Sistema de ordenación y clasificación de la documentación alfabética. Los documentos se archivan tomando como base las iniciales de las palabras elegidas en el orden del alfabeto.

• Debemos tener en cuenta en nombres de personas físicas:
  • La palabra ordenatriz será el primer apellido, si éste coincidiera con el de otra persona, se toma el segundo apellido, y por último el nombre.

    Mancilla García, Antonio
    Mancilla Vega, José
    Pérez García, Miguel
    Pérez García, Pedro

  • Cuando los nombres incluyen preposiciones (el más común es "de"), que precedan a los apellidos, se toman como palabra ordenatriz el apellido:

    Cerda, Juan de la
    Cervantes Saavedra, Miguel de
    Río, Carmen del

  • El artículo, si no va acompañado de preposición aparece siempre en primer lugar, independientemente de que vaya separado, unido o enlazado por un guión a este:

    Las Aguas, David
    Lafuente, María
    La-Gaceta, Antonio

  • Se comenzará igualmente por el artículo aunque vaya precedido de preposición, si el artículo va unido o enlazado al nombre, o está constituido por un nombre de lugar que incluye artículo inicial así como cuando éste vaya en mayúscula:

    Los Molares, Jesús
    Los-Caminos, Francisco

  • Los títulos nobiliarios, militares o religiosos no se consideran palabra ordenatriz.
  • Los apellidos compuestos, separados por un guión, se consideran como una única palabra.
  • Los nombres extranjeros si contienen las partículas Van, Du, Mac, al comienzo del apellido, se considera que forman parte de él.
• Debemos tener en cuenta en nombres de personas jurídicas:
  • En general, para las empresas se toma como palabra ordenatriz la primera palabra de la razón social de la empresa.
  • No se tendrá en cuenta los nombres genéricos incluidos en el nombre de la empresa, por ejemplo casos como frutería, cosméticos, bares, etc.

    Bar Las cuatro esquinas quedaría Las cuatro esquinas, Bar
    Frutería Juani quedaría Juani, Frutería.

  • De la misma forma, se prescinde de palabras como "Herederos de…", "Viuda de…", "Hijos de…", etc.

    Viuda de Martínez quedaría Martínez, Viuda de

  • Los bancos, organismos oficiales, etc. se ordenarán por el nombre genérico.

    Banco de España quedaría Banco de España

  • Cuando el nombre es extranjero se toma como palabra ordenatriz la primera palabra de su razón social.

    CISCO SYSTEMS quedaría CISCO SYSTEMS

  • Si el nombre de la empresa incluye un artículo, éste formará parte del nombre y se tomará en cuenta a la hora de elegir la palabra ordenatriz.

    Bar Las cuatro esquinas quedaría Las cuatro esquinas, Bar