Elaboración de documentación administrativa (II): el área de aprovisionamiento-comercial y financiera-contable.

Caso práctico

Busto de una joven mirando de frente a la cámara. La chica tiene el pelo de color negro, largo y rizado, viste chaqueta blanca y top negro.

Después de un mes en el área de recursos humanos y administración, Pedro Javier reúne a Alba y a Jaime y les propone cambiar de aires.

Jaime y Alba son dos jóvenes muy inquietos e interesados en hacer bien su trabajo así que sin pensarlo dicen que sí. Pedro Javier les propone ir al departamento Comercial y a la sección de contabilidad. Alba prefiere la sección de contabilidad porque fue un módulo que siempre se le dio muy bien. Jaime prefiere el área comercial, no en vano ¡hablar con la gente es su fuerte!

Logotipo del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Junto a una banda vertical que representa esquemáticamente la bandera de Europa y otra que representa la bandera de España, aparece el escudo de España, y el texto: Gobierno de España. Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.
Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

1.- Documentos relacionados con el área de aprovisionamiento-comercial: sección de Compras.

Caso práctico

En la imagen se observa a un hombre de mediana edad, de complexión fuerte, sentado en una mesa de despacho, sonriente y con un jersey de color azul de lana.

Jaime se presenta a Javier, su nuevo jefe directo. Javier es una persona con mucha experiencia y buen trato con el público. Jaime se queda asombrado porque siempre tiene la palabra correcta en el momento adecuado, así que se fija mucho en él para aprender cuanto antes.

El departamento Comercial es muy importante, sabe que las ventas son los bueyes que tiran del carro, por poner un símil fácil de entender. El departamento Comercial se divide a su vez en tres secciones, Compras, Aprovisionamiento y Ventas. Al frente de cada uno de ellos se encuentra una persona responsable del mismo, así que Jaime va a tener mucho trabajo...

Como bien sabes, el departamento Comercial tiene una labor diaria frenética. Pedidos que llegan, camiones que salen, mercancía de aquí para allá, ventas y en medio de todo esto, documentos, ordenadores y no te olvides de los guantes, porque en el almacén hace frío.

Para saber más

A continuación te muestro un vídeo donde puedes ver qué ambiente de trabajo hay en un departamento Comercial de una empresa que bien podría ser PROCOS S.L.

El departamento Comercial en la empresa MPO.

El Departamento Comercial de PROCOS S.L se distribuye según el organigrama y los trabajadores que ya conoces.

Organigrama departamento comercial de PROCOS S.L.

Departamento y secciones

Personal responsable de área

En la imagen se muestran el organigrama parcial de PROCOS S.L, indicando las distintas secciones del departamento comercial.
En la imagen se muestran el organigrama parcial de PROCOS S.L, indicando los nombres de los responsables del departamento comercial.

A continuación seguiremos los pasos de cada una de las secciones que lo componen, empezando por la de compras, así veremos más fácilmente sus funciones, tareas, documentos utilizados, software específico, etc.

1.1.- Sección de Compras: funciones.

La imagen muestra varios perfumes en exposición, unos al lado de los otros y con sus correspondientes cajas justo detrás suya.

¿Recuerdas cuál era la fórmula del Beneficio? Efectivamente, el beneficio era igual a los ingresos menos los gastos.

Una de las partidas más importantes de gastos en la empresa lo constituyen las adquisiciones de existencias, materias primas y/o mercaderías necesarias para la actividad propia de la empresa.

Pensando en PROCOS S.L, difícilmente podríamos vender si previamente no hubiéramos hecho una "buena" compra. Las "buenas" compras son aquellas donde, respetando la calidad que nos hayamos marcado, seamos capaces de lograr de nuestro proveedor las mejores condiciones comerciales posibles, esto es, la mejor forma de pago, el menor precio, el menor tiempo de envío, seriedad en la entrega, etc.

Debes conocer

Si tenemos en cuenta lo anterior, podemos decir que las Funciones de la Sección de Compras serían aquellas que dieran como lugar la realización de "buenas" compras. A continuación te muestro una un enlace a un documento donde puedes ver un gráfico de la sección de compras, así como las funciones que esta área realiza.

Área de actividad.

Ejercicio resuelto

Como has podido comprobar a través de las funciones de esta sección, el personal del departamento de Compras debe estar permanentemente relacionado con el exterior, sus proveedores serán sus "parteners" forzosos. Para estar comunicado con ellos, los trabajadores utilizarán distintos medios de comunicación.

1.2.- Sección de Compras: tareas.

La imagen muestra tres círculos superpuestos, de color rojo, verde y azul, en cuyo interior figuran las palabras “Tarea”, “Contexto” y “persona” y en el centro de todos ellos la palabra “usabilidad”.

Una vez que conocemos las distintas funciones de la sección de compras, fácilmente podremos averiguar las tareas concretas que realizan los que allí trabajan. ¿No crees?

A continuación te muestro una tabla donde se concretan esas "tareas" en relación con las funciones de la sección de Compras.

Relación entre funciones y tareas en la sección de compras.

Funciones

Tareas

Adquisición de materiales

Recabar información de almacén.

Sondear a los distintos proveedores.

Cursar los pedidos.

Proveer a las demás áreas

Remitir la mercancía al área que la precise, generalmente almacén o fabricación.

Algunas de estas tareas precisan de la coordinación con otros departamentos y secciones de la propia organización, por poner algún ejemplo, ¿cómo se puede comprometer la sección de compras con un proveedor si no sabe si la empresa dispone de capital suficiente para hacer esa compra?

A continuación te muestro una tabla con las relaciones interdepartamentales más frecuentes en la sección de compras.

Relación entre funciones y tareas en la sección de compras.

Con

Descripción

Sección de Almacén

Al objeto de conocer el estado de almacén, determinado los productos a adquirir y la cantidad necesaria.

Departamento económico - financiero

Al objeto de conocer el estado de liquidez de la empresa en cada momento.

  • Si hay liquidez se pueden adquirir grandes volúmenes de pedidos para aprovecharnos de los descuentos por cantidad (ráppel).
  • Si no hay liquidez, se deberán negociar pagos aplazados de la compra o adquisiciones de pequeños pedidos, que lógicamente encarecen el producto adquirido.

Sección de Ventas

Al objeto de conocer el grado de satisfacción de los clientes con los productos que la empresa comercializa. Si los clientes no están satisfechos, tal vez sea hora de cambiar de proveedor.

Sección de contabilidad

Contabilizará las operaciones de compra.

Autoevaluación

Rellena los espacios con los conceptos adecuados.

Si no hay , se deberán negociar de la compra o adquisiciones de pequeños pedidos, que lógicamente el producto adquirido.

Habilitar JavaScript

1.3.- Sección de Compras: documentos.

Es importantísimo que todos hablemos el mismo idioma, solo así la comunicación será posible.

En la empresa pasa exactamente igual, para hablar el mismo idioma, se disponen de documentos normalizados. Los documentos más habituales en la sección de ´Compras son:

Relación entre funciones y tareas en la sección de compras.

Nombre

Ámbito

Utilidad

Imagen

Solicitud de pedido

Externo

Documento que elabora la Sección de Compras y que remite a varios proveedores al objeto de conocer sus condiciones comerciales sobre productos concretos de su catálogo.

La imagen muestra una plantilla de una solicitud de pedido.

Pedido

Externo

Pedido en firme por el que la Sección de Compras solicita a un proveedor unos artículos concretos con indicación de la cantidad y precio unitario.

La imagen muestra una plantilla de un pedido.

Facturas recibidas

Externo

Documentos regulados por la legislación que acreditan una operación de compra-venta. La sección de Compras recibe las facturas de los proveedores. Es preciso registrarlas en el Libro de Facturas Recibidas.

La imagen muestra una plantilla de una factura.

Catálogo

Externo

Documento que utiliza la Sección de Compras para conocer los distintos artículos que comercializan sus proveedores.

La imagen muestra la portada del catálogo de PROCOS S.L.

Recomendación

No debes olvidar que no hay ninguna norma o legislación que obligue a las empresas a utilizar unos modelos concretos. Cada empresa diseñará sus propios modelos de pedidos, albaranes, facturas, etc. aunque muchos de ellos son estándar.

Es importante que cuentes con plantillas de todos estos documentos, nunca se sabe si uno no acabará trabajando en una empresa donde se utilicen documentos muy similares a los nuestros.

Relación entre funciones y tareas en la sección de compras.
Documento Enlace a plantilla
Solicitud de pedido
Pedido
Pedido (0.02 MB)
Facturas recibidas
Facturas recibidas (0.02 MB)
Catálogo
Catálogo (0.04 MB)

A veces ocurre que proveedor y cliente están asociados de tal modo, que utilizan los mismos documentos modificando únicamente los datos de su empresa. Esto ocurre en la denominada "fabricación asociada" y con ello, ambas empresas agilicen la elaboración, gestión y remisión de los documentos comerciales.

1.4.- Sección de Compras: aplicaciones informáticas específicas.

La imagen muestra un logotipo con el texto “Software 2.0”.

En su afán de informatizar la empresa, PROCOS S.L, al igual que la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, utilizan programas informáticos para:

  • Registrar sus artículos.
  • Registrar sus proveedores.
  • Generar documentos tipo relacionados con la compra-venta.
  • Generar documentos tipo relacionados con el IVA.

En el mercado hay varios programas que cumplen sobradamente estas necesidades que tienen las empresas, aunque como en todo algunos son más completos y compatibles que otros.

Debes conocer

A continuación os invito a conocer un programa muy utilizado en el ámbito empresarial. Es el Facturaplus, uno de los programas que componen el paquete que la empresa SAGE comercializa para dar soluciones concretas a las empresas.

Como su nombre indica es un programa de facturación. A continuación te muestro un vídeo explicativo de las bondades de este programa.

Facturaplus.

Todos los programas de facturación son muy similares, por lo que conociendo el manejo de uno rápidamente te adaptarás a cualquier otro.

La secuencia de acciones que has de realizar al comenzar a utilizar un programa de facturación es:

  1. Dar de alta la empresa, configurando sus datos generales.
  2. Dar de alta las familias de artículos.
  3. Dar de alta los artículos, indicando precios, descuentos, tipo de IVA, etc.
  4. Dar de alta los distintos almacenes de que dispone la empresa si este es el caso.
  5. Dar de alta a los proveedores habituales.
  6. Aquellas otras utilidades de que disponga el programa.

Autoevaluación

Pregunta

Una vez que se han configurado las familias de artículos a comercializar, ¿cuál será el siguiente paso?

Respuestas

Dar de alta a los proveedores habituales.

Dar de alta la empresa.

Dar de alta los artículos.

Dar de alta los almacenes.

Retroalimentación

1.5.- Aprendemos trabajando: realizamos el cierre contable del ejercicio 201X.

Ha sido un año duro, bueno como todos los años cuando la competencia voraz. En PROCOS S.L. se han logrado todos los objetivos que la dirección se había marcado, incluso se ha superado el volumen de facturación esperado, así que Pedro Javier está muy contento.

Llegado el fin de año y antes de las uvas de nochevieja, procedemos a cerrar el telón con el cierre del ejercicio.

Ejercicio resuelto

Vamos a proceder a realizar el asiento de cierre en la empresa PROCOS S.L. ¿Serías capaz de realizarlo visualizando el balance final del ejercicio?

2.- Documentos relacionados con el área de aprovisionamiento-comercial: sección de Almacén.

Caso práctico

Imagen que muestra el busto de un joven, con el pelo engominado, con camiseta gris sonriendo a la cámara.

Es invierno y en el almacén hace mucho frío. Dylan siempre lleva guantes, de esos que tienen los dedos cortados y Jaime bromeando le dice que dónde ha dejado la Harley.

Dylan es muy trabajador, lo mismo está mandando correos electrónicos, como que se sube de un salto a la carretilla elevadora y descarga un palet de un camión. A Jaime le gusta la forma de ser de Dylan y trata de imitarle en todo.

La sección de almacén es una sección muy "movida". Camioneros, llamadas de teléfono, el fax funcionando y correos electrónicos en la bandeja de entrada son una constante en esta sección.

Recordarás que el almacén es pieza fundamental en las empresas del sector secundario y terciario, ya que la compra y venta de productos no se realiza en un mismo momento, sino que requiere de almacenes hasta que se efectúa la venta.

A lo largo de esta sección veremos el funcionamiento del almacén, el control de inventario y los documentos habituales con los que trabaja el personal encargado del mismo.

A continuación te muestro una presentación donde podrás ver la secuencia de "movimientos"· que realiza el almacén para cumplir con las funciones asignadas.

La sección de almacén.

2.1.- Sección de Almacén: funciones.

Después de haber visto la presentación sobre el funcionamiento de la sección de Almacén, te será mucho más fácil comprender las funciones que se desarrollan en el mismo.

Imagina que tú mismo fueras una mercancía, por ejemplo una colonia líquida, vamos, en estado puro. Un buen día, alguien te introduciría en un frasco con formas caprichosas y te metería en una caja junto a decenas de frascos idénticos al tuyo. Un ruido ensordecedor bajo tus pies colocaría la caja que habitas en la tercera balda de una estantería gigantesca y reposarías allí por algunos meses.

Coincidiendo con los meses de diciembre o febrero notarías que algo pasa porque la actividad "allí abajo" es frenética. En algún momento la caja se elevará y la depositarían en una plataforma que se mueve constantemente, a derecha, a izquierda... cuidado con el bache. Después llegarías a la balda de otro estante y de allí al expositor de una tienda, donde verías pasar miles de caras tan seguidas, que por un momento pensarías que es la misma. Un buen día, una joven muy bella te llevaría a su casa envuelta en un bonito papel de regalo y al fin un joven apuesto disfrutaría de tu fragancia como un regalo que no se olvida jamás.

Como has podido comprobar, la mayor parte del tiempo de vida de nuestra colonia lo ha pasado en un almacén. Las funciones por tanto podemos resumirlas en:

Funciones de la sección de Almacén.

Requisición

Dibujo que representa un teléfono.

Recepción

Dibujo que representa tres rectángulos, uno de color azul, otro rojo y otro verde.

Control

Dibujo  de una lupa que debajo tiene un  documento con la “C” de Copyright.

Remisión

La imagen muestra tres rectángulos, uno de ellos de color azul, otro rojo y otro verde.
Requisición La sección de Almacén requerirá a la sección de compras aquellos productos que vayan agotándose para cubrir las demandas futuras.
Recepción Como respuesta a la requisición previa, almacén recepcionará las cantidades previamente peticionadas.
Control A través de los inventarios periódicos, se puede conocer el estado del almacén en cada momento.
Remisión La sección de ventas solicitará distintos pedidos al almacén, el cual preparará dichos pedidos para ser servidos a nuestro cliente en tiempo y forma.

Reflexiona

EMAU04_JUSTINTIMELos japoneses desarrollaron un sistema denominado JUST IN TIME (JIT) en el cual se trataban de reducir al máximo los almacenes, con el consiguiente ahorro económico y temporal que ello supone.

¡Para lograr esto, la coordinación entre fabricación y ventas debe ser tan exacta como un reloj suizo, o japonés vaya!

Te recomendamos que veas el siguiente enlace para aprender más sobre este sistema JIT tan importante hoy en día:

Sistema JIT.

2.2.- Sección de Almacén: tareas.

La imagen muestra  un pantallazo al programa Facturaplus, donde se ve la pantalla de entradas sencillas en el almacen del producto referencia PF01de la empresa PROCOS S.L.

Unidas a las funciones que acabamos de ver, es fácil determinar las tareas concretas que constituyen el día a día en el almacén. ¿Has subido alguna vez a una carretilla elevadora?

A continuación te muestro una relación de tareas que se llevan a cabo para poder cumplir con la función encomendada.

Relación entre funciones y tareas en la sección de almacén.

Función

Tareas

Requisición

  • Estudio de las necesidades futuras.
  • Elaboración del documento "hoja de requisición".

Recepción

  • Comprobación del albarán con la hoja de requisición.
  • Recuento físico de la mercancía y verificación de su estado.
  • Colocación de la mercancía en el lugar asignado en el almacén.
  • Gestión de las incidencias, por falta de mercancía o deterioro de la misma.
  • Cumplimentación del documento "ficha de almacén".

Control

  • Realización de inventarios físicos periódicos.
  • Estudio de las desviaciones sobre la previsión de necesidades.

Remisión

  • Preparación de los pedidos.
  • Elaboración del documento "albarán".

Para saber más

La realización de inventarios por parte de las empresas privadas y los organismos públicos no es algo caprichoso. Hay distinta normativa al respecto que es bueno conocer.

A continuación te muestramos dos enlaces donde se relaciona la distinta normativa que afecta a empresas públicas y privadas en relación con la obligación de realizar y mantener el inventario.

Normas de inventarios

Inventarios

Teniendo en cuenta que uno de los tipos de inventarios es el inventario físico, hemos de recordar que el almacén es el lugar de la empresa donde más accidentes laborales se producen, por ello es tan importante incidir en el conocimiento y aplicación de las normas de seguridad e higiene en el trabajo, y recuerda… las normas ¡están para cumplirlas!

Debes conocer

A continuación te muestro la página principal del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, organismo dependiente del Ministerio de trabajo. En ella podrás estar totalmente al día en estas cuestiones, entre ellas dos casos prácticos relacionados con los almacenes que te ayudarán a no minimizar los riesgos y accidentes laborales.

Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el trabajo (INSHT).

Caso práctico almacén.

Caso práctico almacenamiento de productos químicos.

En Castilla y León tenemos esta competencia transferida a la Junta de Castilla y León desde donde se realizan, entre otras acciones, un gran número de actividades, gestionan subvenciones y ayudas relacionadas al respecto.

Trabajo y Prevención de Riesgos Laborales. Junta de Castilla y León.

2.3.- Sección de almacén: documentos.

Como ya vistes en el apartado anterior, son varios los documentos que se manejan en la sección de almacén, aunque seguro que los habrás visto ya en otros módulos.

Aunque la gestión del almacén está cada vez más informatizada, los documentos esenciales siguen sin variar demasiado, eso sí, ya no se utiliza el lápiz y el papel.

Debes conocer

A continuación te muestramos un enlace donde podrás descargarte diversas plantillas de documentos relacionados con el almacén y elaborados en hoja de cálculo, vamos, ¡listos para usar!

Documentos de almacén

Reflexiona

El término albarán se utiliza en las transacciones comerciales desde antiguo. Este término proviene de un término árabe "albará" que significa prueba o justificante.

Para que comprendas mejor en qué momento surge cada uno de ellos, te muestro una tabla donde podrás relacionar la función con el documento que genera.

Los documentos del área de almacén.

Función

Documento

Imagen

Requisición

Hoja de requisición

La imagen nos muestra un documento “hoja de requisición”.

Recepción / Remisión

Albarán

La imagen nos muestra un documento “albarán”.

Control

Ficha de control de artículo.

 La imagen nos muestra un documento  de hoja de cálculo denominado “ficha de almacén”.

Para que puedas trabajar más fácilmente con ellos, te ofrezco unas plantillas listas para cumplimentar.

Los documentos del área de almacén.

Función

Documento

Enlace a plantilla

Requisición

Hoja de requisición

Recepción / Remisión

Albarán

Control

Ficha de control de artículo.

2.4.- Sección de Almacén: aplicaciones informáticas específicas.

Pantallazo del programa FacturaPlus que nos muestra un pantallazo de los stocks de la empresa PROCOS SL.

¿Pensabas que era tan compleja la gestión de un almacén? Seguro que no.

Como has visto, las funciones que se desarrollan en la sección de almacén siguen una secuencia lógica. A medida que la empresa tenga más y mayores almacenes, informatizar los procesos se convierte en una cuestión vital.

El ser humano se equivoca en más ocasiones que el computador ¿no crees? Además, en almacenes con cientos o miles de productos diferentes, toda herramienta siempre es de agradecer.

Debes conocer

A continuación te muestro un enlace a un vídeo donde nos explica algo más sobre la gestión del almacén a través de un software específico.

Facturaplus almacén

Para saber más

Gracias a la informatización del almacén, podemos saber en todo momento dónde y cuánto tiempo ha estado un producto en un lugar determinado. A esto se le conoce como trazabilidad, permitiendo "trazar" una línea continua desde la fabricación del artículo hasta que es adquirido por el consumidor final.

A continuación te muestro un enlace donde podrás conocer algo más de la trazabilidad.

Trazabilidad

Como podemos ver, el software específico para la gestión del almacén, también nos permite controlar la trazabilidad de nuestros productos.

La imagen muestra un pantallazo del programa Facturaplus, donde se puede controlar la trazabilidad de los artículos en la empresa.

2.5.- Aprendemos trabajando: realizamos la apertura contable del nuevo ejercicio económico.

Imagen de un cuadro al óleo, donde se ve una plaza, una palmera y cielo y mar azul.

Cuando un año comienza, una nueva ilusión crece en nuestro interior. Pedro Javier es un apasionado de su negocio. Ver crecer su idea, dar trabajo a sus compañeros, satisfacer a sus clientes es, entre otras muchas cosas, una ilusión interior que crece cada día.

Ejercicio resuelto

Con el inicio del ejercicio económico, que coincide con el año natural, debemos empezar relacionando lo que tenemos... y lo que debemos. Gracias a la contabilidad esto es muy fácil, bastará con realizar el balance de apertura y su asiento contable. A partir de ahí el "juego" comienza de nuevo. ¿Serías capaz de realizarlos tú solo?

3.- Documentos relacionados con el área de aprovisionamiento-comercial: sección de Ventas.

Caso práctico

La imagen muestra a una chica joven y morena, con el pelo rizado, vistiendo un suéter de color azul, la cual mira la pantalla de un ordenador.

La sección de ventas está al cargo de Carmen. Carmen es una gran "charlatana" como dicen en el pueblo de los abuelos de Jaime. No hay quien se le resista y sería capaz de vender la torre Eifel aún no siendo suya.

Sin duda es muy importante que cada persona realice aquellas tareas para las que está mejor preparado. Jaime es también un buen "charlatán" y lo sabe. Cuando se juntan Carmen y él, todo lo demás queda en segundo plano... ¡y Pedro Javier muy contento claro!

La sección de ventas es fundamental en la empresa ¿verdad? La venta y la satisfacción del cliente forman una filosofía en sí misma, filosofía que muchos han dado en llamar filosofía del marketing.

Para conseguir la venta, todos los miembros de la organización deben estar especialmente motivados, aunque esto no es suficiente. Además, deben conocer perfectamente el proceso de la venta, concretadas en distintas estrategias de venta que permitirán a la empresa crecer en su negocio.

Debes conocer

A continuación te muestro un vídeo donde se muestra información sobre distintas estrategias de venta.

Técnicas de venta

3.1.- Sección de Ventas: Funciones.

La imagen muestra las distintas funciones que se realizan en la sección de ventas.

La estructura del área de ventas vendrá determinado como es lógico por el tamaño de la empresa ¿no crees?

Si la empresa es grande se puede crear un departamento que podría tener distintas secciones.

Cuando la empresa es pequeña, el departamento de ventas quedaría reducido a una o dos personas y el mismo podría estar incluido en un departamento comercial constituyéndose en Sección, este es el caso de PROCOS S.L.

A través de la representación gráfica de la estructura de la empresa, podemos averiguar las funciones que se desarrollan en un departamento concreto, en este caso el área de Ventas:

  • Función Ventas: esta función implicará la selección, formación, motivación y dirección de la fuerza de ventas, así como la puesta en marcha de distintas técnicas de ventas para el logro del pedido por parte del cliente.
  • Función Marketing: donde se desarrollarán las distintas actividades del marketing, tanto del marketing relacional como del marketing - mix, etc. Estas actuaciones se concretarán en el Plan de marketing.
  • Función de atención al cliente: como fin de la cadena de comercialización, logrando fidelizar al cliente a través de una atención personalizada de sus inquietudes, quejas o sugerencias.

Autoevaluación

Pregunta

De las siguientes acciones, marca todas las que pertenezcan a la función de ventas:

Respuestas

Diseño del producto.

Realización del pedido por parte del cliente.

Servicio post-venta.

Formación de la fuerza de ventas.

Retroalimentación

3.2.- Sección de Ventas: tareas.

Mesa de soldadura para realizar distintas tareas.

Ahora que ya conoces las funciones propias de este área, querrás conocer qué es concretamente lo que hay que hacer en él. Me parece además de lógico, muy bien. Es importante conocer para poder actuar.

Las tareas concretas son aquellas que desarrollan las funciones vistas en el apartado anterior. Vamos a resumirlas en el siguiente cuadro:

Relación entre funciones y tareas en el área de ventas.

Funciones

Tareas concretas

Ventas

  • Creación y motivación del equipo de ventas.
  • Consecución de pedidos por parte de clientes.
  • Elaboración de facturas.

Marketing

  • Acciones relacionadas con el precio (promociones y ofertas).
  • Acciones relacionadas con el producto.
  • Acciones relacionadas con la promoción y comunicación.
  • Acciones relacionadas con la distribución.

Atención al cliente

  • Servicio post-compra.
  • Gestión de las sugerencias y reclamaciones.
  • Acciones encaminadas a la fidelización del cliente.

Ejercicio resuelto

Los meses de diciembre y enero son muy duros en PROCOS S.L. Es en navidad cuando más ventas se realizan, porque es muy común en la sociedad occidental regalar colonias y perfumes.

Con el objeto de ofrecer un producto diferenciado, crea dos promociones de artículos pertenecientes al catálogo de PROCOS S.L, para que el departamento de dirección elija una de ellas. Esta promoción se comercializará en la campaña de reyes de este año.

3.3.- Sección de Ventas: documentos.

La factura es el documento protagonista de la sección de ventas, aunque como se suele sustituir por un ticket para los consumidores finales, podemos gastarnos el sueldo del mes y no ver ni una sola ¿verdad?

El Real Decreto por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación es el RD 1619/2012, de 30 de noviembre.

El 1 de enero de 2013 entró en vigor el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, que sustituye al Real Decreto 1496/2003.

Este nuevo Reglamento de facturación traspone al ordenamiento jurídico interno la Directiva 2010/45/UE, cuyos principales objetivos son reducir las cargas administrativas de los sujetos pasivos, garantizar la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas, facilitar las transacciones económicas y contribuir a la seguridad jurídica de los agentes económicos.

Las facturas con las que se trabaja en el área de ventas son siempre facturas emitidas, tal y como las denomina la legislación. Dentro de las facturas emitidas, podemos encontrar varios tipos:

Tipos de Facturas.

Tipo

Descripción

Enlace a plantilla

Factura

Ordinarias

Documentan una operación económica, ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio.

Factura

Rectificativa

Documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

Factura

Recapitulativa

Documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

Factura electrónica

Es una versión electrónica de la factura, la cual tiene validez legal y no es necesaria la versión física del documento. Se puede guardar en distintos formatos como se puede ver en la imagen de la derecha.

Imagen que muestra los distintos formatos en los que se puede guardar una factura electrónica a través del software específico de Facturaplus.

Factura

proforma

Documenta una oferta comercial, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez.

Además de las facturas, las plantillas de pedido siempre están presentes en esta sección, ten en cuenta que podemos recibir pedidos de clientes a través del correo electrónico, el fax, el teléfono, etc.

Reflexiona

¿Sabes cuáles son las novedades que aporta el Real Decreto 1619/2012 por el que se regulan las obligaciones de facturación?

Ejercicio resuelto

Las facturas emitidas, al igual que las recibidas, deben ser registradas en el Libro Registro de Facturas Emitidas. Elabora dicho libro para el caso de PROCOS S.L en una base de datos.

Para saber más

Puedes descargarte el Real Decreto 1619/2012 actualizado, accediendo al siguiente enlace:

RD 1619/2012. Texto consolidado.

3.4.- Sección de Ventas: aplicaciones informáticas específicas.

La imagen muestra un pantallazo del programa Facturaplus donde podemos ver un pedido que ha realizado nuestro cliente DISTRIBUCIONES MANTURA.

Supongo que ya estarás familiarizado con el programa de facturación, no en vano ya hemos visto cómo se gestionan las compras, los stocks y ahora tocan las ventas. Todo empieza con un pedido de un cliente.

Relacionados con las ventas, surgen otros documentos que es necesario cumplimentar, sobre todo para cumplir con los requisitos fiscales, principalmente el impuesto del IVA.

Los programas de facturación, además de facturar, nos permiten generar los modelos del IVA en función del régimen seleccionado. Son muchos los programas en el mercado que se pueden utilizar. A continuación te muestro un enlace donde podrás ver varios de ellos.

Programas cálculo del IVA.

Para saber más

Es muy posible que utilizando el programa, te surjan dudas sobre determinados temas. No te preocupes. En internet hay foros y páginas que te ofrecen soluciones al momento. A continuación te muestro un enlace con la ayuda de uno de los programas más vendidos, me estoy refiriendo a la ayuda de Facturaplus.

Ayuda Facturaplus.

En los siguientes enlaces puedes encontrar y descargarte las versiones demos para que puedas ver y probar su funcionamiento y también te dejamos el enlace a los vídeos explicativos que te muestran, de forma páctica y visual, cómo funcionan las distintas aplicaciones contables.

Sage demos.

Vídeo explicativo Sage. Primeros pasos FacturaPlus.

Vídeo explicativo Sage. Primeros pasos NominaPlus.

Vídeo explicativo Sage. Primeros pasos ContaPlus.

En internet puedes encontrar varios foros sobre FacturaPlus, ContaPlus, NominaPlus. En el siguiente enlace puedes ver un foro sobre FacturaPlus:

Foros sobre FacturaPlus, ContaPlus y NominaPlus.

Ejercicio resuelto

Supongamos que trabajando con el programa de facturación, me encuentro con el siguiente problema.

"No puedo cambiar el número de factura con el que empezar a trabajar". ¿Sabrías solucionar por ti mismo este problema?

3.5.- Aprendemos trabajando: nómina de diciembre del ejercicio anterior.

La nómina del mes de diciembre es la más suculenta, porque incluye la paga extraordinaria de Navidad...salvo que esté prorrateada.

En PROCOS S.L esto no ocurre, todos cobran esa extra que viene tan bien para esos gastos de última hora.

Ejercicio resuelto

A continuación vamos a recrear esta operación en el mes de diciembre... que además debe incluir el abono de la paga extraordinaria. ¿Sabrías qué pasos se deben dar para liquidar las nóminas del mes?

4.- Documentos relacionados con el área financiera-contable.

Caso práctico

Pantallazo del programa Contaplus donde podemos ver cómo se realiza un asiento con este programa.

Alba ya está trabajando duro en el departamento económico. Aunque la mayor parte del tiempo lo pasa con Estefanía en la sección de contabilidad, también ayuda a Pedro Javier en distintos aspectos relacionados con el área financiera.

La contabilidad es su fuerte. Cuando estaba en el Ciclo tuvo unos materiales educativos online muy buenos y actualizados, además de un excelente profesor que le transmitió muy bien los conceptos básicos, así que comprende los procesos y le es fácil visualizar todo el ciclo contable.

Por otra parte, para Alba hacer las distintas gestiones bancarias y tratar con clientes y proveedores las distintas formas de pago no le supone ningún problema. Sabe que PROCOS S.L es una empresa seria que cumple sus compromisos y por eso exige lo mismo a los demás.

El término finanzas hace alusión a las cuestiones bancarias y bursátiles o a los grandes negocios mercantiles. Las finanzas y la contabilidad van de la mano, de hecho la contabilidad surgió como una herramienta capaz de plasmar en papel el estado financiero de las empresas.

Por ello, finanzas y contabilidad se suelen ubicar siempre bajo el mismo tejado, el del departamento común. En PROCOS S.L es así, de tal modo que la información que precisa la contabilidad es suministrada por el área financiera en el mismo momento, y viceversa.

4.1.- Aspectos generales de las finanzas.

Pantallazo del programa Contaplus, donde podemos ver el enlace a “banca electrónica”.

¿Alguna vez has trabajado en una ONG o como voluntario para alguna organización o institución? Espero que la respuesta sea afirmativa. No hay nada más satisfactorio que poner tu granito de arena en la montaña de la felicidad.

Lamentablemente, la empresa privada no se mueve por estos sentimientos altruistas. De hecho, una de las premisas para fundar una empresa es su viabilidad económica.

Hay miles de ideas originales, bondadosas y sociales que no son llevadas a la práctica porque no cuentan con el capital necesario para su puesta en marcha o porque su capacidad de generar dinero es nula.

Para saber más

Hay varias publicaciones que tratan el tema de las finanzas en profundidad. Supongo que habrás escuchado hablar del periódico "Expansión" o "Finanzas". Hay muchos más.

A continuación te muestro un enlace actual a una publicación digital de este corte, para que estés siempre informado… y prevenido ante los cambios del entorno.

Finanzas

Las finanzas del día a día de la empresa son mucho más sencillas. Si hubo necesidad de pedir créditos para comenzar con la actividad, y después ha habido que renovar la cartera de créditos para adquirir maquinaria, existencias, etc, el departamento financiero debe garantizar que se obtiene una rentabilidad suficiente con el negocio como para ir devolviendo los créditos, pagar los gastos de la actividad y tener un margen de beneficios. ¡Supongo que te habrá quedado claro!

Los empresarios "viejos" siempre dan el mismo consejo, "la empresa que surja para ganar dinero rápido, desaparecerá tan rápido como apareció". Así que hagamos las cosas despacio.

Debes conocer

A continuación te muestro un enlace donde nos hablan de la finanza doméstica, aquella que es útil para las PYMES y las familias.

Finanzas para todos

Aunque es bien sabido que las empresas no pueden subsistir de las subvenciones públicas, tampoco debemos desconocer su existencia pues constituyen una línea de financiación en sí mismas.

Pretendo que conozcas la página del ICO. Además, cada Comunidad Autónoma pone en marcha distintas líneas de apoyo a las empresas que se publican en los diarios oficiales de la comunidad.

ICO

Ayudas y subvenciones emprendedores.

En Castilla y Léon existe la aplicación Tramita desde donde puedes solicitar las subvenciones y ayudas, entre otras, para emprendedores:

Tramita Castilla y León. Ayudas y subvenciones.

4.2.- Las finanzas de las PYMES.

Pantallazo del programa Contaplus donde podemos ver el vencimiento de pagos de clientes.

Cuando hablamos de finanzas rápidamente se nos vienen a la cabeza aspectos macroeconómicos, como las finanzas de un país, el PIB, la bolsa y cosas de esas ¿verdad?

En las PYMES, todos estos términos quedan un poco huecos, porque su realidad es la realidad de la calle, del ciudadano de "andar por casa" que es a quienes sirven y tratan de satisfacer en la mejor medida.

Para una empresa, y hablando en términos financieros, hay dos cuestiones claves:

  • Disponer de crédito.
  • Disponer de liquidez.

En el primer caso, serán los bancos los que facilitarán una cartera de créditos renovable que, previo pago de unos intereses, se irán saldando y renovando en las fechas y condiciones convenidas. Gracias a ellos podemos adquirir una carretilla elevadora o un nuevo local para el almacén.

En el segundo caso, la liquidez estará en la cuenta corriente de la empresa. Hay veces que se necesita pagar rápidamente una mercancía, las nóminas, etc. No se pueden solicitar créditos para estas cosas que forman parte del día a día de la empresa. Esta liquidez se obtiene en parte de las reservas de la propia empresa, de capital que aporten los socios o simplemente del cobro de facturas emitidas.

Ejercicio resuelto

Accede a una página de internet de cualquier banco y analiza los distintos servicios que ofrecen a las empresas para la gestión financiera de la misma.

Como decíamos en momentos anteriores, las subvenciones son también una fuente de financiación para las empresas. De unos años a esta parte han surgido empresas especializadas en la gestión de subvenciones para PYMES y autónomos. Esto permite que descansen tranquilos porque alguien se encarga de estas "engorrosas" gestiones,

Debes conocer

A continuación te muestro un enlace a una página de internet de una empresa que se dedica a gestionar subvenciones a PYMES y autónomos.

Subvenciones y ayudas a empresas de la Junta de Castilla y León.

Incentivos para empresas Castilla y León.

Ejercicio resuelto

La empresa PROCOS S.L está estudiando la posibilidad de solicitar un préstamo para la adquisición de una nueva carretilla elevadora cuyo valor de mercado es de 14.000 €. Para ello, la empresa solicita un préstamo a 5 años a pagar mediante cuotas mensuales, con un tipo de interés nominal anual del 4%. Se pide:

  • Calcular el montante que suponen los intereses a lo largo de la vida del préstamo a través del sistema Francés o de cuotas constantes.

4.3.- Documentos de cobro y pago.

La imagen nos muestra un cheque elaborado en idioma chino.

Acabo de darme cuenta de que me equivoqué cuando en unidades anteriores dije que lo más importante para la empresa es vender. ¿Te diste cuenta? Como de sabios es rectificar, diré que lo más importante para la empresa es cobrar aquello que se vendió ¿estás de acuerdo?

El cobro o pago, según el lado de la moneda por el que se mire, ha generado innumerables documentos financieros que tratan de asegurar esta fase de la operación mercantil. Estos documentos tratan de facilitar el pago en función del estado de liquidez del cliente.

Debes conocer

Aunque estoy seguro que ya conoces los documentos de cobro y pago más frecuentes en la empresa, es conveniente que repases sus características y peculiaridades.

A continuación te muestro una página de internet donde se resumen algunos de los más importantes.

Documentos de cobro y pago.

Como ya habrás observado, la gestión de la empresa no es más que la realización de unas "rutinas" en relación a sus distintas áreas.

En el área financiera ocurre lo mismo. Para facilitar la gestión de determinadas "rutinas" con entidades bancarias, las mismas han consensuado unas normas de actuación. Los recibos bancarios que giramos a nuestros clientes están sometidos a dos normas específicas:

  • Norma 19: adeudos por domiciliaciones en soporte magnético.
  • Norma 58: anticipación de créditos por el cliente ordenante frente a sus deudores, por operaciones específicas de su actividad comercial o empresarial.

Debes conocer

Los cuadernos 19 y 58 o normas 19 y 58 de la AEB (Asociación Española de Banca) han sido sustituidos por la norma SEPA con el fin de facilitar las transacciones bancarias internacionales. Por tanto, a día de hoy las empresas que quieran tramitar recibos de cobro a clientes a través de entidades bancarias deberán enviar las remesas de recibos en el formato o norma SEPA.

Si quieres saber más sobre SEPA (Single Euro Payments Area) (en castellano Zona Única de Pagos en Euros), puedes acceder a los siguientes enlaces:

SEPA.

BBVA.

LA CAIXA.

Autoevaluación

Relaciona cada documento de pago con la descripción del mismo.

Ejercicio de relacionar
Documento de pago Relación Descripción
Cheque 1. Documento mediante el cual el, librador, ordena a otra, librado, que pague una cierta cantidad de dinero, en una fecha concreta y a favor de un tercero.
Recibo 2. Documento mercantil con el que se obliga a las entidades bancarias al pago de un cierto importe económico por orden de un cliente y a cargo de la cuenta bancaria que éste tenga suscrita en dicha entidad bancaria.
Letra de cambio 3. Documento que justifica el cobro de un determinado concepto.

Habilitar JavaScript

4.4.- El área contable de la empresa.

Seguro que una persona joven como tú conoce varios idiomas. El inglés y el chino son los idiomas del futuro, también conocerás el idioma materno y el de tu comunidad autónoma si este es el caso ¿no es así?

La contabilidad es otro idioma que el administrativo debe conocer perfectamente. Gráficamente, el proceso contable podría resumirse en el siguiente ciclo:

La imagen nos muestra el ciclo contable en la empresa PROCOS S.L.

La llevanza de la contabilidad podría resumirse en:

Se muestra un pantallazo del programa Contaplus donde podemos ver un asiento predefinido.
  • Cada documento mercantil que llega o se genera en la empresa, da lugar a su correspondiente asiento contable.
  • El asiento contable siempre está compuesto por dos o más cuentas pertenecientes a algunas de las muchas que establece el Plan General Contable.
  • Los documentos que han generado el hecho contable hay que reseñarlos con el sello "Contabilizado", indicando además el número de asiento y la fecha.
  • Utiliza siempre que te sea posible un software específico, éste te facilitará entre otras muchas opciones, la realización de:
    • Asientos contables predefinidos.
    • Llevanza de libros obligatorios y auxiliares.
    • Elaboración de balances.
    • Presentación de cuentas anuales.
    • Búsquedas avanzadas de asientos en el histórico.

Para saber más

Hay multitud de páginas dedicadas a la contabilidad, foros de dudas y normas legales.

A continuación te muestro una página muy útil donde podrás encontrar de todo en una sola dirección de internet. Espero que te sea útil.

Plan General Contable y casos prácticos.

4.5.- Documentos relacionados con el área contable.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus.

Si algo nos recuerda a la contabilidad son las famosas "T". ¿Sabes a qué me estoy refiriendo?

Decíamos anteriormente que la contabilidad era un lenguaje en sí mismo. Si el idioma cobra sentido en la palabra, la contabilidad lo hace en el papel. La contabilidad genera dos tipos de documentos:

  • Asientos.
  • Libros.

Estas son las dos herramientas con las que trabaja el contable.

Libros

Asientos tipo

OBLIGATORIOS:

-Balances: inicial, trimestral y final.

-Diario.

-Cuentas anuales.

INDIVIDUALES: Reflejan un único hecho mercantil en un único asiento contable.

AUXILIARES:

-Libro Mayor

RESUMEN: Reflejan varios hechos mercantiles en un único asiento contable.

-Mayor

-Balance de comprobación periódicos.

PREDEFINIDOS: Son aquellos que un programa informático tiene preestablecidos, modificando únicamente las cantidades de cada cuenta, el número de asiento y fecha.

Cada uno de estos documentos tiene un formato tipo, si bien los programas informáticos solo requieren de la información que da lugar al hecho contable, generando por sí mismos el documento requerido.

Para una mayor claridad sobre lo estudiado, se debe tener presente que los libros de contabilidad pueden ser de carácter obligatorio o voluntario:

LIBROS OBLIGATORIOS:
1) Libro diario.
2) Libro de Inventario y Cuentas Anuales:

El libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Un inventario es una relación valorada en unidades monetarias de todos los bienes derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.

Además de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que son:
a) El Balance de situación
b) Cuenta de Resultados
c) La Memoria
d) Estado de Cambios de Patrimonio Neto
e) Estado de Flujos de Tesorería.

LIBROS VOLUNTARIOS:
1) Libro Mayor
2) Libros Auxiliares:

Las empresas, de acuerdo con el C.Com, pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión. Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de almacén, salidas de almacén, de efectos a cobrar, de efectos a pagar, etc.

Debes conocer

Puedes ver videos sobre ContaPlus y de otras aplicaciones de Sage, en el canal del fabricante en YouTube. Acceder al canal de sage españa en Youtube, picando en el siguiente enlace:

SageSpain.

Ejercicio resuelto


La empresa PROCOS S.L ha recibido el cargo en la cuenta corriente del alquiler del local del mes de enero tal y como puedes ver en la imagen. ¿Sabrías elaborar el asiento número 4 así como el Libro Mayor de esta operación?

La imagen muestra el cargo del recibo de alquiler del mes de enero.

4.6.- Aplicaciones informáticas específicas del área contable y financiera.

La contabilidad cumple una doble función, ¿recuerdas cuál es?

  • Por una parte sirve al empresario para conocer el estado real de la empresa. Si conoces el lenguaje contable, un simple vistazo a un balance de comprobación te mostrará el estado de salud de la empresa.
  • Por otro lado, la normativa fiscal obliga a las empresas a comunicar sus datos, al objeto de poder llevar un control sobre los beneficios presuntos.

Si la empresa es pequeña y sus procesos sencillos, la contabilidad puede ser un juego de niños... pero la cosa se complica si la empresa es muy grande y sus procesos son complejos,

Para cumplir con la doble función descrita, la informática acude en nuestra ayuda. Gracias a la ofimática podemos generar documentos, contabilizarlos, etc. En un momento posterior y utilizando las herramientas telemáticas podemos mandar los documentos elaborados tanto al ámbito interno (otros departamentos o secciones) como al ´ámbito externo (distintos organismos públicos como Hacienda o la Seguridad Social o a empresas del entorno, como clientes y proveedores).

Debes conocer

A continuación aparece un enlace al programa ContaPlus para que puedas instalarlo durante un periodo de 30 días.

En el segundo enlace podrás ver varios videos y los primeros pasos del programa, divididos en varios temas: primeros pasos, asientos automáticos, gestión de los impuestos del IVA/IRPF, análisis e informes y actualizaciones.

Descarga de ContaPlus gratis.

Videos explicativos de ContaPlus

La imagen muestra las distintas posibildades que ofrecen los programas del grupo SP y novedades para el año siguiente.

Cualquier programa de contabilidad informatizada ofrece las siguientes posibilidades:

  • Crear asientos predefinidos.
  • Llevar los libros obligatorios y auxiliares.
  • Exportar e importar datos de los otros programas que componen el paquete, gracias a la compatibilidad que existe entre ellos.
  • Remitir información a través de archivos a organismos públicos.
  • Otras utilidades que nos serán de gran ayuda.

Debes conocer

Es importante que conozcas a SAGE Grupo SP, una empresa que comercializa el paquete SAGE, que incluye las aplicaciones Nominaplus, Contaplus y FActuraplus.

A continuación te muestro un vídeo que nos amplia información sobre esta empresa puntera en el mercado de software para la gestión integral de la empresa.

Grupo SAGE

4.7.- Aprendemos trabajando: damos de alta nuestra empresa en el Software específico.

Para ser un buen profesional hay que estar a la última ¿no es así? A continuación vamos a dar los pasos iniciales para dar de alta una empresa en el programa de software específico, de este modo podremos gestionar la empresa de una forma integral.

La gestión laboral, comercial y contable es más fácil y rápida si adquirimos soltura en este tipo de programas.

Ejercicio resuelto

A continuación vamos a dar de alta la empresa PROCOS S.L en el software del grupo SP. Es algo muy intuitivo, donde todos los programas que componen el grupo están relacionados, por lo que con unos mínimos conocimientos y utilizando algún manual o ayuda, ¡muy pronto estarás a la última!

5.- Gestión de los documentos en un sistema de red informática.

Caso práctico

La imagen muestra un pantallazo del escritorio del PC donde apreciamos la carpeta de “documentos compartidos”.

Alba está tomando café cuando Javier entra por la puerta...

Javier - Alba, ¿has recibido la factura de DISTRIBUCIONES MANTUR?

Alba - Si, ya la he visto en documentos compartidos y la contabilicé, pero vamos, gracias por recordármelo.

PROCOS S.L abandonó la oficina con papel y ahora todo es más fácil, rápido y barato.

¿Recuerdas que en unidades anteriores creamos una red doméstica o punto a punto? Bien, pues es hora de sacarle partido.

Como has podido observar, gracias a los distintos programas informáticos desarrollados para cada área concreta, encargados de la facturación, contabilidad y personal, y siendo compatibles entre ellos mismos por poder exportar e importar datos, es muy sencillo gestionar la empresa a golpe de ratón.

A partir de este momento, enviar o recibir documentos en el ámbito interno y/o externo es mucho más fácil. Como has podido ver a lo largo de este curso, apostar por la telemática tiene muchos beneficios.

Comunicarse tanto con otros departamentos o secciones, como con organismos oficiales como la Agencia Tributaria o la Seguridad Social, así como con nuestros clientes y proveedores es casi instantáneo.

5.1.- Gestión de los documentos en un sistema de red informática en el ámbito interno.

¿Has utilizado alguna vez en clase o en la empresa el chat? Supongo que sí. Si además de comunicar instantáneamente eres capaz de enviar archivos, como fotografías, vídeos o tu canción preferida, quiere decir que sabes sacar el máximo partido a los sistemas de red.

En la empresa todo gira en torno a un departamento. Podríamos decir que el departamento comercial y más concretamente la sección de ventas es el motor de la empresa. Veamos cómo, partiendo de la sección de ventas, se pone en funcionamiento el resto áreas.

La imagen muestra la red de la empresa PROCOS SL, donde se observan los equipos informáticos de cada departamento o sección y unas flechas que los conectan entre sí.

La gestión de documentos a través de una red informática en el ámbito interno es muy útil. Lógicamente, todos los equipos deben estar configurados para ello y disponer de una "carpeta compartida" donde poder ubicar aquellas carpetas o archivos a compartir.

Ejercicio resuelto

Supón que te encuentras en el departamento económico y recibes una factura. Después de pagarla a nuestro proveedor, indica los pasos necesarios para que la sección de contabilidad haga su trabajo.

5.2.- Gestión de los documentos en un sistema de red informática en el ámbito externo.

La telemática supuso la revolución de la comunicación, la superación de las distancias y los tiempos ¿no crees?

Como es lógico, esta revolución fue aprovechada por todos los sectores de la sociedad en su propio beneficio, y el mundo de la empresa no fue ajena a ello.

La empresa se comunica a través de la telemática con tres actores principales del entorno próximo que son:

  • Entidades financieras: Bancos a través de la denominada Banca on-line y otras entidades de crédito.
  • Organismos Oficiales: como la Agencia Tributaria, Seguridad Social, organismos competentes en materia laboral, etc.
  • Agentes comerciales: como clientes, proveedores, acreedores, etc.

A lo largo del curso hemos hablado de ello profusamente, proponiendo tareas y ejercicios resueltos que simulaban este tipo de comunicación. Te muestro algunas de las imágenes que hacían referencia a ello:

Sistema de red informática externa.

Entidades financieras

Organismos Oficiales

Agentes comerciales

La imagen muestra un pantallazo de la página web de el banco BBVA, donde ofrece distintos servicios a empresas.
La imagen muestra un pantallazo de la página de acceso al sistema RED de la Seguridad Social.

La imagen muestra  el símbolo de la “arroba” en color gris metalizado.

Las entidades financieras disponen de servicios on-line para empresas donde poder realizar distintas gestiones.

Por poner un ejemplo, gracias al sistema RED podemos remitir distinta documentación a la Seguridad Social.

La comunicación con clientes y proveedores, suele realizarse a través del correo electrónico.

Debes conocer

Las distintas administraciones tratan de impulsar el uso de la denominada "administración electrónica". Actualmente todo lo que tiene que ver con la informatización de las Administraciones Públicas, está en el Portal de Administración Electrónica, siendo el enlace al mismo, el siguiente:

PAe (Portal Administración electrónica).

Ejercicio resuelto

La sección de contabilidad ha detectado que una de las facturas de nuestro proveedor ALMACENES DEL NORESTE no se corresponde con el albarán origen. ¿Cómo solucionarías este error si solo dispones de un ordenador con acceso a internet?

5.3.- Aprendemos trabajando: instalamos una nueva impresora en red.

Como bien recordarás, las ventajas de una red punto a punto en la oficina era entre otras, el poder utilizar distintos dispositivos del hardware para uso común.

A continuación vamos a realizar un ejercicio resuelto sobre cómo instalar un hardware en la red para la utilización del mismo por el resto de equipos. ¡Seguro que en algún momento te tocará a ti hacer lo mismo!

Recomendación

Para un mayor detalle de los pasos a seguir para instalar una impresora y compartirla en una Red informática, acceder al siguiente enlace:

Instalar y compartir una impresora en un entorno de red en Windows.

Ejercicio resuelto

Pedro Javier a adquirido una nueva impresora. ¿Serías capaz de instalarla para que todos los equipos en red puedan utilizarla?

Anexo I.- Balance final.

Balance final de PROCOS S.L.
ACTIVOIMPORTEPATRIMONIO NETO Y PASIVOIMPORTE
TOTAL ACTIVO (A+B) 169123,16 TOTAL PATRIMONIO NETO Y PASIVO (A+B+C) 169123,16

A) ACTIVO NO CORRIENTE

  1. Inmovilizado intangible.

    206. Aplicaciones informáticas.

    280. Amortización Acumulada del imnovilizado intangible.

  2. Inmovilizado material.

    213. Maquinaria.

    216. Mobiliario.

    217. Equipos para el proceso de información.

    218. Elementos de transporte.

    281. Amortización Acumulada del inmovilizado material.

33.801,20


1.200

(1.000)


15.000

12.000

6.000

15.000

(14.398,80)

A) PATRIMONIO NETO

  1. Fondos propios.
    1. Capital.

      100. Capital social.

    1. Reservas.

      112. Reserva legal.

      113. Reserva voluntaria.

    1. Resultado del ejercicio.

      129. Resultados del ejercicio.

  2. Subvenciones, Donaciones y legados recibidos.

    130. Subvenciones oficiales de capital.

135.147,23



60.000,00


1.754,60

15.791,40


56.101,23


1.500,00

B) PASIVO NO CORRIENTE

  1. II. Deudas a largo plazo.

    161. Proveedores de inmovilizado a largo plazo.

    170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito.

11.049,90


6.765,77

4.284,13

B) ACTIVO CORRIENTE

  1. Existencias.

    300. Mercaderías.

  2. Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar.

    430. Clientes.

  3. Efectivo y otros activos líquidos equivalentes.

    572. Bancos e instituciones de crédito cuenta corriente vista, euros.

    5720001. Bancos Eurosol.

    5720002. Bancos Montedólar.

135.321,96


72.576,89


5.345,09



9.855,20

47.544,78

C) PASIVO CORRIENTE

  1. Deudas a corto plazo.

    520. Deudas a corto plazo con entidades de crédito.

  2. Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar.

    400. Proveedores.

    456. Organismos de la S.S. Acreedores.

    343. H.P. Acreedor por IVA.

    443. H.P. Acreedor por retenciones practicadas.

    534. H.P. Acreedor por IS.

22.926,03


859,00


890,78

4.675,67

3.112,89

2.167,45

11.220,24

Aclaraciones al Balance Final.

Cuenta

Descripción

280

Amortización Acumulada del Inmovilizado Intangible. Hace referencia al importe de las amoritizaciones obtenidas por aplicación de las tablas de coeficientes de amortización. Tabla de coeficientes de amortización donde se detallan tanto el coficiente como el periodo de años máximos a amortizar en función del tipo de elemento.

281

Amortización Acumulada del Inmovilizado Material. Hace referencia al importe de las amoritizaciones obtenidas por aplicación de las tablas de coeficientes de amortización. Tabla de coeficientes de amortización donde se detallan tanto el coficiente como el periodo de años máximos a amortizar en función del tipo de elemento.

4750

H.P. Acreedor por IVA: Hace referencia al importe resultante de la liquidación del IVA del cuarto trimestre. Importe que la empresa deberá ingresar en la Tesorería de la Agencia Tributaria en los plazos estipulados.

4751

H.P. Acreedor por retenciones practicadas: Hace referencia al importe que la empresa debe ingresar en la Tesorería de la Agencia Tributaria por las retenciones practicadas en las nóminas de los trabajadores del mes de diciembre en concepto de impuesto del IRPF.

476

Organismos de la S.S. Acreedores: Hace referencia al importe que la empresa debe ingresar en la Tesorería General de la Seguridad Social en concepto de aportación de la cuota patronal y obrera a la Seguridad Social de las nóminas del mes de diciembre.

4752

H.P. Acreedor por IS. Hace referencia al importe que la empresa debe ingresar en la Tesorería de la Agencia Tributaria en concepto de pago del Impuesto de Sociedades. Su resultado proviene de aplicar el tipo fijo del 20% al "Resultado del ejercicio". Se aplica este tipo en lugar del 25% ya que PROCOS SL cumple todos los requisitos que exige el Impuesto de Sociedades.

Anexo II.- Asiento de cierre.

Asiento de cierre.
FECHA 31/12/201X Nº ASIENTO 653
DEBE a HABER
IMPORTESUBCUENTACONCEPTOCONCEPTOSUBCUENTAIMPORTE
60.000 100001 Capital social. Aplicaciones informáticas. 206001 1.200,00
1.754,60 112001 Reserva legal. Maquinaria. 213001 15.000,00
15.791,40 112001 Reserva voluntaria. Mobiliario. 216001 12.000,00
56.101,23 129001 Resultado del ejercicio. Equipos para el proceso de la información. 217001 6.000,00
1.500,00 130001 Subvenciones oficiales de capital. Elementos de transporte. 218001 15.000,00
6.765,77 161001 Proveedores de inmovilizado a largo plazo. Mercaderías. 300001 72.576,89
4.248,13 170001 Deudas a largo plazo con entidades de crédito. Clientes. 430001 5.345,09
859,00 520001 Deudas a corto plazo con entidades de crédito. Banco Eurosol. 572001 9.855,20
1.000 280001 Amortización Acumulada del inmovilizado intangible. Banco Montedólar. 572002 47.544,78
14.398,80 281001 Amortización Acumulada del inmovilizado material.
890,78 400001 Proveedores.
4.675,67 456001 Organismos de la Seguridad Social acreedores.
3.112,89 343001 H.P. acreedor por IVA.
2.167,45 443001 H.P. acreedor por retenciones practicadas.
11.220,24 534001 H.P. Acreedor por IS.

Anexo III.- Balance inicial.

Balance inicial de PROCOS S.L.
ACTIVOIMPORTEPATRIMONIO NETO Y PASIVOIMPORTE
TOTAL ACTIVO (A+B) 169123,16 TOTAL PATRIMONIO NETO Y PASIVO (A+B+C) 169123,16

A) ACTIVO NO CORRIENTE

  1. Inmovilizado intangible.

    206. Aplicaciones informáticas.

    280. Amortización Acumulada del imnovilizado intangible.

  2. Inmovilizado material.

    213. Maquinaria.

    216. Mobiliario.

    217. Equipos para el proceso de información.

    218. Elementos de transporte.

    281. Amortización Acumulada del inmovilizado material.

33.801,20


1.200

(1.000)


15.000

12.000

6.000

15.000

(14.398,80)

A) PATRIMONIO NETO

  1. Fondos propios.
    1. Capital.

      100. Capital social.

    1. Reservas.

      112. Reserva legal.

      113. Reserva voluntaria.

    1. Resultado del ejercicio.

      129. Resultados del ejercicio.

  2. Subvenciones, Donaciones y legados recibidos.

    130. Subvenciones oficiales de capital.

135.147,23



60.000,00


1.754,60

15.791,40


56.101,23


1.500,00

B) PASIVO NO CORRIENTE

  1. II. Deudas a largo plazo.

    161. Proveedores de inmovilizado a largo plazo.

    170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito.

11.049,90


6.765,77

4.284,13

B) ACTIVO CORRIENTE

  1. Existencias.

    300. Mercaderías.

  2. Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar.

    430. Clientes.

  3. Efectivo y otros activos líquidos equivalentes.

    572. Bancos e instituciones de crédito cuenta corriente vista, euros.

    5720001. Bancos Eurosol.

    5720002. Bancos Montedólar.

135.321,96


72.576,89


5.345,09



9.855,20

47.544,78

C) PASIVO CORRIENTE

  1. Deudas a corto plazo.

    520. Deudas a corto plazo con entidades de crédito.

  2. Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar.

    400. Proveedores.

    456. Organismos de la S.S. Acreedores.

    343. H.P. Acreedor por IVA.

    443. H.P. Acreedor por retenciones practicadas.

    534. H.P. Acreedor por IS.

22.926,03


859,00


890,78

4.675,67

3.112,89

2.167,45

11.220,24

Aclaraciones al Balance Inicial.

Cuenta

Descripción

280

Amortización Acumulada del Inmovilizado Intangible. Hace referencia al importe de las amoritizaciones obtenidas por aplicación de las tablas de coeficientes de amortización. Tabla de coeficientes de amortización donde se detallan tanto el coficiente como el periodo de años máximos a amortizar en función del tipo de elemento.

281

Amortización Acumulada del Inmovilizado Material. Hace referencia al importe de las amoritizaciones obtenidas por aplicación de las tablas de coeficientes de amortización. Tabla de coeficientes de amortización donde se detallan tanto el coficiente como el periodo de años máximos a amortizar en función del tipo de elemento.

4750

H.P. Acreedor por IVA: Hace referencia al importe resultante de la liquidación del IVA del cuarto trimestre. Importe que la empresa deberá ingresar en la Tesorería de la Agencia Tributaria en los plazos estipulados.

4751

H.P. Acreedor por retenciones practicadas: Hace referencia al importe que la empresa debe ingresar en la Tesorería de la Agencia Tributaria por las retenciones practicadas en las nóminas de los trabajadores del mes de diciembre en concepto de impuesto del IRPF.

476

Organismos de la S.S. Acreedores: Hace referencia al importe que la empresa debe ingresar en la Tesorería General de la Seguridad Social en concepto de aportación de la cuota patronal y obrera a la Seguridad Social de las nóminas del mes de diciembre.

4752

H.P. Acreedor por IS. Hace referencia al importe que la empresa debe ingresar en la Tesorería de la Agencia Tributaria en concepto de pago del Impuesto de Sociedades. Su resultado proviene de aplicar el tipo fijo del 20% al "Resultado del ejercicio". Se aplica este tipo en lugar del 25% ya que PROCOS SL cumple todos los requisitos que exige el Impuesto de Sociedades.

Anexo IV.- Asiento de apertura.

Asiento de apertura.
FECHA 01/01/201X Nº ASIENTO 1
DEBE a HABER
IMPORTENª CUENTACONCEPTOIMPORTE

CUENTA

CONCEPTO 
1.200,00 206000 Aplicaciones informáticas. 60.000,00 100000 Capital social.
15.000,00 213000 Maquinaria. 1.754,60 112000 Reserva legal.
12.000,00 216000 Mobiliario.  15.791,40 113000 Reserva voluntaria.
6.000,00 217000 Equipos para el proceso de la información.  56.101,23 129000 Resultado del ejercicio.
15.000,00 218000 Elementos de transporte.  1.500,00 130000 Subvenciones oficiales de capital.
72.576,89 300000 Existencias.  6.765,77 173000 Proveedores de inmovilizado a largo plazo (L/P).
5.345,09 430000 Clientes.  4.248,13 170000 Deudas a largo plazo (L/P) con entidades de crédito.
9.855,20 572001 Banco Eurosol.  859,00 520000 Deudas a corto plazo (C/P) con entidades de crédito.
47.544,78 572002 Banco Montedólar.  890,78 400000 Proveedores
4.675,67 476000 Organismos S.S.Acree.
3.112,89 475000 H.P. Acree. por IVA.
2.167,45 475100 H.P. Acree. por ret. prac.
11.220,24 475200 H.P. Acree. por I.S.
1.000,00 280000 A.A. Inmov. Intangible
14.398,80 281000 A.A. Inmov. Material

Anexo V.- Promociones día de Reyes.

PROMOCIONES PARA EL DÍA DE REYES 

 Propuesta 1

Promoción 2 x 1 (siendo el precio total, el precio del artículo más caro).

 Propuesta 2 

Regalo de un artículo por la compra de dos artículos de líneas distintas.

Propuesta 3

Promoción 3 x 2 (comprando 3 unidades del mismo artículo, se regala la tercera unidad).

Anexo.- Licencias de recursos.

Licencias de recursos utilizados en la Unidad de Trabajo.
Recurso (1) Datos del recurso (1) Recurso (2) Datos del recurso (2)
En la imagen se observa a un hombre de mediana edad, de complexión fuerte, sentado en una mesa de despacho, sonriente y con un jersey de color azul de lana.

Autoría: Santobackup.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported, 2.5 Generic, 2.0 Generic and 1.0 Generic license.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Luis_Felipe_Cardenas.jpg

La imagen muestra un teléfono negro.

Autoría: Wikiperuvian.

Licencia: public domain.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Tel%C3%A9fono_B%C3%A1sico_Telef%C3%B3nica.JPG

La imagen muestra un fax.

Autoría: ChtiTux.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Fax.jpg

La imagen muestra tres círculos superpuestos, de color rojo, verde y azul, en cuyo interior figuran las palabras 'Tarea', 'Contexto' y 'persona' y en el centro de todos ellos la palabra 'usabilidad'.

Autoría: anonima.

Licencia: GNU.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Persona-tarea-contexto_usabilidad.jpg

La imagen muestra un logotipo con el texto 'Software 2.0'.

Autoría: Trodebac28.

Licencia: public domain.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Software20_Logo.jpg

Dibujo que representa un teléfono.

Autoría: walrik.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Telefono.png

Dibujo  de una lupa que debajo tiene un  documento con la 'C' de Copyright.

Autoría: Xander.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported, 2.5 Generic, 2.0 Generic and 1.0 Generic license.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Control_copyright_icon.svg

La imagen muestra  un pantallazo al programa Facturaplus, donde se ve la pantalla de entradas sencillas en el almacen del producto referencia PF01de la empresa PROCOS S.L.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

Pantallazo del programa FacturaPlus que nos muestra un pantallazo de los stocks de la empresa PROCOS SL.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Facturaplus, donde se puede controlar la trazabilidad de los artículos en la empresa.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

Imagen de un cuadro al óleo, donde se ve una plaza, una palmera y cielo y mar azul.

Autoría: Visomun.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported, 2.5 Generic, 2.0 Generic and 1.0 Generic.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:CUADRO01_ILUSION_.jpg

La imagen muestra a una chica joven y morena, con el pelo rizado, vistiendo un suéter de color azul, la cual mira la pantalla de un ordenador.

Autoría: Dramaculture.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported, 2.5 Generic, 2.0 Generic and 1.0 Generic.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Paula_Jorr%C3%ADn%28actriz%29.JPG

Mesa de soldadura para realizar distintas tareas.

Autoría: Metronic Mauri.

Licencia: Creative Commons CC0 1.0 Universal Public Domain Dedication.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Mesa_de_soldadura_con_utillajes_modulares.jpg

Imagen que muestra los distintos formatos en los que se puede guardar una factura electrónica a través del software específico de Facturaplus.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Facturaplus donde podemos ver un pedido que ha realizado nuestro cliente DISTRIBUCIONES MANTURA.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

Pantallazo del programa Contaplus donde podemos ver cómo se realiza un asiento con este programa.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

Pantallazo del programa Contaplus, donde podemos ver el enlace a 'banca electrónica'.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

Pantallazo del programa Contaplus donde podemos ver el vencimiento de pagos de clientes.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen nos muestra un cheque elaborado en idioma chino.

Autoría: Phantomkid@Wikipedia.ZH.

Licencia: Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:HK_Cheque_Sample.png

Se muestra un pantallazo del programa Contaplus donde podemos ver un asiento predefinido.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra las distintas posibildades que ofrecen los programas del grupo SP y novedades para el año siguiente.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 1 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 2 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 3 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 4 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 5 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 6 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo del programa Contaplus, donde se describe el Paso 7 para gestionar el alta de la empresa PROCOS SL en este software específico.

Autoría: Óscar Luis Mateos.

Licencia: ©, cedido para uso educativo no comercial en plataformas educativas.

Procedencia: ContaPlus 2012.

La imagen muestra un pantallazo de la página web de el banco BBVA, donde ofrece distintos servicios a empresas.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: copyright.

Procedencia: https://www.bbva.es/TLBS/tlbs/esp/segmento/empresas/index.jsp

La imagen muestra un pantallazo de la página de acceso al sistema RED de la Seguridad Social.

Autoría: Óscar Luis Mateos González.

Licencia: copyright.

Procedencia: http://www.seg-social.es/Internet_1/Masinformacion/SistemaRed/index.htm

La imagen muestra  el símbolo de la

Autoría: MG.

Licencia: GNU Free Documentation License, Version 1.2.

Procedencia: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:AROBAZE.png