Cuando identifiques las desviaciones en el proyecto hazlo con las unidades de medición correspondientes, tales como tiempo de retraso, dinero, funciones o características, pero también hazlo en porcentaje para cada uno de estos parámetros. Identificar el porcentaje de desviación de lo real contra lo planeado para poder identificar si hay una oportunidad real de corregir el camino y alcanzar el objetivo del proyecto de manera exitosa.
Cuanto antes identifiques las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Es por eso que debes buscar y analizar los datos con suficiente frecuencia. La recomendación es que por lo menos una vez a la semana realices actividades de seguimiento para tu proyecto.
Aunque si notas que las cosas se están poniendo “feas” en tu proyecto, debes aumentar la frecuencia con que realizas el seguimiento. Quizás tengas que estar revisando con detalle el estado del proyecto todos los días, o incluso varias veces al día, para evitar que las cosas se pongan peor.
¿Cómo deberías realizar el seguimiento? A continuación tienes las técnicas básicas que normalmente se utilizan para este fin:
- Reuniones: reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.
- Revisiones: revisiones de los productos o servicios elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.
- Reportes: reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada, por ejemplo semanalmente o diariamente.
- Software de administración: reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.
Normalmente a las personas que participan en un proyecto no les suele gustar la documentación y por lo tanto los reportes, pero si no tienes información precisa será más difícil identificar oportunamente las desviaciones del proyecto y por lo tanto aumentará el riesgo de fracaso en el proyecto. Conviene que el equipo se acostumbre a reportar la situación del proyecto y tú a revisarla y analizarla. En este caso un documento puede hacer la diferencia entre un proyecto exitosos y uno que no lo es.
Lo desafortunado es que los reportes generados suelen representar burocracia que en lugar de beneficiar ocasiona pérdida de tiempo. No es necesario contar con una plantilla o formato sumamente elaborado y complicado de llenar para obtener un reporte útil. Lo importante está en identificar y reportar claramente la información valiosa con respecto a la situación del proyecto.
Teniendo una buena herramienta de software para controlar los proyectos y explotar la información, la automatización puede ahorrarte una gran cantidad de esfuerzo y dinero en reportar la información del estado de tu proyecto.