Procesos de selección de proveedores.

¿Por qué crees que la empresa busca nuevos proveedores? ¿Piensas que todos los proveedores de nuestra empresa son igual de importantes? Tu empresa necesita productos para realizar su actividad económica por lo tanto necesita proveedores. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital importancia puesto que repercuten en los resultados de costes de la empresa.

La búsqueda del proveedor o proveedores adecuados a las necesidades de la empresa, adquiere gran importancia, tienes que conocer al máximo el mercado y realizar una búsqueda minuciosa y exhaustiva de los posibles proveedores. La complejidad de este proceso depende de las necesidades de la empresa, en aquellas con elevado volumen de compras, encontrar al mejor proveedor es más importante que en otras cuyas compras suponen un menor volumen.

Una vez que el departamento de compras planifica adecuadamente la compra, debes proceder a la busqueda de posibles proveedores para adquirir los productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Quizás te preguntes ¿ qué causas te pueden llevar a buscar nuevos proveedores para productos que ya has adquirido con anterioridad? ¿Es siempre el incumplimiento de los proveedores lo que te llevan a esta búsqueda? La respuesta a estas preguntas es porque principalmente el proveedor o proveedores actuales no satisfacen las espectativas que has despositado en ellos. Éstos pueden incumplir los plazos de entrega, servirte productos que no se ajusten a la calidad acordada, que no te preste el servicio que esperabas, etc. Pero quizás, los proveedores hayan cumplido con lo contratado, pero se hace necesario estar siempre informado de las ofertas que el mercado te ofrece, pueden aparecer nuevos proveedores que sean de tu interés.

En los casos de productos o servicios adquiridos anteriormente, el departamento de compras ya conoce algunos de los posibles proveedores, tienes una base de datos pero es imprescindible actualizar la información existente. Esto te sirve de punto de partida, pero además, debes buscar información sobre proveedores que no tenga en la base de datos.

Tu empresa está pensando en ampliar la oferta de productos, ¿cómo piensas que debes buscar los nuevos proveedores? ¿O quizás opines que debes comercializar siempre los mismos productos? Quizás pueda ser beneficioso para tu empresa que innoves y ofrezcas nuevos productos a tus clientes. Estos nuevos productos pueden ser suministrados por los mismos proveedores, o tal vez, tengas que buscar nuevos, porque los que ya tienes no te pueden ofrecer los productos que necesitas, o porque tienes necesidad investigar el mercado.

En los casos de productos o servicios que se adquieren por primera vez, el departamento de compras deberá buscar posibles proveedores, para lo cual partirá de fuentes de datos como revistas especializadas, personas relacionadas con el sector, Internet, etc. Ocasionalmete estos proveedores son recomendados por el departamento emisor del boletín de compras.

¿Cuál crees que es la principal fuente donde puedes encontrar información sobre potenciales proveedores? En la actualidad Internet se ha convertido en un medio imprescindible para nuestra empresa para buscar información sobre proveedores o para encontrar cualquier otro tipo de información que necesitemos.

La búsqueda de proveedores en Internet se ha convertido en una práctica más que común en las empresas. Tanto si se usa este medio como canal de ventas, como si se trata de una empresa de modelo tradicional, cada vez es más común que todas las empresas utilicen la red para buscar nuevos proveedores con los que abastecerse, tanto de servicios como de productos. Lo que antes se hacía usando las páginas amarillas (en papel) ahora se hace usando Google, Mozilla... Además Internet nos permite encontrar proveedores a nivel mundial, cosa impensable por métodos tradicionales sin invertir mayores recursos. Este hecho refleja la importancia para una empresa de contar con "presencia en la red". Si no estás en el espacio virtual perdemos clientes potenciales cada día que pasa.

La búsqueda de proveedores on-line nos ofrece multitud de posibilidades, pero también debemos tener en cuenta que por la amplitud de información que podemos encontrar en este medio debemos marcarnos unas directrices para llevarla a cabo la búsqueda.

¿Es Internet la única fuente donde puedes encontrar información a cerca de proveedores? Además de la búsqueda on line, puedes recopilar información sobre posibles proveedores en:

• Prensa, radio y televisión.
• Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.
• Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.
• Ferias y exposiciones comerciales. Una feria es uno de los mejores lugares para encontrar proveedores. Las ferias no están abiertas al público en general, son una forma de identificar a los profesionales, los proveedores se dan a conocer para promocionar productos, y los interesados en el producto, visitan los stands para tomar ideas, conocer marcas e informarse sobre artículos nuevos.
• Páginas amarillas.
• Asociaciones empresariales y profesionales, cámaras de comercio y bases de datos de organismos públicos y privados.
• La competencia.

¿Qué piensas que debes hacer con la información recopilada sobre los posibles proveedores? En primer lugar debes elegir a los proveedores que te pueden interesar. El siguiente paso será ponerte en contacto con ellos para solicitarles información a cerca de la compra que estas interesado realizar, a esto se denomina petición de ofertas.

Esta petición de ofertas se basa en pedir por escrito, al proveedor, las condiciones técnicas y comerciales que nos pueden ofrecer.

¿Cómo debes realizar la petición de ofertas a tus proveedores? La forma más efectiva es mediante el documento de petición de ofertas. Este documento puede ser una carta que contenga todos los datos necesarios, o bien la empresa puede tener un documento.

El impreso o la carta debe contener, al menos los siguientes apartados:

• Presentación y persona de contacto dentro del departamento de compras.
• Condiciones de presentación de la oferta por parte del proveedor:
  • Soporte (papel, correo electrónico, fax, etc.)
  • Personas de contacto por parte del proveedor.
• Condiciones economicas:
  • Precio (unitario, por lote, global).
  • Descuentos (comerciales, por volumen, por pronto pago, de temporada, promociones, etc).
  • Gastos de envases, envalajes y otros servicios.
  • Transportes y seguros.
  • Forma de pago (en caso de aplazamiento con o sin intereses).
  • Gastos de intalación y montaje (en caso de bienes de inversión).
  • Moneda en que deben venir expresados los conceptos anteriores.
• Condiciones de servicio:
  • Plazo de entrega del producto o de prestación del servicio.
  • Adiestramiento o no de los empleados.
  • Servisios postventa ofrecido por el proveedor.
• Caracteristicas del producto:
  • Calidad del producto.
  • Condiciones de embalaje.
  • Periodo de garantia.
• Aspectos administrativos:
  • Documentación necesaria para formalizar la operación.
  • Legislación aplicable.

Una vez que el departamento de compras está en posesión de las ofertas de los posibles proveedores, procederas a valorarlas y analizarlas para seleccionar aquella que mejor se adapta a tus necesidades, sabiendo que esta actuación constituye un paso esencial para una buena política de compras.

¿Qué puedes hacer si necesitas una descripción detallada de todos los aspectos de la oferta de un producto en el que estás interesado adquirir? En este caso le pedirás a tu proveedor que te envíe el pliego de condiciones.

El pliego de condiciones permite a los proveedores establecer su oferta con exactitud. Esta solicitud se puede redactar de dos formas:

1. Pidiendo a cada proveedor que realice una oferta detallada de todas las condiciones. Esta manera de proceder se utiliza en el marco de los contratos públicos.
2. Interrogando al proveedor únicamente acerca de sus mejores condiciones comerciales. La respuesta que en este caso se reciba no tiene por qué ser detallada.

¿En qué puedes basarte para seleccionar un proveedor u otro? Tu empresa debe establecer unos criterios que serán diferentes a los que puede establecer otra empresa, porque no todas las empresas tienen las mismas necesidades ni realizan las mismas actividades.

El proceso de selección de proveedores es muy importante para el éxito de la empresa, debes buscar proveedores que te ofrezcan los productos o servicios de mejor calidad, al mejor precio, también debes tener en cuenta las garantías que te ofrezcan estos proveedores.

En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos los factores que debes tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; debes tratar que haya un equilibrio de estos componentes en la selección.

De nada te sirve conseguir un excelente precio si la calidad no es buena, ya que a corto o largo plazo esto hará que baje la calidad de tus producto y seguramente las ventas. También debes analizar cuál de todos es el más importante según tu empresa: la calidad, que entreguen a tiempo, la financiación.

Sin duda este es un proceso esencial para el eficiente funcionamiento de tu empresa.

¿Por qué piensas que hay que poner especial cuidado a la hora de seleccionar los proveedores? Porque los proveedores, van a influir en el éxito de tus negocios. Una selección errónea puede ocasionarte pérdidas.

Una correcta selección está precedida de cuatro fases, que debes realizar con mucho cuidado siguiendo el proceso que te explicamos a continuación. Sólo así te asegurarás la mejor selección:

1. Búsqueda de información.
2. Solicitud de información. Una vez se ha confeccionado la lista de posibles proveedores se inicia el contacto directo para solicitarles la información que interesa obtener. Debes insistir en que respondan claramente a los siguientes aspectos:
   • Calidad.
   • Condiciones económicas.
   • Otras condiciones.
3. Evaluación de los proveedores. En esta fase tienes que realizar un estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que hayas elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la información que recabes en el proceso de selección, debes realizar lo siguiente:
   • Una ficha del proveedor, para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
   • Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada.
4. Selección. Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, procederás a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa.

¿Cómo puedes saber cuál es el mejor proveedor para tú empresa? ¿Es quizás el que te ofrezca mejor precio? Sin duda el precio de los productos va a ser un elemento fundamental a la hora de adquirir los productos, pero debe ir acompañado de otros criterios, que debes tener en cuenta.

Por tanto, para la selección de proveedores utilizaras criterios económicos, criterios de servicios, criterios de calidad y factores de riesgos. Cada empresa establecerá los criterios que mejor se adapten a sus necesidades.

¿Qué piensas que debes hacer con toda la información que tienes sobre los proveedores? No basta con recopilarla hay que gestionarla.

1. Gestión de almacén: En la actualidad, existen multitud de compañías TIC productoras de aplicaciones y software de negocios que disponen de programas diseñados para cubrir la mayoría de las áreas de negocio, y en especial para el control de inventarios y cadenas de suministros.

   La incorporación de etiquetas electrónicas a cualquier producto, permiten identificar y obtener múltiples informaciones del mismo a distancia, controlándolo a lo largo del proceso de aprovisionamiento, almacenaje y distribución.

   De esta forma, se optimiza la localización y el seguimiento de objetos, la identificación de mercancías, el control de equipajes en los aeropuertos, la distribución automática de productos, la asignación automatizada de ubicaciones o parcelas, la identificación en tiempo real y automatizada de carga de camiones, la generación en tiempo real de documentación de recogida y entrega, etc.

2. Integración departamental: Implantación de Sistemas de Información Integrados que nos permiten coordinar las aplicaciones informáticas de gestión correspondientes a todos los departamentos y funciones de una empresa.

   La incorporación de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) es esencial para lograr la innovación en servicios para la comercialización de productos y la optimización necesaria.

¿Qué piensas que debes hacer con la información que tienes sobre proveedores, productos, ofertas, etc...? ¿Debes destruirla o guardarla? ¿Te puede ser útil en el futuro? O ¿Esta información no te sirve para nada?

Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de temporada en temporada, como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar, al menos, una copia de las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones, y también es imprescindible tener toda la información posible sobre los proveedores. Por eso, las condiciones que debe reunir una base de datos o archivo de proveedores son:

• Que los registros estén ordenados, bajo un sistema de fácil localización.
• Que exista un fichero de seguridad, para los casos de extravío.
• Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

La ficha del proveedores es un documento que usa todo el personal de compras, sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de una ficha de modelo estándar es el siguiente:

• Datos de identificación del proveedor: CIF, dirección completa….
• Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas….
• Condiciones comerciales: precio, descuentos,….
• Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

También hay ficha de producto, que al menos deben contener:

• Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.
• Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de prioridad.
• Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

¿Piensas que a la hora de guardar información sobre tus proveedores tienes que llevar un orden? ¿Te ayuda a llevar ordenamente los registros?

Las fichas de proveedores y de productos deben estar debidamente ordenadas y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de clasificación que más se utiliza son:

• Orden alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto). La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético. Este sistema se usa directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar por nombres, las cuales son de uso universal:
  • En primer lugar debes clasificar teniendo en cuenta el primer apellido.
  • Después seguirás la clasificación por el segundo apellido.
  • Para terminar con el nombre de pila.
• Orden numérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.
• Orden mixto. Consiste en utilizar una combinación de los sistemas anteriores, permite muchas combinaciones: un número seguido de una letra o más letras, una letra seguida de un número o varios.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

¿Qué factores debes tener en cuenta para realizar un análisis comparativo entre varios proveedores?

Para que puedass seleccionar al mejor proveedor tieness que empezar valorando cuantitativamente las ofertas recibidas. En la valoración de las ofertas y la selección de proveedores, es importante que tengas en cuenta los factores económicos, de calidad, de servicio y de riesgo. Cada empresa establece los criterios que crea más conveniente, atendiendo siempre, a lo que favorezca a la empresa.

Una vez recibidas las ofertas solicitadas a los diferentes proveedores, es necesario analizarlas para poder realizar una selección del proveedor que te ofrezca las condiciones que más se ajustan a las necesidades de la empresa.

¿Cómo debes realizar el proceso de valoración de ofertas? En primer lugar elegirás los criterios de valoración. En segundo lugar asignaras una puntuación a cada uno de los criterios utilizados o en combinación de los mismos, que vayan a ser tenidos en cuenta para la selección de un determinado proveedor, en función de la importancia que se le asigne a cada uno de estos factores. En tercer lugar atendiendo a los resultados obtenidos realizaras la selección del proveedor.

En una oferta puedes establecer como criterios de valoración: las condiciones económicas, la calidad, el plazo de pago, el servicio postventa, la forma de pago y la solvencia del proveedor. Asignamos las siguiente puntación: al coste total 50 puntos a las condiciones económicas, a la calidad 10 puntos, al plazo de entrega 15 puntos, al servicio posventa 10 puntos, a la forma de pago 10 puntos y a la solvencia 5 puntos, llegando a una valoración total en el mejor de los casos de 100 puntos.

Dependiendo del tipo de producto o servicio objeto de la compra, se valorarán más unos aspectos que otros, pero siempre es conveniente tenerlos en cuenta a todos.

El departamento de compras puede tener una ficha de valoración y selección de proveedores o una hoja de cálculo preparadas para la valoración de ofertas.

¿Quizás te hayas preguntado alguna vez como podemos calcular el precio de adquisición del producto?

Un elemento que debes tener en cuenta para valorar a los proveedores es el precio unitario del producto o productos que vas a adquirir. Normalmente en las ofertas se incluyen descuentos y gastos, si adquieres un solo producto el calcular el precio unitario no plantea ninguna dificultad. Pero cuando en una misma compra vas a adquirir varios productos, los gastos suelen venir dados conjuntamente a todos. Para calcular el precio unitario de cada producto tienes que repartir estos gastos. Para realizar esto puedes optar por:

1. Repartir los gastos fijando un criterio: precio, peso, volumen, …
2. Repartir los gastos mediante la constante de proporcionalidad k. Para calcular k utilizamos la siguiente fórmula:

Donde:

¿Qué piensas que debes hacer una vez que has calculado el precio unitario de las ofertas que has recibido de los diferentes proveedores?

Ya has calculado el precio unitario de adquisición, que es un elemento importante a la hora de elegir tu proveedor. Pero no solo el precio de adquisición es importante, por ello tienes que continuar aplicando el baremo de puntos que has establecido para cada criterio establecido para realizar la selección. Veamos como realizarlo con un ejercicio resuelto.