Utilización de bases de datos para el tratamiento de la información administrativa.

En la actualidad, y debido al desarrollo de las nuevas tecnologías en ámbitos como pueden ser la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, lo cual ofrece muchas posibilidades de solucionar el problema del almacenamiento de datos.

Existen una serie de programas denominados sistemas gestores de bases de datos que permiten almacenar datos para acceder posteriormente a los mismos de una manera rápida y estructurada.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos datos de distinto tipo, algunos de ellos pueden estar protegidos por las leyes de distintos países. En España, por ejemplo, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de datos de carácter personal.

En el mercado, existe una amplia variedad de programas de bases de datos, tanto de software libre como de pago, los más utilizados son los siguientes:

• Microsoft Access: Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado para ser utilizado en un entorno personal o en organizaciones de pequeño-mediano tamaño.
• Oracle: Se trata de un sistema de gestión de base de datos objeto-relacional, también conocido como ORDBMS, desarrollado por Oracle Corporation. La valoración de Oracle es la de considerarlo como uno de los sistemas de bases de datos más completos.
• FileMaker Pro: Es una aplicación multiplataforma que integra el motor de la base de datos con la interfaz, esto permite que los usuarios puedan modificar la base de datos al arrastrar elementos (campos, pestañas, botones...) a las pantallas o formas que suministra la interfaz.

Ahora vas a ver cuáles son las dos formas básicas de iniciar una base de datos:

• Desde el botón Inicio que está situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, debes situarte con el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio y se despliega un menú; al situar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, entonces debes buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, haces clic en él, y se iniciará el programa.
• Desde el icono de Access 2007 situado en el escritorio.

Cuando se inicia Access aparece una pantalla inicial como esta, donde puedes ver cuáles son sus opciones fundamentales.

Debes saber que la barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estás trabajando en este momento.

En el extremo de la derecha podrás ver los botones para Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar.

También hay una barra de acceso rápido en la que se incluyen las operaciones más habituales de Access como pueden ser Guardar, Imprimir o Deshacer.

Esta barra puede personalizarse, es decir que podrás añadir todos los botones que quieras. Para ello puedes hacer clic en la flecha desplegable situada en la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

Si pulsas en Más comandos, entonces se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que vas a ir viendo a lo largo de la unidad.

Debes saber que la barra de tareas contiene todas las opciones del programa presentadas de forma agrupada en pestañas. Si haces clic en la opción Crear, por ejemplo, verás aquellas operaciones que están relacionadas con los diferentes elementos que se pueden crear a través de una base de datos.

En general puedes hacer todas las operaciones a partir de estos menús. Pero las que son más habituales puedes añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el apartado anterior.

Puede ser que en algunos momentos algunas opciones no estén disponibles, las podrás reconocer porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman parte de la barra pueden ir cambiando según el momento en que el que te encuentres cuando estés trabajando con Access. Es decir que está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán más útiles en cada una de las pantallas.

Si pulsas la tecla ALT entrarás en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin necesidad de que tengas que utilizar el ratón para ello.

Aquellas opciones que no están disponibles en este momento se muestran semitransparentes.

Si quieres salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará y ocupará menos espacio. De esta forma sólo aparece el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a aparecer cuando vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

En este apartado te vamos a explicar cómo se ha de crear una base de datos.

En segundo lugar te mostraremos los pasos que has de realizar para:

• Abrir una base de datos
• Cerrar una base de datos que hemos creado previamente.

En primer lugar si quieres crear una nueva base de datos deberás seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office que aparece a la derecha de la pantalla.

Entonces te aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

A continuación debes seleccionar la opción Base de datos en blanco.

En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Ahora deberás indicar el nombre de archivo que tendrá tu base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación.

Entonces se te abrirá un cuadro de diálogo donde indicarás el nombre de la base de datos que estás creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro nombre de archivo debes escribir el nombre que quieres poner a tu base de datos. A continuación debes hacer clic en el botón Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparece la ruta y el nombre que escogiste. Ahora pulsa el botón Crear para crear la base de datos.

Es importante que conozcas la tabla de trabajo que se abre al crear una base de datos.

Automáticamente se habrá creado nuestra nueva base de datos, a la cual Access le asignará la extensión .accdb. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar los datos. Una tabla es el elemento fundamental de cualquier base de datos ya que el resto de objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podrás seleccionar todos los objetos que deban crearse dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. Puedes ocultarlo si haces clic en el botón Ocultar. Si despliegas la cabecera del panel podrás elegir qué objetos mostrar y de qué forma.

Puedes cerrar una base de datos de varias formas:

• Cerrando Access: Ir al botón de Office y pulsar el botón Salir de Access o bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana base de datos.
• Sin cerrar Access: En el botón de Office, elegir la opción Cerrar Base de datos.

Puedes abrir una base de datos que ya existe desde tres sitios distintos:

• Desde el botón de Office: haces clic en el botón de Office y eliges la opción Abrir.
• Desde los documentos recientes del botón de Office: Si despliegas el botón de Office donde se muestran las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes, puedes hacer clic en la que quieras abrir.
• Desde la ventana de introducción a Microsoft Office Access: Si abres Access desde su icono situado en el escritorio o desde Inicio → Todos los Programas, aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En la parte d erecha verás el marco Abrir Base de datos reciente.

Para que puedas crear una tabla de datos tienes que hacer clic en la pestaña Crear y poder así ver sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar las siguientes opciones:

Si pulsas en el botón Tabla se abre la Vista Hoja de datos, que consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que vayamos anotando en la columna se determinará el tipo de datos que tiene.

A través de Plantillas de Tabla se va a crear una tabla de entre un listado que ya viene definido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con tus datos.

Las listas de SharePoint consisten en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos que están almacenados en la lista o tabla con otras personas que tengan acceso al mismo sitio.

Ahora te explicamos la forma de crear una tabla en Vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que va a tener y otros elementos como claves, etc.

Una forma rápida de que puedas llegar a la vista diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista Diseño situada en la barra de estado.

Ahora verás que aparecerá la Vista de diseño de la tabla:

En la pestaña verás el nombre de la Tabla (como no hemos asignado un nombre a la tabla, la hoja de cálculo le ha asignado un nombre por defecto que es Tabla1).

A continuación se encuentra la rejilla donde definiremos las columnas que forman la Tabla, se utiliza una línea para cada una de las columnas, así en la primera línea o fila de la rejilla definirás la primera columna de la Tabla y así de forma sucesiva.

En la parte inferior tienes situadas a tu izquierda dos pestañas, General y Búsqueda para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estás definiendo.

A la derecha tienes un recuadro con un texto que nos ofrece ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho nos indican que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. De esta forma irás rellenando la rejilla y definiendo cada una de las columnas que compondrá la Tabla.

En la primera fila puedes escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla Intro, pasas al tipo de datos, que por defecto aparece texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo, puedes hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa cómo una vez que tengas algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder señalar más características del campo. A continuación pulsa la tecla Intro para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatoria utilizarla ya que solo sirve para introducir un comentario, como puede ser una descripción del campo de forma que así la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir, este comentario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos. Repite el proceso hasta completar la definición de todos los campos o columnas de la Tabla.

¿Qué es la clave principal? Antes de guardar la tabla debes asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor único para cada una de las filas de la tabla y te servirá como identificador de registros para poder saber sin cometer errores, el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal formada por más de un campo.

¿Cómo puedes asignar una clave principal? Mediante tres pasos:

• Haces clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
• Haces clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientasde la pestaña Diseño.
• A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que te indica que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal basada en varios campos, seleccionas los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos pulsas clic en el botón anterior Clave principal.

Una vez que has realizado tu tabla tienes que aprender a guardarla. Para Guardar una tabla, puedes:

• Ir al botón de Office y elegir la opción Guardar o hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de acceso rápido. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
• Haces clic sobre el botón Aceptar.
• Escribes el nombre de la tabla.

Para cerrar una tabla, debes seguir los siguientes pasos:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la pestaña con el nombre de la Tabla.
• Seleccionar Cerrar en el menú emergente.

Ahora aprenderás las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una tabla como los datos que se han introducido en ella.

Si una vez que has creado una tabla, quieres cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendrás que modificar su diseño, es decir:

• Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar.
• Hacer clic con el botón derecho sobre la Tabla que queremos modificar y seleccionar Vista Diseñoen el menú.

Para modificar la definición de un campo, debes posicionarte con el cursor sobre el campo a modificar y realizar las modificaciones necesarias.

Para añadir un nuevo campo, debes ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo o bien, situarte en uno de los campos ya creados y hacer clic en la pestaña Diseño, en este caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo, posicionarte en el campo y hacer clic en la pestaña Diseño o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su margen izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también se eliminarán. Por último, debes guardar la tabla.

Para introducir datos en una tabla, puedes elegir entre las siguientes opciones:

• Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla situándote en el panel de exploración.
• Desde el panel de exploración hacer clic con el botón derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción Abrir del menú.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

• Cada fila te servirá para introducir un registro.
• A continuación escribes el valor del primer campo del registro.
• Pulsas Intro para ir al segundo campo del registro.
• Cuando termines de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Intro de nuevo para introducir los datos del segundo registro y así sucesivamente.
• En el momento en el que cambies de registro, el registro que estabas introduciendo se almacenará de forma automática, por lo que no es necesario que guardes los registros de la tabla.
• Por último debes hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con esta tabla.

Si quieres borrar un registro debes seleccionarlo haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.

De esta forma, el registro quedará seleccionado. A continuación debes pulsar la tecla Supr del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel registros de la pestaña Inicio.

Si lo que quieres es modificar algún valor introducido no tienes más que situarte sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si quieres cambiar algo de la estructura de la tabla, tienes que situarte en la pestaña Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Para desplazarte por los diferentes registros de una tabla puedes utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros que tiene la tabla.

En la siguiente imagen en el recuadro en blanco nos está diciendo 3 de 3, es decir el registro actual es 3
y el número total de registros que en nuestro caso es tres.

También puedes desplazarte por los diferentes campos y registros pulsando las teclas flecha abajo, flecha arriba, flecha izquierda y flecha derecha en el teclado.

Para que puedas hacer uso de esta herramienta debes visualizar los datos con la vista Hoja de datos, a continuación, debes posicionarte con el cursor en el campo donde quieras buscar y finalmente hacer clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio. Aparecerá entonces el cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar, como te mostramos en la siguiente imagen:

En el cuadro en blanco que aparece seguido de Buscar puedes escribir el valor a buscar.

En el cuadro en blanco que aparece seguido de Buscar en indicas el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento. Si queremos que busque en otro campo seleccionamos de la lista desplegable el nombre de la tabla.

En el cuadro que aparece al lado de Coincidireliges entre estas tres opciones:

• Hacer coincidir todo el campo para que de esta forma el valor que buscas coincida exactamente con el valor introducido en el campo.
• Cualquier parte del campopara que el valor que buscas se encuentre en el campo pero no tiene por qué coincidir exactamente con él.
• Comienzo del campo para que el valor que estás buscando sea la parte inicial del campo.

Después puedes indicarle Buscarcon varias opciones:

• Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
• Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que estamos situados.
• Abajo para buscar a partir del registro en el cual estamos situados y hasta el último.

Si lo que quieres es sustituir un valor por otro debes utilizar la opción Reemplazar.

Para hacer uso de esta herramienta debes visualizar los datos, como ocurría en el apartado anterior con Buscar datos, con la vista Hoja de datos a continuación posicionarte con el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botón Reemplazar dentro del marco Buscar (que está representado por unos prismáticos) en la pestaña Inicio.

También puedes hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña Reemplazar.

Ahora te mostramos una imagen en la que verás el cuadro de diálogo con las opciones descritas:

La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para Buscar y además hay un cuadro para que puedas introducir el valor de sustitución situado al lado de Reemplazar por:
También hay un botón Reemplazarque reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitución.

Debes saber que cada campo de una tabla tiene una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar que tiene el campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista diseño de tabla una vez que has seleccionado un campo.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, una pestaña Generaldonde puedes indicar las características generales del campo y otra pestaña denominada Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores para el campo. Lo puedes ver en la siguiente imagen:

A continuación te explicamos las propiedades de las que dispones según los diferentes tipos de datos.

• Tamaño del campo: Para los campos texto, esta propiedad establece el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y con un valor máximo de 255.
• Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para elegir la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
• Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que cada uno de los usuarios puede introducir.
• Titulo: Puedes utilizar esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

En primer lugar has de saber que existen varios tipos de consultas:

• Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen con unos criterios especificados. Una vez obtenido el resultado puedes consultar los datos para modificarlos.

• Consultas de acción.

Son consultas que suponen cambios en los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de creación de tablas y de datos anexados.

• Consultas específicas de SQL.

Son consultas que se han de definir directamente en SQL.

Para crear una consulta, debes seguir los siguientes pasos:

• Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
• Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear como puedes ver:

En una base de datos como Access puedes definir un tipo de consultas que se denominan consultas de resumen porque las filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta.

Es importante que entiendas que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de otras consultas, ya que se corresponden con varias filas de la tabla origen.

Podrás hacer una consulta de resumen haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño.

Todas las columnas que incluyas en la cuadrícula deberán tener un valor en esa fila. Ese valor le mostrará a la base de datos qué hacer con los valores contenidos en el campo incluido en la fila Campo.

En segundo lugar para realizar consultas de referencias cruzadas tienes que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra situado en la pestaña Crear, si nos acercamos a la pestaña nos explicará en qué consiste el Asistente para consultas como te mostramos en el siguiente modelo:

En esta ventana te pedirá que introduzcas el origen de la consulta, es decir, la tabla o consulta de donde cogerá los datos.

En el apartado Ver puedes elegir si quieres ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas.

Las consultas de acción son consultas que te permiten realizar cambios en los datos guardados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros incluidos en otra/s, modificar los datos guardados, insertar nuevos registros o eliminarlos.

En cuanto a la consulta de creación de tabla, se suele utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, para realizar una determinada tarea y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede servir para sacar datos que ya tenemos en otras tablas y enviarlos a otra persona en una nueva tabla, o para crear copias de nuestras tablas.

Las consultas de creación de tabla son consultas que sirven para guardar en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

Para que puedas crear una consulta de Creación de tabla abrimos una nueva consulta en Vista diseño. Añades la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos que después vas a incluir en la nueva tabla.

Puedes diseñar la consulta como una de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan justamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla.

A continuación haz clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Diseño:

Puedes crear un formulario desde la pestaña Crear. La opción de Diseño del formulario abre un formulario en blanco y al que puedes ir incorporando los distintos objetos que quieras que aparezcan en él.

Pero en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto formulario o utilizar el asistente y después, sobre el formulario creado, modificar el diseño para ir ajustándolo a nuestras necesidades.

En la imagen anterior nos detenemos en algunas de las opciones que se muestran:

• El Asistente para formularios utiliza un asistente que te va guiando paso por paso en la creación de un formulario.
• Formulario consiste en crear un nuevo formulario de forma automática, que contiene todos los datos de una tabla o consulta que hayas seleccionado en el panel de exploración.
• Si haces clic en Gráfico dinámico se te abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.

Puedes acceder al asistente para formularios si haces clic en la opción Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior, al desplegar las opciones que hay dentro de la pestaña Más formularios.

Entonces te aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana te pide que incluyas los campos que quieras introducir en el formulario.

Primero debes seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos, en el desplegable del cuadro que aparece debajo de Tablas/Consultas, que será el origen del formulario. Si quieres sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta en la que se incluyan esos datos y posteriormente elegir como origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

Una vez que hayas seleccionado la distribución definitiva pulsas el botón Siguiente y aparecerá la siguiente pantalla de Distribución de datos. En esta pantalla elegimos la Distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. Si pulsas Siguiente, podrás elegir el estilo que le deseas dar al formulario y una vez elegido, pulsas de nuevo Siguiente y aparecerá la última pantalla para ponerle el título. Y así ya tendrás tu formulario.

En primer lugar, para que te puedas crear un informe debes posicionarte en la sección Informes que encontrarás en la pestaña Crear:

Como puedes ver, en esta pestaña hay varias opciones que te vamos a explicar:

• Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos elementos que quieras que aparezcan en él. Como en el caso del formulario, es más cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después, sobre ese informe que has realizado, modificar su diseño para adaptarlo a tus necesidades.
• Asistente para informes utiliza un asistente que te va guiando paso por paso en la creación del informe.
• Informe consiste en crear un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta que hayas seleccionado en el panel de exploración.
• Informe en blanco te abre un informe en blanco en vista presentación.

Puedes acceder al asistente para formularios si haces clic en la opción Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.

Entonces te aparece la primera ventana del asistente, que te pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero debes seleccionar la tabla o consulta de donde cogerá los datos en el desplegable del cuadro que aparece debajo de Tablas/Consultas, que será el origen del informe. Si quieres sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta en la que se incluyan esos datos y posteriormente elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el informe haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

Ahora puedes agrupar los registros que aparecen en el informe por conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y un pie de grupo, de tal forma que podrás visualizar los totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, haz clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón >, o directamente haz doble clic sobre el campo.

En la parte de la derecha aparecerá un dibujo que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe y en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro.

Si quieres cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos, la flecha hacia arriba que sube el grupo seleccionado un nivel y la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

En cuanto a la ordenación de los registros: En la pantalla que te mostramos a continuación podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. En primer lugar debes seleccionar el campo por el que quieres ordenar los registros que saldrán en el informe, y si quieres una ordenación ascendente o descendente. Puedes elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.

En cuanto a la distribución de los registros si hacemos clic sobre el botón Siguiente> aparece una pantalla en la que podemos elegir la distribución de los datos en el informe. Al elegir una en concreto en la parte izquierda de la pantalla aparecerá un dibujo de cómo quedaría el informe con esa distribución elegida. También podemos elegir entre una Impresión vertical o apaisada. Si le damos a Siguiente aparecerá la última pantalla en la que pondremos el título al informe.
Al pulsar Finalizar aparecerán dos opciones posibles, la primera el poder visualizar cómo quedará finalmente el informe y la segunda en la que te pregunta si quieres volver a modificar el diseño del informe.

Si quieres crear una macro es un proceso relativamente fácil. Sólo tienes que hacer clic en el botón Macro de la pestaña Crear, como aparece en la siguiente imagen:

Se te abrirá la Vista de diseño de Macro.

Por ejemplo, podríamos definir una macro que abra un formulario cuando el cliente haga un clic en un botón, o una macro que abra una consulta para cambiar el envase utilizado en nuestros productos.

Para definir una macro, debes indicar una acción o conjunto de acciones que sistematizarán un proceso. Es decir que cuando ejecutes una macro, el proceso se realizará de forma automática.

Como verás esta ventana es similar a la de Vista Diseño de tabla, la diferencia es que ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.

Como podrás observar, al principio está formada por dos columnas: Acción y comentarios, aunque puede que aparezca también la columna Argumentos.

En la columna Comentario puedes escribir una pequeña descripción sobre el por qué de la acción o un comentario sobre sus consecuencias o efectos.

Al seleccionar una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.

Puedes añadir las acciones que consideres, y en el orden que quieras que se ejecuten.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar acciones nuevas entre dos ya existentes o Eliminar una acción.

Puedes cambiar el orden en el que se encuentren las acciones seleccionando algunas de ellas y arrastrándolas sin soltar el ratón para colocarlas en otra posición.

La herramienta Analizar tabla te permite detectar errores en el diseño de nuestras tablas.

Para ejecutar la herramienta, te debes posicionar en el menú Analizar tabla de la pestaña Herramientas de Base de datos, según te mostramos en la siguiente imagen.

La opción de Analizar Rendimientopermite analizar todos los elementos que tienes definidos en tu base de datos, te dará varios consejos sobre los cambios que deberían realizarse para obtener un mayor rendimiento en tu base de datos. Puedes acceder desde la pestaña Herramientas de Base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.

El Documentador: Es muy útil poder tener documentada toda la información sobre las características que tiene cada uno de los objetos que forman nuestra base de datos, sobretodo si tenemos una base de datos amplia y/o trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseño de la base de datos, Microsoft Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentación.

Nosotros indicaremos qué objetos y cuáles de sus características queremos documentar y Access obtendrá toda la información de tal forma que después lo podamos imprimir y archivar.

En este caso deberás acceder al Botón de Office, seleccionar la opción Administrar y hacer clic sobre Compactar y reparar Base de datos.

El archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso a medida que trabajamos en él, insertamos, modificamos y eliminamos objetos y datos, por lo que trabajar con la base de datos puede hacerse muy lento a medida que pasa el tiempo. Esta herramienta te resultará muy útil para revisar nuestra base de datos.

Debes saber que Microsoft Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.

Para ello, sólo tendrás que posicionarte en la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionas una opción de la sección Importar.

Aquí puedes seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra tienes que hacer clic en el botón Access.

Para enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto, selecciona una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.

A través de estos comandos podrás copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto y ejecutar Exportar.

Desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a otras aplicaciones como Microsoft Word o Excel.