Cuando oyes hablar del proceso de compraventa de una empresa nos referimos a todo el proceso comprendido desde que un cliente solicita una determinada mercancía a la empresa hasta que es servida, entregada y pagada, incluyendo, así mismo, la contabilización, registro y archivo de la documentación originada.

Una de las operaciones más comunes que se realizan en todo tipo de empresas es la compra de productos, bien para revenderlos (empresas comerciales) o bien para integrarlos en el proceso productivo (empresas industriales y de servicios). Esta operación tiene un proceso administrativo peculiar que debe documentar todas las relaciones que se generan entre comprador y vendedor.

Dentro de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores, las empresas han de utilizar una serie de documentos relacionados con la compraventa de bienes o servicios, así como con la forma de pago y cobro de los mismos.

Este proceso administrativo, que existe en todas las empresas, sigue normalmente este camino:

• El cliente realiza el pedido.
• El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albarán de entrega.
• El vendedor hace la factura de la entrega realizada.
• El comprador paga el importe de la factura.
• El vendedor una vez recibido el importe de la venta remite al comprador un recibo que justifica el pago.

Es muy importante que tengas bien organizados los flujos de los documentos y de la información que contienen, en función de las diferentes operaciones y de la utilidad, para cada uno de las unidades organizativas de la empresa. Uno de los clientes habituales de la empresa en la que Alejandro realiza sus prácticas, en este caso una tienda delicatesen, necesita comprar una serie de productos. ¿En qué consiste la actividad comercial que se genera?

1. En primer lugar la Tienda de Delicatesen realiza el pedido correspondiente:

2. Ahora la empresa comprueba el riesgo del Cliente al tratarse de una venta de crédito.

3. El paso siguiente consiste en la entrega de la mercancía en función del pedido, elaborando en este caso el documento necesario a través del correspondiente albarán:

4. Por último el comprador recibe la mercancía. Se elabora la factura teniendo en cuenta el importe de la entrega realizada según el pedido. Por último el vendedor emite la factura y el comprador debe dar la conformidad a la factura según el pedido realizado y entonces se efectúa el pago:

El primero de los documentos que vas a ver es el pedido. Antes de hacer un pedido hay una serie de aspectos muy importantes que has de tener en cuenta y que son los siguientes:

1. Planificar con antelación lo que se va a pedir.
2. Evitar errores en los datos del pedido, se debe repasar el documento antes de enviarlo. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas, etc.
3. Pedir confirmación al cliente que nos responda confirmándolo lo antes posible, indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.
4. Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto número de productos o no,formas de financiación, comisiones, primas, etc.
5. Conocer claramente los gastos de envío. En este caso el dato importante es conocer el peso, los gastos de embalaje y si el peso que estamos pidiendo incluye el embalaje. Conviene matizar todos estos datos, o si se desconocen hacerlos saber dentro de la carta de pedido.

Debes saber que el proceso de compras se inicia generalmente cuando en el almacén de la empresa se observa que no hay existencias de un producto o éstas son escasas.

El comprador tiene que definir correctamente lo que quiere pedir para que la empresa vendedora le mande la mercancía lo más fácil y rápidamente posible. Para que el proceso de compraventa se inicie se debe realizar un pedido. Sus características son las siguientes:

El pedido lo realiza el comprador y lo recibe el vendedor. La compra es firme cuando el vendedor lo acepta.

No hay un formato ni unas normas fijadas para realizar esta solicitud. Solo está regulado lo que debe figurar en ellos. Las empresas pueden crear su propio documento de pedido o bien adaptar los que haya en el mercado.

Puede realizarse por escrito (carta o formulario) o verbal (personal o telefónico). Conviene que se realice por escrito para poder llevar un control más eficaz. Lo mejor es confirmar el pedido por escrito, que se enviará al vendedor y quedarse con una copia para poder contrastar los artículos a su recepción.

En este documento se relacionan las mercancías objeto de la operación comercial, por tanto, concreta los derechos y deberes de las partes establecidos a través del contrato de compraventa.

Debes saber, que el pedido, no sigue un modelo determinado, únicamente debe contener los datos necesarios que lo identifiquen con claridad. Pero, ¿cómo es una hoja de pedido? ¿Cómo se rellena? Es decir, ¿qué datos refleja? Lo vamos a ver en la siguiente tabla:

Datos de un pedido

Datos que se han de reflejar en un pedido
A. Identificación de las partes: A.1.- Datos del vendedor (nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico y NIF). A.2.- Datos del comprador (nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico y NIF).
B. Identificación del documento: B.1.- Fecha de emisión. Indica la fecha en que se realizó el pedido. B.2.- Número de orden del documento: número correlativo que se asigna según los documentos generados en la empresa que identifica al documento.
C. Identificación de la mercancía: C.1.- Código. C.2.- Unidades que se solicitan. C.3.- Descripción: relación de artículos solicitados. C.4.- Precio unitario y el importe total.
D. Condiciones de compra: D.1.- Fecha de entrega. D.2.- Lugar donde deben entregarse las mercancías. D.3.- Forma de envío (quién es el responsable del transporte en caso de que lo haya). D.4.- Condiciones de pago: en efectivo, transferencia bancaria, así como el plazo de pago. D.5.- Quién debe correr con los gastos de envío, seguros, embalajes, etc. D.6.- Descuentos que en su caso deben aplicarse. D.7.- Observaciones. D.8.- Firma de quién lo emite.

Ahora verás un modelo de pedido:

Ahora te preguntarás. ¿Cuál es el punto de partida al hacer un pedido? Hay varias posibilidades:

• Una carta de oferta anterior recibida de una empresa.
• Los clientes se dirigen mediante un modelo de carta de pedido de forma espontánea y por iniciativa propia.

Los datos para confeccionar el formulario de pedido se obtienen de las ofertas recibidas (comunicaciones, catálogos, etc.) de los proveedores y de los contratos de compraventa firmados.

En la confección del pedido hay que seguir un orden cronológico por lo que debe reflejarse claramente el número del documento. Una vez firmado el pedido por el comprador, este se compromete a cumplir con las condiciones establecidas en este documento, así como el vendedor una vez que lo ha aceptado de forma explícita. Del pedido se emiten tres ejemplares por parte del departamento comercial:

• El original para el vendedor.
• Una copia para el almacén para que pueda comprobar la mercancía a su llegada.
• Una copia para el propio departamento comercial, para que pueda archivarla y controlar las operaciones comerciales.

Una vez que has formulado el pedido entonces el vendedor prepara los artículos que va a vender.

Cuando se realiza la entrega física de las mercancías aparece un segundo documento que es el albarán y que acompaña a las mercancías que se entregan.

¿Qué características tiene este documento?

• Debe ser por escrito.
• Incluye una relación de mercancías que se deriva de una actividad comercial.
• Acompaña a las mercancías para que el receptor pueda comprobar su entrada en almacén.

¿Cuál es la utilidad de ese documento?

• Justifica la salida de los artículos del almacén.
• Justifica que se ha realizado la entrega.
• El albarán justifica la salida de la mercancía del almacén y sirve de listado para comprobar la mercancía que se carga y se descarga.

¿Cómo se confecciona?

• Los datos para confeccionar el albarán, se obtienen del pedido y de las fichas del almacén que reflejan la salida de la mercancía.
• Una vez firmado por el comprador, es el justificante de que la mercancía ha sido entregada.
• Se pueden incluir los cuatro ejemplares que se han de emitir por el departamento comercial.

Consta de cuatro copias cuyo destino es:

• El almacén, ya que justifica su salida.
• El departamento de ventas, que debe elaborar y emitir la factura.

El cliente, ya que es un comprobante de los artículos recibidos. Lo deberá devolver firmado como justificante de la aceptación de la mercancía recibida.

Debes saber que no hay un modelo oficial de albarán pero deberá contener los siguientes aspectos:

Contenido del albarán

Conceptos	Contenidos de cada concepto
1.- Identificación de las partes	1.1.- Datos del comprador (nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico y CIF). 1.2.- Datos del vendedor (nombre, domicilio, teléfono, correo electrónico y CIF).
2.- Identificación del documento	2.1.- Número de orden del documento. 2.2.- Fecha de emisión. Indica la fecha en que se realizó el pedido. 2.3.- Pedido. Es el número de pedido que se corresponde con las mercancías incluidas en el albarán.
3.- Identificación de la mercancía	3.1.- Código. 3.2.- Unidades que se solicitan. 3.3.- Descripción: relación de artículos solicitados. 3.4.- Precio unitario: precio por unidad. 3.5.- Importe total.
4.- Condiciones de la entrega	4.1.- Fecha de entrega. 4.2.- Lugar de entrega: lugar donde deben entregarse las mercancías. 4.3.- Quién hace la entrega si la hace el propio vendedor se puede dejar en blanco si no se debe identificar el nombre del transportista (quién es el responsable del transporte en caso de que lo haya). 4.4.- Bultos: se indica el número de paquetes que se incluyen en el envío.
5.- Firma y fecha	5.1.- Firma del comprador declarando su conformidad con el documento y la fecha.

Ahora vamos a ver un modelo de albarán:

Debes saber que la factura es el documento expedido por el vendedor, a cargo del comprador, que acredita jurídicamente la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Se rige por la legislación vigente y es un comprobante con valor legal. El contenido de la factura está determinado por el Código de Comercio y por la Ley 37/1992 del Impuesto del Valor Añadido.

Contenido de la factura

Conceptos	Contenidos de la factura
1.-Identificación de las partes	Datos del comprador y del vendedor (nombre, apellidos y razón social, domicilio fiscal, teléfono, email y CIF).
2.- Identificación del documento	Número de orden que identifica la factura. Fecha de emisión. Referencia a los documentos de compra (número de pedido) y de entrega (número de albarán).
3.- Descripción de la operación	Descripción de los productos (código, cantidad y descripción).
4.- Importe de la compra	Precio unitario e importe total de cada producto. (-) Descuentos (tipo y cuantía). (+) Otros gastos (transportes, seguros, etc.). --------------------------------------- = Base imponible para la aplicación del IVA. (x) Tipo tributario del IVA para cada producto: general, reducido y superreducido: 21%, 10 % y 4 %. --------------------------------------- (=) Cuota del IVA repercutido. O la expresión IVA incluido si está autorizado. Cuota del recargo de equivalencia en caso de que proceda. (=) Total de factura.
5.- Información sobre el pago	Fecha de pago. Forma de pago (transferencia, efectivo, cheque …).

En el contenido de la factura se destaca un elemento nuevo que es el Impuesto sobre el Valor añadido y que ya se ha visto en unidades anteriores. Como ya sabéis este impuesto grava la compraventa de bienes y servicios, debe figurar en todas las facturas ya que el vendedor tiene la obligación de cobrárselo al comprador y de ingresarlo (compensando el importe de IVA que ha pagado) trimestralmente a la Agencia Tributaria. Los tipos de IVA que se pagan son: tipo general 21 %; tipo reducido 10 % y tipo superreducido 4%.

Tras su llamada recibe la siguiente información:

• Las fuentes de información para realizar la factura se obtienen del pedido y del albarán.
• Se debe realizar por duplicado quedándose cada una de las partes con un ejemplar.
• Las facturas se pueden redactar en cualquier modelo.
• Es objeto de facturación, la totalidad de entregas de bienes y prestación de servicios que realice el vendedor (empresario). Sin embargo, el vendedor no está obligado a expedir factura cuando:
  • Sea sujeto pasivo del IVA acogido al "Régimen de Recargo de Equivalencia".
  • Cuando se trate de operaciones exentas.

• La factura emitida debe ser conservada por un período de seis años.
• En el caso de que se pague antes de que se realice la operación, será necesario expedir la factura en el momento del pago, y se debe indicar esta circunstancia.

2. Algunas operaciones exentas. Los empresarios o profesionales estarán siempre obligados a expedir factura cuando el destinatario de la operación así lo exija para poder practicar las deducciones que le corresponden en los tributos de los que sea sujeto pasivo. Se pueden incluir en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural.

Es importante que sepas que las facturas deben rectificarse al advertir un error o producirse la situación que las modifica. La rectificación se puede realizar en un plazo de cuatro años.

¿Cuándo el empresario debe emitir factura rectificativa?

• Cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos obligatorios.
• Cuando se hubieran determinado incorrectamente las cuotas del IVA en la factura original.
• Cuando se den las circunstancias del artículo 80 de la ley del IVA (devolución de envases o embalajes, descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad al momento en que la operación se haya realizado, entre otras).

No será obligatoria la expedición de factura rectificativa cuando se trate de una devolución de mercancías envases o embalajes siempre que exista un posterior suministro al mismo destinatario. En este caso en la factura que se emite con el nuevo suministro se practica la rectificación restando las citadas devoluciones del importe del mismo, con independencia de que el resultado sea positivo o negativo y siempre que el tipo impositivo aplicable sea el mismo.

Las facturas rectificativas tienen las siguientes características:

1. Debe cumplir con todos los requisitos que se establecen para las facturas originales.
2. Debe constar su condición de factura rectificativa y la causa que motiva la rectificación.
3. Tienen que describir la operación el tipo o tipos impositivos y la cuota tributaria.

Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en una sola factura rectificativa siempre que se identifiquen las facturas rectificadas. En los supuestos de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones (rappel), no será necesaria la identificación de las facturas rectificadas siendo suficiente la identificación del periodo al que se refieren.

Las facturas podrás emitirlas por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Son sistemas que acreditan esta garantía:

1. La firma electrónica.
2. El intercambio electrónico de datos.
3. Elementos propuestos por los interesados y autorizados por la Agencia Tributaria.
4. El destinatario tiene obligación de verificar la validez de la firma.

En cuanto a la conservación de facturas electrónicas: se permite siempre que exista un derecho de acceso a favor de la Administración.

Es importante la comprobación de facturas: recibida la factura debe revisarse cotejándola con el pedido y el albarán de entrada. Debe comprobarse el tipo de mercancía, cantidad, calidad, precio y operaciones aritméticas.

Es importante que conozcas que una empresa puede solicitar un presupuesto antes de efectuar el pedido cuando no tiene otra forma de conocer los precios u ofertas de determinados artículos que necesita en su actividad económica.

El presupuesto se puede solicitar mediante carta, por teléfono y la mayoría de las empresas ya tiene página Web a través de la cuál se puede pedir presupuesto.

Si haces por teléfono el presupuesto es conveniente confirmar posteriormente los datos por escrito para evitar problemas futuros con los precios en los albaranes y facturas.

A la hora de realizar un Presupuesto. ¿Qué datos debería contener?

• Datos de la empresa vendedora y compradora.
• Fecha de emisión.
• Concepto.
• Valor total del presupuesto.
• Plazo de ejecución o fecha de entrega.
• Forma y condiciones de pago.
• Validez de la oferta.

En primer lugar debes saber que el coste de las compras se determina añadiendo al precio que nos aplica el proveedor una serie de gastos que se detallan a continuación:

• Transporte: gasto originado por el traslado del producto hasta el lugar designado por el comprador.
• Seguro: cantidad destinada a cubrir las posibles pérdidas ocurridas durante el traslado.
• Los impuestos sobre las compras a excepción del impuesto sobre el valor añadido.
• Los envases y embalajes: si forman parte del precio y no se ha convenido su devolución.
• Y en general todos aquellos gastos realizados para situar los bienes en poder de la empresa y que sean a cargo de esta.

El precio unitario (es el precio de cada producto o servicio) se verá modificado por otros elementos que intervienen en la formación del precio.

Descuentos. Los más comunes son:

• Descuentos comerciales: se realizan en función del producto. Se aplican a determinados productos atendiendo a sus características o situaciones especiales.
• Descuento por pronto pago: el vendedor incentiva el hecho de que se le pague sin aplazamiento. No implica que el pago se realice al contado, sino que se aplica si el comprador paga antes del vencimiento establecido.
• Descuento por volumen (rappel): incentiva las compras que supongan una mayor cantidad de artículos. Se establece para un periodo determinado, a su finalización el vendedor abona el importe correspondiente. Los descuentos por pronto pago y por volumen se aplican después de haber aplicado el descuento comercial.

Ahora te formulamos la siguiente pregunta. ¿Para qué crees que le sirve a la empresa el cálculo del coste de las compras que hemos obtenido? Las utilidades son las siguientes:

• Para calcular el precio de cada artículo (precio unitario).
• Para conocer el valor de todos los artículos que posee.
• Para comparar con las ofertas de otros proveedores.
• Para establecer el precio de venta.

Debes saber que las empresas comerciales, compran los productos ya elaborados para venderlos posteriormente a sus clientes a diferencia de las empresas productoras que los fabrican ellas mismas.

La empresa comercial establece el precio de venta final del producto añadiendo un margen sobre el coste del producto.

El precio de venta es el precio al que el vendedor quiere vender la mercancía que ha comprado previamente al proveedor. Este precio se determina según el margen bruto comercial que la empresa quiere obtener.

El precio de venta es igual al precio de coste más el margen bruto comercial.

Pero este margen bruto comercial no es el beneficio que finalmente va a recibir la empresa de la venta del producto, pues hay que restarle una serie de gastos adicionales:

• Transporte de la mercancía hasta el domicilio del cliente, seguros.
• Servicios prestados como garantía y asesoramiento.
• Salarios y costes sociales de sus empleados.
• Mantenimiento de las instalaciones de la tienda: luz, teléfono, impuestos, amortizaciones.

El margen bruto comercial menos los costes de distribución son iguales al margen neto.

Por lo tanto, el margen neto que obtendrá la empresa comercial será el resultado de restar al margen bruto comercial los costes de distribución ocasionados.

En primer lugar te mostramos que el margen bruto es la diferencia entre el importe de los ingresos por la venta de un producto o servicio y el importe del coste de adquisición o producción del mismo.

Si I representa el importe de los ingresos correspondientes a la venta de un producto o servicio y C su coste de adquisición o de producción, el margen bruto se calcula como diferencia entre ambos.

Puede también interesar el estudio del margen bruto unitario, que es el margen bruto de cada producto.

• Si el PVu es el precio de venta de cada producto o servicio.
• Si el Cu es el coste de adquisición o producción de cada unidad.

El margen bruto unitario es la diferencia entre el precio de venta unitario y el coste unitario.

Puede también calcularse dividiendo el margen bruto global entre el número de unidades:

El margen bruto unitario es igual al margen bruto dividido entre el número de productos o servicios.

El margen comercial se determina por la diferencia entre el margen bruto de un producto y los gastos de comercialización del mismo.

En este apartado podrás aprender que los empresarios o profesionales sujetos pasivos del IVA deberán llevar los siguientes libros:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Si la empresa lleva estos libros de forma informatizada, entonces los archivos digitales, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos se han de conservar durante el periodo obligatorio.

Es importante que sepas que los empresarios y profesionales están obligados a conservar las facturas expedidas durante el período establecido por la Agencia Tributaria. Por ello, y según la normativa del IVA el libro registro de facturas emitidas es uno de los libros que tienen que llevar obligatoriamente los empresarios.

En él deben contabilizarse cada una de las facturas emitidas, por orden cronológico, reflejando el número, fecha de emisión, destinatario, base imponible, tipo aplicado y cuota repercutida de cada una. No obstante, es posible realizar asientos resúmenes en vez de la anotación individualizada, de facturas expedidas en la misma fecha cuyo importe, IVA incluido, no exceda de 6000 euros. También será válida la contabilización de una misma factura en varios asientos correlativos si incluye operaciones que tributen a tipos impositivos diferentes. Se anotarán las operaciones sujetas al IVA (Impuesto sobre el valor añadido).Se inscribirán cada una de las facturas o documentos emitidos por la empresa reflejando:

• Número.
• Fecha de expedición.
• Fecha de realización.
• Destinatario: nombre y apellidos o razón social.
• Número de identificación fiscal del destinatario (NIF).
• Base imponible, Tipo impositivo y cuota repercutida.

Ahora te presentamos un modelo libro facturas emitidas:

Modelo libro facturas emitidas

Núm. factura	Fecha	Destinatario		Base imponible	IVA Repercutido		Recargo de equivalencia		Operaciones exentas
		Nombre, apellidos o razón social.	NIF.		Tipo.	Cuota.	Tipo.	Cuota.

Ahora conocerás un modelo de libro de registro de facturas recibidas.

Modelo libro registro de facturas recibidas

Núm. factura	Fecha	Expedidor		Base imponible	IVA Soportado		Operaciones exentas	Cuotas no deducibles
		Nombre, apellidos o razón social.	NIF.		Tipo.	Cuota.

Al igual que ocurre con las facturas emitidas, el empresario o profesional está obligado a conservar las facturas recibidas que justifican las deducciones practicadas durante el periodo establecido por Hacienda.

En el libro de registro de facturas recibidas se deben numerar de forma correlativa cada una de las facturas y documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos por el empresario o profesional y a los servicios recibidos en el desarrollo de su actividad profesional.

Se anotarán, una por una, las facturas recibidas reflejando: número correlativo, fecha de expedición y realización, datos del expedidor de la factura junto con su número de identificación fiscal, base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria.

También se puede anotar un asiento resumen de las facturas recibidas en la misma fecha en el que se harán constar los números de las facturas recibidas asignados por el destinatario, la base imponible y la cuota impositiva global, cuando:

Cada una de ellas sea inferior a 500 euros.

No excedan en conjunto de 6000 euros (IVA no incluido).

Para una empresa comercial, su actividad se basa en la compra a los proveedores de los productos terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin que se produzca una transformación.

En empresas industriales, el inventario se amplía incluyendo productos de diversa naturaleza (materias primas, productos en proceso de elaboración, productos terminados, piezas y repuestos, etc.).

Según el tipo de actividad de la empresa los stocks pueden ser:

• Materias primas: que la empresa compra y somete a una transformación posterior para poder ser producto acabado. Ejemplo una fábrica de muebles tendrá un almacén de madera que necesita como materia prima para poder fabricar los muebles que vende.
• Productos semiterminados: se trata de productos en curso de fabricación. En el caso de la fábrica de muebles puede ser la madera que ha sufrido una transformación pero no es un mueble listo para la venta.
• De mercaderías o productos terminados: se trata de productos ya terminados y están ya preparados para ser vendidos. Es el caso de una tienda de muebles.
• De repuestos: se trata de piezas que van a sustituir a otras ya deterioradas en las máquinas utilizadas por la empresa en el ejercicio de su actividad.
• Envases y embalajes: los envases son recipientes que contienen al producto y que se destinan a la venta. Los embalajes protegen al producto en el almacén y durante el transporte.
• Residuos: durante la producción se pueden generar este tipo de restos que sobran y que algunos se pueden aprovechar y tienen un valor residual.

En primer lugar debes saber que ha de realizarse una recepción de las mercancías llevando a cabo un control cuantitativo (número) y En primer lugar debes saber que ha de realizarse una recepción de las mercancías llevando a cabo un control cuantitativo (número) y cualitativo (calidad). Si no se cumplen las condiciones acordadas en el pedido realizado al proveedor se efectuará la devolución correspondiente. Se trata de evitar dos cosas: (calidad). Si no se cumplen las condiciones acordadas en el pedido realizado al proveedor se efectuará la devolución correspondiente. Se trata de evitar dos cosas:

• Que se pierdan o se deterioren las mercancías.
• Que no se conozca la cantidad, valor.

Se debe recibir al transportista, guiarle hasta el lugar de descarga facilitarle el acceso y poner a disposición los recursos humanos y materiales necesarios para poder realizar la descarga.

Durante la descarga realizada por el transportista se debe realizar la oportuna inspección para identificar los posibles desperfectos separando los envases y embalajes que presenten algún tipo de desperfecto.

También se debe verificar que el número de bultos que se descargan coincide con el consignado en el albarán.

Por último se deben anotar los datos del transportista en un registro creado para este fin.

También se debe identificar la mercancía (marca, modelo, cantidad, estado de conservación y demás características de las mercancías).

Se firma el albarán presentado por el transportista que justifica la entrega de mercancía realizada.

La segunda de las funciones es la ubicación de las mercancías: es un error en la gestión de las existencias que no se conozca el lugar en el que están ubicadas.

¿Qué se debe realizar por parte de la empresa para evitar este error?

Colocar las mercancías recibidas de forma organizada en el almacén, de manera que se conozca su lugar de emplazamiento y se pueda acceder a él de forma inmediata.

Para que el traslado de los artículos en el almacén sea lo más eficaz posible, es preciso ubicar los de mayor movimiento lo más cerca posible de las entradas-salidas.

Se debe tener en cuenta aspectos tales como:

• El espacio disponible en el almacén.
• Las características físicas de las mercancías.
• El espacio necesario para el movimiento de las mercancías.

Para evitar que las mercancías se deterioren, la empresa debe tener en cuenta los métodos de protección adecuados mantenerlas a cubierto, mediante temperatura, envases y embalajes idóneos.

En lo que se refiere a la anotación de las existencias en los registros de entrada, a lo largo de este apartado sabrás que llevar un registro de las existencias en almacén permite conocer, el número de cada uno de los artículos almacenados, y comprobar periódicamente que las existencias recogidas en la ficha coinciden con las reales, que puede incluir datos como (fecha, proveedor, número de albarán, cantidad de mercancía, precio unitario, importe total y las observaciones que la empresa considere pertinentes).También debería haber una ficha de almacén de cada uno de los productos.

Como esta información suele sufrir fallos (pérdidas de las anotaciones, errores humanos), se pueden producir desviaciones entre el número de artículos que registran las fichas contables y el número real de ellos. Por todo ello, es necesario realizar periódicamente un recuento de los artículos existentes y adecuar el registro contable al real. Es decir se debe realizar un inventario, concepto que veremos más adelante.

La última de las funciones es: entregar los artículos a los destinatarios cuando estos lo soliciten evitando la rotura de stocks.

Ahora debes saber que gestionar los stocks tiene como objetivo determinar los momentos y cantidades de producto de los pedidos que se realizan para el aprovisionamiento. Este análisis se elabora a partir de un estudio gráfico de su comportamiento que nos permite determinar los puntos clave.
Cuando en la empresa entra un pedido el nivel de stock en almacén es máximo, a medida que se producen las ventas y hay salidas de almacén va disminuyendo las existencias como se puede apreciar en el gráfico. Si no hay stock de seguridad puede que se produzca la situación que aparece en el gráfico por imprevistos y se produce la rotura de stock. En este gráfico habrá tantos dientes de sierra como pedidos se realicen al año. Cuántos más pedidos más costes de hacer pedidos habrá y cuántos más productos en almacén más costes de almacenaje pero menos coste de rotura de stock. En este apartado vamos a ver cómo la empresa debe encontrar el equilibrio para ser más eficiente, basándose en el cálculo de la cantidad óptima de pedido. El gráfico que ilustra el comportamiento del almacén se basa en el modelo Wilson que se expone a continuación:

Los términos necesarios para calcular la cantidad económica de pedido y que ilustran el gráfico anterior son:

• Stock mínimo: cantidad mínima que se precisa en el almacén para evitar la rotura de stocks.
• Stock máximo: cantidad de stocks que es posible almacenar de cada artículo y que debe corresponder con la cantidad almacenada después de cada reposición.
• Stock de seguridad (Ss): cantidad de stocks para cubrir situaciones imprevistas.
• Q: cantidad total de producto que entra en cada periodo. Total de demanda al año.
• D: días que dura el ejercicio.
• a: coste de almacenamiento por unidad de producto.
• p: coste administrativo de realizar un pedido.
• T: tiempo que dura el ejercicio económico (1 año).
• t: plazo de reposición (plazo de entrega desde que se solicita el pedido).

Punto de pedido: es el número de unidades que debe haber en el almacén en el momento de hacer el pedido para poder evitar la rotura de stocks. ¿Cómo se calcula?:

Plazo de reposición: tiempo que se tarda en recibir la mercancía desde que se pide, es decir el número de días que tardan en servirnos la mercancía los proveedores.

Cantidad económica de pedido: es el número de unidades que se deben adquirir en cada pedido para minimizar el coste de los stocks. ¿Cómo se determina?

En una empresa es necesario que valores las existencias, sobre todo cuando lo habitual es tener varias partidas que han entrado en el almacén compradas a precios distintos.

¿Cómo hemos de valorar las entradas en el almacén? En el Plan General de Contabilidad en concreto en la norma de valoración 13.a, señala que la valoración de las existencias se hará al precio de adquisición.

¿Qué entendemos por precio de adquisición?

Es el importe del producto consignado en la factura al que hay que sumar todos los gastos adicionales que se producen hasta que el producto esté ubicado para su venta y que según el PGC son (gastos de transporte, seguros, impuestos salvo el IVA como aranceles de aduanas, etc.).

Para que puedas valorar las salidas de almacén y las existencias finales hay diversos métodos.

Los dos métodos admitidos por la normativa contable son:

• FIFO.

  Según este método las existencias que salen del almacén deben ser las más antiguas o primeras que entraron. En el almacén quedarán entonces las últimas que entraron y se valoran al precio de las más nuevas.

• El precio medio ponderado.

  Según este método, se ha de calcular en primer lugar el precio medio. ¿Cómo se calcula el precio medio? Es el resultado del cociente entre el importe total (cantidades multiplicadas por el precio) y el número de unidades. Este precio varía cada vez que se produce una nueva entrada. Las salidas de existencias se valoran al precio resultante después de la última compra realizada.

  Se puede utilizar para mercancías que no tienen prioridad en la salida del almacén, y por lo tanto se trata de productos duraderos sin que se produzcan importantes cambios en su valor.

  Ya no se reconoce el LIFO en el NPGC de 2007 como método de valoración de existencias como ocurría en el PGC de 1990.

La empresa debe decidir qué método de valoración de las existencias va a aplicar y que le resulte más conveniente, pero no puede cambiarlo constantemente sino que ha de mantenerlo un tiempo mínimo que se indica en la normativa contable.

Es importante que sepas que la empresa debe conocer la situación real de sus stocks. El análisis de las fichas de almacén nos permite disponer de la situación teórica pero como ya hemos visto en apartados anteriores es preciso contrastar esos datos con la realidad. Con este objetivo se elaboran los inventarios.

¿Pero, qué es un inventario? Desde el punto de vista de la gestión de stocks, un inventario es el recuento físico que permite la descripción y valoración de las existencias de la empresa que queda reflejado en un documento en un momento determinado.

¿Para qué sirve un inventario? Nos indica el valor contable y real que tienen las existencias en cada momento. Para conocer la ubicación de las existencias: almacén, fábrica, tienda, etc. Finalmente aporta información que sirve para la toma de decisiones sobre la ubicación, organización y gestión de los almacenes.

Un sistema de gestión de almacén muy utilizado en determinados sectores productivos como el caso del sector del automóvil es el sistema de "just in time" que consiste en trabajar bajo demanda, es decir sólo se producirá cuando sea necesario para atender una demanda concreta.

En primer lugar es importante que sepas que existen varios tipos de inventarios:

• Periódico: es el que se elabora una vez al año y es global para todos los artículos.
• Permanente: se elabora teniendo en cuenta algún factor que nos pueda interesar como puede ser por el valor de las mercancías, por su fecha de caducidad, etc.
• Cíclico: a diferencia del Periódico suele tener una periodicidad inferior al año.

En cuanto al modelo de inventario, te proponemos el siguiente:

Modelo de inventario

Código del producto	Descripción	cantidad	Coste unitario	Importe total

El Sistema ABC.

Para gestionar los inventarios las empresas suelen recurrir al sistema ABC que se fundamenta en la Ley de Pareto, según la cuál al 20 % del inventario o un porcentaje pequeño del total del Inventario de la empresa, se le adjudica el 80 % del valor total del mismo.

Al constatarse que esta regla se producía en un gran número de empresas se utiliza este sistema para de esta forma decidir el grado de atención que se le presta a los distintos artículos que forman parte del almacén. Según este sistema se pueden dividir las existencias totales del almacén en tres grupos de productos:

• Grupo A: sería el formado por un número reducido de artículos (en un porcentaje que puede estar entre el 5 % y el 20 %) pero que representa un alto porcentaje del valor total del inventario.
• Grupo B: suponen un porcentaje mayor de productos en torno al 30 % - 40 % y que representan un porcentaje similar del valor del inventario.
• Grupo C: representa el mayor número de productos del almacén alrededor del 60 % del total pero sin embargo representan un valor menor en el total del inventario que puede ser alrededor del 20 % incluso menos.

Según lo anterior la empresa debería centrase en los artículos de tipo A ya que representan el mayor valor dentro del Inventario y necesitan de inventarios periódicos y de un mayor control con revisiones continuas. La importancia se va reduciendo para el grupo B y es todavía menos importante los artículos del grupo C.

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