Descripción del mapa conceptual de GPT07
- LA SUPERVISIÓN DE LOS EVENTOS
- conlleva Coordinación entre los clientes y el organizador del evento
- clientes Características de los clientes
- Según la relación con el evento Según la frecuencia Según el gasto Según el grado de satisfacción Según el grado de influencia Según la tipología de clientes
- organizador del evento Funciones
- Planificar Organizar y gestionar Controlar y coordinar el cronograma Vender y promocionar
- se controla Plan de Seguridad
- que prevee y coordina Situaciones de emergencia
- Desastres naturales, incendios, fallos técnicos,actos delictivos, atentados
- se lleva a cabo con la Coordinación y control durante el evento de
- Personal
- Deontología profesional Personal que trabaja durante el evento Perfiles importantes en el desarrollo del evento
- Equipos técnicos, mobiliario y material diverso
- Equipos técnicos de iluminación Equipos de ventilación y calefacción Salas insonorizadas Equipos medioaudiovisuales Mobiliario y elementos accesorios Material diverso
- Documentación
- Interna Externa: antes, durante y después del evento
- Participantes: boletín de inscripción, programa oficial, libro de abstract, credenciales, listado de participantes, guías turísticas y obsequios
- se usan Normas de protocolo
- Invitaciones a las autoridades Protocolo de bienvenida Presidencia de la mesa Colocación de las banderas y ornamentación de las mesas Orden de intervención de los invitados Convocatoria de los medios de comunicación Colocación de las personalidades en los vehículos
- se promociona a través de Soportes publicitarios e informativos
- Tipos
- Material publicitario, uniformidad, soportes gráficos, carteles, mostradores promocionales
- Funciones
- Decorar y ambientar Equipamiento Atraen curiosidad Crean interés Motivan Hacen actuar y participar
- Ubicación
- Puertas de entrada y de salida al edificio Entradas a las salas de conferencias o pabellones Stands promocionales Recepciones de hoteles Hall de entrada de edificios Cercanos a la presidencia Zonas de paso
- se hace a través de Procedimiento de acogida, atención y despedida
- Acogida: recepción asistentes anfitriones, organizadores...
- Evento: cumplimiento del programa oficial
- Despedida: encuestas, agradecimientos, certificados de asistencia
- se controla a través de Facturación: estado de cuentas
- Facturación a clientes
- Emisión de facturas Anticipos y depósitos Cobro de facturas Devoluciones Archivo y remisión al comité organizador Créditos
- Pago a proveedores y personal contratado
- Archivo de documentos Liquidaciones de ventas y de facturas Solicitudes de regularización Partes de incidencias y reclamaciones Documentación referente al personal: nóminas, contratos, altas y bajas a la seguridad social
- mediante controles de Calidad
- Concepto
- Dimensiones: técnica, humana y económica Informes secretarías, azafatas, comité organizador Cuestionarios de los asistentes
- Estandarización
- Al diseñar el evento Al contratar a los proveedores, organizadores profesionales de eventos y personal Al producir el evento y en la atención al cliente Al gestionar la documentación
- se realiza a través de Gestión de la documentación
- Tipo de documentación
- Material de archivo Informes técnicos y de impacto Revistas Memorias Notas de prensa Material audiovisual y fotografías Mapas de localización y páginas web o redes sociales Sistemas Intranet
- Usuario de la documentación
- Personal o entidad colaboradora Colaboradores o instituciones involucradas Público en general Ponentes
Leyenda:
- Los nodos se representan en letra negrita.
- Los comentarios se representan en letra normal.
Versión gráfica del mapa conceptual