Elaboración de hojas de cálculo.

Debes saber que una hoja de cálculo es un programa que permite trabajar con datos tanto numéricos como alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en hojas de filas y columnas).

Normalmente podrás realizar cálculos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Actualmente en el mercado existen distintos programas para la elaboración de hojas de cálculo, entre ellos cabe destacar:

• Calc, integrada en OpenOffice.
• Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office.
• Gnumeric, integrada en Gnome Office.
• Numbers, integrada en iWork de Apple.
• Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite.
• StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
• Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.

Para iniciar el uso del programa debes:

• Primero pinchar en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla.
• Luego pulsar la opción de Todos los programas.
• Busca el directorio Microsoft Office y selecciona Microsoft Excel 2007.

Te aparecerá la pantalla de inicio de Excel como a continuación.

Como puedes ver en la imagen, la pantalla tiene una barra de herramientas principal, en la parte superior, y una cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas, que es donde realizarás el trabajo.

Como puedes ver en la barra de herramientas se encuentran siete pestañas, las cuales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Si pulsas una de estas pestañas, podrás visualizas en pantalla las opciones que cada una de ellas contienen.

Por ejemplo en la pestaña de Inicio puedes ver las opciones de Portapapeles, Fuentes, Alineación o Número, entre otras.

En la parte izquierda de la pantalla, sobre la barra de herramientas encontramos la barra de Acceso Rápido, que permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rápida.

Como se puedes ver en la imagen, la barra contiene cuatro botones, los cuales son: Guardar, Deshacer, Rehacer y Abrir.

Debes saber que la hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.

El primer elemento es la Columna y luego la Fila.

Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números como puedes ver en las imágenes.

Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila.

Si te fijas la columna A y la fila 4 tienen una especie de marco de color diferente para destacar que tenemos seleccionada esa celda. Así que para trabajar en una determinada celda te debes colocar en ella con el cursor y a continuación podrás escribir en ella.

Puedes ver en la pantalla principal una barra, que muestra el cuadro de nombre de la celda y una barra de fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo. Como puedes ver en la imagen, se muestra el nombre de la celda A4; y la función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso como no se ha escrito nada, se encuentra vacía.

Si quieres escribir en la hoja de trabajo, coloca el cursor en la celda donde quieras trabajar. Para ello puedes mover el cursor en dirección a donde quieras escribir, bien a través de las flechas de movimiento del teclado bien con el ratón.

Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, posiciónate en ella y escribe: Nombre del Empleado.

Si observas el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta información.

Sin embargo podemos ampliar el tamaño de las celdas. Para ello debes posicionarte en el límite entre las dos columnas C y D y te aparecerá una especie de doble línea paralela con la cual puedes incrementar la anchura de la celda.

Cuando te aparece esta especie de línea, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comienza a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño que quieras de la columna.

Al tener el ancho deseado suelta el botón del ratón. Deberías de tener una columna con un tamaño suficiente para mostrar Nombre del Empleado.

Puedes cambiar la altura de una fila, de igual manera que hemos hecho con las columnas. Para esto tienes que colocarte en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si quieres ampliar el ancho de la fila 3, colócate entre la 3 y la 4.

Luego pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado muévete hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila.

Has aprendido a moverte por la hoja de trabajo, bien a través del movimiento que le damos a las flechas del teclado o bien de una forma más rápida moviendo las barras de desplazamiento.

Fíjate que en la esquina inferior izquierda hay dos pequeñas flechitas que te permiten, moverte por la hoja. Además, dependiendo de la configuración del programa, al presionar Intro, en una celda determinada puedes moverte a otra. Normalmente al presionar Intro, se salta a la celda de abajo y si se presiona el tabulador, te desplazas a la columna de la derecha.

Normalmente al abrir por primera vez el programa nos aparecen tres hojas de trabajo diferentes en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando según quieras.

Si quieres aumentar una hoja más de trabajo, colócate en el último botón que aparece en el menú de hojas, que aparece representado por una hoja con un pequeño sol, pulsa sobre ella y se creará una nueva.

Ya tendrás cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva.

Toma como ejemplo la siguiente imagen.

Colócate en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. En este caso la C.

Como puedes observar, los atributos o la descripción no caben en el ancho de la columna o fila. Por tanto, puedes practicar aumentar el tamaño de la columna, como has aprendido en el apartado anterior. Una vez ya ampliadas las columnas podrás comenzar a escribir la información de los empleados.

Arreglemos un poco nuestra lista, para presentarla como una tabla:

• Comienza por centrar los atributos principales. Para ello colócate en la celda que quieras centrar.
• Busca en el botón Inicio de la barra de herramientas la opción Centrar de Alineación.
• Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.
• Ya tendrás los atributos centrados.

Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita:

• Colócate en primer lugar en Nombre y busca la opción Negrita (N) de la sección Fuente del botón Inicio de la barra de herramientas.
• Repite el último paso para las celdas D2 y E2.
• Ya tendrás las celdas marcadas en negrita y centradas.

Para dibujar la tabla alrededor de los datos tienes que:

• Sombrear el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información que hemos escrito.
• Sitúate en la celda a partir de la cual queremos sombrear, en este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comienza a mover el ratón para seleccionar toda la tabla.
• Ahora busca el botón para dibujar bordes en la opción Fuente, del botón Inicio de la barra de herramientas.
• Escoge dibujar Todos los bordes.

Ya quedará nuestra lista en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados.

Resulta útil la función de insertar filas y columnas, así por ejemplo si estamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas, y se nos ha olvidado información importante, podemos recurrir a la función Insertar.

Así como insertamos filas, también puedes insertar columnas.

Para cambiar el tipo de fuente sombreamos el área a la que queremos cambiar formato.

• Busca la opción en la barra de herramientas del botón Inicio.
• Despliega el menú y selecciona el tipo de fuente que quieras. En este caso Arial Narrow.

Si quieres cambiar el color de la fuente:

• Sombrea los datos a los que quieres cambiar el color.
• Busca en la barra de herramientas del botón de Inicio, Color de fuente.
• Despliega el menú de opciones y selecciona el color deseado. Por ejemplo el Rojo.

Y nuestra lista debería presentar el siguiente aspecto.

Comienza por escribir un presupuesto y los campos o partidas correspondientes. Escribe las cantidades presupuestadas en cada uno de los campos, por ejemplo, los primeros cuatro meses del año, unos conceptos, como los gastos de luz, teléfono, etc. Y unas cantidades mensuales.

Una vez que tengas un presupuesto vamos a dar formato a las celdas, por ejemplo vamos a cambiar el color del fondo.

• Para ello sombrea las celdas.
• Busca en la barra de herramientas el botón Color de relleno.
• Despliega el menú y selecciona el color de relleno, por ejemplo el verde. Ya tendrás las celdas seleccionadas con relleno de color verde.

Si las palabras de los campos no pueden leerse en la columna porque el espacio no es suficiente se puede ampliar el tamaño de la columna.

• Colócate en la celda a la que quieras aumentar el alto de su fila.
• Pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá un menú.
• Selecciona la opción Formatos de celdas y se abrirá otro menú de opciones.
• Selecciona Ajustar texto.
• Elige en las opciones la alineación, fuente etc.

Si escribes las cantidades en las celdas éstas aparecen sin separador de miles ni decimales. Pero puedes dar este formato a las celdas para que lo muestren.

• Selecciona el área a la que quieres dar formato.
• Selecciona y pulsa de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar el estilo de miles.

Si lo que queremos es combinar celdas.

• Selecciona el área a la que quieres dar formato.
• Selecciona el botón Combinar y centrar la alineación de la barra de herramientas.

Debes tener en cuenta que los pasos para guardar un archivo son los siguientes:

• Una vez hemos terminado nuestro trabajo y lo queremos guardar, nos colocamos en el botón Office.
• Pulsamos el botón Office y se desplegarán las opciones principales.
• Seleccionamos Guardar como.
• Se nos abrirá la pantalla de controles de Guardar.
• Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente.
• Por último pulsamos el botón Guardar.

Si lo que queremos es abrir uno ya guardado.

• Nos colocamos en el botón Office.
• Desplegamos el botón Office y seleccionamos la opción Abrir.
• Aparecerá un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos.
• Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, desplegando la flecha de acceso.
• Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir.
• Pulsamos el botón Abrir.

Para que el programa reconozca una operación cualquiera, tienes que utilizar el signo igual. Este indica que vas a hacer un cálculo numérico en dicha celda.

Luego si queremos hacer una operación matemática lo primero será escribir el signo igual (=), luego las operaciones a realizar.

• Suma +
• Resta –
• Multiplicar *
• Dividir /

Finalmente al pulsar Intro, obtendremos el resultado.

Una función importante de la hoja de cálculo es que te facilita el trabajo cuando tienes muchos datos, que puedes repetir en otra celda. Esta es la función denominada de generación de lista. A medida que escribas datos, la hoja de cálculo va generando una lista a la cual puedes acceder y seleccionar en cualquier momento.

Las hojas de cálculo presentan muchas funciones pre-establecidas que te serán de utilidad, no solo para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino también para operaciones estadísticas y financieras, entre otras.

Pulsa el botón Fórmulas de la barra de herramientas y se despliega el menú de funciones.

Si por ejemplo quieres hacer la suma de una columna donde hayamos introducido una serie de datos numéricos, deberás seleccionar la autosuma.

• Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado.
• Seleccionaremos el botón de Autosuma.
• Sombreamos el área de cálculo, la fila o columna, por ejemplo que deseemos sumar.
• Pulsamos Intro y el resultado será una suma de toda la fila o columna de datos.

Debes saber que una de las funciones más sencillas, pero no menos importante, es la función Contar, que te será muy útil cuando son muchas las celdas y necesitamos saber el número de elementos que tenemos en un listado o en una tabla. Un listado de clientes, de envíos, etc.

Si escribes por ejemplo una serie de números, digamos del 1 al 10:

• Ahora selecciona la celda donde quieres el resultado.
• Pulsa el icono Fórmulas de la barra de herramientas.
• Se desplegará un menú con funciones, como puedes ver en la imagen (lo cuál no significa que solo sean estas las funciones que posee la hoja de cálculo).
• Selecciona la función Autosuma.
• Se abrirá un cuadro de controles de esta función.
• Selecciona Contar números.
• Sombrea las celdas que quieras contar.
• Pulsamos Intro en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

En esta lista es muy fácil contar los elementos, sin embargo la función Contar es muy útil cuando son muchas las celdas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el número de elementos.

Una hoja de cálculo también te facilita la creación de series alfanuméricas lógicas. Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los dos primeros, enero y febrero, sin necesidad de escribir los doce meses del año.

En el caso de que sean series mensuales:

• Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie.
• Sombrea estos dos meses.
• Pulsa en el botón negro que puedes ver en la parte inferior derecha de la imagen.
• Aparecerá una pequeña cruz.
• Sin soltar el botón izquierdo del ratón muévete hacia la derecha hasta crear los doce meses del año.
• Suelta el ratón y ya estarán nuestros meses creados.

Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, te será muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.

Para poder realizar funciones entre ellas, debes de darle un nombre a las celdas.

Por ejemplo, vamos a trabajar con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre, de los meses de enero a junio, de cuatro productos: martillos, clavos, sierra y tuercas.

• Sombrea el rango que queremos nombrar. Por ejemplo, todo el mes de abril y sus ventas.
• En el Cuadro de nombres, justo al lado izquierdo de la barra de fórmulas, escribe el nombre que pondremos al rango.
• Por ejemplo, abril.
• Pulsamos Intro en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos.

En una hoja de cálculo también puedes copiar los datos de forma, que no solamente copie los datos alfanuméricos sino también el formato, fórmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar.

Si tenemos dos columnas de números y quieres tener en una tercera columna la multiplicación de las cifras de las columnas contiguas, en vez de realizar la multiplicación tantas veces como sea necesario, podemos copiar a partir de la fórmula escrita una sola vez.

Para copiar fórmulas sigue los siguientes pasos:

• Colócate en la celda donde quieras el resultado de la multiplicación.
• Escribe la fórmula de las cifras que queremos multiplicar.
  
• Una vez tenemos el resultado ubicado en la tercera columna y en la segunda fila según la imagen anterior, es decir en la celda C2, con el cursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar y arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicación.
  

En primer lugar vas a aprender cómo hacer un gráfico. Normalmente la opción de Gráficos se encuentra en la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas.

Y presenta una amplia gama de gráficos por realizar, de columna, de líneas, circulares, de barra, de área, de dispersión y si seleccionamos otros gráficos veras más opciones.

Para hacer un gráfico tienes que seleccionar los datos que quieras convertir en un gráfico y selecciona el tipo de gráfico que mejor se ajuste a esos datos, por ejemplo escoge un gráfico de Columna.

Si pulsas se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico Columna. Selecciona el gráfico específico que más te guste, cilíndrico, cónico, en pirámide, etc.

Se creará en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos seleccionado.

Si por ejemplo hemos creado una tabla de evolución de las ventas a lo largo de varios meses, en uno de los ejes aparecerán los nombres de los meses y en el otro los valores de las ventas.

Una vez creado un gráfico, si abres la barra de herramientas aparecerán tres pestañas que comprenden las funciones específicas para edición y formato de un gráfico.

En primer lugar aparece la opción de Etiquetas, la cual a su vez contiene el Título del gráfico, los Rótulos del eje y otras opciones como la Leyenda, las Etiquetas de datos y la Tabla de datos.

Si quieres cambiar el título del gráfico tendrás que pulsar en Título de gráfico.

En el gráfico de la hoja de cálculo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico, donde escribiremos el Nombre, Ventas, Ingresos, etc.

Con la opción de Rótulos del eje lo que podremos hacer es darle un título a los dos ejes de nuestro gráfico. Por ejemplo, uno de ellos pueden ser los meses del año y el otro Euros, así tendríamos un gráfico que nos mostrase la evolución de las ventas o los ingresos de la empresa a lo largo del año.

Debes saber que la función para incluir dibujos o formas se encuentra en el botón Insertar de la barra de herramientas.

Como puedes ver tenemos varias ilustraciones para insertar. Se pueden insertar imágenes, bien ya prediseñadas o que tengamos almacenadas en nuestro ordenador, como la imagen o el logotipo de la empresa.

Se pueden insertar diversas formas, líneas, rectángulos, flechas, etc.

Y en el caso de la imagen puedes ver la opción de SmartArt que incluye listas gráficas y diagramas, organigramas o gráficos más complejos, como por ejemplo, de ciclo, de matriz o de jerarquía, entre otros.

Para que te puedas crear un grafico selecciona Insertar y luego el Tipo de gráfico. En este caso hemos seleccionado un SmartArt del tipo jerarquía, con el cual puedes, por ejemplo hacer el organigrama de la empresa.

Una vez creado el gráfico podemos seleccionar el diseño que más nos interés.

Así por ejemplo existen varios diseños pre-definidos por la hoja de cálculo, también podemos cambiar los colores del gráfico.

Si quisiésemos agregar nuevas forma una forma sencilla es seleccionar la forma de la que dependerá la nueva y con el botón derecho del ratón seleccionar Agregar forma. Bien puede ser debajo, delante, detrás, etc.