gráfico o interfaz de usuario tiene en la actualidad tres formas:

• Interfaces alfanuméricas (intérpretes de comandos) en que solo vemos texto.
• Interfaces gráficas de usuario GUI, que te permiten comunicarte con el ordenador de forma sencilla e intuitiva representando mediante menús e iconos los elementos de control y medida.
• Interfaces táctiles, intentan hacer tan intuitivo el uso de ordenador como accionar, físicamente,un interruptor o un mando con el dedo.

Ya se está trabajando para que la Interfaces de voz de usuario (IVU), es decir que trabajen bajo las órdenes habladas. Controlar una máquina simplemente hablándola era considerado ciencia ficción hasta hace no mucho tiempo. Posteriormente pasó a considerarse inteligencia artificial. Sin embargo, con los avances tecnológicos, las IVU han llegado a ser más comunes y la gente puede aprovecharse de las ventajas de interfaces como manos libres en muchas situaciones.

Dispositivos de bolsillo como PDAs o teléfonos móviles, tienen pequeños botones para entrado de datos. Estos están en el dispositivo o forman parte de una interfaz de pantalla táctil como los dispositivos de Apple iPod Touch y iPhone. La pulsación de botones tan pequeños puede ser tediosa y poco precisa. Una IVU fiable, precisa y fácil de usar puede suponer un gran avance en este caso. En otras situaciones como en portátiles o en ordenadores de escritorio se resolverían muchos problemas relacionados con el teclado y el ratón, incluyendo lesiones como el síndrome del túnel carpiano o poca velocidad de mecanografiado por parte de usuarios sin experiencia.

Tales desarrollos pueden cambiar literalmente la imagen de las máquinas actuales y tendrían implicaciones importantes sobre cómo los usuarios interactúan con ellas. Los dispositivos de mano se diseñarían con pantallas más grandes y fáciles de usar ya que no requerirían teclado. Las pantallas táctiles no necesitarían dividir la pantalla entre el contenido y un teclado en pantalla, proporcionando una visión del contenido en pantalla completa. Los ordenadores portátiles podrían disminuir su tamaño ya que el teclado se eliminaría y los componentes internos se integrarían tras la pantalla, dando como resultado un simple Tablet PC. Los ordenadores de escritorio consistirían en una pantalla y una CPU, ahorrando el espacio que ocuparía un teclado, eliminando las bandejas que se encuentran bajo los escritorios. Podrían eliminarse también los mandos a distancia de los televisores y los teclados de muchos dispositivos, desde microondas hasta fotocopiadoras.

Un entorno gráfico tiene que ser usable y consistente. La usabilidad de un entorno gráfico la da su carácter intuitivo, su sencillez y su eficacia. Un entorno gráfico es consistente cuando el acceso a las distintas funciones del sistema se realiza de forma análoga y cuando los cambios entre versiones son pequeños. Los sistemas de ventanas, que usamos en la actualidad, fueron apareciendo en la década de los 90 para los ordenadores Macintosh y el sistema operativo UNIX, fue más tarde cuando Microsoft los popularizo al incorporarlos en su sistema operativo.

Debes saber que una red local o LAN es un conjunto de ordenadores conectados entre si y que están relativamente próximos, por ejemplo las máquinas de una oficina, las máquinas de un centro de enseñanza o de un cibercafé . Hay otro tipo de redes más amplias en las que los ordenadores que se interconectan están a mucha más distancia WAN entre 100 Km y 1000 Km y son capaces de dar servicio a un país entero.

La redes permiten a los usuarios, de los distintos ordenadores que componen la red, compartir servicios e información. La forma física de conectarse los ordenadores de una LAN se realiza mediante las siguientes tecnologías: Ethernet conexión mediante cable(par trenzado o fibra óptica), Wi-fi conexión, sin cable, mediante ondas de radio y Bluetooth para interconectar máquinas que están muy cerca, sin cable, mediante ondas radio 2.4 Ghz,de muy corto alcance. Bluetooth y Wi-fi cubren necesidades distintas en los entornos domésticos actuales: desde la creación de redes y labores de impresión a la transferencia de ficheros entre ordenadores personales. Ambas tecnologías operan en las bandas de frecuencia no reguladas ISM.

Para que dos máquinas se conecten entre si, independientemente del sistemas operativos que tengan instalado, es imprescindible que tengan un protocolo de comunicación idéntico. El protocolo que se usa es el TCP/IP que se estructura en forma de capas:

• La capa de subred. En este nivel está el soporte físico que sirve de base a la comunicación: tramas Ethernet y direcciones MAC, cable de cobre o de fibra óptica, etc.
• Capa de red/internet que se comunica con la capa de subred. En este nivel está el soporte lógico cada máquina queda identificada por su dirección ip e intercambia paquetes de datos.
• Capa de transporte. Se comunica con la capa de red y está compuesta por los puertos de servicio y los protocolos TCP que se encargan de trasmitir la información.
• La capa de aplicación formada por las aplicaciones cliente y de servidor, cliente: Los protocolos de aplicación más utilizados son: TELNET, FTP, HTTP o SMTP.

Esta estructura de capas, lo que te dice a ti es que si vas a mandar un correo electrónico a un compañero: primero utilices una aplicación con la que redactes el correo, segundo la aplicación tiene que buscar la conexión mediante la cual el ordenador va a enviar el mensaje a la dirección de correo electrónico que le indiques, tercero cuando se ha especificado de donde a donde va el correo electrónico y por donde se va a enviar se corta en trozos perfectamente identificados para que un dispositivo externo a tu ordenador se encargue de ponerlo en ruta por el cableado del teléfono hacia su destino. El dispositivo externo al PC se llama Moden-Router, y se encarga de convertir los paquetes, en forma de ceros y unos , a la forma de señal analógica capaz de viajar por el cableado telefónico indicando el camino que tiene que seguir por las distintas máquinas servidoras, de la compañía con la que tenéis contratado el servicio de Internet, hasta llegar al Moden-Router que tiene que recibirlo, donde se realiza la operación contraria. El mensaje dentro del ordenador sigue el camino contrario hasta llegar a la aplicación con la que nuestro amigo lo leerá.

Un servidor DNS (Domain Name System - Sistema de nombres de dominio) es un servidor que traduce nombres de dominio a IPs y viceversa. En las redes TCP/IP, cada PC dispone de una dirección IP para poder comunicarse con el resto de PCs. Es equivalente a las redes de telefonía en las que cada teléfono dispone de un número de teléfono que le identifica y le permite comunicarse con el resto de teléfonos.

Trabajar con direcciones IP es incómodo para las personas, ya que requeriría conocer en todo momento las direcciones IP de los equipos a los que queremos conectarnos. En su lugar utilizamos nombres de dominio que son más fáciles de recordar y utilizar como por ejemplo www.google.es, www.educacion.gob.es, etc...

Cada equipo y cada servidor conectado a Internet, dispone de una dirección IP y de un nombre perteneciente a un dominio. Internamente, la comunicación entre los PCs se realiza utilizando direcciones IP por eso es necesario algún sistema que permita, a partir de los nombres de los PCs, averiguar las direcciones IPs de los mismos. Ejemplo, cuando queremos acceder a la página web del Ministerio de Educación, en la barra de direcciones del navegador escribimos:

http://www.educacion.gob.es

Nuestro PC tendrá que averiguar cual es la IP correspondiente a www.educacion.gob.es y una vez que ha averiguado que su IP es 193.147.0.112, se conecta con el servidor para adquirir la página web principal y mostrarla al usuario. Si en el navegador escribimos: http://193.147.0.112. Ahorraremos el paso de averiguar la IP y directamente nos mostrará la página web del Ministerio de Educación.

Un servidor DNS es un servidor que permite averiguar la IP de un PC a partir de su nombre. Para ello, el servidor DNS dispone de una base de datos en la cual se almacenan todas las direcciones IP y todos los nombres de los PCs pertenecientes a su dominio.

No existe una base de datos única donde se almacenan todas las IPs existentes en el mundo, sino que cada servidor almacena las IPs correspondientes a su dominio. Los servidores DNS están dispuestos jerárquicamente de forma que cuando nuestro servidor más inmediato no puede atender nuestra petición, éste la traslada al DNS superior.

En el proceso de resolución de un nombre, hay que tener en cuenta que los servidores DNS funcionan frecuentemente como clientes DNS, consultando a otros servidores para resolver completamente un nombre consultado.

Las entradas existentes en nuestro DNS no serán visibles en Internet solamente servirán a los equipos de nuestra red local. De esta forma, cuando un usuario de nuestra red intente acceder a un recurso local, podrá utilizar nombres en lugar de direcciones IP. Si el usuario desea acceder fuera de nuestra red local a algún recurso en Internet, el DNS local nunca podrá llevar a cabo dicha resolución y se la traslada al siguiente servidor DNS (que sí estará en Internet) en su jerarquía de servidores DNS, hasta que la petición sea satisfecha.

Con servidor DNS en nuestra red local, si hacemos un ping a un PC cuyo nombre es "equipo10" y cuya IP es 192.168.0.40; podemos lanzar el comando "ping" indistintamente contra dicha IP o contra el nombre del equipo en el dominio:

• ping 192.168.0.40
• ping equipo10.micentro.edu

Tu máquina queda identificada dentro de la red local mediante su dirección IP por ejemplo 192.168.20.3 y fijándote en los números, todos los ordenadores de tu red local tienen que tener 192.168.20 y luego cada máquina tendrá de 1 a 4, si tu Modem-Router tiene la posibilidad de atender a cuatro máquinas.

Tras quedar la máquina identificada por la dirección IP tienes que especificar su máscara de red 255.255.255.0, ésto quiere decir que se trata de una red local y que el único número de la IP que puede cambiar es el último. Tienes que decirle al ordenador quien te saca a la Web, es decir, quién es tu puerta de enlace, o la dirección IP de la puerta de enlace de tu red; que no es más que la IP del Router. Esta dirección la tienes especificada en el contrato de conexión a Internet; suele ser 192.168.0.1.

Te falta fijar los servidores de DNS o servidores de dominios que en el caso de tener la ADSL contratada con Telefónica serán: 80.61.45.1.250 y como servidor secundario: 80.61.45.1.240.

Es muy importante que sepas que la dirección IP es un número de 32 bits, en grupos de 8bits ( 4 bytes), pasados al sistema decimal y separados por puntos. Parte de esos bits sirven para identificar la red y el resto para identificar a los equipos de dicha red. 01100001.00001010.00000010.00000011 que en decimal es 97.10.2.3. Las direcciones IP se pueden clasificar en clases y así las redes. Las redes clase A tienen direcciones IP clase A, su estructura es (0 para el primer bits)+(7 bits para la red )+(24 bits para los equipos equipos).

Clasificación de las redes y función de cada Bits en la dirección IP.

Clase.	Primeros bits.	Bits de red.	Bits de equipo.	Número de redes.	Número de equipos.
A	0	7	24
B	10	14	16
C	110	21	8
D	1110	Se utilizan para enviar mensajes a un grupo de equipos.
E	1111	Están reservadas para protocolos especiales.

El ordenador sin sistema operativo tiene poca utilidad desde el punto de vista del trabajo en la oficina. Ya tienes claro que el sistema operativo es el soporte de todas las funciones de nuestro ordenador. Pero el sistema operativo no te permite editar un fichero o gestionar una base de datos. Las aplicaciones son los programas con los que realmente puedes producir. Hasta hace poco tiempo las aplicaciones informáticas se programaban para cada usuario de forma personalizada en la actualidad se está haciendo software que da servicio a muchas empresas. Clasificar las aplicaciones informáticas es poco más que imposible dado su gran número. En función del trabajo que realizan se clasifican en:

• Procesadores de texto. La mayor parte de los procesadores de texto sin WYSIWYG, pero hay otros, más profesionales, en los que el texto se escribe en un código que necesita de un compilador para convertirlo en lo que entendemos como texto legible.
• Hojas de calculo. Estas aplicaciones te permiten:
  • Primero, realizar cálculos de un grado de complejidad considerable y de una cantidad de datos sustancial, de forma que cualquier cambio en los datos repercuta inmediatamente en los resultados.
  • Segundo, la creación de gráficos de forma que cualquier cambio en los datos modifica el gráfico de forma inmediata.
• Sistemas gestores de bases de datos. Las bases de datos son una herramienta imprescindible en la actualidad y su conocimiento y manejo la forma de estar al día. Se usan para almacenar, catalogar y realizar consultas rápidas de información.
• Manipulación de gráficos e imágenes. Este tipo de aplicaciones tiene cada día más utilidad dado que en el mundo en que nos desarrollamos la imagen tiene una importancia brutal. Nos permiten la creación y manipulación de gráficos pero también nos permiten el retoque fotográfico y la manipulación en la fotografía digital.
• Presentaciones gráficas. Una presentación es un trabajo en el que el ponente usa gráficos imágenes y vídeos para exponer su tesis. En el mundo las ventas o de la publicidad están a la orden del día, cuando hay que hacer una intervención en público.
• Clientes de correo. El correo electrónico se está convirtiendo en una necesidad en las empresas ya que está sustituyendo al correo tradicional. Su importancia es tal que muchas empresas dedican un ordenador al envío y recepción de correo, buscando que se minimice el problema de la contaminación por virus en las redes. Los programas que se utilizan para el envío y la recepción de correo electrónico suelen tener capacidad para gestiones dicho correo: almacenar y clasificar los correos por temas por clientes, de la forma que nos sea más útil.
• Agendas electrónicas. Suelen formar parte de los programas que gestionan el correo electrónico pero las hay que son programas separados.

Una licencia de software es un contrato entre dos partes: de un lado la empresa que produce el programa y de otro el usuario del programa. Como en todos los contratos las dos partes tienen intereses contrapuestos, de forma que el usuario tiene sus derechos protegidos por la ley y la empresa que realiza la programación tiene la obligación de cumplir con las especificaciones que figuran en las características de su producto. La licencia especificará: los derechos del usuario a realizar copias, la responsabilidad en caso de que el programa falle, el tiempo que el usuario va a poder usar el programa, el país donde lo puede utilizar y por último si el usuario puede o no ceder el programa a un tercero o instalarlo en equipos distintos a los que está autorizado.

En los años setenta se reconoce a los autores la capacidad de otorgar permiso de reproducción adaptación o distribución exigiendo que las copias o adaptaciones, que se hagan, tengan los mismos permisos. Se comienza a hablar de software libre como el software que permite a los programadores apoyarse unos en otros para avanzar a pasos agigantados. Poner a disposición de la comunidad, el código fuente de los programas que yo he realizado con la condición de que los programas que se generen a partir de él también estén a disposición de la comunidad es una filosofía nueva y un paso hacia adelante en el mundo de la informática conocido con el nombre de copyleft. Dar a conocer el código fuente de un programa, permite a otros programadores conocer su funcionamiento de forma completa y poder mejorarlo siempre que las mejoras estén disponibles públicamente. La licencia GLP, da al usuario la libertad de: ejecutar, estudiar como funciona para adaptarlo a sus necesidades, distribuir copias del mismo y mejorarlo y distribuir sus mejoras entre la comunidad de programadores de software libre.

Cuando compras un programa, de software propietario, no tienes acceso al código fuente, lo que te venden es un fichero ejecutable y esto, no te permite más que instalar y ejecutar el programa. Si quieres mejorarlo tienes dos opciones: o compras el código fuente o escribes un código fuente que haga lo mismo y además el código de la mejora; lo que te supondra programar una y otra vez lo mismo.

La mayoría del software libre es gratuito pero existe software libre comercial que requiere un pago por su obtención. Es bueno hacer negocio y obtener beneficios con software libre, puesto que esto estimula su producción. Por otra parte existe software no libre que es gratuito como es el caso del freeware, el shareware o las versiones de demostración de software propietario que se distribuye en las revistas o en la web, generalmente a cambio de facilitar nuestros datos personales.

Instalar una aplicación es algo realmente sencillo, casi todos los manuales comienzan diciéndonos como tenemos que realizar la instalación y como configurar dicha aplicación. El tema es, una vez instalada quien va a usarla y que formación hay que dar al personal para que saquen el máximo partido al nuevo software recién instalado.

Desde el punto de vista del empresario los ordenadores tienen que tener instalados los programas que sean realmente útiles. Instalar un programa nuevo en los ordenadores de una oficina es como montar una nueva linea de producción en una fábrica; hay que tener en cuenta varias cosas:

• Estudiar que aplicación o aplicaciones son necesarias, cual es su coste, su facilidad de uso, su calidad (que no falle), su seguridad en el tratamiento de la información (que la información que se genere o se manipule con ella se trastoque o se pierda).
• Comprobar que el Hardware de las máquinas, en que se va a instalar la aplicación, es adecuado y en su caso, el coste de la actualización de los ordenadores.
• Considerar si la instalación en red nos puede disminuir el coste de las licencias y facilitar la realización de copias de seguridad de la información que elaboremos con la aplicación.
• Ver las posibilidades de adaptación de la aplicación a nuestra necesidades.
• Estudiar el coste de la formación a los usuarios.
• Estudiar el coste del mantenimiento de la aplicación, en la parte que se refiere a seguridad.

Open Office es hoy por hoy la mejor suite ofimática en el mundo del software libre que se conoce. El que sea un producto de calidad a coste cero, es gracias a que han sido las mejores empresas de software las que se han preocupado por ella. En la actualidad es ORACLE la empresa de software que se ha hecho cargo del mantenimiento de la suite y toda la comunidad de usuarios de esta suite, esperamos grandes mejoras sobre todo en la aplicación de bases de datos; sin olvidar que la crisis, mundial, puede afectar de forma negativa a su mejora y desarrollo.

Puede que lo entendáis mejor si hablamos de entornos de producción.

Desde el punto de vista de las APLICACIONES INFORMÁTICAS EN LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS y en el punto de Instalación y configuración de Aplicaciones Informáticas, las necesidades de los entornos de producción se referirán a las necesidades de los distintos equipos informáticos y a los usuarios de ellos, según el trabajo a que estén destinados. De forma general puedes considerar que la producción se puede ver afectada por:

• Cortes inesperados en el suministro eléctrico cuando estamos trabajando con una aplicación.
• Puestos de trabajo que no cumplan las normas de seguridad en el trabajo que ya describimos en la unidad anterior.
• La entrada de virus en las máquinas.
• El ataque de un hacker desde el exterior, robando nuestra información.
• Perdida de información por no asegurar las copias de respaldo frente a: robo, destrucción accidental por incendio, deterioro por malos hábitos en el mantenimiento.

La base para establecer un criterio de selección radica en las exigencias de la aplicación que quieres correr. Una vez conoces sus características técnicas tienes que seleccionar: primero, el sistema operativo en el que es mejor ejecutar dicha aplicación, y segundo la casa de Software que hace el programa que mejor se adapte a tus necesidades. Programas de facturación hay muchas marcas que lo tienen, pero cada una pone en su programa algo que lo hace distinto de los otros. Está claro que si quieres instalar el Microsoft Office, seguro que trabajaras con el sistema operativo Windows, con un buen Firewall y un buen Antivirus, pagando las correspondientes licencias de uso por cada uno de ellos. En cambio si tomas la decisión de instalar Open Office de la firma ORACLE, puedes trabajar con el sistema operativo Linux, en sus múltiples versiones; el Firewall se instala en en el momento de la instalación del sistema, de forma que la máquina queda bien protegida y no tienes que usar Antivirus. No basta con que consideres los requisitos Hardware a la hora de instalar una aplicación en una máquina con sistema operativo Windows; te estarías engañando. Para que un programa trabaje con un mínimo de calidad en una máquina Windows es imprescindible un Antivirus y un Firewall perfectamente configurados y actualizados, bajo pago de la licencia correspondiente.

Para los requisitos Hardware de las aplicaciones informáticas tened en cuenta:

• Microprocesadores de una determinada velocidad o frecuencia de reloj. La velocidad del microprocesador se mide en MHz.
• En muchos casos hay que aumentar la memoria RAM . El criterio es que cuanto más carga más Megabytes de memoria.
• Hay que pensar que el disco duro del ordenador no sólo alberga los programas para ejecutarlos, tenemos también ficheros temporales necesarios para la ejecución, lo que supone espacio libre en disco para poder correr un programa. No olvidemos la memoria de intercambio.
• Por último los programas que manejan gran cantidad de gráficos o manipulan imágenes, demandan la tarjeta gráfica con una GPU rápida y memoria de vídeos dedicada.

En el vídeo, de la instalación de Open Office que ya te he indicado anteriormente, tienes una segunda parte en la que puedes ver la instalación de un complemento para el programa de presentaciones, ya que Open Office viene escaso de plantillas y es interesante descargarse todas las plantillas disponibles en Internet. Otra actualización, cuando se está trabajando con muchas formulas matemáticas, es, la posibilidad que tiene Open Office de permitirnos escribir formulas directamente en Latex.

En esta corta presentación puedes ver como se abre el administrador de extensiones y como se busca el resto de extensiones disponibles para Open Office.

La aplicaciones informáticas hay de varios tipos y según el tipo así es su actualización:

• Sistemas operativos:
  • Windows. Cuando sale una versión nueva de Windows los compañeros ya te informaran y en la tienda de informática puedes informarte de lo que cuesta una actualización para tu sistema; no te lo recomiendo, cada versión nueva de Windows es un sistema operativo nuevo y mantener arrastres es complicarte las cosas. Cómo es la cosa, que los Drivers de una impresora para Windows XP son distintos para versiones posteriores de Windows 7, 8…etc;  puede que la impresora sea vieja y que con versiones posteriores de Windows, no la podamos usar.
  • Linux. Las versiones Linux tienes que actualizarlas al terminar la instalación y es bastante lento incluso con una ADSL rápida tardará más de media hora. Es conveniente que dejes activas las actualizaciones automáticas para que el sistema te pida que actualices :
    • El kernel del sistema cada pocos meses por razones de seguridad.
    • El explorador también te pide que lo actualices, con frecuencia, por razones de seguridad; según versiones cada cinco o seis meses.
    • Las librerías del Firewall Selinux.
    • Las librerías en que se basan los visores de pdf por razones de seguridad con frecuencia.
• Software propietario:
  • Las aplicaciones de gestión de bases de datos propias de la empresa y otros programa hechos a medida o adaptados de forma especial, se encargan los técnicos de mantenerla actualizadas. Antes de realizar una actualización se notifica a los usuarios que realicen copias de seguridad.
  • En el caso de otras aplicaciones con licencia y bajo Windows, las actualizaciones tienes que pagarlas y lo que haces realmente es instalar un programa nuevo que está preparado para que utilice la misma licencia del que ya tenias.
• Software libre:
  • Open Office avisa de que hay actualizaciones estables; esto no quiere decir que la versión nueva no tengan problemas que la versión anterior no tenia.
  • Hay antivirus en el mundo del software libre que se actualizan al arrancar el ordenador, igual que los antivirus con licencia, siempre que de lo indiquemos así en la instalación.
  • Los plugin de Java y Flash Player te solicitarán autorización para actualizarse con frecuencia ya que un software usado por tantos y tantos usuarios de Internet lo convierte en objeto de estudio de hackers que buscan fallos que les permitan entrar a los sistemas de forma no autorizada. Un programa que no usa nadie no merece la pena estudiarlo, a no ser, que se trate del Firewall de un sistema como el del Banco Central Europeo.

¿Qué hacer cuando tu ordenador funcione mal o no funcione?

Dispones de técnicas de diagnostico en dos sentidos:

• A nivel de Hardware:
  • Comprueba que dispones de suministro eléctrico en la red.
  • Comprueba la existencia de tensión y la continuidad de las conexiones.
  • Comprueba que el cableado de la tarjeta de red está físicamente bien.
• A nivel de Software:
  • Programas para que compruebes el funcionamiento del sistema.
  • Programas para que compruebes el estado de los diversos componentes del ordenador:
    • CPU.
    • Placa base.
    • Memoria.
    • Tarjetas de red.
    • BIOS.
    • Discos duros.

La resolución de problemas también la tienes que hacerse en los dos sentidos:

• Hardware. Si se ha detectado un problema de conexión en la alimentación del sistema hay que informar y que los técnicos de mantenimiento subsanen la avería.
• Software. Si alguno de los programas de detección dan con algún fallo en los componentes del ordenador, seguro que informarán sobre la forma de repararlo. En su caso todo este tipo de intervenciones corresponde a los técnicos especialistas ya que son los que tienen que intervenir en todo lo que suponga poner en peligro la información almacenada en las máquinas.

Debéis de saber que hay empresas que se dedican a ofrecer servicios de asistencia telefónica para resolver los problemas que surjan en el trabajo con el ordenador. Disponiendo de una conexión a Internet se accede, con el nombre de usuario y la contraseña a la plataforma de ayuda y ante un problema o consulta las empresas te pueden ofrecer:

• Mediante Chat: cliente y técnico realizan una sesión de chat, donde se plantea y resuelve el problema.
• Control Parcial: el técnico a la vez que chatea con el cliente, visualiza las acciones que está realizando.
• Control Total: el técnico a la vez que chatea con el cliente, toma el control del equipo del cliente.
• Servicio de copias de seguridad remotas.
• Y más.

Disponer de un técnico especializado en todo momento supone: ahorro de tiempo; ahorro de costes; seguridad ante cualquier incidencia. Y si se trata de un servicio muy completo, puede ofrecer: disponibilidad inmediata; solución rápida y efectiva; número ilimitado de consultas; sin límite de duración por cada asistencia. Por ejemplo los clientes de telefónica cuando tienen un problema con el correo electrónico pueden hacer sus consultas vía chat.

Cuando se dispone de un software muy especifico las empresas que te lo venden:

• Ya te indican cual es el teléfono par resolver dudas y ayudar a los usuarios a que el programa sea una herramienta; en vez de un enemigo.
• Realizan cursos de formación para los trabajadores que se van a encargar del uso del programa.
• Establecen una dirección de correo electrónico para que los usuarios aporten sugerencias para la mejora del software.
• Además de la asistencia informática, ponen a disposición del usuario asistencia técnica. Este es el caso de los programas de cálculo de instalaciones en los que el Ingeniero Técnico Industrial quiere conocer los métodos de cálculo que utiliza el programa, las normas técnicas en que se basa y un largo etcétera.

Los manuales de que disponen las aplicaciones son demasiado extensos y muy dispersos. Cuando de lo que se trata es de realizar una tarea concreta, es imprescindible, que sean los mismos usuarios los que redacten un resumen con las cuatro recetas útiles para que los trabajadores que usan por primera vez una aplicación sean productivos desde el primer día.

Una vez te sientes útil en el trabajo, tienes que profundizar en el manual de usuario y de toda documentación que encuentres explorando en la red. En los manuales de usuario encontraras información debidamente organizada sobre: requisitos del sistema para que puedas instalar la aplicación, los pasos para realizar la instalación, un resumen general de las utilidades de la aplicación, la estructura del entorno gráfico de trabajo y los métodos de utilización con ejemplos y consejos.

Además del manual de usuario el programa debe tener: hojas de especificaciones, donde se detallan las características del programa, las guías de revisión y los documentos estratégicos.

La ayuda de Open Office la puedes llamar desde la barra de menús en la opción Ayuda -> Ayuda de Open Office, la puedes mantener visible en el área de trabajo o no y cuando se abre puedes solicitar ayuda de cualquier programa de la suite. Está organizada en: contenidos, índice, buscar, marcadores y se puede imprimir ocultar el área de navegación, añadir una página a marcadores para volver a ella de forma directa en caso de que tengas volver en próximas ocasiones.

La información almacenada en cualquier soporte puede perderse. Los CD, que parecen bastante más seguros, también tienen el peligro de quemarse o algo más simple, que se rallen. Está claro que los discos duros del ordenador están en un continuo trasiego de información y que las paradas y arranques del PC son la causa de su deterioro. Tienes que diseñar una política de copias de seguridad par la información en el disco duro si no quieres terminar perdiendo información. Tienes tres tipos de copias de seguridad:

• Totales. En este tipo de copias de seguridad haces una copia de todo un disco duro o la hace de todo un directorio de usuarios y se realizan en el momento en que la computadora este menos ocupada. Este tipo de copias no tienes que estar haciéndolas a diario.
• Incrementales. Son las copias de seguridad que tienes que hacer a diario y solamente de los ficheros que hayas modificado en la jornada. Es muy importante que estas copias se realicen en una unidad externa par que en caso de que el ordenador tenga un problema en el próximo arranque no pierdas el trabajo reciente.
• Selectivas. Son copias en las que tienes que seleccionar la información que quieres asegurar.

Está claro que tienes que buscar la forma de hacer copias de seguridad incrementales, a diario en un USB, y semanalmente grabar un DVD de respaldo; como mínimo.

En esta captura, de línea de comando, podes ver que la carpeta /home/gpc/Escritorio/TII2/ se pasa tal cual a otra carpeta /media/KINGSTO/TII02; donde está montado el USB. Ves que la orden utilizada es:

rsync -av –delete /home/gpc/Escritorio/TII02/ /media/KINGSTO/TT02

Haciendo, que entre las dos carpetas implicadas haya un sincronismo total. Esto quiere decir que si en la carpeta origen /home/gpc/Escritorio/TII02/ has quitado un fichero; al ejecutar la orden rsync -av -delete, en la carpeta espejo /media/KINGSTO/TT02, ese fichero se va a borrar.

Desde la ventana MS-DOS de Windows se pueden hacer copias de seguridad con el comando xcopy y usando /M, quiero recordar, que hacia sólo copias de los ficheros modificados recientemente.

Windows dispone de una utilidad para realizar copias de seguridad en Herramientas de sistema --> Copias de seguridad. El asistente para las copias de seguridad nos indica como realizar una copia o como restaurar una ya hecha. Esta utilidad no está pensada para hacer copias diarias.

Como en el segundo puesto encuentras un programa Cobian Backup muy conocido, ya que es de distribución gratuita, aunque no tiene licencia de software libre, y se adapta bien a la realización de copias de seguridad.

El programa realiza copias de respaldo y lo hace refiriéndose a tareas de respaldo. Cada tarea realiza copias de seguridad indicándole:

• Tipo de copia.
• Los archivos o directorios que queremos copiar y el lugar donde los queremos copiar.
• El horario y la fecha en el que se realizará la copia y la frecuencia.