Elaboración del plan de aprovisionamiento.

Te has parado a pensar que en la empresa, como unidad económica, se pueden identificar distintas funciones, localizadas en los diferentes departamentos en los que se organiza o estructura internamente. Esta organización interna depende del volumen de actividad, del tipo de actividad y de la forma jurídica de la Empresa.

Como en toda organización, la empresa se divide en departamentos o secciones, en cada una realizamos funciones diferentes, pero todos los departamentos debemos mantenerlos coordinados y en permanente comunicación.

Las funciones que encontramos en toda empresa son:

• Función directiva.
• Función productiva.
• Gestión de recursos humanos.
• Función administrativa y comercial.
• I+ D + I.

La Gestión Logística Comercial se incluye dentro de la función comercial, debemos tener en cuenta que si queremos conseguir los objetivos no cabe la realización de funciones por separado. De este modo se relaciona con las diferentes funciones:

• Con la función directiva, coordina toda la actividad de la empresa, encargándose de especificar y comunicar a cada departamento las tareas que tiene que realizar, la gestión logística comercial se encarga de ejecutar estas tareas con el fin de alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.
• Con la función productiva, esta función solo aparece en las empresas transformadoras. Es necesario una coordinación y comunicación entre el departamento de producción y la función logística porque es estrictamente necesario que la cadena de producción no sufra ningún contratiempo.
• Con recursos humanos, es necesario contar con el personal adecuado.
• Función administrativa y comercial, hay que tener en cuenta que es en este departamento donde se encuadra la actividad logística.
• Función I + D + I (Investigación, Desarrollo e Innovación), este departamento se suele dar en empresas industriales porque para ellas es fundamental para determinar su crecimiento y competitividad, contribuye a situarlas en una posición adecuada para afrontar los desafíos del mundo globalizado. Tiene que estar en constante contacto con el de administración y comercial porque hay que conocer que es lo que demandan los clientes.

¿Piensas que tu empresa debe tener algunos productos almacenados o por el contrario debe vender los productos que adquieres en el momento que llegan a la empresa? Como es obvio, la empresa para realizar su actividad necesita adquirir productos. Productos que no son consumidos inmediatamente, sino que necesitas tenerlos almacenados por un tiempo determinado.

El aprovisionamiento tiene dos objetivos fundamentales:

1. Realizar todas las compras de productos que se requieren para la producción o comercialización del producto. Este objetivo debe tener en cuenta aspectos como:
   • El precio de las mercancías.
   • La calidad de las mismas.
   • Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento de los mismos.
   • Las facilidades de pago.
   • os posibles descuentos por pronto pago, por cantidad de pedido...
   • Los servicios post-venta.
2. Organizar las existencias que permanecen en stock. Para ello debes:
   • Determinar la cantidad de existencias que se han de mantener para cubrir las necesidades de la producción.
   • Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.
   • Organizar el espacio físico o almacén en el que se van a apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas. condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.

¿Te has preguntado alguna vez como organizan las empresas los stocks? Y ¿todas las empresas lo organizan de la misma forma?

Los factores que debes tener en cuenta en la gestión de stock pueden ser diferentes de un almacén a otro, de una empresa a otra, etc. No obstante, hay una serie de elementos que en la mayoría de las ocasiones coinciden en la gestión de los almacenes. Dichos elementos a veces pueden controlarse y en otros casos no se pueden controlar.
Se han desarrollado diversos modelos, orientados a ayudar a la dirección en la toma de decisiones, acerca de los factores que se pueden controlar en la gestión de inventarios. La variedad de los modelos deriva de las hipótesis que asumen sobre la naturaleza de la demanda y del tiempo de suministro, es decir, la consideración del carácter cierto o aleatorio de dichas variables.

¿Te has parado a pensar que si conoces los que puedes vender en un periodo de tiempo, puede mejorar el funcionamiento y el rendimiento de tu empresa? ¿Cómo es posible esto?

La previsión de la demanda es importante porque es la estimación de las ventas que puede tener la empresa en el futuro próximo. Para obtener previsiones es imprescindible algún conocimiento de las demandas históricas del producto. Una vez obtenida la previsión de la demanda futura se podrán tomar decisiones.

Seguramente cuando pienses realizar un pedido te preguntas ¿Qué cantidad debo pedir?

El volumen de pedido es el número de unidades que componen el pedido. A la hora de realizar un pedido debemos tener en cuenta que:

1. Los pedidos resultarán más económicos cuantos menos realicemos (su precio se fija con independencia de las mercancías que lo formen).
2. Como es lógico, la gestión del almacén resultará mas costosa cuantas más mercancías haya almacenadas.

Cuando adquieres algún producto o servicio tienes que pagar lo que cuesta.

El precio es la cantidad monetaria que debemos pagar al comprar productos o servicios.

Una empresa debe tener en cuenta el precio de los productos o materias primas, tanto a la hora de adquirirlos como para realizar la venta de los mismos.

Cuando se adquiere el producto o materia prima debemos tener en cuenta el precio del producto y los diferentes descuentos que los proveedores pueden realizar.

A la hora de realizar la compra, hay factores que influyen en la cantidad de producto que la empresa va a adquirir: el precio de los productos y la forma de pago de los mismos.

Cuando es la empresa la que realiza la venta hay que tener en cuenta que la fijación del precio influye decididamente en el volumen de ventas, la rentabilidad de la empresa y la imagen del producto. Para fijar el precio hay que tener en cuenta:

1. Los costes de producir o de adquirir el bien o el servicio.
2. La demanda de los productos que realizan los consumidores.

¿Piensas que puedes llevarte el producto que has adquiero en el momento de la compra o tienes que esperar algún tiempo para poder disponer de lo que has comprado?
Cuando realizas una compra lo más normal es que te lleves lo que has adquirido en ese momento. Pero a veces adquieres productos o servicios que para disponer de ellos tienes que esperar un tiempo.

El plazo de aprovisionamiento es el intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en el que solicita un pedido, y el instante de su llegada, entendida ésta, como el momento en que está disponible para ser utilizado.

Este concepto se aplica tanto al suministro externo, como al suministro interno. En caso de suministro externo, la empresa determina el plazo de aprovisionamiento en base a la experiencia con el proveedor. Para el caso de suministro interno, en el que el pedido solicitado es fabricado por la propia empresa, el plazo de aprovisionamiento es el que transcurre desde que se detecta la necesidad de nuevos productos, hasta que están disponibles.

La tendencia actual es reducir los plazos de aprovisionamiento, con el objetivo de incrementar la rapidez de respuesta al mercado, disminuir los inventarios, etc. Dos vías fundamentales pueden utilizarse: simplificar las listas de materiales y eliminar o reducir los componentes del plazo de aprovisionamiento que no generen valor añadido.

¿Cuándo realizas una compra la pagas al contado? o ¿elijes otra forma de pago? Seguramente la mayoría de las compras las pagas en el momento que las realizas. Pero en ocasiones, adquieres productos cuyo pago no lo haces en el mismo momento de la compra, sino que el pago lo realizas de otra forma.

El plazo de pago el tiempo señalado para realizar la entrega de dinero que se debe. Siempre que puedas es conveniente que negocies la fecha de pago, fundamentalmente porque los proveedores suelen ofrecer descuentos por pagos al contado y porque los proveedor son una fuente de financiación (financian las materias primas y productos adquiridos), normalmente más barata que otras, por lo que mientras más tardemos en pagarles, mayor será su saldo, y por tanto, la empresa se beneficia en mayor medida de esta financiación. Recordemos que puede ser financiación interna o financiación externa.

No obstante, el retardo en el pago tiene un límite:

1. Por una parte, un retraso en el pago a los proveedores puede ser un indicio de que la empresa tiene problemas de liquidez que le lleva a retrasar sus pagos.
2. Por otra parte, un retraso excesivo en el pago a proveedores podría llevar a éstos a dejar de suministrar a la empresa.

¿Te has preguntado alguna vez como hay que realizar las compras en una empresa?

El proceso de aprovisionamiento consta de las siguientes fases:

1. Identificación de las necesidades. El departamento de compras o aprovisionamiento recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
2. Fuentes de aprovisionamiento. Cuando se trata de una compra de productos que se realiza por primera vez es imprescindible la búsqueda de proveedores y la solicitud de ofertas. Pero si son productos que ya han sido adquirido anteriormente, lo más normal es que tu empresa tenga una base de datos con los potenciales proveedores.
3. Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas y compararlas.
4. Selección del proveedor y negociación de las condiciones. El análisis y valoración de las ofertas recibidas indican el proveedor que más se ajusta a las condiciones de la empresa.
5. Emisión del pedido. Una vez elegido al proveedor que ofrece la oferta que mejor se adapta a las necesidades de la empresa, se procede a la confección del pedido. Teniendo en cuenta que la emisión del pedido representa una compra de productos o servicios es conveniente que figuren en él todos aquellos extremos que se consideren de interés y que hayan sido contratados.
6. Seguimiento del pedido y de las condiciones. Es conveniente, una vez emitido el pedido, realizar un seguimiento del mismo, fundamentalmente sobre el plazo de entrega.
7. Recepción de las mercancías y pago de las mismas. Una vez recibida las mercancías, hay que realizar unos controles tanto físicos como administrativos para comprobar que las mercancías se ajustan al pedido. Una vez comprobada que la mercancía se ajusta al pedido y está en perfecto estado se da entrada en almacén y se da orden de pago al departamento financiero.

Quizás te preguntes ¿en qué consiste la programación del aprovisionamiento de una empresa?

Para la empresa es necesario tener una programación del aprovisionamiento, que consiste en realizar una planificación detallada de los productos que vamos a necesitar en un periodo determinado de tiempo y decidir cuándo y cómo adquirir estos productos.

La programación del aprovisionamiento se realiza teniendo en cuenta los objetivos de la empresa. Es fundamental tener en cuenta aspectos como:

1. Necesidades de materia prima o de productos de la empresa.
2. Las ventas previstas.
3. Los presupuestos del departamento de compras.
4. También puede influir otras variables como el tamaño del almacén, la fecha de entrega de los proveedores.

Para realizar una buena planificación el departamento encargado del aprovisionamiento debe conocer perfectamente las necesidades de la empresa, lo que exige una perfecta coordinación entre todos los departamentos que componen la empresa.

¿Te has preguntado alguna vez si todas las empresas realizan la reposición de stock de la misma forma?

La reposición de stock o reaprovisionamiento debe tener lugar antes de que se produzca el desabastecimiento es decir debemos emitir un nuevo pedido cuando se llegue a un nivel de existencias que permita cubrir la demanda hasta que llegue el suministro.

Existen tres sistemas de determinar cuándo se realiza un pedido:

1. Revisión continúa. Consiste en revisar continuamente el nivel de stocks, siempre que se produzca una venta o una recepción. El pedido se realizará en función del ritmo de ventas. Cuando la demanda es alta, los pedidos se realizan con mucha frecuencia, mientras que si la demanda es baja las solicitudes son menos frecuentes. La cantidad a pedir es siempre la misma y viene determinada por el VOP.
2. Revisión periódica. Consiste en revisar el stock a intervalos de tiempo constantes y hacer un pedido desde el nivel de stock que se observa hasta un nivel de stock máximo. Para cada producto se fija una fecha fija de pedido y se solicita una cantidad variable, de tal forma que cuando se reciba el pedido siempre se llegue al stock máximo.
3. Revisión perfecta. Se trata de un sistema mixto que consiste en conocer el ritmo de demanda de las existencias y de esta forma prever el momento en que se van a agotar los stocks. La petición se hace al llegar al punto de pedido. Y la cantidad solicitada es variable. Siendo la cantidad la necesaria para que en el momento de recibir el pedido el stock total coincida con el stock máximo.

En la siguiente tabla vemos una comparación de los métodos para la determinación de pedidos.

¿Piensas que las empresas venden los productos nada más entran en almacén o por el contrario pasa un tiempo? Sabemos que las empresas adquieren productos, que parte de ellos tienen que estar almacenados durante algún tiempo hasta su venta. Pero todos estos productos no tienen el mismo tratamiento.

Stock de seguridad: es el volumen de existencias que permanece en almacén por encima de lo que normalmente se espera necesitar, para cubrir las variaciones imprevistas de la demanda y los retrasos en la recepción de los pedidos. Ante cualquiera de estas situaciones si la demanda es superior a la estimada puede producirse rotura de stock y que las existencias en almacén no sean suficientes para atender la demanda.

Tal vez te preguntes ¿es posible calcular el coste de gestión de un pedido? y lo que me cuesta tener almacenados productos? Una vez planteada la cantidad de productos que debes adquirir, puedes calcular el coste de gestión de pedido y el coste de almacenamiento:

1. El coste de gestión del pedido: El coste de gestión del pedido estaría formado por los siguientes elementos:
   • P coste de cada pedido (en el modelo se supone que es constante e independiente de las unidades solicitadas).
   • D demanda esperada del producto.
   • Q cantidad que tiene cada pedido.
   • Por tanto el número de pedidos que realizaremos serán D/Q, y el coste de gestión será:
2. El coste de almacenamiento:
   • Vendrá condicionado por el número de unidades almacenadas, es decir, el número de unidades que tengamos en almacén.
   • El otro factor que condiciona el coste de almacenamiento será cuánto nos cuesta tener almacenado cada producto. Este coste se denomina coste unitario de almacenamiento y lo llamaremos g.

El modelo Wilson plantea qué cantidad de pedido hace mínimos los costes totales de gestión de inventarios.
Es uno de los primeros intentos de racionalizar la gestión de stock. Se desarrolló por primera vez por F.W. Harris en los primeros años del siglo XX. Es un supuesto pensado para empresas que se aprovisionan mediante pedidos cuyo precio está fijado con independencia de la cantidad transportada.

¿Puedes evitar de alguna forma que los costes de tener productos almacenados se reduzcan?

Tienes necesidad de tener productos almacenados, pero debes procurar que todo este proceso no suponga un coste demasiado elevado para la empresa.

El punto de pedido (Pp) es el nivel de stock que te indica que debes realizar un nuevo pedido para evitar quedarte desabastecido y que se produzca una rotura de stock. Para calcularlo, hay que partir de una cantidad mínima: nunca debe quedar en el almacén una cantidad menor que el stock de seguridad. Así, al punto de pedido hay que sumarle la cantidad prevista para cubrir el stock de seguridad (SS).

Por otro lado, es muy importante hacer cada pedido con tiempo suficiente para que el proveedor reponga antes de que se produzca una rotura de stock.

Para esto hay que tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor (PE) y la media de las ventas previstas, esto es, la demanda media (DM). De este modo, el punto de pedido se calcula según la siguiente fórmula:

Como es fácil deducir de esta fórmula, el punto de pedido debe aumentar siempre que aumente el plazo de entrega del proveedor o cuando aumente la demanda media.

Como se ve, el punto de pedido depende del stock de seguridad. Para calcular el valor de este último debemos considerar el plazo máximo de entrega (PME), es decir, cuánto tardarían en llegar las mercancías en caso de que se produjera un retraso.

El stock de seguridad deberá ser lo bastante grande para cubrir la demanda media (DM) en esos días; de este modo, el stock de seguridad se calculará según la siguiente fórmula:

El punto de pedido es el momento en que debemos realizar un pedido para evitar roturas de stocks.

El proveedor va a tardar un tiempo en realizar el servicio. Hay que tener en cuenta el periodo que va a transcurrir desde que se remite el pedido hasta que las mercancías entren en el almacén. El punto de pedido es el nivel de existencias al que se hará el pedido.

El gráfico nos muestra la relación entre el nivel de existencias y el tiempo transcurrido. Presupone que el consumo de existencias es constante. El stock máximo es el nivel máximo de existencias y se da cuando el nuevo pedido entra en el almacén. El punto de pedido es el nivel de existencias en el que se realizará el pedido. Imagina que el tiempo representa meses y que, desde que se realiza el pedido, se tarda 1 mes en recibir las existencias: el punto de pedido se situaría en el nivel de existencias 2.

¿Qué sucede si un cliente realiza un pedido y no tienes productos en ese momento para atenderlo?

La ruptura de stock hace referencia al coste en el que se incurre cuando no se puede atender a la demanda debido a que cuando esta se presenta, no hay existencias en el almacén. No tener existencias en almacén cuesta dinero.

Si la ruptura se da en un almacén de una empresa de producción, para abastecer un proceso productivo, la ruptura ocasiona pérdidas en máquinas, equipos o bienes, provocará el abastecimiento de productos de inferior calidad o mayor precio para evitar la interrupción, es decir los costes de ruptura no se derivan del uso o mantenimiento de los stocks, sino de su carencia, o más bien podemos decir que son consecuencia de una mala gestión de los stocks.

La carencia de stocks puede revestir diversos grados de perjuicio, y puede provocar diversos efectos según cual sean las características del artículo en cuestión y según cuál sea la importancia de su utilidad. Si los stocks pertenecen a una empresa comercial y si la utilidad del stock es disponer del artículo en el lugar y tiempo en que el cliente lo necesita, podemos reducir a tres las circunstancias que rodean la ruptura por falta de existencias:

1. El cliente espera la llegada de los artículos.

   Entonces el coste que presupone la carencia es nulo. Sólo supondrá un retraso en el cobro del importe de la venta. No obstante, debe puntualizarse que si la clientela ha de soportar esta situación de una forma continuada corremos el peligro de que nos abandone, y siempre existirá una pérdida de imagen.

2. El cliente se abastece de otro sitio, pero sigue siendo fiel.

   Aquí los costes vienen representados por la pérdida o la no obtención del beneficio de la compra que nos ha solicitado el cliente que no hemos podido atender.

3. Se pierde el cliente.

   Aquí los costes de ruptura estarían representados por la pérdida del beneficio de esa compra y de todos los beneficios futuros que hubiera realizado el cliente que hemos perdido.

   Por tanto, estas son las opciones que tiene el cliente cuando no se puede atender su demanda.

¿Cómo debo gestionar los productos que tengo en almacén?
Debes gestionar los productos almacenados en un sentido económico y teniendo siempre en cuenta que la finalidad del almacén es proporcionar a nuestros clientes un alto nivel de servicio.

La gestión de stock tiene como objetivo resolver las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto stock queremos tener en almacén?
• ¿Qué cantidad pedir?
• ¿Cuándo realizar el pedido?

Las inversiones en stock inmovilizan recursos económicos y financieros de la empresa durante cierto tiempo. Esta inmovilización de recursos aumenta el coste de producción sin aportar ningún valor al producto. Por ello, la gestión de stock debe buscar el equilibrio entre la inmovilización de recursos y el nivel de servicios al cliente, de modo que no se almacenen más productos de los necesarios, ni se dejen de servir los productos por falta de existencias.

La gestión de stock se lleva a cabo para realizar un conjunto de operaciones que tienen por objeto mantener un nivel de stock tal, que permita satisfacer al máximo las necesidades de la empresa y de sus clientes, con un coste mínimo de aprovisionamiento.

A la hora de calcular el stock necesario se plantean varios problemas, como son:

1. La dificultad de prever con exactitud el comportamiento futuro de la demanda y por consiguiente las ventas futuras.
2. La necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de artículo.
3. Los problemas de entrega y suministro, pues los proveedores no siempre pueden garantizar la entrega en el plazo previsto.
4. Los costes periódicos y repetitivos. Cuando se realizan muchos pedidos se incrementan los costes por emisión de pedidos, trabajos de recuentos, etc.

Una buena política de aprovisionamiento permite a la empresa disponer de los productos necesarios, en cantidades adecuadas y en el momento oportuno. Por eso, la planificación del aprovisionamiento y la gestión de stock se deben orientar para alcanzar los siguientes objetivos:

1. Establecer un inventario suficiente.
2. Minimizar la inversión de stock.
3. Conocer el volumen óptimo del pedido.
4. Conocer el punto de pedido.

Gestionar los stocks necesarios conlleva los siguientes problemas:

• Previsión de la demanda futura.
• Necesidad de disponer de un surtido variado y suficientemente cuantioso.
• Plazo de entrega.
• Los costes de gestión y existencias almacenadas.

Quizás te preguntes ¿Cuántos puntos de almacenamiento debo tener? Es muy importante que mantengas un nivel de stock que guarde equilibrio con el ritmo de producción o de ventas de cada producto. Un stock excesivo supone un coste añadido que puede resultar caro, pero también lo puede ser un stock insuficiente, porque puede ocasionar roturas de stock. Para conseguir un stock equilibrado se deben lograr los siguientes objetivos:

1. Cubrir la producción o las ventas durante el periodo que transcurre entre dos aprovisionamientos.
2. Hacer frente a la producción o ventas durante el plazo de entrega de los proveedores.
3. Tener la cantidad suficiente de stock para hacer frente a la demanda.
4. Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de producción o ventas y los posibles retrasos en la entrega del suministro.

Reducir los puntos de almacenamiento es fácil. Lo difícil es mantenerlos bajos y no afectar al servicio a los clientes. Para lograr esto se pueden realizar alguna de las siguientes estrategias:

• La previsión de la demanda. Si realizamos una previsión y la demanda real es inferior, tendremos unos costes de almacenamiento elevados, pero si la demanda es mayor, tendremos unos costes de almacenamiento inferiores, pero esto afecta al servicio al cliente.
• La segunda estrategia, tener un sistema de aprovisionamiento planificado. Tenemos que contar con proveedores fiables que cumplan escrupulosamente con los plazos de entrega.
• Otro aspecto a tener en cuenta es el ritmo de venta y el plazo de aprovisionamiento, por ejemplo: si tenemos un producto que tiene una demanda estable, se vende semanalmente y el proveedor nos abastece cada semana, no hay porque tener el producto almacenado más tiempo, como podría ocurrir si lo compramos cada quince días.
• Las empresas tienden a tener un exceso de inventario como una forma de asegurarse las ventas en caso de fluctuaciones en la demanda. Pero hay que tener en cuenta que un exceso de productos almacenados incrementa los costes.

¿Qué puede influir en los niveles de stock que debo mantener?
Existen ocasiones en las que te puedes encontrar con variaciones de la demanda de los productos. Por ejemplo puedes prever que una amplia campaña de promoción de un producto va a elevar la demanda del mismo (mes de diciembre campaña navideña), en este caso para anticiparte a la demanda, la empresa acumula stock en el almacén.

Para determinar los niveles de stocks es importante que conozcas el tipo de demanda que tiene tu producto:

• Demanda Determinista. Hace referencia a que la demanda está perfectamente determinada.
• Demanda no Determinista o probabilística. Hace referencia a que en la demanda puede verse alterada.

Seguramente habrás pensado alguna vez que los productos que tienes en almacén suponen un coste para la empresa. Efectivamente esto es así, estos costes no solo comprender el precio de adquisición.

1. Coste de adquisición o de producción. El coste de adquisición o producción comprende el precio del producto, menos los descuentos, más los gastos que se pueden ocasionar hasta la llegada de los productos al almacén (transportes, seguros, envases, embalajes, etc.).

   El precio del producto en las empresas se refiere a las empresas comerciales. En las empresas transformadores hablamos de coste del producto.

2. El coste de almacenamiento. Lo componen:
   • Los costes de inversión en inmovilizado.
   • Los costes del riesgo.
   • El coste del local o almacén.
   • El coste de transporte interno.
   • El coste de conservar y mantener en buen estado los productos almacenados.
3. El coste de reaprovisionamiento. Comprende el coste de gestionar los pedidos.
4. El coste por rotura de stock. Estos costes se producen cuando no hay stock suficiente para atender la demanda de los clientes, esto puede llevar a la pérdida de la venta, si el cliente no puede esperar la llegada de los productos.

Quizás te hayas preguntado alguna vez ¿por qué las empresas no adquieren gran cantidad de productos y así evitar que el no poder atender a la demanda de los clientes?
Debemos tener en cuenta que el stock representa la totalidad de los productos y mercancías correspondiente a una empresa o comercio, que se encuentra en el almacén con el fin de reponer aquellos productos que son vendidos. Pero también debemos considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén menor será el riesgo de ruptura de stock, pero al mismo tiempo, mayores serán los costes de oportunidad derivados de la inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, y los costes de mantenimiento y conservación.

Ha llegado el momento de que conozcas los diferentes tipos de stock que te pueden encontrar en un almacén.

Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios tenemos que considerar los siguientes parámetros:

1. stock Máximo: es la cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, bien por la capacidad física del almacén o por los costes de almacén que hay que soportar. En general a las empresas les interesa mantener grandes cantidades de stock cuando:
   • Los costes de almacenamiento son bajos.
   • Los costes de los pedidos son altos.
   • Se obtiene importantes descuentos por volumen de pedido.
   • Se espera un incremento de la demanda del producto.
   • Se espera fuertes subidas de los precios de los productos.
2. Stock Mínimo: es aquella cantidad de materias primas o productos que necesita la línea de producción o la línea de servicio para satisfacer su demanda, mientras espera la llegada de los productos. Este nivel supone el límite inferior de existencias dentro del cual no se debe bajar.
3. Stock de Seguridad: es el complementario del stock mínimo. Se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. Sirve para hacer frente a la demanda cuando existe incertidumbre de la misma.
4. Stock Medio: es el volumen de existencias que tenemos en almacén durante un periodo de tiempo. Expresa la inversión que, por término medio, hay realizada en existencias.
5. Stock Óptimo: formado por los productos que permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo tiempo que consigue una mejor rentabilidad almacén-capital invertido.
6. Stock en Consignación: conjunto de materiales en los almacenes del distribuidor (proveedor) en espera de un próximo uso y permite surtir al momento y sin producirse rupturas de stock.

Has adquirido productos que han pasado al almacén ¿Qué puedes hacer para mantener las existencias mínimas y estar seguros de que le vas a dar un buen servicio a tus clientes?

Comprende la planificación y gestión de las compras, el almacenamiento de los productos necesarios, la aplicación de técnicas que nos permitan mantener existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor costo posible.

Las principales funciones son:

• Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.
• Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos, utilizando las técnicas de manipulación y conservación más adecuadas.
• Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
• Mantener unas normas de calidad adecuadas.
• Normalizar los elementos que se adquieren.
• Comprar los productos y los servicios necesarios al mejor precio y en las mejores condiciones.
• Mantener las posiciones competitivas de la empresa.
• Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros departamentos de la organización.
• Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

¿Si tienes diferentes productos almacenados qué puedes hacer para conocer a cual dedicar tiempo y dinero?

Existen numerosas empresas que tienen una gran variedad de productos, ni todos son igual de importantes ni se les puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos. Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa, cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo, ni los mismos recursos, a cada uno de ellos, ya que tienen una influencia diferente sobre la gestión de esos inventarios.

El método ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías:

1. Existencias A. Son los artículos para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20% del almacén, pueden sumar entre el 60% al 80% del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento.
2. Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30% de los artículos en almacén, con un valor entre el 10% y el 20% del almacén.
3. Existencias C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50% de las existencias de la empresa, pero menos del 5 al 10% del valor total del almacén.

La idea que subyace tras el modelo ABC es que cada categoría de existencias requiere un nivel de control diferente: cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados, más estrecho deberá ser ese control. Como las existencias A suponen una mayor cantidad de recursos inmovilizados deben ser controladas estrechamente; será necesario reducir las existencias de las mismas en la medida de lo posible y minimizar los stocks de seguridad. Esto suele requerir detallados pronósticos de demanda, sistemas de inventario continuo y una minuciosa políticas de compra. Sin embargo, para los elementos de las categorías B y C la mera observación puede ser un método de control válido; para ellas, se pueden emplear modelos periódicos de inventario

¿Podemos adquirir y disponer de los productos en el momento que los necesitemos para el proceso de fabricación o venta?

El sistema JIT (Just-In-Time) es un sistema de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento desarrollado en Japón en los años ochenta y posteriormente aplicado en EEUU. Actualmente se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial.

El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en almacén. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente.

La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes, reaccionando ágilmente ante cambios de la demanda y disponer de un sistema integrado de calidad que indique rápidamente los problemas operativos.

TIPOS DE EMPRESA SEGÚN LOS CRITERIOS: SECTOR PRODUCTIVO Y FORMA JURÍDICA.

1. La actividad económica de un país se puede dividir en tres grandes sectores: primario, secundario y terciario.

   Sectores económicos y actividades

   Sector	Actividad que realiza
   Sector primario: En este grupo de empresas se incluirían las empresas extractivas (mineras, pesqueras, agrícolas, ganaderas y forestales).
   Sector secundario: En este sector se encuadra a todas las empresas que transforman los productos obtenidos en el sector primario y también fabrican nuevos productos (muebles, ordenadores, etc.).
   Sector terciario: En este sector se encuadran las empresas de servicios, tales como bancos, hospitales, servicios públicos y las empresas comerciales dedicadas a la compraventa.

2. Todas las empresas deben tener una forma jurídica que viene determinada. Entre otras cosas, por el número de personas que participan en la creación de la misma, por el capital aportado y por el tamaño; así, podemos distinguir:
   1. Empresario individual: Cuando el propietario de la empresa es la única persona que asume todo el riesgo y se encarga de la gestión del negocio.
   2. Sociedades: Cuando varias personas se deciden a invertir en una empresa pueden formar una sociedad. En la actualidad. En la actualidad en España se puede constituir los siguientes tipos de sociedades:
      • Sociedad anónima.
      • Sociedad anónima laboral.
      • Sociedad de responsabilidad limitada.
      • Sociedad cooperativa de responsabilidad limitada.
      • Sociedad regular colectiva.
      • Sociedad comanditaria.
      • Contrato de cuentas en participación.
      • Sociedad civil.