Cualquier empresa, se dedique al comercio internacional o no, necesita conocer los mercados, saber como son los clientes, los proveedores, saber cuáles son las características propias de un mercado para poder tomar decisiones que no comprometan el futuro de la empresa.

Desgraciadamente aún hay muchas empresas que se basan en intuiciones, en la experiencia para tomar decisiones, pero aunque esto está bien, necesitan poner conocer muchos aspectos externos que pueden ser clave para tomar decisiones.

Si las empresas necesitan gestionar adecuadamente la información, ahora nos surge una pregunta, ¿Dónde está el límite a la hora de buscar información?, es decir, ¿cuánta información necesitamos?

En la práctica hay que tener claro que la búsqueda de información, o la obtención de información ha de estar de acuerdo con las necesidades de la empresa, y no caer en el error de buscar y analizar más información de la que realmente necesita la empresa.

La información ha de ser la justa, la adecuada, y es que en caso de incertidumbre o por el miedo a no tomar las decisiones adecuadas podemos extender en exceso el proceso de búsqueda, sin caer en la cuenta de que más información no siempre significa mejor información.

Esto es muy importante puesto que hay mucha información disponible.

Vivimos en la era de la información, lo que ocurre en cualquier país del mundo es conocido al instante en el otro extremo del planeta… la era de las comunicaciones.

Cualquier empresa tiene o puede tener acceso a cualquier dato que se le pueda ocurrir o pueda necesitar, si bien es cierto que en ocasiones esa información cuesta dinero, y mucho (en otras muchas ocasiones no). Si esto es así… ¿Qué puede diferenciar una empresa de otra, si en principio todas parten con las mismas condiciones de conocimiento?

La respuesta es clara: la habilidad para filtrar esa información, para separar lo importante de lo accesorio y superfluo. Aquí es donde podemos encontrar un factor clave de éxito.

Si ya tenemos claro la importancia de seleccionar la información, lo primero que tendremos que hacer es dar respuesta a una serie de preguntas que son claves para poder determinar la información que necesitamos:

¿Para que necesitamos esa información?

Normalmente las empresas necesitan la información para poder tomar decisiones., esto es lógico, pero en función de la decisión a tomar tendremos que buscar la información de un tipo o de otro. Por ejemplo para decidirnos a buscar un proveedor en un país o en otro, necesitaremos información sobre los dos países, cuáles son sus prácticas empresariales más comunes, como está el nivel de precios, qué tipo de mercado es el que tiene el sector que nos interesa…

¿Cuáles son los objetivos?

Cuando hablamos de los objetivos de la información, es muy importante aclarar que los objetivos hay que definirlos lo más concretamente posible. Definir un objetivo es determinar el tipo de decisión que se tomará.

Llegados a este punto es importante hablar del sistema de información de la empresa. Un sistema de información es la gestión continuada de la información que genera la empresa y de la que necesita obtener del exterior, de cara a tomar decisiones y facilitar el trabajo diario.

Ya sabemos los objetivos, y sabemos para que necesitamos la información, pero en el comercio exterior… ¿También es importante?, y si lo es, ¿por qué?

Por supuesto, esto es muy importante cuando hablamos de comercio exterior. La información hay que actualizarla continuamente, no podemos conformarnos con utilizar información de la que la empresa disponga sin más, si hacer nada más. Es lógico que si utilizamos información (no actualizada) de hace 10 años, tomaremos las decisiones que hubiésemos tomado hace 10 años, ¡pero no las que ahora mismo necesitamos tomar!

En el ámbito del comercio internacional la información cambia continuamente, hoy hay restricciones cuantitativas a la importación que hace no había el año pasado, y que posiblemente no habrá el año próximo; el PIB de un país cambia todos los años (al igual que el resto de datos macroeconómicos), las tendencias del mercado y los hábitos de consumo también cambian; los competidores, los proveedores y los clientes potenciales… Si el entorno es cambiante, las decisiones empresariales también lo serán, por lo tanto la información en las que nos basamos para tomarlas, también lo es.

La información que puede utilizar cualquier empresa (también en comercio exterior), básicamente puede ser primaria o secundaria.

Podríamos decir que es una información elaborada “ex-profeso”. Sin duda alguna estamos ante la situación ideal. Necesitamos hacer un estudio o tomar una decisión determinada, y gracias a que determinamos los objetivos sabremos qué información necesitamos (como vimos en el apartado anterior). Entonces encargamos o nos dedicamos a elaborar esa información, fácil, ¿verdad?

Desafortunadamente no es tan simple, como casi todo, elaborar información primaria tiene sus pros y sus contras. La parte positiva es que esa información se ajusta perfectamente a los objetivos que nos hemos marcado. La parte negativa es el alto coste que tiene elaborar una información específicamente para un estudio o para una decisión, además del tiempo que nos llevaría elaborarla.

Lógicamente hay algunas empresas que efectivamente así lo hacen, pero estamos hablando de grandes multinacionales que antes de realizar ninguna operación internacional (posiblemente de varios cientos de millones de euros), han de asegurarse de que toman la decisión adecuada.

Ya sabemos en qué consiste la información primaria, la de primera mano… pero hay otro tipo de información, el que no elaboramos nosotros, ¿esa es la secundaria?

La principal ventaja que presenta este tipo de información es que es una información mucho más barata (incluso en muchos casos gratuita) y por supuesto, al estar ya elaborada podemos disponer de ella al instante. Pero al igual que ocurría con la información primaria, en el caso de la secundaria, también tiene un aspecto negativo, y no es otro que la dificultad de que encaje perfectamente con lo que está buscando la empresa, por lo que hay que dedicarle un esfuerzo adicional a seleccionarla, incluso en ocasiones a cotejarla para comprobar su actualización y su fiabilidad.

Una vez que sabemos que hay que dos tipos de información: primaria y secundaria, seguro que intuimos (y ya lo hemos apuntado en el apartado anterior) que sea cual sea la información puede proceder de una fuente interna o externa. Seguro que incluso antes de continuar con este punto, podrías decir cuándo es interna y cuándo externa, ¿verdad?, aún así vamos a ver como sería.

Si pasas el ratón por el siguiente esquema, además de recordar los tipos de información, sabrás cuales son las fuentes de información:

Archivos de clientes, informes de experiencias internacionales anteriores, archivos de documentos, procedimientos y procesos…, sería información interna, que además, por ser existente es una información secundaria. Es mucha la información con la que en principio podría contar la empresa, el problema es que, en ocasiones, esa información se pierde por una mala gestión de la información, de la base datos, o del archivo.

En otras ocasiones la empresa (fuente interna) decide obtener directamente la información, bien porque la información es relativamente fácil de obtener, o bien porque la empresa es lo suficientemente grande como para elaborar sus propios estudios. En estos casos hablamos de información primaria obtenida por la fuente interna.

En cuanto a las fuentes externas, aquí nos referimos a un amplio abanico que entidades, organismos, instituciones y empresas que elaboran información a petición de la empresa, o por su propia iniciativa, ya que es ajena a la empresa, y bien la información se elaborará por petición o encargo de la misma, como es el caso de empresas especializadas en estudios (elaborarán información primaria), o bien realizan estudios por su propia iniciativa y la ponen a disposición de las empresas de forma gratuita o no (información secundaria).

En los apartados siguientes se hace una descripción de algunas de estas entidades que disponen de información útil para empresas interesadas en el comercio internacional.

Fuentes internas y externas, información primaria o secundaria…, ¿puede haber alguna clasificación más?

Pues si, una forma de clasificación que es muy importante porque condiciona la gestión que se hace de la información de los mercados exteriores. Esta forma es clasificar la información teniendo en cuenta si su origen es personal o documental.

Pensemos por un momento la cantidad de personas del ámbito profesional con las que mantenemos conversaciones más o menos formales, o incluso informales ya que, en muchas ocasiones, estas conversaciones informales nos pueden proporcionar información muy útil.

Efectivamente son muchos los clientes que nos pueden orientar (y proporcionar información) de cómo está el mercado, de cómo son las tendencias, incluso de cómo es nuestro producto. Cuando hablamos con los proveedores nos pueden ofrecer información del sector o de la competencia. Lo mismo puede ocurrir cuando hablamos personal de la administración pública, consultores o nuestros propios compañeros de trabajo.

De todos ellos obtenemos directamente una información muy útil, que puede ayudarnos a entender mejor la información escrita, o en otras ocasiones nos darán pistas de hacia dónde tenemos que orientar la búsqueda de la información.

Cuando hablamos de información de origen documental, no siempre nos referimos a aquella que se presenta en soporte papel, sino también aquella que se presenta en formato informático. Lógicamente, cada vez es menor la documentación en papel, ya que está siendo sustituida (no en todos los casos) por soporte digital o informático: bases de datos, estadísticas, informes, operaciones bancarias e incluso muchos trámites con la administración pública pueden realizarse de esta forma, por ejemplo mediante el sistema electrónico de intercambio de datos, EDI (Electronic Data Interchange) o con el DNI-digital.

Posiblemente conozcas algo sobre el ICEX, tengas alguna referencia o alguien te haya hablado de él. Pero, ¿sabes realmente lo que es y sobre todo cómo puede ayudar a una empresa a realizar operaciones internacionales?

El ICEX se esfuerza por fomentar la colaboración con otras instituciones que tengan el mismo objetivo de apoyo a la internacionalización de la empresa. Esta colaboración se traduce en programas específicos de actuación conjunta, dentro de una política de promoción común.

Para ello, forma parte del Consejo Interterritorial de Internacionalización, en el que también participan las Comunidades Autónomas, el Consejo Superior de Cámaras y la Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE). Además, mantiene una colaboración bilateral con todas las asociaciones sectoriales, cámaras de comercio, etc.

¿Pero dónde está el ICEX?

El ICEX no tiene una sola sede, sino que cuenta además de con su sede principal de Madrid, con una red de 31 Direcciones Provinciales y Territoriales de Comercio repartidas por toda la geografía española y una red de casi 100 Oficinas Económicas y Comerciales en el exterior. ¡Esto hace que sea bien cercano a cualquier empresa!

Además cuenta con 13 centros de negocios en el extranjero, situados estratégicamente en el resto del mundo (Argel, Bucarest, Casablanca, Chicago, Dubai, Guangzhou, Kuala Lumpur, México, Moscú, Bombay, Pekín, Sao Paulo y Shangai). Estos centros ofrecen a las empresas españolas infraestructura temporal para poder iniciar o desarrollar la internacionalización, aportando además del apoyo en infraestructuras, apoyo logístico, institucional y administrativo.

Como vemos, el ICEX cuenta con una amplia estructura para prestar apoyo a las empresas que trabajan en el ámbito del comercio exterior. Ahora veamos que hace y qué información nos puede proporcionar.

Aunque es especialmente conocido por la información que puede proporcionar, o por el apoyo que presta a las empresas exportadoras e importadores de nuestro país, en realidad el ICEX cuenta con un amplio catálogo de servicios.

Antes de comentar algunos de los servicios que presta, es importante que sepamos que aunque es una entidad de titularidad pública, no todos los servicios que presta el ICEX son gratuitos. Efectivamente muchos de ellos son gratuitos, otros consisten en ayudas económicas a la prestación del servicio (financiados vía Fondos Europeos), y otros son de pago.

Ahora si, conozcamos en qué nos puede ser servir el ICEX.

• Además de proporcionar un amplio rango de información, cuenta con tres programas de ayuda a las empresas que están empezando o quieren comenzar su andadura internacional. Estos programas (Aprendiendo a Exportar, PIPE y Pasaporte al Exterior), pueden ser de asesoramiento, información, formación, tutela o apoyo mediante herramientas de gestión.
• También cuenta con un programa de apoyo a proyectos empresariales y de inversión, que pueden ser de consultoría e ingeniería, de apertura de líneas de financiación, o de implantación productiva en el exterior. También apoya la implantación y desarrollo de la notoriedad y la presencia de marcas españolas en el exterior, y cuenta con una línea de financiación para aquellas empresas que necesiten apoyo (financiero y de asesoramiento) para acceder a licitaciones internacionales.
• Por supuesto que, además de esos servicios, a través del ICEX son muchas las empresas que están presentes en ferias, congresos, exposiciones, foros, encuentros empresariales, misiones empresariales etc., y no solo porque encuentran la información necesaria de los mismos, sino que además en ocasiones también ofrecen financiación para asistir a estos eventos, y asesoramiento de cómo obtener el mayor rendimiento a esta asistencia.

Y además de asesorar, ¿también proporciona formación?

Pues efectivamente, uno de los tipos de servicio más interesantes es el relacionado con la formación. El ICEX proporciona formación a través de jornadas y seminarios. Además cuenta con unas becas para personas con formación inicial en comercio exterior para desempeñar su trabajo en empresas.

Y además de aprender en seminarios o a través de becas, desde la página web de ICEX puedes ver casos reales de empresas que han realizado con éxito sus operaciones exteriores, y así aprender de la experiencia de estas empresas.

Por último también presta servicios personalizados, adaptados perfectamente a las necesidades de cada empresa, desde identificación de socios comerciales hasta apoyo logístico.

Y claro, como apuntábamos antes, no podemos olvidarnos de que nos puede proporcionar mucha información, pero esto, se desarrolla en el siguiente apartado.

La información que presta el ICEX es amplísima, y tiene en cuenta la posición sectorial, los indicadores económicos, información de países, mercados…

Podemos consultar la información por el método tradicional, pero es mucho más cómodo poder acceder a través de la página web que ya conocemos. Para poder tener acceso a esta información tan solo necesitamos registrarnos.

¿Qué tipo de información puede proporcionar el ICEX?

Por un lado proporciona información estadística de importaciones y exportaciones por productos y partidas arancelarias, datos como la Balanza de Pagos, listados y rankings de países y sectores y flujos de comercio exterior diferenciados por países y productos.

Además de la información anterior, proporciona información detallada de todos los países del mundo a través de guías-país, en el que se incluye información del marco político e institucional del país, estructura económica, relaciones bilaterales con España, información sectorial, consejos útiles, hábitos de la práctica comercial en ese país, datos de interés, agenda de actividades…

Por otro lado, cuenta con una importante base de datos de estudios de mercado diferenciados por mercados sectoriales. Para cada uno de los mercados proporciona información acerca de las características de la demanda, la competencia, las formas y canales de distribución, etc. También nos puede proporcionar información sobre los hábitos en la práctica comercial y también sobre la percepción que empresas y consumidores de esos países tienen sobre los productos españoles y la imagen del país.

Otro grupo de información muy importante es el relacionado con la promoción internacional. Desde información de ferias, con un buscador, por sectores, fechas, países, posibilidad de representación ferial agrupada, etc., hasta información de la organización de misiones comerciales, encuentros empresariales, foros de discusión…

Por último también cuenta con información de contactos, como por ejemplo directorio de exportadores, asociaciones y organismos; de programas de ayuda a la exportación, de formación y seminarios…

Pero hasta ahora todo lo que hemos visto del ICEX está en España o en Internet, ¿es que no tiene oficinas repartidas por el mundo?

Pues también cuenta con esas oficinas. Son las oficinas económicas y comerciales de España en el exterior, y es una red de unas 88 oficinas comerciales.

También prestan apoyo técnico y logístico a la hora de establecer contactos, concertar entrevistas, etc.

¿La red de oficinas está en todos los países del mundo?

En todos físicamente no, pero si cobertura a todos. Con la red de oficinas económicas y comerciales, el ICEX, cubre casi la totalidad de los destinos de la exportación y la inversión española. Existe una amplia red de oficinas económicas y comerciales, tanto en el exterior como en España, que aparecen en la página oficial del ICEX. También aparece una Red de Centros de negocios ICEX.

Cuando hay un país que no cuenta con oficina, la representación y los servicios se presta desde la oficina de un país cercano, ya que no siempre una oficina tiene asignada un área geográfica que se corresponda a un país, sino a varios. Por ejemplo desde Grecia se gestiona la representación y servicios prestados en Chipre.

En otras ocasiones esa área geográfica es menos extensa que el país, ya que en ese país se cuenta con varias oficinas comerciales. Este es el caso de China que cuenta con unas cuatro oficinas, México o Marruecos en las que hay unas dos oficinas en cada país, o Estados Unidos que cuenta con unas 8 representaciones.

Aunque estemos hablando de comercio exterior, de globalización o de mercados internacionales, no podemos olvidar que cada empresa tiene una realidad distinta. La actividad empresarial de una empresa de Galicia posiblemente no tenga mucho que ver con la de una de Castilla y León o una de Cataluña con la de una de Murcia. No es que haya divisiones en clasificación de mejor o peor, en absoluto, lo que ocurre es que si las características del tejido empresarial de una comunidad a otra es diferente, sus necesidades también lo pueden ser, y casi con total seguridad también lo serán la forma de satisfacer esas necesidades.

Precisamente para eso, es para lo que se ha creado desde las Comunidades Autónomas organismos y programas que ayuden, asesoren, orienten y proporcionen información a las empresas que deseen implantarse en el exterior.

Entonces, ¿estas entidades duplican el trabajo y servicios del ICEX?

En absoluto, en muchos casos actúan como eslabones en la cadena de transmisión de información o de gestión entre las empresas y los programas del ICEX, en otros cuentan con programas propios y específicos para las empresas de su ámbito de actuación. Estos programas están coordinados con los que ofrecen el ICEX y las Cámaras de Comercio.

Cada uno de los organismos, lógicamente cuenta con una estructura distinta, con unos programas distintos y con un método de trabajo diferente. Esto es así porque intentan adaptarse al máximo a las necesidades de las empresas de su entorno más cercano, es decir, cuentan con un alto nivel de adaptación y concreción a la realidad empresarial de la Comunidad Autónoma en la que prestan sus servicios.

Su origen es el de asociaciones voluntarias de comerciantes, industriales y navieros, y ya a finales del siglo XIX se reconocía este origen y la consideración de denominación de Cámara Oficial mediante un Real Decreto.

Hoy día su papel en el ámbito del fomento de la actividad empresarial es indiscutible, y sus funciones son de carácter público-administrativo según recoge la propia ley que las regula.

¿Pero son entonces parte de la administración pública?

No realmente, son entidades de carácter público-administrativo pero de tipo asociativo. Esto es algo que está totalmente justificado por la imposibilidad de que tareas como emisión de informes, recopilación de usos mercantiles, expedición de certificados, o la promoción de empresas españolas en el exterior, fueran desarrolladas por la inmensa cantidad de asociaciones representativas de diferentes sectores, ámbitos geográficos o diferente ideología, que además en ocasiones pueden tener intereses contrarios.

El Consejo Superior de Cámaras de Comercio es el representante a nivel nacional e internacional de todas las Cámaras de Comercio de España.

Las funciones de las Cámaras de Comercio son muy variadas, y pueden ser de un carácter público o privado, debido al estatus particular que anteriormente hemos comentado que se le define por ley.

Entre las funciones de carácter público-administrativo, una de las funciones más importantes es la de expedir los certificados de origen, y así como otros certificados relacionados con actividades empresariales nacionales e internacionales.

También realizan actividades de apoyo al comercio exterior, especialmente a la exportación, mediante un plan de aprobación periódica denominado Plan Cameral de Promoción de las Exportaciones.

Por su importancia, el Plan Cameral cuenta con una página web propia, en ella está disponible información muy útil relacionada con documentos, procedimientos, etc., diferenciados según el país al que se quiera exportar.

Otras actividades importantes relacionadas con el comercio internacional son la organización de misiones empresariales en el exterior o la realización de ferias, foros y exposiciones.

Además las Cámaras de Comercio tramitan programas de ayudas a empresas, desempeñan funciones de arbitraje mercantil, y son órgano de asesoramiento de las Administraciones Públicas para el desarrollo del comercio, la industria y la navegación.

Por otro lado llevan un censo público de todas las empresas, sus establecimientos, delegaciones y agencias radicados en su demarcación, elaboran estadísticas, etc.

También proporcionan formación e información, especialmente en el campo del comercio exterior, y son de gran utilidad para aquellas empresas que tienen interés en la actividad internacional.

El conjunto de Cámaras de Comercio proporciona gran cantidad de información (y formación) relacionada con la actividad empresarial, aunque a nosotros nos interesa especialmente la relacionada con el comercio internacional.

Por su estructura y funcionamiento, la información de las Cámaras de Comercio puede estar recogida a través de la propia red o mediante sociedades mercantiles a través de las que las comercializa.

Pero, ¿cuál es la información que proporciona?

Realmente la información es bastante variada y completa. Especialmente interesante como se indicaba en el apartado anterior, es la que proporciona el Plan Cameral: estudios de mercado, estadísticas, directorio de empresas de importación y exportación, estudios de mercado y sobre todo una amplia guía con los documentos y trámites documentales exigidos para la importación de los productos españoles según el país de destino.

Otro conjunto de información muy interesante es la que corresponde a manuales y guías que apoyan y orientan a las empresas interesadas en abrir sus mercados al exterior.

También cuenta con un programa denominado “CABI” de búsqueda de información, que puede suponer un importante ahorro en esfuerzo a la hora de localizar la información sobre comercio exterior que hay disponible a nivel mundial.

A través de “ComerData”, cuenta con un amplio directorio de empresas de todo el país, en este caso la consulta no es gratuita en su totalidad.

¿Entonces si tiene carácter asociativo, es una asociación?

Pues si, podríamos decir que implica una unión o representación, pero no solo de empresas. Este carácter asociativo es uno de los aspectos más importantes de la CCI. Sus miembros no son solo empresas que realizan operaciones internacionales, sino también gran cantidad de organizaciones empresariales que las representan, incluidas la gran mayoría de las Cámaras de Comercio (aunque no todas).

Desde su creación en París en 1919 sigue manteniendo esta sede, aunque tiene algunas más (por ejemplo en Barcelona). La Cámara de Comercio Internacional es la única organización empresarial que tiene un estatus de órgano de consulta ante las Naciones Unidas y sus organismos especializados.

Dentro de su actividad fomentando la creación de instrumentos que ayuden y faciliten el comercio internacional, podemos encontrar la creación de la Corte Internacional de Arbitraje o la elaboración de reglas y códigos de conducta sobre un amplio abanico de actividades relacionadas con el comercio internacional, como la guía para el comercio electrónico, o la carta de las empresas para un desarrollo sostenible.

Tal vez el aspecto más conocido (e importante) ha sido la elaboración de las Reglas y Usos Uniformes del Comercio Internacional, más conocidas como INCOTERMS.

Desde su primera elaboración en 1936 han sufrido varias modificaciones para poder adaptarlos a las necesidades que el paso del tiempo ha hecho necesario.

Los Incoterms han sido desarrollados y actualizados por expertos y profesionales en comercio internacional, trabajando en conjunto con la Cámara de Comercio Internacional; por lo que se han convertido en las reglas estandarizadas en todo el mundo, y se consideran vigentes las actualizaciones realizadas en 2010 que entraron en vigor a partir del 1 de enero de 2011.

Hasta ahora hemos estado viendo entidades y organismos que pueden proporcionarnos mucha y muy útil información, pero ¿Solo de los organismos públicos podemos hacerlo?

En este punto vamos a intentar pensar en otras fuentes, la mayoría de ellas privadas, como por ejemplo las asociaciones sectoriales, y sobre todo la gran fuente de información en la que se ha convertido hoy día Internet.

Hay quien considera que Internet no es una fuente en sí misma, sino un medio para acceder a la fuente, en cualquier caso nos será de gran utilidad.

Como podemos suponer, información podemos encontrar, además de las entidades que hemos visto hasta ahora, en muchos otros sitios.

Las asociaciones o agrupaciones de empresas exportadoras prestan un gran número de servicios (normalmente en exclusividad a sus asociados) y proporcionan información de gran interés, además de proporcionar apoyo en la tramitación de documentos y asistencia a ferias y misiones comerciales. Existe un gran número de asociaciones, en la mayoría de los casos tienen un carácter sectorial y geográfico.

Por ejemplo podemos encontrar la asociación española de la industria y el comercio exportador del aceite de oliva, o la agrupación de exportadores de almendra y avellana de España, en este caso ambas entidades tienen un carácter sectorial. Pero también existe la asociación de cosecheros y exportadores de flores y plantas vivas de Canarias, que en este caso además de tener un carácter sectorial, también lo tienen geográfico.

Otro tipo de información realmente interesante es la que pueden proporcionar las entidades financieras, en especial los grandes bancos. Algunos de ellos con presencia internacional, lo cuál es muy interesante a la hora realizar un trámite internacional. Además de prestar servicios como asesoramiento sobre contratos y formas de pago, o búsqueda de financiación preferente para proyectos de inversión o licitaciones internacionales, muchos de ellos realizan estudios macroeconómicos de gran interés y precisión.

También existen empresas especializadas en bases de datos, que proporcionan la información sobre mercados exteriores, fundamentalmente en cuanto a localización de posibles clientes o proveedores. En la mayor parte de los casos estas empresas cobran bien por suscripción abierta a cualquier consulta, o específicamente por la consulta realizada. Aunque la mayoría tienen carácter global, aquellas que están especializadas en un sector concreto o en un tipo de información determinada son las que tienen un mayor índice de fiabilidad.

Por último cuando tenemos claro cuál es el país o cuáles son los países con los que mantener relaciones comerciales internacionales, una buena fuente de información es la delegación comercial de ese país en España. En muchos casos realizan actividades bilaterales, y en la mayoría ofrecen información empresarial sobre sus respectivos países. La mejor forma de contactar con ellas es mediante las embajadas, los consulados y los agregados comerciales.

Sin lugar a dudas, uno de los cambios más importantes que se han producido en las relaciones no solo económicas, sino sociales, y que ha contribuido enormemente a los procesos de globalización, es la aparición de Internet.

A estas alturas seguro que no hace falta comentar qué es Internet ni sus múltiples utilidades y aplicaciones.

Aún así, es importante recordar y poner en claro, la enorme cantidad de información que se puede obtener a través de este medio: información detallada sobre países, condiciones del mercado, formas óptimas de operar en él, potencial de clientes y proveedores, agentes y distribuidores, normativa legal; información precisa sobre empresas, con sus productos, localizaciones, etc.; procesos y procedimientos de las administraciones públicas, organismos internacionales… En definitiva Internet ofrece una cantidad ingente de información.

Esta información puede obtenerse en muchos casos de forma gratuita, y en otros a un coste mínimo, y sobre todo en un plazo muy breve de tiempo, a veces, en tiempo real.

El problema está en que al existir tanta información a veces no se conoce que esa información existe, otras veces está en que es difícil localizarla, y otras veces el problema se encuentra en la veracidad o la actualización y por lo tanto aplicabilidad de esa información.

Para evitar ese problema es muy aconsejable acudir a los sitios (bien sean buscadores, portales o páginas) especializados en comercio exterior. Pero además es conveniente acostumbrarse a su utilización, al manejo de las opciones de búsqueda y sobre todo a establecer como método de trabajo la consulta periódica de determinados sitios en Internet que ofrecen información actualizada y útil para nuestro trabajo.

¿Pero una base de datos es un programa informático?

Realmente una base de datos puede presentarse de cualquier forma y formato, pero hoy día, lo normal es que se presenten en formato digital o electrónico. Esto permite almacenar muchos más registros y hace que su consulta y mantenimiento sea fácil.

Cuando diseñamos una base de datos es muy importante que antes dediquemos un tiempo a pensar no solo los datos que queremos almacenar (no contendrían los mismos datos una de clientes que una de proveedores), sino además la utilidad o uso que se le quiere dar, y sobre todo debemos plantearla bajo unos criterios de lógica y usabilidad.

También debemos prever que si contamos con varias bases de datos, es muy importante que se puedan relacionar entre sí. Por ejemplo, si tenemos una base de datos con información de países, otra con clientes y otra operaciones, debemos considerar la posibilidad de cruzar los datos de una con las otras, para así, además de tener la información bien organizada y estructurada, poder sacar el máximo partido a esa información.

Un aspecto importante cuando hablamos de las bases de datos, es su protección legal. En España, el uso que se le de a la información que nos proporcionan clientes o empleados está protegido por ley, especialmente si estamos hablando de personas físicas.

Esta ley es la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

En todo caso, sea cual sea la base de datos, tenemos que ser consciente que al igual que la información que se almacena en ellas, las bases de datos han de estar actualizadas, y la información que contiene no ha de ser una información estática, sino dinámica, precisamente ese es uno de las factores clave del éxito en la utilización de las bases de datos.

Como podemos suponer los clientes y proveedores constituyen un aspecto muy importante en la gestión de la empresa, ya que de ellos depende en gran medida el éxito en la comercialización de un producto, la calidad del mismo, o el beneficio de la empresa, por poner solo algunos ejemplos.

Tradicionalmente se le ha dado mucha importancia a la gestión con los clientes, y verdaderamente lo tiene, de hecho el último punto de esta unidad se dedica exclusivamente a ello. Pero no podemos olvidarnos de que la gestión de los proveedores es casi tan importante como la de los clientes, aunque lógicamente no se incluyan en la misma base de datos, sino en dos diferentes.

De la identificación, búsqueda y selección de proveedores, así como de una adecuada gestión de las relaciones y condiciones de compra con los mismos depende en gran medida el futuro de la empresa.

Los proveedores constituyen la base de la política de compras de la empresa, y esta política es la que repercutirá positiva o negativamente en la imagen que de nuestros productos tengan nuestros clientes, y en definitiva el posicionamiento en el mercado y el beneficio de nuestra empresa.

Las políticas de compras marcan pautas de actuación para el correcto desarrollo de la actividad profesional de compras y buscan maximizar la aportación de valor de compras a la empresa. Y como hemos dicho anteriormente, la política de compras se basa en gestionar adecuadamente nuestros proveedores, comenzando por su correcta identificación.

Al igual que los proveedores forman parte de la política de compras de la empresa, los clientes forman parte de la política de comercialización o ventas de la empresa.

Una empresa puede tener clientes que pueden ser de muchos tipos, por ejemplo, el consumidor final (si es el usuario final del producto), intermediario (si adquiere nuestro producto para volverlo a vender sin transformar), o cliente industrial (en el caso de que compre nuestro producto para transformarlo o incorporarlo a su proceso productivo).

En cualquier caso, cuando hablamos de comercio internacional, en la práctica totalidad de las ocasiones, nuestros clientes serán otras empresas por lo que los clientes serán intermediarios o clientes industriales, y esta diferenciación es muy importante a la hora de establecer la clasificación que hagamos de los mismos.

Clasificar a los clientes es relativamente fácil, pero ¿sabes cómo puede clasificar a los proveedores?

Básicamente podemos identificar los tipos de proveedores, en función de diferentes criterios:

• El primero de ellos y más habitual es hacerlo según lo que le compramos.

Así encontraremos tres tipos de proveedores: de bienes, de servicios y de recursos. Al pasar el ratón por los diferentes elementos del siguiente esquema, verás en qué consisten cada uno de ellos:

Parece que un proveedor de recursos, puede ser un proveedor de servicios ¿verdad?

Sin embargo, es importante diferenciarlos, porque como recursos económicos no solo nos limitamos a bancos y entidades financieras, sino que en el ámbito del comercio internacional, como ya conocemos, existen una gran cantidad de organismos e instituciones que pueden proporcionarnos estos recursos. Además en este apartado encontraríamos en el comercio exterior, la búsqueda de socios internacionales.

Entonces, si hago esta clasificación ¿Ya no puedo hacerlo por otros criterios?

Sí, si podemos hacerlo. Esta clasificación no es excluyente con otras formas de clasificación de los proveedores.

• Una clasificación también muy habitual es en función de la zona geográfica. Tendremos proveedores nacionales, europeos e internacionales o de terceros países. O si queremos desarrollar alguno de los apartados, encontraremos dentro de los proveedores de terceros países, proveedores de América del Norte, Centro-América o América del sur.
• Si atendemos al criterio de frecuencia de compra, podemos hacer una diferenciación en función de la periodicidad de la compra: habituales, esporádico, y ocasional.
• También podemos realizar una clasificación en función de tipo de pago, de la negociación de los Incoterms, del riesgo, etc.

Los procesos de globalización nos han llevado a que los proveedores puedan estar en cualquier parte del mundo, y además que la competencia también sea global. Para hacer frente a los problemas que a veces puedan darse entre proveedor y comprador, en los últimos años se ha desarrollado un nuevo tipo de relación con los proveedores que consiste en llegar a acuerdos más fuertes y firmes, y en el compromiso (incluso vinculación) de compra a estos tipos de proveedores de forma exclusiva. Es el caso de los interproveedores. Tal vez el caso más conocido de interproveedores en España es el de Mercadona.

No diferenciamos entre ficha de clientes o de proveedores porque en realidad como instrumento cumple la misma función, y serán los datos que aparezcan en cada una de ellas las que las hagan diferentes.

La función que cumplen las fichas es la de organizar la información de una forma esquemática, sistematizada y organizada de cada cliente o de cada proveedor. Además las fichas tienen que ser fáciles de consultar y obtener información de ellas.

Por lo tanto, toda la información de un cliente o de un proveedor ha de estar recogida dentro de su ficha, y el conjunto de todas las fichas es lo que constituye la base de datos.

Lo normal es que las fichas estén organizadas en bloques de información (que podríamos decir que son elementos de información que pertenecen a una misma categoría), y dentro de cada bloque encontraremos los elementos de información (que son las unidades de información).

Como podemos suponer cada empresa, en función de sus operaciones y en función de sus necesidades, tendrá una ficha diferente, con sus bloques y unidades de información personalizadas a sus características, pero posiblemente todas ellas tengan al menos los siguiente bloques:

• Identificación. Es el bloque que contiene los elementos básicos, como nombre, razón social, domicilio, país, teléfono, correo electrónico…
• Contacto. En este bloque incluiremos la información de las personas pertenecientes a la empresa cliente o proveedora, con las que contactamos, con nombre, correo electrónico, teléfono, cargo, nivel de responsabilidad…
• Sector. Incluiremos aquí el sector de actividad en el que se mueve la empresa, el ámbito geográfico, la posición en el mercado, etc.
• Condiciones de pago/cobro. En este bloque se incluirá la tarifa que aplicamos (si es cliente) o que nos aplica (si es proveedor), plazos, coberturas de riesgo, medios de pago utilizados, divisa…
• Condiciones de entrega. Aquí incluiremos el medio de transporte, compañía aseguradora, incorterm, si hemos trabajado con agente de aduanas, condiciones de acercamiento…

Además de estos bloques, la ficha de cliente o proveedor debería contener información sobre cualquier aspecto que la empresa considere oportuno y que recoja la realidad de lo que ha ocurrido en operaciones con el cliente o proveedor anteriormente.

Por último es importante recordar que a la hora de introducir los datos debemos seguir siempre el mismo criterio (poner o no poner tildes, utilizar mayúsculas o no…), y para todas las unidades de información que sea posible recurrir a codificaciones que simplifiquen y homogenicen la introducción de datos en la ficha).

¿Qué es un sistema de archivos?

Un sistema de archivo es una herramienta de gestión que las empresas utilizan para consultar los datos de cada uno de los clientes, proveedores, u operaciones de una forma rápida y que les permita acceder a información básica para la toma de decisiones o para la actividad cotidiana de la empresa.

Dependiendo de lo que tengamos que archivar tendremos que hacerlo a nivel físico o informático.

Por ejemplo la información de contacto de un cliente, los datos de facturación de un proveedor, la relación de entregas realizadas bajo un determinado incoterm, son datos que pueden ser almacenados en soporte informático sin problema alguno.

En otros casos necesitaremos recurrir al archivo físico, puesto que necesitamos guardar el documento original, como ocurre en el caso de las facturas emitidas o recibidas, o la documentación relacionada con el levante de mercancías en la aduana.

En cualquier caso, es importante que el archivo esté actualizado, que contenga datos exactos y fiables, y sobre todo que lo que se almacene sea relevante, ya que en ocasiones, por falta de conocimiento o por falta de diligencia, algunas empresas tienden a guardar y almacenar información y documentos que no son relevantes, y a veces, llegan incluso a duplicar los documentos archivados.

¿Y qué necesito para llevar a cabo este archivo?

Existen en el mercado un gran número de soportes (tanto físicos como informáticos) para almacenar la información en función de las características del mismo, dimensiones, capacidad, etc., por lo que ha de ser la propia empresa la que determine según sean sus necesidades qué elementos serán los que contenga la información y por lo tanto incorporen a su archivo.

La primera distinción que se puede hacer a la hora de clasificar los archivos es la que se ha apuntado anteriormente clasificándolos en archivos físicos y archivos informáticos.

Ya sabemos que cada tipo de archivo contendrá un tipo de información diferente.

Los elementos que componen un archivo físico son tan variados con lo son los tipos de empresas, aunque en el mercado existen gran cantidad de soportes que facilitan su uso y almacenaje de la documentación: carpetas colgantes, carpetas de anillas, subcarpetas, clasificadores AZ, clasificadores definitivos…

En cuanto a los archivos informáticos, estos suelen basarse en el uso de programas informáticos y lógicamente, su gestión dependerá del programa utilizado. En cualquier caso en casi todas las ocasiones se localizan en la unidad C o D del disco duro. También pueden estar ubicados unidades externas, como son memorias portátiles o lápices de memoria (pen drive), o incorporar la información en la nube. Es importante hacer hincapié en que estas unidades externas pueden deteriorarse con mayor facilidad, por lo que es muy importante periódicamente realizar una copia de seguridad.

También los archivos informáticos pueden estar ubicados en servidores externos (en el caso de acceder mediante clave a Internet) o internos (como es el caso de utilización conjunta de archivos por toda o parte de la empresa mediante intranet).

Otra forma de clasificar archivos es diferenciarlos según sea su vigencia o uso. Así podremos diferenciar entre archivo principal (que es el que está más activo, se utiliza más habitualmente, o contiene información del año corriente), archivo auxiliar (que es el que depende del principal y se utiliza para descargar el archivo principal, lo normal es que contenga la información de entre uno y cinco años de antigüedad) y el archivo secundario (que suele contener información de carácter más histórico).

Por último podemos clasificar los archivos en función del tipo de información que almacenan. Por ejemplo de facturas emitidas, de facturas recibidas, de documentos de transporte, de operaciones en aduana…

Un archivo puede contener información y documentos de una o varias bases de datos, por ejemplo, si tenemos una base de datos de operaciones de compra internacional, los documentos pueden estar en diferentes archivos. Para una sola venta, puede que tengamos la factura comercial en un archivo, el contrato de compra-venta en otro, los documentos del seguro en otro y en otra carpeta diferente los documentos relacionados con el transporte.

Uno de los principales cambios, con el nuevo Código Aduanero de la Unión (CAU), es el Título IX, potenciando el uso de la tecnología en los intercambios de información que se producen entre las aduanas nacionales y los operadores económicos. El CAU pretende que su aplicación implique una aplicación más sencilla de la legislación aduanera de los Estados miembro gracias a las nuevas tecnologías.

a nueva normativa aduanera se caracteriza por aportar uniformidad en los procedimientos gracias a los cambios tecnológicos en el ámbito de la comunicación, intercambio y almacenamiento de información. Un proceso que se irá implementando progresivamente hasta el 31 de diciembre de 2020. Además de los cambios tecnológicos, el nuevo CAU aporta otro tipo de modificaciones tecnológicas que es necesario tener en cuenta:

Despacho centralizado: Una persona podrá presentar en la aduana del lugar donde está establecida una declaración relativa a mercancías que se presenten en otra aduana diferente. La primera, tendrá la competencia para autorizar el levante de mercancías y recaudar los derechos devengados.

Siempre y cuando lo haga un Operador Económico Autorizado (OEA) de simplificaciones aduaneras.

Controles centralizados: Para que pueda aplicarse de manera uniforme la legislación aduanera, se prevé que las autoridades aduaneras hagan cesión e intercambio de datos entre ellas.

Las autoridades aduaneras deberán realizar todos los controles en un mismo momento y lugar y coordinarse para realizar tales controles, tanto aduaneros como no aduaneros. De esta manera, se acaba con la utilización interesada de diferentes aduanas de entrada en función de los criterios que aplican para la admisión y clasificación de las mercancías.

Reducción de los regímenes aduaneros:

Los regímenes aduaneros se reducen a dos de carácter general:

• El despacho de libre práctica
• El despacho de exportación

Los regímenes especiales se reducen a:

• Tránsito interno y externo
• Depósito aduanero y zonas francas
• Destinos especiales de importación temporal y final.
• Perfeccionamiento activo y pasivo.

Sistema PreDua: Para agilizar la entrada de mercancías en el territorio de la Unión, el sistema PreDua permite hacer una declaración de mercancías 30 días antes de que llegue a la aduana. De esta manera, se pueden anticipar las posibles discusiones que puedan surgir con las autoridades de control y que las transacciones posteriores de los operadores económicos sean más eficaces dentro del territorio aduanero.

La VUA: es la Base de datos de la ventanilla única aduanera. Consiste en una herramienta que facilita la cooperación e interacción de operadores, Servicios de Inspección Fronteriza, Autoridades Portuarias y Aduana, con el objetivo de coordinar la inspección de mercancías en contenedor de forma que se realice un posicionamiento único del mismo a efectos de su revisión en frontera.

Si hemos estado hablando de que cada empresa en función de su actividad y sus necesidades definirá la información necesaria, su gestión y el tipo de archivo, lógicamente también lo hará a la hora de organizarlo.

El sistema que elija cada empresa para organizar sus archivos tendrá que seguir uno de los dos siguientes criterios de organización:

Organización por nombre. Es cuando se organiza la información alfabéticamente, por nombre del cliente o del proveedor, por nombre del país, por nombre del documento, etc. En este caso se puede hacer letra a letra o por tramos de letras (por ejemplo un primer grupo de A-D, el siguiente de E-H, y así sucesivamente.

Organización por tipo. Es cuando hemos organizado las fichas en función del tipo de clientes, o tipo de operación, o tipo de proveedor, correspondiendo a cada tipo una subcarpeta o subgrupo distinto.

Cuando utilizamos uno de estos criterios es fundamental que se deje claro las reglas de uso, por ejemplo, si clasificamos por nombre, que se especifique si es nombre, el nombre compuesto, el primer apellido, etc.

A parte de estos criterios, que son los más utilizados, podemos asignar códigos, y organizar en lugar de alfabéticamente, numéricamente, al igual que se hace con las cuentas en contabilidad. También podemos seguir un criterio numérico, cuando organizamos por fechas (por ejemplo años).

Cualquier criterio de organización es válido, siempre que sea eficaz, ágil y rápido, y que todas las personas de la empresa que lo utilicen conozcan su manejo y sepan aplicar el criterio correctamente.

Además de organizado, un archivo ha de estar ordenado. El orden puede ser cronológico (normal o inverso), que es una forma secuencial de ordenar la información, y que a la larga es la que más utilidad tiene puesto que además de permitir localizar rápidamente en función de unas fechas un determinado documento, nos proporciona información de la secuencia en la que se hayan producido las diferentes fases de una determinada operación.

Anteriormente hemos estado hablando de que uno de los tipos de información que podemos necesitar almacenar y archivar es la relacionada con la documentación.

Aún no somos conscientes de la gran cantidad de documentación escrita que genera el comercio internacional (se verá más adelante en este módulo), sin embargo necesitamos preparar el archivo en el que se van a organizar.

Esta documentación puede ser de cuatro tipos:

• Correspondencia. Que se compone de todos los documentos enviados y recibidos por correo tradicional o electrónico entre nuestra empresa y clientes, proveedores, administraciones públicas, etc. Esta documentación es necesario guardarla al menos un año, y dependiendo de si la operación internacional a la que afecta es más continuada en el tiempo será necesario archivarla durante más de un año (por ejemplo cuando una tarifa enviada a un cliente tiene una vigencia superior al año).

• Documentos con valor fiscal. En este apartado se incluirían las facturas, recibos, albaranes de entrega, documentos de cobro o de pago, documentación relacionada con el despacho aduanero, lista de embarque, cuaderno ATA, etc. Es una documentación que debe ser guardada al menos durante cinco años.

• Documentos con valor jurídico. En este apartado se incluyen contratos, concesiones, autorizaciones, poderes notariales, etc. En este caso debemos guardar los documentos al menos cinco años desde su vencimiento o expiración.

• Certificados y registros. Al igual que ocurría con los documentos con valor fiscal y jurídico, se deben guardar al menos cinco años. Incluye documentación relacionada con garantías, homologaciones, acreditaciones, calibraciones, registros, permisos, certificados de calidad, sanitarios, fitosanitarios, certificados de origen …

En ocasiones es necesario archivar la documentación original, cuando no es necesario que sea original, es mucho más eficiente guardar una copia en formato informático después de escanear los documentos que archivar una fotocopia del mismo. Así se reduce el volumen de papel, lo que redundará en una optimización del espacio disponible, y una mayor accesibilidad a los documentos por parte de los empleados que necesiten realizar alguna consulta.

La gestión de relaciones con los clientes, es algo fundamental en cualquier empresa. Son muchas las ocasiones en las que los clientes tienen contacto con la empresa, no pensemos que solamente es en el momento de la compra.

Antes de ese momento, el cliente puede tomar la iniciativa de contactar con la empresa, o puede ser el resultado de una labor de prospección o información previa, como sería el caso de un contacto resultante de la asistencia a una feria o una misión comercial. Además en antes del momento de compra también se puede producir la negociación (de hecho a nivel internacional la negociación siempre está presente).

De la misma forma después del acto de compra también puede haber ocasiones de contacto, puesto que la casuística comercial es muy grande: problemas en la recepción de los pedidos, o en el envío, en las condiciones en las que se han recibido los productos, o en ocasiones cuando se demora más de lo debido el pago.

En otras ocasiones, los clientes pueden presentar quejas o reclamaciones que deben ser atendidas teniendo siempre en cuenta el satisfacer las necesidades de esos clientes, intentando resolver cualquier incidencia que se haya producido y sobre todo manteniendo al cliente en cartera.

Entonces, ¿la gestión de relaciones de clientes es como un servicio de atención al cliente?

En realidad, no solamente. La gestión de relaciones con los clientes no solo se basa es solucionar problemas. En otras ocasiones los clientes se convierten en fuente de contactos para conseguir nuevos clientes, por lo que también hay que gestionar la red de contactos para conseguir nuevos clientes.

A todo esto es a lo que se le da cobertura desde la gestión de relaciones con los clientes, en ocasiones también conocido como marketing relacional o como Customer Relationship Management.

Cuando en la empresa hay una adecuada gestión de la información (completa y actualizada), es cuando tenemos la base de la gestión de relaciones con los clientes, podemos decir que es el primer paso, ya que de ella conseguiremos obtener los informes necesarios para analizar la situación.

Estos informes han de contener la información estructurada, obtenida de las bases de datos que ya tiene la empresa, y con la característica fundamental de que la información ha de ser comparable de un cliente a otro.

Por ejemplo, si obtenemos un informe de nuestros clientes que contenga datos de facturación, no debemos hacerlo exclusivamente en términos de unidades monetarias (importe de ventas expresado en dinero), puesto que no serían comparables entre sí, puede ser que los precios a los que vendemos a unos clientes sean diferentes a los que lo hacemos a otros, por lo que para poder compararlos adecuadamente necesitaríamos también el dato de ventas en unidades físicas (número de unidades de producto vendidas).

El segundo paso consistirá en implantar los procesos y los programas necesarios de cara a la fidelización de esos clientes. Conseguir adaptar nuestras operaciones a las necesidades de los clientes.

Estos programas y procesos serán diferentes en cada empresa, puesto que sus productos y sus clientes son distintos. Se conseguirá personalizar en mayor medida lo que ofrece la empresa a lo que necesita el cliente.

Por último, es importante indicar que al igual que los procesos de gestión de relaciones se aplican a los clientes, también se pueden aplicar a las relaciones con los proveedores, consiguiendo un mayor nivel de integración y compromiso con ellos.