CEAC04.- El archivo de la información.

Icono de iDevice Orientaciones para el alumnado

Poco a poco vas conociendo las tareas que vas a realizar cuando trabajes en la empresa. En esta unidad vas a aprender a archivar la información, tarea muy importante porque legalmente existe un deber de conservar la documentación y porque es la memoria de la empresa.

Cuando en una empresa llega una carta ¿cómo se procede?. En primer lugar, una persona responsable de la recepción del correo la recibe. ¿Crees que una vez leída se tira a la basura?. Si se guarda, ¿dónde se almacena?, ¿crees que debe almacenarse ordenadamente?. En esta unidad aprenderás que existen normas relativas a la forma de tratar la información, estas normas son los procedimientos de archivo de la información.

Por otro lado, cuando trabajes en una empresa y veas, oigas o leas información importante, deberás distinguir la información confidencial y tener presente la normativa sobre protección de datos.

Datos generales de la Unidad de Trabajo
Nombre completo del MP Comunicación empresarial y atención al cliente.
 Siglas MP CEAC
Nº y título de la UT 04.- El archivo de la información.
Índice o tabla de contenidos
  1. Archivo de la información.
    1. Concepto de archivo: Naturaleza y finalidad.
    2. Necesidad de conservar la documentación.
    3. Ciclo de vida de los de documentos.
    4. Organización del archivo. Centralizados y descentralizados.
    5. Organización del archivo. Activos, semiactivos y definitivos.
    6. Funcionamiento de un archivo. Normas.
    7. Informes procedentes del archivo.
    8. Purga o destrucción de la documentación.
    9. Confidencialidad de la información en la empresa.
    10. Materiales de archivo.
  2. Clasificación de documentos.
    1. Sistema alfabético. Normas.
    2. Sistema geográfico. Normas.
    3. Sistema por materias. Normas.
    4. Sistema cronológico. Normas.
    5. Sistema decimal. Normas.
    6. Ventajas e inconvenientes de la clasificación.
  3. El archivo en soporte informático.
    1. Las bases de datos.
    2. Estructura de la base de datos.
    3. Archivos y carpetas.
    4. Organización del correo electrónico.
    5. Protección de datos informáticos.
    6. Medidas de seguridad.
Objetivos
  1. Clasificar y archivar los distintos documentos generados por la actividad empresarial.
  2. Reconocer y diferenciar los distintos sistemas de clasificación y ordenación de los documentos.
  3. Archivar los documentos siguiendo las normas de confidencialidad y seguridad.
  4. Conocer y aplicar procedimientos de acceso a la documentación archivada, tanto en soporte papel como informático.
  5. Reconocer y diferenciar los distintos tipos de archivo.
Temporalización
(estimación) 		Tiempo necesario para estudiar los contenidos (h) 41
Tiempo necesario para completar la tarea (h) 3
Tiempo necesario para completar el examen (h) 1
Nº de días que se recomienda dedicar a esta unidad 44
La temporalización anterior no deja de ser una estimación media, ya que el tiempo a invertir va a depender mucho de las circunstancias personales de cada cual.
Consejos y recomendaciones

Lee previamente los contenidos teóricos del tema y reflexiona antes de responder a las actividades.

Resuelve las actividades y no mires las soluciones hasta que hayas finalizado, entonces lee detenidamente la solución correcta y compara tus resultados.

Analiza tus fallos y vuelve a repasar los contenidos que se correspondan a los errores cometidos.

Finaliza repitiendo el ejercicio completo.

Para que encuentres un atractivo a esta unidad te recomiendo que te intereses por la organización de la documentación en una empresa, donde les preguntaras por el método de archivo que utilizan, así encontrarás la explicación del porqué es tan necesario el archivo de la documentación.