Trámites para la creación de la empresa.

Caso práctico

 Fotografía en la que se puede ver, de izquierda a derecha, a Encarna, Manolo, Teresa y Rafa. Los cuatro están mirando a cámara y sonriendo, sentados en una mesa llena de documentos, y con la cabeza apoyada sobre sus manos.
Yuri Arcurs (Uso educativo-nc)

Manolo, Teresa, Encarna y Rafa tienen todo listo para iniciar los trámites de creación de su nueva empresa. ¡Por fin su sueño se va a convertir en realidad! La asociación de empresarios que les asesora en la elaboración del proyecto ha calificado su plan de negocio como realista y viable y les ha animado a iniciar la actividad. ¡Van a comenzar con los trámites! Les han comentado que normalmente las asesorías son las que se encargan de este cometido pero Teresa, a la que le encanta la informática y el papeleo, ha visto que algunos se pueden hacer de forma telemática. Si lo hacen ellos se ahorrarán un coste y además conocerán más cosas de los entresijos de su empresa. También es una oportunidad para contactar con gente y dar a conocer su negocio ante diferentes organismos.

-¡Nosotros podemos! -dicen ilusionados a Enrique, el técnico que les ayuda en la elaboración del plan de negocio.

-De acuerdo, pero tenemos que hacer una buena planificación e incluir todos esos trámites en el plan de negocio.

En este tema vamos a acompañarles en la constitución y puesta en marcha de una Sociedad Limitada. ¿Recuerdas sus características?

1.- Comenzamos con los trámites.

Ilustración en la que se puede ver a varios monstruos acechando a un grupo de personas. Las personas están atadas hasta el cuello, asustadas y en el centro de la ilustración. Alrededor de ellos, están los monstruos, con forma de caja con brazos, con cara enfadada y una boca con grandes dientes. De cada monstruo sobresale un cartel que pone, de izquierda a derecha, ayuntamiento, hacienda y otros ogros.
Mercedes Ardoy (CC BY)

¿Qué hemos estudiado hasta ahora en EIE? Que una alternativa para encontrar un trabajo es la de convertirte en una persona emprendedora y crear tu propia empresa. Hemos elegido una idea de negocio rentable y analizado la forma de venderla en el mercado. Clasificamos nuestro proyecto atendiendo a diferentes criterios y elegimos la forma jurídica que más se adapta a nuestras circunstancias. Elaboramos también el plan de operaciones, conocemos nuestras necesidades materiales y de personal y la forma de financiar el proyecto.

¿Qué es lo que estudiaremos en este tema? Vamos a centrarnos en el análisis de los trámites y gestiones imprescindibles para que la empresa exista y quede legalmente constituida. Intentaremos responder a preguntas como las siguientes: ¿Qué gestiones tengo que hacer para que mi empresa sea legal? ¿En qué consiste cada trámite? ¿Dónde, cuándo y cómo se realiza? ¿Quién me puede ayudar? ¿Qué puedo hacer de forma telemática? ¿Cómo evitar irregularidades y posibles sanciones de la Administración? ¿Cuánto me cuesta la tramitación?

Los trámites y gestiones necesarios para la creación de una empresa y las instituciones que llevan a cabo este proceso no son barreras infranqueables para la puesta en práctica de nuestra iniciativa. Mediante una actitud abierta a la información y, sobre todo, utilizando un plan de actuación organizado, conseguiremos que nuestro proyecto se convierta en realidad y pueda iniciar su actividad.

El proceso de tramitación puede ser realizado por todas las personas que componen la empresa, por algunas de ellas o por representantes legales debidamente acreditados.

Es conveniente contar con el asesoramiento de profesionales en la materia -bien privados o públicos- que diariamente se enfrentan a este tipo de cuestiones y cuya experiencia puede ser de gran ayuda. Las Comunidades Autónomas, los Ayuntamientos, las Cámaras de Comercio, las Universidades.... ofrecen información, asesoramiento e incluso la tramitación de algunos documentos de forma gratuita. Especialmente en el tema de trámites, los más útiles son los Puntos de Atención al Emprendedor (PAE) de los que hablamos en la unidad 5.

Es la persona que suple o complementa la falta de capacidad de obrar, de realizar actos jurídicos, de otra persona que la tiene limitada. Por ejemplo, el padre o la madre son los representantes legales de los hijos hasta la mayoría de edad.

Debes conocer

En el siguiente enlace puedes encontrar el PAE más cercano a tu localidad, que nos ofrece toda la información necesaria para la tramitación de una empresa concreta.

PAE

Para saber más

Hay empresas que se dedican a asesorar y realizar los trámites que vamos a estudiar en este tema. Estas asesorías nos pueden facilitar la labor con el papeleo pero... ¡No es tan farragoso como crees! De hecho, es relativamente sencillo si lo gestionamos a través de los PAEs.

2.- ¿Cómo son los trámites?

Es frecuente que en los medios de comunicación y revistas especializadas leamos titulares como los siguientes:

  • Los trámites administrativos se pueden realizar ya sin salir de la oficina y en 24 horas.
  • A través de los Puntos de Atención al Emprendedor puedes realizar "on line" todos los trámites de constitución.
  • Los organismos públicos han adaptado sus webs para ofrecer gestiones digitales.

La tendencia actual es la simplificación de los trámites y su realización de forma telemática (si se dispone de los correspondientes certificados digitales que autentifican la identidad de las personas que constituyen la empresa).

Un Certificado electrónico es un documento emitido y firmado por una entidad con capacidad para ello y que sirve para identificar a una persona física o jurídica y a una clave pública que se le ha asignado para poder realizar procesos de firma y/o cifrado. Cada certificado está identificado por un número de serie único y tiene un período de validez que está incluido en el certificado.

Ilustración en la que se puede ver a una persona pensando porque es mejor hacer los trámites de forma telemática. Del dibujo de la persona pensando sale un bocadillo en el que se muestran los pensamientos del personaje, justificando los trámites telemáticos.
Mercedes Ardoy (CC BY)

Los trámites no son iguales para todas las empresas, aunque hay una serie de formalidades que han de ser cumplidas con carácter general y que son las que trataremos de analizar en este tema. Para determinar los trámites concretos que debe realizar una empresa tendremos que tener en cuenta los siguientes factores:

  • La actividad a la que nos vamos a dedicar.
  • La forma jurídica adoptada.
  • La normativa de cada Comunidad Autónoma y Ayuntamiento.
  • La características de las personas que integran la empresa: socios capitalistas, socios trabajadores, trabajadores por cuenta ajena...

Hay sectores económicos sometidos a determinadas leyes que obligan a las empresas del sector a realizar trámites específicos. A modo de ejemplo: agencias de viajes, bares, cafeterías, restaurantes y hoteles, establecimientos alimentarios, talleres de reparación, almacenes de sustancias tóxicas o peligrosas, fabricación de productos, climatización y aparatos de presión, construcción, instalaciones y reparaciones eléctricas, madera y corcho, etc. Por otro lado, hay actividades empresariales que deben someterse a trámites medioambientales como la evaluación del impacto ambiental.

  • La eliminación de las trabas para crear empresas se debe fundamentalmente a que contribuyen a crear empleo y a la sostenibilidad económica del país.
  • Una de las mayores dificultades que encuentran las personas emprendedoras para crear una empresa es la abundante documentación que se exige.
  • Según los expertos, los trámites pueden costar entre 400 y 2000 euros. Crear una empresa individual cuesta aproximadamente 160 euros, una sociedad limitada unos 500, una anónima unos 800. Pero cada forma jurídica tiene sus ventajas e inconvenientes. Hay que elegir la que mejor se adapte a nuestras características.
  • Las empresas que desarrollan su actividad en Internet, por ejemplo las que se dedican a la compraventa en eBay, están sometidas a los mismos trámites e impuestos que cualquier otra empresa, aunque no tengan una sede física.

En este tema nos centraremos en el estudio de los trámites que deben cumplir las empresas con carácter general, para lo cual tendremos en cuenta que hay dos tipos de trámites:

  • Trámites de constitución para la adopción de personalidad jurídica.
  • Trámites para poner en marcha la empresa.

Es la capacidad que se reconoce a la persona física, entidad, asociación o empresa para ser titular de derechos, contraer obligaciones y realizar actividades con responsabilidad jurídica frente a sí mismos y frente a terceros.

3.- ¿Qué es la personalidad jurídica?

Caso práctico

Fotografía de la cara de Manolo. En la fotografía se ve como Manolo esta sonriendo y apoyando la cabeza sobre las manos. Manolo es moreno y viste un jersey celeste.
Yuri Arcurs (Uso educativo-nc)

A Manolo le ha surgido una duda. Si crean la nueva empresa, ¿quién hará los pedidos, contratará suministros o alquilará el local? ¿Tendrán que firmar todos los socios todos los documentos? ¿Quién responderá de las obligaciones?

Fotografía en la que se ve la constitución española encima de una mesita. El libro de la constitución es un libro con portada blanca y letras negras, y esta puesto en la mesa de forma que una esquina queda al aire. Aparte de la constitución, en la mesa se ven unas llaves, el pie de lo que podría ser una lámpara y la esquina de lo que podría ser una cartera. Debajo de la fotografía se puede leer un texto que pone “Las leyes establecen los derechos y obligaciones de las personas físicas y jurídicas”.
INTEF (CC BY-NC-SA)

¿Qué significa tener personalidad jurídica?

El Derecho entiende que la personalidad jurídica es la capacidad para ser sujeto titular de derechos y obligaciones reconocidos por las normas jurídicas. Todas las personas físicas (los humanos "de carne y hueso") tenemos personalidad jurídica; desde que nacemos hasta que morimos tenemos derechos y obligaciones: derecho a la vida, a la integridad, a la libertad de expresión, a tener una nacionalidad...la obligación de ser inscritos en el registro civil, de pagar impuestos.... Pero, ¿sólo nosotros tenemos personalidad jurídica? No, esta capacidad también se reconoce a las denominadas personas jurídicas, es decir, a entidades (formadas por personas físicas) titulares de derechos y obligaciones legales. Son ejemplos de personas jurídicas un ayuntamiento, una ONG, una universidad...

¿Tienen las empresas personalidad jurídica?

Sí. Las empresas tienen muchos derechos y obligaciones (piden préstamos, contratan trabajadores y trabajadoras, pagan a los acreedores y acreedoras, cobran a su clientela...). En el caso del empresario o la empresaria individual, el titular, la persona que la constituye, tiene personalidad jurídica porque es una persona física. No es necesaria ninguna tramitación especial para su constitución como empresa.

Tampoco precisan de ningún trámite específico las comunidades de bienes y las sociedades civiles porque sus titulares son las personas físicas que las constituyen.

¿Qué ocurre con las sociedades? Las sociedades son creaciones artificiales y por tanto, para tener personalidad jurídica independiente de las personas físicas que la integran, necesitan de una serie de requisitos y trámites administrativos que se denominan trámites de constitución.

Conjunto de normas que, respaldadas por el poder coactivo del Estado, regulan la convivencia de una sociedad con la finalidad de conseguir un orden social justo.

La persona física o natural es todo miembro de la especie humana susceptible de adquirir derechos y obligaciones.

Autoevaluación

Pregunta

Comprueba lo que has aprendido hasta ahora buscando la afirmación incorrecta.

Respuestas

Los trámites de constitución son los que hacen que una sociedad tenga personalidad jurídica.

Todas las personas físicas tienen personalidad jurídica.

El titular de la empresa individual es una persona física y por tanto no necesita realizar trámites de constitución.

Las sociedades, para quedar legalmente constituidas, tienen que cumplimentar una serie de trámites.

Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

Retroalimentación

4.- Trámites de constitución.

Caso práctico

Fotografía de la parte superior del cuerpo en la que se aprecia de izquierda a derecha a Manolo, Encarna, Teresa y Rafa. En la fotografía todos aparecen muy contentos. Manolo y Rafa sostienen varias carpetas cada uno.
Yuri Arcurs (Uso educativo-nc)

Nuestros protagonistas ya han constituido su empresa, estos son los pasos que han seguido:

  • Los cuatro socios eligieron tres nombres para la sociedad por orden de preferencia. Teresa solicitó la certificación negativa de denominación social en la Web del Registro Mercantil Central y se la enviaron, la empresa se llamará Contigo S.L. Este trámite les costó 17 euros.
  • Con la certificación negativa acudieron al banco con el que van a trabajar para depositar los 3.000 euros (que es el capital social mínimo para la constitución de una SL). El banco les dio el segundo documento: el justificante bancario del depósito.
  • Juntos fueron al notario, un conocido de Manolo, con los estatutos que elaboraron asesorados por Enrique y con sus dos certificaciones: la negativa de denominación y la bancaria. El notario fue muy amable, leyó muy formalmente el documento, dijo que todo correspondía a Derecho y firmaron solemnemente la escritura de constitución de la sociedad. Les dijeron que les costaría entre 250 y 500 euros y les costó 310.
  • Teresa sabía que tenía 30 días para pagar el ITPAJD y solicitar el CIF, así que, con la copia de la escritura, la certificación negativa y el resguardo del banco, se acercó a la Administración tributaria de su comunidad autónoma a pagar el ITPAJD, pero al preguntar, le dijeron que desde el 3 de diciembre de 2010 no hay que pagarlo. Que se ha aprobado una exención del ITPAJD (Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados), así que no tienen que pagarlo. Después fue a la Delegación de Hacienda del Estado en su provincia para solicitar el CIF, rellenó otro impreso, el modelo 036.
  • Para el último trámite de constitución, la inscripción en el Registro Mercantil de la provincia, Teresa llevó una carpeta cargada de documentos: la certificación negativa, el justificante bancario, copia de las escrituras y resguardo de haber solicitado el CIF. La inscripción y publicación en el Registro Mercantil de la provincia les costó 140 euros.

Todo el equipo está muy orgulloso del trabajo de Teresa: ¡Se ha constituido una nueva persona jurídica: Contigo SL independiente de todos ellos! ¡Y por 497,12 euros!

El importe monetario, o el valor de los bienes que los socios y socias de una sociedad le ceden a ésta sin derecho de devolución y que queda contabilizado en una partida contable del mismo nombre.

El Código de Identificación Fiscal (CIF) es un código (combinación de cifras y letras) que permite identificar a la empresa y cuya utilización es obligatoria para realizar actividades financieras, comerciales o fiscales.

Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

El notario es un fedatario público, es decir, da fe en nombre del Estado de los actos que se realizan en su presencia. La ley exige, como uno de los requisitos para que una sociedad tenga personalidad jurídica, el otorgamiento por el notario de la escritura pública de constitución de la sociedad.

Entidad con derechos y obligaciones reconocidos por las normas jurídicas e independientes de las personas físicas que las integran.

Es una oficina pública cuya finalidad es garantizar la seguridad jurídica del tráfico mercantil. El Registro Mercantil Central tiene su sede en Madrid y los Registros Mercantiles Provinciales se encuentran en todas las capitales de provincia.

¿Qué son los trámites de constitución? Como hemos dicho en el apartado anterior son los requisitos legales necesarios para que una sociedad tenga personalidad jurídica propia, independiente de las personas físicas que la integran.

 Ilustración en la que se ve a una persona pensativa reflexionando sobre los trámites de constitución que tiene un empresario individual o autónomo. Del dibujo de la persona sale un bocadillo que contiene el texto “El empresario individual o autónomo apenas tiene trámites de constitución”.
Mercedes Ardoy (CC BY)

A continuación analizamos uno a uno y por el orden en el que deben efectuarse, los trámites de constitución generales de una sociedad, esto significa que para la realización de un trámite, debes llevar la justificación de haber realizado los anteriores.

  1. Certificación negativa de denominación social.
  2. Depósito del capital en la entidad financiera.
  3. Elaboración de los Estatutos de la sociedad y otorgamiento de escritura pública de constitución
  4. Solicitud del código de Identificación Fiscal (CIF).
  5. Inscripción en el Registro Mercantil de la provincia.

4.1.- Certificación negativa de denominación social.

Ilustración en la que se ve a una persona pensativa reflexionando sobre cómo obtener la certificación negativa. Del dibujo de la persona sale un bocadillo que contiene el texto “La certificación negativa se puede obtener personalmente en el RMC, por correo o por vía telemática”.
Mercedes Ardoy (CC BY)

¿Cómo se consigue que el nombre o Razón social de una sociedad no coincida con el de otras sociedades ya constituidas? Solicitando un documento denominado certificación negativa de denominación social que acredita la no existencia de otra sociedad con el mismo nombre que la que se pretende constituir.

Se solicita en el Registro Mercantil Central para las Sociedades Mercantiles y en la Dirección General del Instituto de Fomento de la Economía Social para las cooperativas de ámbito nacional (si se trata de una cooperativa de ámbito autonómico, hay que dirigirse al órgano competente).

Se cumplimenta un impreso oficial en el que se proponen tres nombres por orden de preferencia. El certificado se obtiene en una semana y caduca a los dos meses, cuatro en el caso de las cooperativas, renovable hasta 15 meses.

La razón social de una sociedad es su denominación jurídica (es para la sociedad lo que el nombre y apellidos para la persona física). La razón social puede no coincidir con el nombre comercial que es el símbolo, emblema o denominación que sirve para identificar a una empresa en el ejercicio de su actividad y que la distingue de otras empresas que realizan la misma o similar actividad.

Algunas condiciones para el nombre o razón social de una sociedad:

  • El nombre debe incluir la forma jurídica adoptada o la abreviatura de la misma (S.A., S.L., ...).
  • Puede estar formado por las letras del alfabeto de cualquiera de las lenguas oficiales españolas, también por números.
  • No puede ser el nombre de una persona o empresa sin el consentimiento de ésta.
  • Tampoco el nombre puede ser la traducción del de otra empresa, o utilizar las mismas palabras en diferente orden, o utilizar letras con semejanza fonética, o la misma denominación añadiendo o quitando términos, expresiones o artículos.
  • No caben nombres contrarios a la ley, orden público o buenas costumbres.
  • No caben nombres como España, nombres de comunidades autónomas, provincias o municipios, ni el de órganos de la Administración pública.
Fotografía en la que se puede ver la puerta de entrada del registro mercantil. La puerta de entrada es una puerta muy amplia y encima de ella hay un cartel que pone Registro Mercantil. El edificio no es muy alto, por la parte de la puerta de entrada tiene una planta de altura y a su derecha, hay un edificio adjunto de dos o tres plantas.
cfrmer (Uso educativo-nc)

Las sociedades civiles y las comunidades de bienes pueden optar por cualquier nombre o denominación sin necesidad de ser registrado, siempre y cuando a esa denominación se le añada "comunidad de bienes" (o "C.B.) o "sociedad civil" (o S.C.).

Denominación social y marca o nombre comercial pueden no coincidir. La denominación o razón social se usa en las operaciones jurídicas de la sociedad (inscripción en el Registro mercantil, pago de impuestos...), el nombre comercial lo utiliza la empresa en el mercado (publicidad, rótulos, relaciones con clientes...). Por ejemplo, la empresa INDITEX S.A., es la razón social de la empresa que utiliza nombres comerciales tan conocidos como Zara, Bershka, Massimo Dutti, Oysho, etc.

Se entiende por Marca todo signo o medio registrado legalmente para identificar de manera exclusiva uno o varios productos comerciales o servicios. Suele mostrarse de forma abreviada con los iconos ™ o ®. El símbolo de una marca registrada puede ser una palabra o frase, una imagen o un diseño, y el uso del mismo para identificar un producto o servicio sólo le está permitido a la persona física o jurídica que ha realizado el registro de dicha marca o la que esté debidamente autorizada por quien la ha registrado. Se otorga por 10 años aunque puede prorrogarse indefinidamente por períodos de 10 años.

El nombre comercial es el signo o denominación que identifica a una empresa en el ejercicio de su actividad. Puede no coincidir con la denominación o razón social de la empresa.

Para saber más

Si quieres obtener una certificación negativa de denominación social, puedes solicitarla a través de la Web del Registro Mercantil Central. Investiga los servicios que este Registro ofrece.

Registro Mercantil Central

Autoevaluación

Pregunta

Sólo una de estas denominaciones es válida para su presentación en el Registro Mercantil Central:

Respuestas

Almería S.L.

Academia Instituto Nacional de Empleo.

Librería Carmen Martín Gaite.

Belleza on line SA.

Retroalimentación

4.2.- Depósito del capital en la entidad financiera.

Sabemos que las sociedades tienen un capital social y que en muchas formas jurídicas se exige un capital social mínimo, pero ¿cómo se justifica la aportación de capital a la sociedad por parte de los socios fundadores? Mediante un certificado del banco que acredita que en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución se ha depositado el capital con el que se constituye.

Composición fotográfica en la que se aprecia un cajero automático y un texto debajo que dice “La empresa puede elegir el banco o caja de ahorros que más le interese para depositar el capital social”.
Fiickr / thetruthabout (CC BY-NC-SA)

Con posterioridad, puede utilizarse el dinero ingresado.

Para ampliar

  • En las sociedades limitadas es necesario desembolsar como mínimo la totalidad del capital social mínimo exigido por la ley: 3.000 euros. En el caso de las sociedades anónimas la ley exige el desembolso mínimo del 25 % del capital social. Como el capital social mínimo es de 60.000 euros, basta con desembolsar en la cuenta 15.001 euros
  • En el caso de tratarse de aportaciones no dinerarias, por ejemplo local, ordenadores, etc., deberán hacerse constar en la escritura de constitución de la sociedad.
  • La aportación de capital a la sociedad, al menos al principio, no debe ser muy elevada, porque la cuantía del capital social incrementa los costes de constitución, por ejemplo en la Notaría.

4.3.- Elaboración de los Estatutos de la sociedad y otorgamiento de escritura pública de constitución.

Fotografía de la parte superior del cuerpo en la que se ve a una mujer (izquierda) y a un hombre (derecha), sentados en una mesa leyendo. En la fotografía el hombre está leyendo unos estatutos, documento que corresponde con un libro grande que está abierto encima de la mesa, ayudándose de un bolígrafo que le sirve de guía. La mujer está mirando el libro, como si ya lo hubiera leído antes, y tiene el codo apoyado en la que parte del documento a la que todavía no han llegado. Ambos tienen actitud seria y van vestidos con traje.
kristian sekulic (Uso educativo-nc)

¿Dónde se hacen constar los pactos que los socios y las socias fundadores de una sociedad adopten? ¿Cómo se le da a esos acuerdos un carácter formal y público?

En los denominados estatutos. Los estatutos son las normas, acordadas por los socios y las socias fundadores, que van a regir la sociedad. Deben contener datos como los siguientes: nombre de la sociedad, identidad de cada uno de los socios o socias, las aportaciones que cada persona socia realiza al capital social, objeto social (actividad a la que se dedica), duración y fecha de inicio de la actividad, capital social y forma de división, domicilio, régimen de participación de cada socio o socia, órganos de administración.... Los estatutos deben tener en cuenta las características que la ley exige para la forma jurídica elegida y además se pueden incluir todos los pactos lícitos que los socios y las socias fundadores quieran acordar.

Solicitud de calificación

Las sociedades cooperativas (no es obligatorio) y las sociedades laborales deben solicitar la calificación de sus estatutos de forma que se compruebe que reúnen todos los requisitos exigidos por la ley para estas formas societarias. Esta solicitud se presenta normalmente ante el Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales de la Comunidad Autónoma correspondiente.

Los Estatutos forman parte de la escritura pública de constitución de la sociedad que otorga el notario y que es el acuerdo de constitución de la sociedad firmado por los socios y las socias fundadores en presencia del fedatario público.

Las sociedades civiles y las comunidades de bienes pueden constituirse a través de un contrato privado, es decir, no es necesaria la intervención del notario, salvo que se aporten bienes inmuebles o derechos reales (derechos sobre las cosas, por ejemplo, que uno de los socios hipoteque su casa por una determinada cantidad que constituye la aportación a la sociedad), en estos casos sí es necesaria la escritura pública.

Notarías:

  • El notario es un funcionario público cuya función es actuar como fedatario público, da fe de que los actos que se realizan en su presencia son conformes a las leyes. Está obligado a controlar y preservar la ley y mantener la neutralidad en sus actos.
  • En España hay libertad para elegir notario, excepto en el supuesto de la tramitación telemática, donde sólo unos pocos cuentan con la tecnología adecuada.
  • En su presencia se realizan testamentos, se escritura la compra-venta de bienes inmuebles.... Y se constituyen las sociedades mercantiles.
  • La minuta que aquél debe cobrar estará comprendida entre un máximo y un mínimo fijado por el Colegio de Notarios, su cuantía depende del capital social de la empresa que se constituye y de la extensión de la escritura.
  • Los otorgantes de la Escritura son todos los socios y las socias, o bien sus representantes legales o personas apoderadas con facultades suficientes para ello.

4.4.- Solicitud del Código de Identificación Fiscal (CIF).

El Código de Identificación Fiscal (CIF) es un código (combinación de cifras y letras) que permite identificar a la empresa y cuya utilización es obligatoria para realizar actividades financieras, comerciales o fiscales.

Hay que solicitarlo en la Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) de la provincia en la que la sociedad tenga su domicilio en un plazo no superior a 30 días desde el otorgamiento de la escritura. En un principio se concede un CIF provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses.

Dibujo en la que se ve a una persona pensando en los conceptos de NIF y CIF. Del dibujo de la persona pensando sale un bocadillo en el que se puede leer “Las personas físicas tenemos NIF, las sociedades tienen CIF”.
Mercedes Ardoy (CC BY)

Debes conocer

El impreso que hay que rellenar es el siguiente modelo 036 (ó 037 simplificado).

Modelo 036

En la siguiente Web encontrarás los servicios que presta el DNI electrónico

Todo sobre el DNI electrónico

El primero de los dígitos del CIF indica el tipo de sociedad (A para la anónima, B para la limitada, etc.) y los dos siguientes, la provincia en la que tiene su domicilio.

4.5.- Inscripción en el Registro Mercantil de la provincia.

Dibujo en el que ve a una persona caminando de izquierda a derecha, saliendo de una puerta a la izquierda y con intención de atravesar otra a la derecha. La puerta de la izquierda tiene un cartel que pone “Notaría”, y la puerta de la derecha tiene un cartel que pone “Registro Mercantil”. La persona porta en sus manos una carpeta que lleva escrito el texto “Escritura Pública”. El dibujo está hecho solo en negro, dibujando solamente el contorno de las figuras antes comentadas.
Mercedes Ardoy (CC BY)

Con la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil de la provincia concluyen los trámites para que la empresa tenga personalidad jurídica. Debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha de otorgamiento de la escritura pública, salvo las sociedades Limitadas y las Cooperativas que disponen de dos meses.

El Registro Mercantil tiene como objetivo dar publicidad de las situaciones jurídicas en la que se encuentra una sociedad. De esta forma podemos acudir al Registro Mercantil para solicitar información de cualquier sociedad de la provincia (por ejemplo quiénes son los socios y las socias y cuál es su responsabilidad, el domicilio social, si está en quiebra o suspensión de pagos, su facturación anual...). A partir del 3 de diciembre de 2010, se ha suprimido la obligación de tener que realizar la publicidad de actos societarios en la prensa escrita.

Hay sociedades que deben inscribirse en Registros Especiales como el Registro General de Cooperativas o el Registro de Sociedades Laborales, en el que tienen la obligación de inscribirse las sociedades correspondientes y es a partir del momento de su inscripción cuando adquieren personalidad jurídica. Las sociedades laborales se inscriben posteriormente en el Registro Mercantil. Las cooperativas no se inscriben en el Registro Mercantil, sólo en el suyo específico.

Se trata de personas insolventes, que no pueden pagar a sus acreedores y a las que mediante un procedimiento judicial se les inhabilita para administrar sus bienes y se establece la forma de hacer frente a las deudas.

Para saber más

Para saber dónde está el Registro correspondiente a tu provincia puedes consultar el siguiente enlace

Registro Mercantil

Debes conocer

Las empresas individuales pueden inscribirse voluntariamente en el Registro Mercantil. Si se inscriben, sus datos se hacen públicos y así mejoran su transparencia frente a terceras personas interesadas.

El registrador inscribe a la empresa en un determinado tomo, folio y hoja, y la constitución aparecerá reflejada en el Boletín Oficial del Registro Mercantil, revista oficial en la que se hace pública la constitución de la sociedad y sus datos esenciales (Nombre, capital social, objeto social...).

Para incidir en lo aprendido sobre el proceso de constitución y adopción de personalidad jurídica de las empresas te ofrecemos un esquema general que puedes encontrar en la Web del IPYME.

Proceso de constitución y trámites de una empresa

Constitución y Adopción de personalidad jurídica

Autoevaluación

A continuación se enumeran por orden cronológico los trámites necesarios para la constitución de una sociedad. Relaciónalos con el organismo en el que deben realizarse.
Tabla de relacionar
Trámite Relación Organismo
Certificación negativa de denominación. a) Notario.
Justificante del depósito del capital social. b) Registro Mercantil Provincial.
Solicitud del CIF. c) Delegación de Hacienda Estatal.
Escritura pública. d) Registro Mercantil Central.
Inscripción en el Registro. e) Entidad bancaria.

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5.- Trámites de puesta en marcha.

Caso práctico

La empresa Contigo SL, es una persona jurídica. Ahora es necesario comenzar la actividad empresarial, para ello, al igual que todas las empresas legalmente constituidas, hay que realizar los trámites de puesta en marcha. Teresa y el asesor han hecho un listado de estos trámites y sus condiciones. Teresa no lo ve complicado; a sus socios en cambio, les parece un mundo.

Dibujo en el que se ve a una persona pensando en las personalidades jurídicas. Del dibujo de la persona sale un bocadillo que contiene el texto “Una vez obtenida la personalidad jurídica, los trámites los hará la sociedad en nombre propio y no en el de sus socios”.
Mercedes Ardoy (CC BY)
Dibujo en el que se ven tres vallas y a un corredor en una carrera de obstáculos. El corredor aparece saltando la valla del medio. En cada valla se puede apreciar el texto escrito de “Tramites fiscales”. El corredor tiene el dorsal número uno. El dibujo está hecho a lápiz y no tiene color, solo se han dibujado el contorno de las figuras.
Mercedes Ardoy (CC BY)

Una vez adquirida la personalidad jurídica son necesarios una serie de trámites que van a permitir a la empresa comenzar a funcionar: son los denominados trámites de puesta en marcha.

Estos trámites deben ser realizados por todas las empresas, sea cual sea su forma jurídica, por tanto son obligatorios también para el empresario individual.

Hemos visto que los trámites de constitución deben seguir un orden cronológico ya que cada nuevo trámite exige el comprobante de haber realizado el anterior. Los trámites de puesta en marcha sin embargo se van realizando en función de las necesidades y circunstancias de la empresa, pueden incluso realizarse simultáneamente. Recuerda la utilidad del PAE.

Para un autónomo que no necesita local, los trámites son los siguientes:

  • No realiza trámites de constitución porque es una persona física.
  • En Hacienda: se da de alta en el IAE y hace la declaración censal eligiendo el régimen para el pago del IRPF.
  • En la Seguridad Social: se da de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es un impuesto progresivo que deben pagar las personas físicas por las rentas obtenidas por su trabajo (Por cuenta ajena o autónomo), por los rendimientos del capital mobiliario (por ejemplo, interesas bancarios), del capital inmobiliario (viviendas, locales...) y por los incrementos y disminuciones de patrimonio (Donaciones, herencias...)

5.1.- En la agencia estatal tributaria. Trámites fiscales.

Caso práctico

Fotografía de la parte superior del cuerpo de Teresa. Teresa aparece sonriendo en la fotografía y con la cabeza apoyada sobre ambas manos, con los codos apoyados sobre la mesa. Teresa es rubia y viste un jersey azul.
Yuri Arcurs (Uso educativo-nc)

Teresa comienza con los trámites de Hacienda: ha investigado en la Web de la Agencia Tributaria www.aeat.es los trámites y los plazos; se ha descargado los impresos y los ha rellenado con ayuda de Enrique. Éste es el cuadro que han elaborado:

Trámites de puesta en marcha ante la Agencia Tributaria.
Nombre del trámite Objetivo del trámite Plazo de realización Modelo Realización telemática
Declaración censal Informar del inicio actividad, características local y modalidad tributaria 30 días antes del inicio de la actividad 036
Alta en el IAE Darse de alta en una actividad (epígrafe o epígrafes) 10 días hábiles antes del inicio 036. (No pagamos, no superamos la facturación anual del millón de euros)

Día laborable de acuerdo con el calendario oficial. Un día laborable es aquél en el que se presta la pertinente relación laboral.

La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) es un organismo autónomo dependiente del Ministerio de Economía, su función es la gestión, recaudación y organización del sistema fiscal estatal. En este organismo se gestionan muchos impuestos que gravan la actividad de la empresa. Tenemos que informarnos, en la Delegación de la AEAT que nos corresponda, de los trámites necesarios para que nuestra empresa no tenga ningún problema con Hacienda, así como de las posibles bonificaciones o descuentos consecuencia de las características de la misma.

Gravar es imponer un gravamen, por ejemplo, un impuesto.

Debes conocer

En la página Web de la Agencia Tributaria podrás acceder a toda la información necesaria sobre trámites fiscales.

Web de la Agencia Tributaria

Las tarjetas identificativas son unas pegatinas que facilita Hacienda con nuestros datos personales, NIF o CIF, domicilio fiscal, la Administración a la que pertenecemos así como un código de barras. Hay que pegarlas en todas las declaraciones tributarias que presentamos en Hacienda.

Las sociedades mercantiles deben obtener la firma electrónica ya que sus declaraciones fiscales se presentan por Internet.

5.1.1.- Trámites fiscales.

  1. Dibujo en el que se ve a una persona pensando acerca de quién tiene que pagar el impuesto de actividades económicas conocido como IAE. Del dibujo de la persona sale un bocadillo en el que se puede leer el texto “todas las empresas se dan de alta en el IAE pero sólo pagan las que tengan una cifra de negocios superior al millón de euros”.
    Mercedes Ardoy (CC BY)

    Declaración censal o alta en el censo

    ¿Qué es la declaración censal? Es un documento por el que las personas o entidades que van a desarrollar actividades empresariales comunican a Hacienda la fecha de inicio, el tipo de actividad al que se van a dedicar, las características del local y la modalidad tributaria elegida.

    Este trámite compromete a la empresa al pago de otros impuestos que le correspondan como el IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades.

    La declaración censal se hace en el mismo modelo que la solicitud del CIF, el 036 (si es simplificada el 037). Debe presentarse antes del inicio de la actividad, dentro de los treinta días posteriores a su constitución, para informar a Hacienda del inicio, pero también si se produce alguna modificación o el cese de la actividad. De no hacerse así, es obligatorio seguir presentando las declaraciones tributarias pertinentes.

  2. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

    Todas las personas que inicien actividades empresariales, profesionales o artísticas deben darse de alta en el IAE, en el epígrafe o epígrafes correspondientes a las actividades que pretenden desarrollar, antes del inicio de su actividad (dentro de los 10 días hábiles anteriores). Se ejerzan o no en un local. Hay que darse de alta en el IAE por cada una de las actividades que se desee ejercer. Así, un bar que ofrece servicios de restaurante y vende tabaco debe darse de alta en el epígrafe de bar, restaurante y comercio al por menor de labores de tabaco en régimen de autorización de venta con recargo.

    Se lleva a cabo a través del modelo 036 de la declaración censal salvo que tengan que pagarlo, en cuyo caso utilizaran el impreso 840.

    ¿Quiénes deben pagar este impuesto? El Impuesto sobre Actividades Económicas es un tributo local que deben pagar las empresas que facturen más de un millón de euros anual, las que facturan menos sólo deben hacer la declaración, es decir, rellenar el impreso correspondiente.

Tributan por este impuesto las sociedades mercantiles y las cooperativas y grava los beneficios obtenidos por la empresa en cada ejercicio económico.

El IVA, Impuesto sobre el Valor Añadido, es un impuesto indirecto que grava el consumo.

Para saber más

Si tienes interés en conocer los epígrafes del IAE relacionados con los estudios que estás cursando, puedes pinchar en el siguiente enlace

Epígrafes del IAE

Presentación y legalización de los libros fiscales

Los profesionales y empresas individuales que optan por el régimen de estimación directa simplificada no llevan libros contables pero sí deben llevar libros fiscales que deben presentar en Hacienda para su legalización. En ellos se reflejan las distintas operaciones empresariales (IVA). Los libros fiscales son el libro de ventas e ingresos, el de facturas emitidas, el de compras y gastos, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión.

5.2.- En la Seguridad Social.

Caso práctico

Contigo SL no va a contratar trabajadores ni trabajadoras, pero han decidido, después de analizar la situación laboral, que Teresa se dará de alta como autónoma en el RETA y los demás como socios trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social. Ante esta situación, los trámites laborales quedan como sigue:

Anexo I: Trámites ante la Tesorería General de la Seguridad Social.

Los trámites que se realizan en la Tesorería General de la Seguridad Social van a depender de las necesidades laborales de cada empresa.

Debes conocer

Puedes consultar para el estudio de este apartado la interesante Web de la Seguridad Social en la que encontrarás los impresos y comprobarás que estos trámites son gratuitos y se pueden realizar de forma telemática.

Seguridad Social

  1. Dibujo en el que aparece una persona pensando en la obligación de cotizar. Del dibujo de la persona sale un bocadillo en el que se puede leer el texto: “La obligación de cotizar existe desde el momento que se inicia la actividad laboral, aunque el empresario no dé de alta al trabajador, en cuyo caso, trabajará ilegalmente”.
    Mercedes Ardoy (CC BY)


    Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.

    Si la empresa pretende contratar trabajadores o trabajadoras por cuenta ajena debe comunicar a la Seguridad Social esa intención antes del inicio de la actividad. La Seguridad Social le asigna entonces un número, una cuenta de cotización como empleador. Este número será válido para toda la vida de la empresa, aunque, si tiene centros de trabajo en diferentes provincias, deberá inscribirse en cada una de ellas, y por tanto tener diferentes cuentas de cotización.

    La documentación que se aporta es la siguiente: el modelo correspondiente, fotocopia del DNI de la persona empresaria o, si es una sociedad, certificación del Registro Mercantil.

  2. Afiliación de los trabajadores y las trabajadoras.

    Una vez inscrita la empresa como empleadora, el paso siguiente es afiliar a los trabajadores y las trabajadoras que ingresan a su servicio y que no hayan trabajado con anterioridad. La afiliación se realiza una única vez, a través del modelo TA1 y se obtiene un número de afiliación que será único y vitalicio.

  3. Alta de los trabajadores y las trabajadoras.

    Si la persona trabajadora ya estaba afiliada o se ha procedido a su afiliación por la empresa, el paso siguiente en la Seguridad Social es el de darle de alta, es decir, encuadrarla en el régimen del sistema que corresponda, en función de la actividad que vaya a realizar.

    Se presenta antes de empezar a trabajar el modelo firmado por la empresa y la persona trabajadora.

    Una vez dada de alta, existe la obligación de la empresa de cotizar, es decir, de pagar a la Seguridad Social mensualmente. Los modelos que se utilizan para liquidar las cuotas en el Régimen General son el RNT el RLC.

  4. Alta del empresario o la empresaria en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

    La obligación de afiliarse, darse de alta y cotizar recae también sobre la persona que trabaja para sí misma, el autónomo. Esta obligación la tienen también los comuneros de las comunidades de bienes, determinados socios de anónimas y limitadas (si no trabajan en la empresa y solo recibe parte de beneficios o desempeñan tareas de administración) y opcionalmente los socios de las cooperativas.

    Se debe hacer en los 30 días naturales siguientes a la fecha de inicio de la actividad. La cuota de la Seguridad Social se paga mensualmente.

Para saber más

Te va a resultar muy interesante conocer ciertas particularidades de la Seguridad Social que recogemos en el siguiente enlace:

Curiosidades de la Seguridad Social

5.3.- Trámites laborales.

Caso práctico

En la Web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social localizan los lugares a los que deben acudir para comunicar la apertura del centro de trabajo, solicitar el libro de visitas, presentar el calendario laboral y notificar para su registro los contratos de trabajo formalizados con Encarna, Rafa y Manolo.

  1. Dibujo de una persona pensando en las funciones de un inspector de trabajo. En la imagen se puede apreciar un bocadillo que sale del dibujo de la persona, en el que se puede leer el texto: “Un inspector de trabajo puede anotar en el libro de visitas que se ha incumplido una norma en materia de salud laboral, requerir el pago de las cuotas de la Seguridad Social o incluso decidir la suspensión de una actividad por riesgo para el personal”.
    Mercedes Ardoy (CC BY)

    En la administración laboral

    Los trámites laborales se realizan en la Dirección Provincial de Trabajo o en la Delegación de Trabajo en el caso de que la Comunidad Autónoma tenga transferidas esas competencias y son los siguientes:

    1. Comunicación de apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad. Se realiza en modelo oficial dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad. Debe indicar los datos de la empresa o centro de trabajo, la actividad que se va a desarrollar y el número de trabajadores y trabajadoras.
    2. Adquisición y sellado de libro de matrícula. En él se inscribe a todas las personas que trabajan en la empresa. No es obligatorio.
    3. Adquisición y sellado del libro de visitas, en la Inspección provincial de Trabajo. Aunque la empresa no tenga trabajadores ni trabajadoras debe tenerlo a disposición de la autoridad laboral. Sirve para que los inspectores de trabajo realicen las anotaciones que consideren oportunas en el caso de que visiten el negocio. El libro se compra en las papelerías y cuesta unos 6 euros.
    4. Presentación del calendario laboral en la Inspección Provincial de Trabajo. Este calendario debe estar expuesto y visible en el centro de trabajo.
  2. En las oficinas de empleo. Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).

    El Servicio Público de Empleo Estatal realiza las siguientes funciones en relación a la contratación laboral:

    1. Si la empresa necesita trabajadores o trabajadoras puede solicitarlos en las Oficinas de Empleo (o en las Agencias Privadas de Colocación). La oferta debe incluir, entre otros datos: las características del puesto, los requisitos de los candidatos y las candidatas, el tipo de contrato y la forma de selección.
    2. Notificación y Registro de los contratos de trabajo formalizados con los trabajadores las trabajadoras. La empresa tiene la obligación de entregar en el SEPE, en un plazo no superior a 10 días desde la formalización, una copia de todos los contratos que deban celebrarse por escrito.
    3. Comunicar las contrataciones efectuadas que no estén obligadas a realizarse por escrito.

Debes conocer

La comunicación de la contratación también se puede hacer on-line a través de la página del Servicio Público de Empleo Estatal que de nuevo te recomendamos que visites.

Servicio Público de Empleo Estatal

5.4.- En el Ayuntamiento (Administración local).

Caso práctico

Fotografía en la que se aprecia de izquierda a derecha a Teresa y a Rafa. En la fotografía ambos aparecen con la cabeza apoyada sobre sus dos manos y con los codos apoyados en una mesa. La fotografía es solo de la parte superior del cuerpo, y en ella, ambos están sonrientes. Teresa viste un jersey azul y Rafa una camiseta de color negro. Ambos son rubios. Sobre la mesa se pueden apreciar también algunos documentos.
Yuri Arcurs (Uso educativo-nc)

Ante el departamento de urbanismo del Ayuntamiento solicitan la licencia de apertura. No hacen ninguna obra para acondicionar el local porque en el que han alquilado se realizaba anteriormente la misma actividad que la que ellos van a realizar y cumple con la normativa por lo que no necesitan licencia de obras.

Trámites a realizar en el ayuntamiento
Nombre del trámite Objetivo del trámite Plazo de realización Modelo Realización telemática
Licencia de apertura. Acreditar que la empresa cumple normativa. Antes de abrir la empresa. 901. Depende del ayuntamiento.
Alta en la tasa de basuras y de agua. Una vez realizada la compra o arrendamiento del local.      
 Imagen que muestra una licencia de apertura de establecimiento. En la parte superior de la licencia aparece el texto “condicionada” en mayúsculas, y debajo el texto “licencia de apertura de establecimiento” también en mayúsculas. Debajo aparecen varias secciones para ser rellenadas, las cuales comienzan con los textos: expedida a nombre de, para la actividad de, sita en, aforo máximo permitido y número de expediente. Debajo de esa sección, a la derecha, aparece la fecha la firma y el sello del organismo competente.
Ministerio de Educación (Uso educativo-nc)


¿De qué te valdría comprar o alquilar el local si luego no puedes poner el negocio que pensabas porque el establecimiento no permite, por ejemplo, la adaptación para personas minusválidas que exige la ley?

Si nuestra empresa precisa de un local, es muy recomendable consultar en el ayuntamiento correspondiente la normativa vigente referente a la creación de empresas y al tipo de actividad al que te vas a dedicar.

Los trámites locales son los siguientes:

  1. Licencia de Apertura. Todas las empresas que tengan una sede física, un local, tienen que solicitar al Ayuntamiento una licencia municipal de apertura que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística, ambiental y de seguridad vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable. La actividad debe comenzar dentro de los seis meses siguientes a la concesión de la licencia. Tarda de 1 a 3 meses.
  2. Licencia de obras. Si el local necesita reformas será necesaria la licencia de obras que supone que el Ayuntamiento (Departamento de Urbanismo), reconoce que las obras que se van a realizar están de acuerdo con las normas urbanísticas del municipio. Tarda entre uno y tres meses y cuesta un porcentaje del presupuesto de la obra determinado en las ordenanzas municipales. Una vez terminada la obra, se podrá comprobar el coste real y efectivo y practicar liquidación definitiva, con deducción de lo ingresado en la liquidación provisional. Puede ser: de obras de nueva planta (de mayor entidad) o reformas de edificaciones existentes (obras menores), por ejemplo: reparaciones, decoración, etc.
  3. Tributos locales. La empresa debe darse de alta en tasas o tributos municipales como la basura o el servicio de aguas.

Es una norma dictada por un ayuntamiento o por su alcalde para la gestión del municipio.

Para ampliar

Existen dos tipos de licencias de apertura:

  • Para actividades inocuas (que no provocan daños) cuya licencia es más fácil de conseguir y más barata.
  • Para actividades calificadas: si la actividad que realiza la empresa se considera molesta, insalubre, nociva o peligrosa. Aclaremos estos términos:
    • Actividades molestas: por ejemplo porque produzcan ruidos o vibraciones, polvo, humos, etc. Es el caso de bares y restaurantes, pescaderías o carnicerías, carpinterías, talleres de soldadura, etc
    • Actividades peligrosas: porque puedan ocasionar explosiones, combustiones, radiaciones u otros daños de análoga importancia; por ejemplo: gasolineras, laboratorios, droguerías, empresas de pirotecnia...
    • Actividades nocivas: las que puedan ocasionar daños en la riqueza agrícola, forestal, pecuaria o piscícola, empresas ganaderas, etc.
    • Actividades insalubres: las que dan lugar a un desprendimiento o evacuación de productos que de alguna forma perjudican la salud de las personas. Por ejemplo: refinerías de petróleo, fábricas de pesticidas, talleres de acabado de cuero, fábricas de papel entre otras actividades insalubres.

Las licencias para actividades calificadas son más difíciles de conseguir y más costosas.

Con la solicitud se presenta el proyecto de las instalaciones, el alta en el IAE, el CIF, memoria de la actividad y un listado de vecinos (que pueden presentar alegaciones por sentirse perjudicados).

5.5.- Trámites relativos a compra o arrendamiento de local de negocio.

Dibujo que muestra dos personas estrechándose las manos en señal de acuerdo y la puerta de entrada de una tienda de ultramarinos cerrada. La puerta de entrada de la tienda de ultramarinos está formada por una persiana enrollable para comercio, con un cartel grande encima que pone en letras mayúsculas “ultramarinos”. En la puerta de entrada hay dos carteles, uno que pone “se vende” y otro que pone “vendido”. En el dibujo solo se han dibujado los contornos, no se han coloreado las figuras.
Mercedes Ardoy (CC BY)

¿Compramos el local para nuestro negocio o lo alquilamos? En este apartado no pretendemos dar respuesta a esta pregunta pero sí informarte de los trámites necesarios en ambos casos.

  1. Compra de local.

    Los trámites para comprar un local o cualquier bien inmueble son los siguientes:

    • En primer lugar se debe comprobar que el inmueble no posee cargas que nos puedan perjudicar (hipotecas, usufructos, servidumbres, etc.) a través de una nota simple en el Registro de la Propiedad correspondiente a la zona en la que se encuentre. Para localizarlo puedes consultar la Web del Colegio de Registradores de la propiedad y mercantiles de España.
    • Se debe comprobar en el Ayuntamiento que la calificación urbanística de locales o terrenos nos permita desarrollar nuestra actividad.
    • La compra se formaliza en escritura pública ante notario y posteriormente se registrará en el Registro de la Propiedad. Es en este acto cuando se adquiere la propiedad.
    • Si la compra es a un particular se liquida el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados o el IVA cuando se trate de la primera transmisión.
    • Por último, se deberá presentar la declaración de alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, dentro de los dos meses siguientes a la adquisición del mismo.
  2. Arrendamiento de local.

    El contrato de arrendamiento o alquiler puede ser verbal o escrito, siendo aconsejable éste último; puede ser privado o ante notario. Los arrendamientos de local de negocio llevan consigo el depósito por el arrendatario de dos mensualidades en concepto de fianza. El arrendador practicará una retención fiscal del 15% que ingresará mensualmente a Hacienda.

Foto-composición que muestra la fotografía de un ayuntamiento rural y debajo, un texto sobre los servicios on-line de los ayuntamientos. El color de fondo es negro y el texto es blanco. En el texto se puede leer lo siguiente: “¿Dispone tu ayuntamiento de servicios on-line para facilitar la tramitación de documentos a las personas emprendedoras? Busca en la web de tu ayuntamiento modelos para solicitar las licencias de apertura y de obras.”
INTEF / Pilar Acero López (CC BY-NC-SA)

Es una oficina pública en la que nos informan de la situación de los bienes inmuebles (Pisos, locales, plazas de garaje, terrenos…) incluidos en su ámbito territorial. Permite por ejemplo a la persona que va a comprar un local consultar si ese inmueble pertenece o no a la persona que pretende vendérnoslo o si está sujeto a alguna carga, por ejemplo una hipoteca. La transmisión de la propiedad de un inmueble sólo se produce con la inscripción en el Registro Mercantil correspondiente.

¿Qué es un traspaso? Es la cesión que hace el arrendatario (el inquilino) de un local de negocio a un tercero, que se convierte en el nuevo arrendatario, a cambio de un precio. Este nuevo arrendatario se subroga (sustituye al anterior) en los derechos y obligaciones surgidos del contrato de arrendamiento. El contrato de traspaso se formaliza en escritura pública, es decir, ante notario.

5.6.- Otros trámites.

Fotografía en la que se pueden apreciar tres libros contables apilados.
Ministerio de Educación (Uso educativo-nc)

En este epígrafe incluimos los últimos trámites para la creación de empresas:

  1. En el Registro de la Propiedad Industrial.

En la correspondiente Oficina Española de Patentes y Marcas se pueden registrar derechos de la propiedad industrial que confieren al titular un derecho en exclusiva para utilizarlo en el mercado.

Son derechos de la propiedad industrial:

Un diseño industrial otorga al titular un derecho exclusivo sobre la apariencia del producto (materiales, color, forma, textura, líneas, contornos. La duración de la protección es de 5 años prorrogables hasta un máximo de 25.

Son invenciones que consiste en dar a un objeto una estructura o configuración de la que resulte ventaja apreciable para su uso o fabricación. La protección es de 10 años improrrogables.

La patente es un título que reconoce el derecho a explotar de forma exclusiva una invención, impidiendo a otros su fabricación, utilización o venta sin su consentimiento. La solicitud de la patente debe designar al inventor.

El título de protección de topografía de productos semiconductores protege el esquema de trazado de las distintas capas y elementos que componen el circuito integrado, su disposición tridimensional y sus interconexiones, lo que en definitiva constituye su "topografía". Es la modalidad de propiedad industrial de más reciente aparición, y se refiere a los circuitos integrados electrónicos. La duración de la protección es de diez años, a partir del final del año en que se explota por primera vez en el mundo o se registra la topografía.

  1. En el Registro Mercantil.

    Todas las empresas están obligadas a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. Por ello deben cumplimentar una serie de libros que tienen el carácter de obligatorios.

    Los libros obligatorios deben ser legalizados en el Registro Mercantil de la Provincia en la que esté inscrita la empresa. El Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipular con posterioridad. Puede hacerse en papel, en cd o de forma telemática.

    La legalización de los libros de contabilidad cuesta unos 35 euros.

Debes conocer

A continuación te presentamos un cuadro en que se recogen los diferentes libros que han de llevar las empresas en relación a su forma jurídica y al régimen fiscal elegido.

Libros obligatorios en la empresa.

Para saber más

Si quieres saber más sobre este trámite consulta el siguiente enlace.

Legalizar los libros

  1. Imagen que muestra un cartel enmarcado, mirado en perspectiva, que pone en español e inglés, “existen hojas de reclamaciones a disposición del consumidor y usuario”.
    Ministerio de Educación (Uso educativo-nc)

    Solicitud del Libro de Reclamaciones.

    Antes de comenzar la actividad, todas las empresas que posean una atención al público deben solicitar el Libro de Reclamaciones en el organismo competente en materia de consumo de su Comunidad Autónoma. Estas empresas deben tener obligatoriamente el libro a disposición de sus clientes para que formulen las quejas o reclamaciones que estimen oportunas.

  2. Para terminar.

    La empresa puede tener que realizar otro tipo de trámites no menos importantes que los mencionados en este tema como solicitar una ayuda o subvención o un préstamo bancario, reservar un dominio en Internet, incluir ficheros de datos con información personal en la Agencia de Protección de Datos, etc.

Autoevaluación

Pregunta 1

Las personas deben afiliarse a la Seguridad Social cada vez que inician una relación laboral.

Pregunta 2

El nombre comercial se solicita en la Oficina Española de Patentes y Marcas y la denominación jurídica de la sociedad en el Registro Mercantil Central.

6.- Creación telemática de una Sociedad Limitada Nueva Empresa.

Caso práctico

Teresa recuerda que uno de sus compañeros de estudios, le comentó que hizo todos los trámites de creación de su empresa por vía telemática, pero a ella le parece un poco arriesgado porque nunca vas a tener la seguridad de haber hecho bien las cosas y de que todo se haya quedado bien cerrado. Siempre ha pensado que es mucho mejor el trato directo para que te aseguren que todo es correcto y no falta nada. No obstante y ante el ajetreo que tiene ha decidido enterarse bien e investigar sobre las Sociedades Limitadas Nueva Empresa...
Dibujo en el que se ve a una persona pensando en las sociedades limitadas nueva empresa. En la imagen se ve el dibujo de una persona, dibujado con trazos de color negro, del que sale un bocadillo que dice “¡Sólo hay que ir al PAIT, rellenar el DUE y al notario! ¡Las SLNE se crean en 48 horas!”.
Mercedes Ardoy (CC BY)

Los trámites para crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa son básicamente los mismos que para cualquier otro tipo de sociedad con algunas peculiaridades:

  • Pueden realizarse por Internet, por vía telemática
  • Se formalizan en un único documento, el DUE (Documento Único Electrónico) que recoge toda la información de la empresa evitando acudir al Registro Mercantil, a Hacienda y a la Seguridad Social.
  • Se realizan a través de los Puntos de Atención al Emprendedor, que son unas oficinas que pueden depender de las Administraciones Públicas, de entidades públicas y privadas así como de colegios profesionales, organizaciones empresariales y Cámaras de Comercio.

Es un documento que se gestiona a través del CIRCE por medios telemáticos y que permite crear una sociedad limitada nueva empresa y ponerla en funcionamiento en un plazo de 48 horas.

Debes conocer

En la siguiente página puedes encontrar paso a paso los trámites de constitución de las sociedades limitadas nueva empresa.

SLNE Paso a paso

  • El sistema de Tramitación Telemática del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) es un sistema informático de tramitación de expedientes electrónicos que, a través del DUE, lleva a cabo el intercambio de la documentación necesaria para la creación de empresas, aunque actualmente sólo se puede utilizar para sociedades limitadas y SLNE.
  • El PAE tiene una doble misión:
    • Prestar servicios presenciales de información y asesoramiento a los emprendedores y las emprendedoras en la definición y tramitación telemática de sus iniciativas empresariales, así como durante los primeros años de actividad de la Sociedad de Responsabilidad Limitada.
    • Iniciar el trámite administrativo de constitución de la sociedad a través del Documento Único Electrónico (DUE).

    Para encontrar tu PAE más cercano, puedes consultar en el siguiente enlace:

    PAE

Autoevaluación

Enlaza cada trámite con el lugar en el que hay que presentarlo.
Ejercicio de relacionar
Trámite Relación Lugar de presentación
Registro de los diseños industriales. 1. Oficina de empleo.
Otorgamiento de escritura pública. 2. Hacienda.
Licencia de Apertura. 3. Registro de la Propiedad industrial.
Declaración Censal. 4. Tesorería General de la Seguridad Social.
Alta del empresario en el RETA. 5. Notario.
Llevar una copia de los contratos laborales. 6. Ayuntamiento.

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7.- Webs Recomendadas.

A continuación incluimos algunas webs que recogen el contenido de este tema, muchas de ellas contienen interesantes cuadros y esquemas que pueden serte de utilidad en la elaboración de la tarea. Te animamos a consultarlas:

El portal del CIRCE permite realizar los trámites para la creación de una empresa por medios telemáticos:

PAE

Esta página, completamente gratuita, pretende que todas aquellas personas que tengan pensado emprender una actividad por cuenta propia, puedan tener una visión de los pasos a dar y de las obligaciones legales a que habrán de hacer frente. ¡Esperamos que os sea útil!

www.crear-empresas.com

Si te queda un poco de tiempo, recuerda que las Cámaras de Comercio también proporcionan asesoramiento; investiga los servicios que ofrecen a las nuevas empresas:

Cámaras de Comercio

Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas:

Reglamento (90,2 KB)

8.- Trámites en el sector.

Caso práctico

¿A qué actividad se va a dedicar CONTIGO S.L.? Se trata de una empresa vinculada a la energía solar térmica. Nuestros amigos tienen que indagar los trámites específicos de este sector. Para ello, han sacado sus apuntes del Módulo de EIE y han encontrado lo siguiente:

¿Qué requisitos exige la ley para montar una empresa relacionada con la energía? ¿Precisará de algún trámite específico? En este apartado te proponemos que investigues sobre estas cuestiones, para incrementar tus conocimientos sobre el sector de la Informática y las Comunicaciones y para completar tu plan de negocio con los trámites específicos de tu proyecto.

Las empresas privadas que se dedican a la energía solar cumplimentarán los mismos trámites que cualquier otra empresa, pero además, deberán atender a las especificidades propias de la actividad y a las exigencias de la Comunidad Autónoma y del Ayuntamiento al que pertenezcan.

Partimos de la base de que las empresas relacionadas con el ciclo que estás cursando son principalmente empresas dedicadas a las instalaciones solares. ¿Qué pasos hay que dar para abrir cualquiera de ellas?¿Son los mismos en todos los casos?

Lo cierto es que estas empresas no precisan tramites específicos relacionados con la actividad; por tanto únicamente deben someterse a la normativa establecida por el ayuntamiento correspondiente.

 

Para saber más

La legalización de las instalaciones térmicas está regulada por el RITE y la debe presentar la empresa instaladora previamente a la puesta en marcha. Se realiza mediante el registro de una serie de documentos (distintos en función del tamaño de la instalación) en la Delegación Territorial de Industria.

El Código Técnico de la Edificación (CTE) es la normativa principal que rige estas instalaciones. Persigue conseguir un uso racional de la energía, reduciendo al máximo los consumos y sustituyendo parte de las fuentes de energía convencionales por otras renovables.

Dibujo hecho a base de trazos de color negro en el que se ve una fachada muy simple de un ayuntamiento. En la fachada se puede apreciar un reloj en el centro, una veleta con forma de gallo en el tejado, la puerta de entrada y un texto que dice ayuntamiento en mayúsculas.
Mercedes Ardoy (CC BY)

Para la apertura de un negocio relacionado con la energía solar debo realizar determinados trámites legales, son los siguientes:

  • Licencia de Apertura y Funcionamiento que es otorgada por el Ayuntamiento correspondiente al municipio en el que quieres instalarte. Para solicitarla deberás presentar un Proyecto Técnico que será realizado por un Arquitecto.
  • Obtener las subvenciones y ayudas existentes.

Atendiendo a la normativa legal deberás tener en cuenta una serie de requisitos en cuanto a las condiciones del local, las instalaciones y el personal, sin dejar a un lado la legislación y normativa estatal en materia laboral (Convenio Colectivo aplicable), en materia de Prevención de Riesgos Laborales y la legislación y normativa local y regional específica.

La Cámara de Comercio de la Comunidad Autónoma donde decidas instalarte te ayudará con los trámites burocráticos.

Anexo I.- Trámites ante la tesorería General de la Seguridad Social.

Trámites ante la Tesorería General de la Seguridad Social.

Nombre del trámite

Objetivo del trámite

Plazo de realización

Modelo

Realización telemática

Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.

Comunicar la intención de contratar trabajadores o trabajadoras.

Antes de contratar.

TA06

Sí.

Alta en el RETA.

Informar a la Seguridad Social de que Teresa va a cotizar como autónoma.

Dentro de los 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad. Causa efecto a partir del día primero del mes natural en que se inicie la actividad.

TA0521

Sí.

Afiliación de trabajadores y trabajadoras.

Inscribir a Encarna que trabaja por primera vez.

Antes de comenzar la relación laboral.

TA1

Sí.

Alta de los trabajadores y trabajadoras.

Informar a la Seguridad Social del inicio de la relación laboral y de la intención de cotizar respecto de Manolo, Encarna y Rafael.

Antes de comenzar la relación laboral.

TA2/S

Sí.

Anexo II.- Curiosidades de la seguridad Social.

Curiosidades sobre la Seguridad Social:

  • Las empresarias y empresarios individuales son autónomos porque la normativa vigente les obliga a darse de alta en el RETA.
  • La cotización en el RETA es por meses naturales, esto significa que sea cual sea el día que nos demos de alta, se paga la mensualidad completa.
  • Una empresaria o empresario individual puede ejercer más de una actividad empresarial pero sólo se da de alta una vez en el RETA.
  • Una persona puede ser a la vez empresario o empresaria individual y trabajador o trabajadora por cuenta ajena. En ese caso cotizará dos veces, en el régimen general de la Seguridad Social, como trabajador o trabajadora por cuenta ajena, y en el RETA.
  • Cuando la empresa cesa en su actividad debe comunicarlo a la Seguridad Social en el plazo de seis días naturales a partir de la fecha de cese. En el caso de que no lo haga, sigue estando obligada a cotizar hasta que haga la comunicación.
  • De forma general la empresa cotiza (paga) mensualmente por sus trabajadores y trabajadoras aproximadamente un 32% del salario. Así, por ejemplo, si un trabajador recibe un salario de unos 1000 euros, la empresa cotiza por él a la Seguridad Social unos 320 euros al mes.
  • El autónomo tiene un tipo de cotización general del 29,80 % sobre una base mínima y máxima establecida anualmente. Aunque algunas personas tienen bonificación como los nuevos emprendedores, jóvenes autónomos, etc. según la normativa vigente en cada momento. Seguro que has oído hablar de la tarifa plana de autónomos.
  • Entra en la web de la Seguridad Social en la sección empresarios, cotización, recaudación, y averigua las bases y tipos de cotización de los trabajadores autónomos para este año.
  • Documentos a presentar para darte de alta como autónomo o autónoma:
    • Documento de afiliación (TA0521).
    • Parte de alta de asistencia sanitaria.
    • Parte de alta de cotización por cuadruplicado.
    • Fotocopia de la Declaración Censal.
    • Fotocopia del DNI para el empresario o la empresaria individual y del contrato y CIF si se trata de una sociedad.
    • En el caso de tratarse de un profesional Colegiado, certificado del colegio correspondiente.
  • La Seguridad Social dispone de un servicio denominado RED (Remisión Electrónica de Documentos) que permite el intercambio de información y documentación a través de medios telemáticos. Puedes investigar sobre este servicio en la web de la Seguridad Social, donde también encontrarás la Tesorería más cercana a tu domicilio.
  • No hay que confundir darse de alta en la Seguridad Social como autónomos con el alta de los empresarios o las empresarias que contratan trabajadores o trabajadoras.
  • Cuando la empresa se inscribe debe asegurar los riesgos profesionales, derivados del trabajo, y puede hacerlo con la Seguridad Social, o bien en una Mutua.
  • En las sociedades anónimas y limitadas el socio o socia que trabaja personalmente en la empresa y no desempeña labores de dirección, debe inscribirse en el régimen General; la persona que no recibe un salario por su actividad, pero participa de los beneficios, debe inscribirse en el Régimen General de Trabajadores Autónomos.
  • Los socios y las socias de las cooperativas de Trabajo Asociado pueden elegir entre el Régimen General o el Especial de Trabajadores Autónomos, figurando esta elección en los estatutos de la cooperativa.
  • Todos los empresarios y empresarias individuales deben ser autónomos, pero no todos los autónomos son empresarios o empresarias individuales.

Al empresario o empresaria individual se le llama comúnmente autónomo o autónoma. Sin embargo, son dos conceptos distintos: para la Seguridad Social se entenderá por "trabajador por cuenta propia o autónomo a aquél que realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción por ella a contrato de trabajo y aunque utilice el servicio remunerado de otras personas, sea o no titular de empresa individual o familiar". De la parte final de esta definición legal se desprende que un autónomo o una autónoma puede no ser el titular de la empresa.

Concretando: El trabajador autónomo pertenece a un régimen especial de la Seguridad Social, y la obligación de darse del alta en el mismo no surge sólo por el hecho de ser empresario o empresaria individual, también tienen esta obligación, por ejemplo, la persona que tiene el cargo de administrador de una sociedad limitada, el comunero o comunera de una comunidad de bienes que trabaja en la empresa o el trabajador autónomo económicamente dependiente (TRADE).

Así pues, un empresario o empresaria individual tiene que ser autónomo, pero un autónomo no tiene por qué ser empresario o empresaria individual.

La comunidad de bienes se crea como consecuencia de la explotación de una propiedad común por sus propietarios. Así, la comunidad de bienes existe cuando: “La propiedad de una cosa o derecho pertenece proindiviso a varias personas”.

Anexo III.- Libros obligatorios en la empresa.

Libros obligatorios en la empresa.
Empresa individual Estimación objetiva No está obligado a llevar libro alguno, si bien debe conservar los justificantes de sus operaciones.
Estimación directa normal Actividad industrial, comercial o de servicios
  • Libro diario.
  • Libro de inventario y cuentas anuales.
Actividad no mercantil
  • Libro de ventas e ingresos.
  • Libro de Ingresos y Gastos.
  • Libro Registro de bienes de inversión.
Estimación directa simplificada (o módulos)
  • Conservar las facturas numeradas por fechas y agrupadas por trimestres.
  • Libro registro de bienes de inversión.
  • Libro registro de ventas e ingresos.
  • Libro registro de compras y gastos.
Sociedad
  • Libro diario.
  • Libro de inventarios y cuentas anuales.
  • Libro de actas.
  • Libro de acciones nominativas (sólo para las sociedades anónimas que tengan acciones nominativas).
  • Libro registro de socios (sólo las sociedades limitadas).
Cooperativa
  • Libro registro de socios.
  • Libro registro de aportaciones al capital social.
  • Libro de actas.
  • Libro de inventario.
  • Libro diario.

Para PYMES y MICROEMPRESAS puedes consultar aquí los Libros Obligatorios y Cuentas Anuales.

Anexo IV.- Normas exigidas para obtener la licencia de apertura.

En relación a las exigencias del Ayuntamiento respecto a la licencia de apertura, debemos tener muy en cuenta diferentes normativas referentes a:

  • Uso autorizado por el Plan General de Ordenación Urbana.
  • Normativa sobre accesibilidad y eliminación de barreras arquitectónicas.
  • Evacuación en caso de incendios: pasillos, escaleras, puertas...
  • Normativa sobre ruidos.
  • Normativa de Sanidad.
  • Proyecto específico de Electricidad.
  • Climatización.
  • Ventilación e iluminación natural de los espacios.
  • Seguridad específica de las instalaciones.