Gestión de archivos y búsqueda de información.

Seguro que has oído hablar en repetidas ocasiones de Internet. La mejor definición que se puede hacer de Internet es que es una red de ordenadores que están conectados entre sí. Una red compuesta de millones de ordenadores distribuidos por todo el mundo.

Pero para poder comunicarse y lo que es más importante, para poder entenderse, los ordenadores necesitan de un lenguaje común. Los humanos hablamos diferentes idiomas, español, inglés, francés, etc. Ese idioma común de los ordenadores se le llama TCP/IP.

Pero ese lenguaje sería muy difícil de entender para las personas corrientes. Por ello, a nosotros nos resultan más conocidas las páginas de Internet, muchas de las cuales comienzan por www. De esa forma asociamos normalmente Internet a la consulta, lectura o visualización de páginas de diferente contenido, desde periódicos o canales de televisión hasta páginas de grandes empresas y corporaciones.

Pero además del uso anteriormente explicado, puedes usar Internet para muchas más cosas, como por ejemplo:

• El envío de correo electrónico, los conocidos como e-mails, a través de un sistema denominado SMTP.
• También se pueden compartir o enviar archivos, documentos, etc. A través de los protocolos FTP y P2P.
• Las más que conocidas conversaciones en línea, a través de otro protocolo o lenguaje, conocido como IRC.

Debes saber que los exploradores o navegadores son programas que buscan y muestran páginas web.

Con ellos no sólo podemos ver textos, sino también gráficos y trabajar con hipertextos los que en su mayoría están en lenguaje HTML.

Navegar básicamente consiste en pasar de una página a otra mediante enlaces, también llamados links, para movernos libremente en la web.

Internet es una amplia red de servidores interconectados y los exploradores son las herramientas que nos permiten ingresar a la vasta autopista de información.

Los navegadores de la actualidad posibilitan experimentar la visualización de vídeos, música, gráficos, animaciones, hipervínculos y obviamente texto. Todo ello en los más variados formatos y protocolos.

En los servidores se guardan las páginas y archivos, y mediante un protocolo conocido (como por ejemplo HTTP o FTP) los navegadores se comunican con un servidor posibilitando la visualización de los sitios web.

El navegador web es posiblemente el software más importante de tu equipo. Pasas una gran parte de tu tiempo conectado a Internet en el navegador.

Cuando realizas búsquedas, chateas, envías mensajes de correo electrónico, realizas compras, accedes a tu banco online, lees las noticias y ves vídeos online, a menudo lo haces a través de un navegador.

En cuanto a popularidad y cantidad de usuarios a nivel mundial el rey en números es el Internet Explorer, seguido de Mozilla Firefox que le va ganando terreno.

Vas a aprender el manejo del explorador de Microsoft, cuyo nombre es Windows Internet Explorer.

Existen muchas versiones, ya que es un programa que se utiliza desde 1995 y actualmente más del 90 % de los ordenadores del mundo utilizan alguna de sus versiones.

Además, este programa, pese a no ser multiplataforma, esto es, que se pueda usar con cualquier sistema operativo, es un programa totalmente gratuito.

Sus principales botones son los siguientes:

• Flecha atrás: Para volver a la página anterior.
• Flecha Adelante: Para ir a la página siguiente de las ya visitadas.
• Barra de direcciones: Con las direcciones de las páginas web.
• Buscar: Muestra páginas ya visitadas.
• Actualizar: Para recargar la página.
• Detener: Para parar la carga de la página.

No es necesario que recuerdes o te apuntes las direcciones más utilizadas o que consideras más interesantes. Una vez visitadas te vamos a mostrar cómo puedes guardarlas en una carpeta especial llamada Favoritos.

Según sea la versión de tu navegador puede tratarse de un botón o de una lengüeta en la barra de tareas.

Haciendo clic en ese menú desplegable se muestras tres opciones:

• Las páginas más visitadas.
• El historial.
• Los Favoritos.

Normalmente, la primera vez que utilizas Internet Explorer la página de inicio ya está elegida de manera predeterminada y evidentemente suele ser la misma del navegador.

Pero se puede cambiar. Puedes elegir cualquier página web para que sea la primera que aparece al abrir Internet Explorer.

Para hacer esto, ve a la página que desees, haz clic en el botón de página de inicio, el de la casita, y a continuación, en Agregar o cambiar la página principal.

Aparecerá un nuevo menú para seleccionar como página de inicio aquella en la que te encuentres.

Es importante que sepas que existen otros navegadores que al igual que el que hemos visto son gratuitos como por ejemplo: Mozilla Firefox.

En general es el preferido por los internautas particulares, alcanzando un nivel global del 20% de los navegadores usados, especialmente en Europa, sin embargo, apenas está presente en las empresas. Ni siquiera el 1% de ellas a nivel mundial lo utiliza.

Es bastante sencillo de uso y tiene muchas opciones, por ejemplo para configurar su apariencia, esto es, los colores y forma de presentación del programa en la pantalla, llamado en inglés skins.

Además es un programa multiplataforma, es decir, que puede utilizarse con cualquier sistema operativo.

Otra de las opciones es Google Chrome es un navegador web desarrollado por Google. Sin embargo, no ha tenido la expansión esperada y apenas un 15% de los internautas lo utilizan, especialmente europeos.

Sin embargo, Google Chrome es un navegador bastante rápido si lo comparamos con el resto. Y principalmente tiene la ventaja de estar completamente interrelacionado con el buscador Google, el más utilizado en Internet.

Las aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a través de Internet mediante un navegador debes saber que se denominan aplicación web.

Existen aplicaciones como webmails, webblogs y la propia Wikipedia que son muchas de ellas gratuitas y de fácil acceso.

Algunas de las aplicaciones más comunes y utilizadas, entre otras muchas, son:

Java: que te permite conversar en línea, participar en sesiones de chat con internautas de todo el mundo o calcular los intereses de una hipoteca o un pedido, entre otras muchas aplicaciones.

Es también muy utilizada en el comercio electrónico sobre todo por las empresas.

Adobe Flash Player: es una aplicación que suele ser utilizada para ver aplicaciones, contenidos y vídeos en pantallas y exploradores.

Vas a aprender que la compresión y descompresión de archivos resulta un método muy conveniente para almacenar archivos en nuestro ordenador de manera que ocupen menos espacio. Existen varios programas que realizan tales funciones y ahora te vamos a mostrar dos de ellos, los más usados.

El más usado y conocido es WinZip siendo una de las mejores herramientas para la gestión de archivos comprimidos, los cuales guarda en un formato ZIP.

Es un producto comercial con una versión de evaluación gratuita y que solamente se ejecuta en ordenadores que utilicen Windows, en cualquiera de sus versiones.

Pese a ello sigue siendo el programa de compresión más utilizado.

El otro programa de compresión que es ampliamente utilizado es WinRar, el cual está considerado como una de las mejores herramientas para la gestión de archivos.

Aunque es un producto comercial, existe una versión de prueba gratuita. Además, con cada nueva versión de WinRar se suelen añadir innovaciones e incorporar nuevas funciones.

En primer lugar debes saber que WinZip no es un programa shareware, es decir, de libre distribución. Por tanto no es un programa gratuito, puede copiarse libremente y probarse durante varios días, pero pasado un tiempo de prueba se debe comprar la licencia. Al pasar ese plazo, dejará de funcionar y si decidimos continuar usándolo, debemos registrarnos

La función principal del programa es comprimir archivos o directorios completos. La forma de hacerlo es bastante simple, gracias a sus menús desplegables que son muy claros e intuitivos.

Por ejemplo, si lo que queremos es comprimir un archivo o un directorio, lo buscaremos en nuestro disco duro, una vez seleccionado pulsamos el botón derecho del ratón sobre él, tras lo cual parecerá el siguiente menú:

Una vez que hemos seleccionado Añadir a nombre de fichero (Add to inicio.zip en la imagen) en el directorio donde estábamos situados se va a crear un archivo comprimido, cuyo icono distintivo es el de WinZip, el cual hemos visto en el apartado anterior.

Ahora vas a ver que la forma de comprimir los archivos es igual que lo que hemos visto en el apartado anterior. La diferencia es que previamente debemos seleccionar los elementos a comprimir. Tras lo cual el menú que aparecerá será idéntico al anterior.

Por defecto, es decir, de forma habitual salvo que cambiemos manualmente la acción, nos generara un archivo comprimido con el mismo nombre del archivo o carpeta que tenemos. Si quisiésemos modificar esto, tenemos las siguientes opciones:

• Nombre del archivo comprimido: Aquí podrás poner el nombre que te resulte más interesante y adecuado.
• Ubicación del archivo: Podemos guardarlo en cualquier unidad tanto en el escritorio, como en el disco duro o en otro tipo de sistema de memoria externa.
• Tipo de compresión: WinZip permite varios tipos de compresión, desde normal hasta super-rápido.
• Contraseña: Si quieres proteger los archivos, puedes poner una contraseña que permita abrir el fichero comprimido.

Para elegir entre estas opciones, seleccionamos la opción "Add to Zip file" para que nos aparezca el siguiente cuadro de diálogo en el que podemos modificarlas:

Debes saber que para descomprimir archivos, basta con hacer doble clic al archivo comprimido para que aparezca una ventana con todos los ficheros y carpetas que componen dicho archivo, como muestra la imagen:

Para ver el contenido de cada archivo basta con hacer doble clic en él y se abrirá en el programa correspondiente, tratamiento de textos, hoja de cálculo, etc.

En el caso de la imagen son ficheros con extensión PDF por lo que se abrirán con Acrobat Reader.

En este apartado vas a aprender a extraer o descomprimir archivos ZIP.

Para ello tienes que pulsar el botón Extract o extraer tras lo cual te aparecerá una ventana parecida a la de la imagen:

Para descomprimir podemos seleccionar:

• Todos los ficheros.
• Algún fichero indicando su nombre.
• Los ficheros seleccionados.

Igualmente puedes elegir dónde quieres que sean extraídos los ficheros: en el disco duro, en la carpeta de mis documentos, en una unidad externa, etc. Para eso tienes que seleccionar en la ventana del "mini-explorador de Windows" que aparece, el lugar donde quieres descomprimir los archivos.

Hay otras opciones de las que dispones son:

• Borrar ficheros antiguos.
• Utilizar los mismos nombres de directorios que en el archivo comprimido.
• Sobrescribir ficheros existentes.

Una vez que hemos elegido el formato y ubicación de descompresión debes pulsar el botón Extract o extraer para finalizar la operación.

Te mostramos cuáles son los buscadores de información más utilizados:

• En primer lugar Google, que sin lugar a dudas hoy en día es el buscador más utilizado en el mundo. Especialmente en el mundo occidental, sin embargo en algunos países asiáticos como Corea, China, todavía no está tan extendido.
• Otro de los buscadores es Yahoo!, el cual permite que el usuario puede personalizar sus búsquedas a través del servicio "My Yahoo! Search". Así, puedes ir guardando los enlaces que desees e incluso introducir comentarios personales.
• Y otro de ellos es Ask Jeeves que incluye unos "prismáticos", que permiten visualizar la página sin necesidad de entrar, un sistema que las última versiones de Google también incluyen. Así no es necesario abrir la página para saber si es la que buscabas.

En este apartado vas a aprender cómo realizar las búsquedas a través de Google:

• Lo primero será que hagas una búsqueda simple, para ello basta con escribir algunas palabras y presionar la tecla "Entrar", tras lo cual el buscador te mostrará una lista de resultados de distintas páginas.
  • Por ejemplo: Formación.
• Para realizar búsquedas más complejas se pueden introducir varias palabras, de esa forma Google sólo te muestra aquellas páginas que incluyen todas las palabras de la búsqueda.
  • Por ejemplo: Formación profesional ministerio de educación.
• Las búsquedas Google no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Todas las letras, independientemente de cómo estén escritas se consideran minúsculas.
  • Por ejemplo: Formación profesional Ministerio de educación y Formación Profesional Ministerio de Educación
• Producen el mismo resultado.

Si te fijas, bajo la caja para escribir las palabras de la búsqueda hay un botón "Voy a tener suerte" te lleva directamente a la primera página web de la consulta. No verás otros resultados pero si tienes suerte será muy rápido.

Los vínculos superiores de la barra de Google te permitirán realizar búsquedas específicas, imágenes, noticias, vídeos, etc.

Por ejemplo, en la imagen se muestra el resultado de buscar imágenes relacionadas con la Formación Profesional.

Podrás realizar búsquedas en la web, solamente de imágenes o de vídeos.

Se pueden buscar en las últimas noticias o se puede buscar una dirección o localidad a través de Google maps, el cual permite en muchas localidades situarse incluso a nivel de calle.

Pero además de todo lo anterior Google también te permite múltiples búsquedas, todavía más especiales y específicas, como puedes ver en la imagen.

Además de todo lo que has aprendido en los apartados anteriores es importante que sepas que Google cuenta con una serie de herramientas, todas ellas gratuitas, que te permiten comunicar, compartir y mostrar con millones de usuarios o clientes otro tipo de información.

Para una empresa los más útiles pueden ser, el calendario, que permite compartir la agenda y los principales eventos con el resto del personal así como con clientes y proveedores.

Google Docs permite subir archivos de texto para que sean consultados por muchos usuarios.

Lo mismo sucede con Picasa que permite compartir imágenes.

Otra utilidad es su traductor, que aunque tiene que mejorar en algunos aspectos, nos permite la consulta de páginas en otros idiomas que de otra forma no sería posible.

Es importante que sepas que el término Web 2.0 hace referencia a aplicaciones que facilitan el compartir información.

Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí, como creadores de contenido generado por usuarios en una comunidad virtual, a diferencia de sitios web donde los usuarios se limitan a la observación pasiva de los contenidos que se ha creado para ellos.

Ejemplos de la Web 2.0 son comunidades web, de servicios web, aplicaciones web, las redes sociales, los servicios de alojamiento de vídeos, presentaciones, las wikis, blogs, etc.

El uso de las nuevas tecnologías te permite la comunicación rápida a través de redes, las cuales permiten comunicarte con los proveedores y los usuarios.

• El Correo Electrónico: Ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos, presupuestos, facturas, albaranes, órdenes de compra, etc.
• La Intranet: Permite que los ordenadores de una empresa estén conectados entre sí, compartiendo archivos, carpetas o documentos.
• Internet: Permite tener mucha documentación compartida y accesible para distintos usuarios o clientes, como por ejemplo catálogos, listas de precios o servicios, etc.

Debes saber que la principal función del archivo consiste en conservar documentos, ya que la ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación.

Normalmente en una empresa lo más importante es conservar las facturas recibidas y emitidas por un periodo de 5 años, para en el caso de recibir una inspección se puedan mostrar al inspector.

Otra función del archivo es la de ser un centro de información permitiendo consultar datos de clientes y proveedores o recabando información de las relaciones mercantiles que se han tenido con ellos, compras, ventas, prestaciones de servicios, etc.

En este apartado vas a conocer cuáles son las principales fases en lo referente al tratamiento de la documentación.

En primer lugar debes tener un archivo de oficina. Aquí tendrás los documentos en trámite, las últimas facturas, albaranes, pedidos pendientes, etc. Pero si éste ha finalizado, cada año o 2 años, los documentos suelen pasar al archivo central, ya que no tiene sentido mantenerlos en la oficina.

La mayor parte de las grandes empresas tienen edificios o locales específicos para ello.

El archivo central recibe los documentos tramitados en la oficina al cumplirse un plazo estipulado. Dependiendo de la empresa y su volumen de generación de documentos cada año o dos años se realiza el traslado de esta documentación.

Ahora verás cómo organizar la documentación de una manera eficaz de acuerdo a unos criterios básicos y sencillos, piensa que esto sirve tanto para documentos y carpetas físicas, como para la documentación que tengas en tu ordenador del trabajo:

• Los documentos a archivar han de ser originales o copias únicas (minutas). Como facturas, albaranes, informes, etc.
• Lo mejor es usar carpetas y subcarpetas indicando la información necesaria para identificar la documentación que contienen. Por ejemplo: Facturas pendientes o reclamaciones.
• Organiza las carpetas por años. Por ejemplo, pese a que sea el mismo cliente o el mismo proveedor es mejor separar sus documentos por año natural, esto es 2011, 2012, etc.
• Una vez organizadas las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores busca un lugar accesible y claro, evitando por ejemplo mezclar clientes, con proveedores o documentación de años distintos.
• No olvides poner siempre un nombre claro a cada carpeta, física o del ordenador, por ejemplo:
  • Transportes Pérez: Facturas pendientes. Año 2011.
• Por lo tanto la mejor forma de organizar las carpetas es en orden alfabético, cronológico, y/o numérico.

Debes saber que según establece la Agencia Tributaria las empresas están obligadas a conservar durante un plazo fijado en la ley una serie de documentos.

• Las facturas.
• Las copias de las facturas expedidas.
• Los recibos justificativos de reintegros.
• Los documentos acreditativos del pago de impuestos.

Además de una serie de libros contables, fundamentalmente de ingresos y gastos.

Actualmente muchas empresas emiten facturas no solamente físicas, sino en soporte digital, pueden ser archivos generados por programas específicamente diseñados para ellos, por lo que la documentación exigida por la ley ya no solamente está en soporte papel y archivado en carpetas o cajas. Muchas de ellas se encuentran en nuestro ordenador de trabajo.

En primer lugar es importante que sepas diferenciar entre archivo físico y archivo informático.

El archivo físico es el que de forma permanente almacena la información de presupuestos, facturas, albaranes, órdenes de compra, actas de reuniones, etc.

Dependiendo del tamaño de la empresa y la cantidad de información generada éste suele estar en las mismas instalaciones de la empresa o incluso en naves o edificios especiales dedicados a tal efecto.

En cuanto al archivo informático, normalmente estructuran la información guardada en el disco duro. La mayoría de los sistemas operativos poseen su propio sistema de archivos, como bien puedes ver en la imagen.

Lo habitual es que con un único ordenador se puedan almacenar todos los datos, pero según el tamaño de la empresa puede existir un servidor central que sirva para el almacenamiento de todos los datos de presupuestos, albaranes, facturas, órdenes de compra, etc.