El almacenamiento ordenado te reportará grandes ventajas entre las que cabe destacar:

• El ahorro de tiempo, tanto al depositar el producto como al recuperarlo.
• La economización de espacio, muy a tener en cuenta.
• La seguridad, un producto bien almacenado, se conservará en mejores condiciones y se manipulará con más seguridad.

Es cierto que no puedes tener almacenado todo el producto factible de ser utilizado en tu empresa, ya que esto sería tan inviable como no tener absolutamente nada de materia prima y tener que comprar todo cada vez que tienes un encargo.

Lo correcto es que alcances un punto medio entre ambos, es decir, tener disponible en almacén, aquellas materias primas más comunes. Esto te permitirá ser mucho más ágil a la hora de fabricar, aunque sobre estos temas encontrarás mucha literatura con diferentes opiniones o corrientes pensadoras.

Debes saber que para organizar un almacén es necesario utilizar un sistema de codificación de productos. Lo importante es que este sistema te facilite el trabajo y te permita ahorrar tiempo.

Te preguntarás ¿qué es un sistema de codificación?: no es más que un conjunto de normas que, en tu caso, identifican los servicios o productos. Para que un sistema de codificación sea efectivo es necesario que sea conocido de forma generalizada por los empleados de la empresa.

El hecho de que uses un sistema de codificación es importante tanto para la producción, como para el distribuidor, el comerciante y el consumidor. Al fabricante le sirve de ayuda para el control de sus inventarios, de los pedidos y la distribución de sus productos; además le permite identificar sus productos de manera única en cualquier parte del mundo y agiliza los pedidos y entregas a la vez que mejora la comunicación con sus proveedores y clientes.

Para quien comercializa el producto también supone grandes ventajas, ya que le permite mantener un control en tiempo real de su stock y así poder emitir pedidos de forma automática.

El consumidor también se beneficia porque se reduce el riesgo de error por el tecleo erróneo de los precios, recibe un comprobante de compra más detallado y ahorra tiempo de esperas.

Para que todo esto sea posible debes adjudicar un único código para cada pieza, elemento y producto y deberás emplear un sistema de codificación estandarizado.

La forma más común de representar el código es haciendo uso de los códigos de barras, que consiste en una sucesión de barras oscuras sobre un fondo blanco, lo que permite el uso de lectores ópticos para llevar a cabo el control.

Existen otros sistemas similares al código de barras, pero siempre se basan combinaciones de formas negras sobre blancas.

Un código QR (del inglés Quick Response code, "código de respuesta rápida") es la evolución del código de barras. Es un módulo para almacenar información en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional. La matriz se lee en el dispositivo móvil por un lector específico (lector de QR) y de forma inmediata nos lleva a una aplicación en internet y puede ser un mapa de localización, un correo electrónico, una página web o un perfil en una red social. Fue creado en 1994 por la compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota. Presenta tres cuadrados en las esquinas que permiten detectar la posición del código al lector. 

Las materias primas son necesarias para elaborar un producto, son materiales extraídos de la naturaleza que se transforman para elaborar bienes de consumo. En tu caso la madera es la principal materia prima, pero también lo son diferentes productos que necesitarás para su ensamblaje o unión, como adhesivos y herrajes, entre otros así como otros elementos y complementos que precisarás para acabar tu producto, como, por ejemplo, los tiradores de un mueble.

La conclusión es que en el almacén te encontrarás con materiales de distinta naturaleza y procedencia y es recomendable que utilices directamente el código de barras que maneje el proveedor, así tendrás una clasificación natural e irrepetible.

También es recomendable utilizar un código interno en tu empresa que te permita agrupar materias primas similares, aunque provengan de distintos proveedores.

Debes crear una codificación lo más práctica posible. Por ejemplo: si quieres codificar en tu almacén un tablero aglomerado, podrías utilizar la siguiente codificación:

• MP: siglas que identificarían al producto como materia prima.
• TA: siglas que identificarían al producto como tablero aglomerado.
• 001: numeración que dependería de las características del producto.

Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus requisitos básicos se encuentra la fácil legibilidad por lo que es imprescindible un adecuado contraste de colores, el negro sobre fondo blanco es el más habitual encontrando también azul sobre blanco o negro sobre marrón en las cajas de cartón.

Es recomendable imprimir el código en un lugar discreto, como un lateral o la parte posterior del envase, pero cuando el producto tiene un tamaño reducido es inevitable que el código ocupe gran parte de la superficie. La utilización de los códigos aporta varías ventajas, entre las que se pueden destacar las siguientes:

• Agilidad en etiquetar, precios pues no precisa hacerlo sobre el artículo sino simplemente en el lineal.
• Rápido control del stock de mercancías.
• Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.
• El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
• Costos de impresión reducidos.
• Posee porcentajes muy bajos de error.
• Permite capturar rápidamente los datos.
• Los equipos de lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de conectar e instalar.
• Permite automatizar el registro y seguimiento de los productos.

El sistema más importante de código de barras es el EAN, adoptado por más de 100 países y cerca de un millón de empresas. El código EAN más usual es el EAN13, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro partes:

• Los primeros dígitos de barras EAN identifican el país que otorgó el código, no el país de origen del producto.
• Referencia del ítem, compuesto de:
  • Código de empresa: Es un número entre 5 y 8 dígitos que identifica al propietario de la marca.
  • Código de producto: Completa los 12 primero dígitos.
• Dígito de control: Para comprobar el dígito de control, numeramos los dígitos de derecha a izquierda. A continuación se suman los dígitos de las posiciones impares, el resultado se multiplica por 3, y se le suman los dígitos de las posiciones pares. Se busca decena inmediatamente superior y se le resta el resultado obtenido. El resultado final es el dígito de control. Si el resultado es múltiplo de 10 el dígito de control será 0.

Los proveedores son una pieza clave dentro de la estructura de la empresa que adquieren, día a día, creciente importancia. Para ofrecer productos de calidad es necesario que los materiales de partida también lo sean. Debes valorar tanto la posibilidad de tener bajos costos como la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que los requieras.

Cuando tengas que seleccionar a tus proveedores, debes tomarte tu tiempo y evaluar bien las diferentes alternativas que existen.

El primer paso la selección de los proveedores es buscar todos los posibles con los que puedas contar, obtener la información necesaria de éstos, evaluarlos y seleccionar los más convenientes para tu empresa.

En este sentido te encontrarás con dos opciones: tener muchos proveedores o tener pocos proveedores, cada una de estas opciones tiene ligadas unas características, aunque tú debes establecer una estrategia propia para tu empresa en función del producto que fabriques y de los objetivos empresariales, así como de la mutua confianza proveedor-fabricante.

Características de la estrategia de muchos proveedores:

• Muchas fuentes por artículo.
• Relación de enfrentamiento.
• Corto plazo en el suministro.
• Órdenes de compra negociadas y esporádicas.

Características de la estrategia de pocos proveedores:

• Una o pocas fuentes por artículo.
• Afiliación JIT.
• A largo plazo, estable.
• Auditorías y visitas al proveedor.
• Contratos exclusivos.

Lo primero en lo que te debes fijar en el momento de evaluar un proveedor es en el precio y la calidad de sus productos y servicios; sin embargo existen otros factores además del precio y la calidad que debes tener en cuenta en el momento de decidirte por un determinado proveedor. Estos factores son:

• Calidad: La calidad es uno de los principales criterios a tener en cuenta en el momento de evaluar el proveedor. Debes procurar que tus proveedores te ofrezcan productos o servicios de calidad y que esa calidad vaya en concordancia con el precio. Al evaluar la calidad del producto debes tener en cuenta, sus características, atributos y durabilidad entre otros.
• Pago: En cuanto al pago tienes que evaluar las opciones de pago que te ofrece el proveedor, por ejemplo si te ofrece hacer pagos vía transferencia bancaría, o vía Internet.

  También debes tener en cuenta las condiciones y el plazo de pago, pueden darte la posibilidad de pagar a 30 días por ejemplo. Siempre tienes que buscar las mejores condiciones de pago para tener mayor liquidez. Ten en cuenta que al comienzo de la relación con un proveedor, es poco probable que te ofrezca algún crédito comercial, pero debes informarte de si existe esa posibilidad en un futuro.

• Entrega: Lo primero que debes evaluar es si existe, por parte del proveedor, un pedido mínimo para trabajar con tu empresa. Debes evaluar su capacidad de asegurarte que te abastecerán durante todo el año y que dispondrán de los productos que requieras. Además debes informarte sobre los plazos de entrega, si se comprometen a entregarte el producto en 3 días o en 30 por ejemplo.
• Servicio post venta: Debes evaluar las garantías que te otorga el proveedor, así como su duración. Además debes evaluar la asistencia técnica, su política de devoluciones y servicio de mantenimiento, entre otros.

Los criterios mencionados son los más importantes y los que fundamentalmente debes tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor, sin embargo, también existen otros factores que debes considerar:

• Experiencia: a mayor experiencia de la empresa suministradora, probablemente mayor eficiencia y seguridad en su abastecimiento.
• Reputación: es bueno conocer la opinión de alguno de sus clientes.
• Organización: si cuenta con personal cualificado y con sistemas de distribución efectivos.
• Servicio al cliente: si son capaces de facilitarte la información que necesites.
• Convenios publicitarios: si existe la posibilidad de facilitarte productos gratuitos a cambio de publicidad.
• Situación económica: si su situación económica es buena puede significar productos de calidad y un abastecimiento seguro.
• Tamaño: un proveedor pequeño probablemente tenga una atención más directa y una mayor flexibilidad para adaptarse a tus necesidades; mientras que un proveedor grande probablemente tenga mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento, pero un menor poder de negociación para ti.
• Fabricante o mayorista: la ventaja de los fabricantes con respecto a los mayoristas son sus bajos precios, pero su principal desventaja es que probablemente no puedan ofrecernos la misma variedad de productos que podría ofrecernos un mayorista.

Es importante que crees una base de datos de proveedores que te permita organizar toda la información necesaria y puedas acceder a ella con rapidez.

En tu base de datos debes incluir todos aquellos que consideres necesarios para definir completamente a tu proveedor. Los datos más importantes serían:

• ID: Un código único que identifique a ese proveedor.
• Nombre y apellidos: De la persona de contacto de la entidad proveedora.
• Dirección.
• Ciudad.
• Provincia.
• Código Postal.
• Teléfono fijo.
• Teléfono móvil.
• Fax.
• Correo electrónico.
• Observaciones: Toda información que consideres importante, como descuentos o tiempo de entrega.

Aparte de los datos de identificación del proveedor deberás incluir una ventana de registro en la que reflejes las operaciones realizadas con el proveedor. Deben de estar relejados los siguientes datos mínimos:

• Producto.
• Fecha.
• Cantidad.
• Precio unitario.
• Total.

Es importante que sepas que la estrategia de compras de una empresa debe estar en la misma línea de la estrategia global de la empresa. Para ello la empresa debe tener una “política de compras” en la que se defina:

• Los parámetros de decisión: precio, plazo de entrega, calidad, servicio requerido, entre otros.
• La búsqueda de nuevos proveedores.
• La negociación: tipo de información, tiempo de espera, entre otros.
• La relación con las áreas funcionales de la compañía.
• Los criterios de ética profesional.

Por lo tanto, existen en la empresa un conjunto de valores esenciales que debes tener en cuenta para el buen funcionamiento de ésta, entre los que se contemplan los siguientes elementos claves:

• Mantener continuidad del abastecimiento. Lo que permite disponer de los productos necesitados y no tener que almacenar una excesiva cantidad.
• Mantener los niveles de calidad de los productos. Si desciende la calidad de los productos, posiblemente perderás clientes.
• Recibir muestras y cotizaciones. Es bueno que el proveedor te mande muestras de sus novedades, el hecho de poder verlas y tocarlas te ayudará a acertar en tus elecciones.
• Negociar descuentos y condiciones de pago. Unas condiciones de pago beneficiosas mejorarán la liquidez de tu empresa.
• Determinar la cantidad de compras, mediante previsiones de demandas. Si prevés un aumento en la demanda debes ser consecuente con las compras, para conseguir un aprovisionamiento óptimo.
• Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades. Este control es necesario para el buen funcionamiento de la empresa.
• Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores atendiendo a la mutua confianza proveedor-cliente. Siempre es bueno intentar conseguir beneficios en el servicios, quizás al comienzo de la relación no los obtengas, por eso es importante que cada cierto tiempo renegocies los servicios con los proveedores.

Seguramente intuyas a que se refiere con control de existencias, también se pueden utilizar los términos stock o inventario. Estas expresiones se refieren a los artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilización. Son productos pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso de producción.

La inmensa mayoría de las empresas tienen artículos o recursos que no están siendo utilizados actualmente, pero esperan poder emplearlos en un futuro inmediato, por ejemplo cajas de embalaje, papel de fax, cartuchos de impresora.

Como habrás observado entre los ejemplos anteriores se podría hacer un control de existencias de artículos de distintos tipos como:

• Materias primas y componentes.
• Material de oficina.
• Embalajes.
• Piezas de repuesto.
• Productos terminados.

Esto hace que se puedan clasificar los productos almacenados aplicando distintos criterios.

La cantidad de artículos almacenados dependerá de la actividad de la empresa.

Puede que te preguntes por qué razón es necesario almacenar artículos, pues bien, las razones que justifican la necesidad del control de existencias en las empresas son muy numerosas, pero es importante que tengas claros los dos principales motivos:

• La necesidad que tienen las empresas de hacer frente a las demandas de los clientes, cuando éstas se producen.

  Esta primera razón justifica mayormente el almacenamiento de productos terminados. Si tú supieras cuándo se va a producir la demanda y con qué magnitud, podrías ajustar tu producción para obtener la cantidad justa de productos en el momento preciso. Estas condiciones son muy difíciles de conseguir, por lo que tendrás que mantener un stock de productos determinados.

• Evitar interrupciones en el proceso productivo; que pueden ser causadas por problemas con el plazo de entrega de la materia prima o de los componentes adquiridos. Cualquiera de estas causas puede provocar una parada en el proceso de fabricación, al no tener materiales para trabajar o piezas de repuesto para solucionar un problema de la maquinaria, para evitar esta interrupción la empresa tiene stocks de fabricación.

Una vez que conozcas las necesidades de productos de tu empresa y sepas la cantidad de cada producto que vas a necesitar, el siguiente paso será realizar el pedido.

En el mercado hay distintos programas informáticos de tipo administrativo con los que se pueden realizar estos registros. De cualquier modo en estos programas recogerás los pedidos que hagas a los proveedores, no las entradas reales de artículos a almacén, su utilidad es la de conocer las cantidades pendientes de recibir.

Los datos que normalmente integran una ventana de pedido son los siguientes:

• Nº Pedido: número correlativo que se asignará automáticamente.
• Fecha: día, mes y año con el que se dará de alta el pedido.
• Proveedor: código del proveedor que te suministra los artículos.
• Divisa: código de la divisa con la que se realiza la operación.
• Almacén: código del almacén al que entrarán los artículos pedidos.
• Fecha de entrada: es la fecha en la que presumiblemente se recibirá el pedido.
• Condiciones: recogerá las condiciones del pedido (portes pagados, debidos).
• Expedición: campo que recogerá la forma de expedición del pedido.
• Observaciones: observaciones referentes al pedido, son datos meramente informativos.
• Total: Recogerá el total del pedido: lo dará automáticamente el programa cuando des de alta los artículos del pedido.

Con los datos anteriores tendrás concluida la primera parte del pedido.

A continuación debes dar de alta los artículos que componen el pedido. Los campos más frecuentes que componen la ventana donde añades los artículos son:

• Producto: código del artículo a introducir en el pedido. Una vez introducido aparecerá automáticamente la descripción de dicho artículo.
• Cantidad pedida: número de unidades que se solicitarán al proveedor.
• Envases: número de envases que compondrá el pedido. Sólo se introducirán aquí datos si en el fichero artículos se especificó que deberías llevar un control sobre los envases de los artículos.
• Cantidad entrada: número de unidades que vayan entrando.
• % Descuento: porcentaje de descuento que está acordado con el proveedor.
• Importe: este campo recogerá la multiplicación del número de artículos por el precio unitario. Se actualizará automáticamente.

El lanzamiento de pedido se produce en el momento en que se lanza la orden de compra. Este proceso está íntimamente ligado a tres conceptos:

1. Existencias actuales del artículo.
2. Mínimo o “punto de ruptura” que marca el momento en el que se va a pedir el artículo (cuando las existencias queden por debajo de esa cantidad).
3. Lote, que es la cantidad que se va a pedir cuando las existencias se queden por debajo del “Mínimo”.

A la hora de lanzar el pedido existen dos opciones en cuanto al tipo de pedido:

1. Pedido por Lote: significa que siempre se van a pedir múltiplos de lotes completos, para asegurar que las existencias siempre sean mayores que el mínimo. (Si un artículo tiene mínimo=40 y lote=10, si te quedaras con 25 unidades de existencias, tendrías que pedir 20 unidades, 2 lotes completos).

2. Pedido por Máximo: significa que si con un lote no se alcanza el mínimo se añadirán las unidades necesarias para ello, en lugar de otro lote completo. (En el ejemplo anterior se pedirían 15 unidades un lote, más 5 unidades sueltas que harían falta para alcanzar el mínimo).

Este sería el último proceso dentro de la gestión de pedidos.

La gestión de pedidos y distribución depende directamente de los clientes. Consiste en actividades que resultan de la cumplimentación de órdenes de pedido del cliente.

Un pedido se puede definir como un compromiso en firme entre dos partes que reúne las condiciones mínimas necesarias para establecer una relación comercial entre ellas, de manera que una de las partes pone a disposición de la otra los productos o servicios comprometidos, bajo las condiciones pactadas.

Una correcta gestión de expedición y distribución significa:

• Conocer los requerimientos del cliente de manera precisa en lo que respecta al producto, la cantidad, los plazos, la entrega y el precio.
• Asegurar plazos y fechas de entrega precisas.
• Mantener informado al cliente a lo largo de la vida del pedido.
• Transmitir eficientemente la información de los pedidos a la cadena de suministro.

El “pedido perfecto” sería aquel que se ha enviado al cliente de manera completa, a tiempo, sin deterioro ni daño físico y con la documentación completa.

Cuando un cliente, ya sea una persona física o una empresa, decida adquirir productos de tu empresa, estos deben ir acompañados de su correspondiente documentación, debe quedar constancia de la operación realizada.

Uno de los documentos es la factura de compra o factura comercial que es un documento mercantil que debe reflejar toda la información de la operación de compraventa.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al vendedor y al comprador. La factura cumplimentada de forma correcta es un justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Este valor no es aplicable a los documentos sustitutivos de la factura, como los antiguos recibos o tiquets.

Hay dos tipos de facturas (desaparecen los recibos y tiques):

1. Factura simplificada (sustituye a los tiques).
2. Factura completa (también denominada ordinaria).

1. Factura simplificada

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
• Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
  • Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional. 
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor. 
  • Transporte de personas y sus equipajes. 
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza. 
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Servicios de videoclub.
  • Tintorerías y lavanderías.
  • Autopistas de peaje

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
• Ventas a distancia de bienes entregados en España (Península y Baleares) y transportados desde otro Estado miembro cuando estén sujetas al IVA español.
• Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
• Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
  • Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
  • Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

• NIF del destinatario y domicilio.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

2. Factura completa

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

Por otra parte, se pueden hacer rectificaciones o agrupar las facturas y, para tal fin, se realizan las facturas:

• Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
• Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un periodo. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

Existen otros documentos que deben acompañar al producto como son:

Garantía: todos los productos de consumo tienen una garantía legal. El vendedor debe entregar el producto conforme al contrato de compraventa y responder a cualquier falta de conformidad que pueda darse tras el momento de entrega del producto.

Instrucciones de montaje: Si el artículo expedido está compuesto de diferentes piezas y es susceptible de ser montado, deberá añadirse a la documentación de expedición las instrucciones de montaje, que deberán definir el proceso a seguir para su montaje, ya sea una descripción escrita, ilustraciones o planos de montaje.

Consejos de mantenimiento: En algunos casos se añaden pautas para un mejor mantenimiento del artículo expedido.

Las condiciones que debe cumplir una factura están reguladas por la normativa española y por la Unión Europea. Las facturas y sus copias deben tener los siguientes datos que variarán en función de si es una factura simplificado o completa:

Plazos de expedición y envío de facturas

Con carácter general:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.
• Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación, incluidas las facturas recapitulativas. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Puedes establecer diferentes clases de salida de mercancía:

• Salida de mercancía para entrega: en este caso se contabiliza en la salida de mercancía todas las entregas que están listas para la expedición, por lo que se toma la mercancía de almacén.
• Salida de mercancía para consumo: se puede contabilizar una salida de mercancías para consumo por varios motivos, inclusive la utilización para activos fijos, es decir para su utilización en la propia empresa, y para ventas.
• Salida de mercancías para rechazo: esto puede deberse a que un almacenamiento es demasiado largo o que se ha producido un deterioro de la calidad, incluso que esté obsoleto o deteriorado.
• Salida de mercancías para modelos de inspección: la toma de stock de muestra del almacén es un movimiento de mercancías que suele asociarse a la inspección de calidad. La muestra se destruye, ya que el artículo ya no se puede volver a utilizar después de la inspección.

Los pasos del proceso serán los siguientes:

• Primero debes definir qué tipo de salida de mercancía vas a realizar y si lleva referencia a otro documento.
• Si la salida de mercancías es con referencia a otro documento (como una reserva, por ejemplo), debes determinar los datos del documento de referencia.
• Verifica en el sistema el stock la disponibilidad: es la comprobación de que se dispone o dispondrá de las existencias suficientes para asegurar la entrega del pedido con la cantidad requerida en el momento preciso.

  Cuando se recibe un pedido, es necesario comprobar las disponibilidades actuales junto a las planificadas. En el caso de que la empresa no disponga de las existencias mínimas necesarias para cumplir con el pedido solicitado, la persona responsable debe negociar plazos de entrega adaptables a la disponibilidad en stock u ofrecer otros productos que puedan sustituir satisfactoriamente al cliente.

• Contabilizar la salida de mercancías.

Para tratar de un modo distinto a los clientes, primero debes saber lo que diferencia a un cliente de otro. La diferenciación de los clientes establece el comportamiento a seguir por parte de la empresa con cada uno de los clientes.

Puedes diferenciar a los clientes en función de dos aspectos principales: tienen un valor distinto para la empresa y necesitan cosas distintas de la empresa. Para que lo entiendas mejor es:

• Lo que el cliente quiere.
• Lo que el cliente vale.

El valor de un cliente, en relación con otros clientes, permite a la empresa priorizar esfuerzos y dedicar más recursos para conseguir que los clientes más valiosos sigan siendo leales y que aumente aún más su valor.

En tu proceso de diferenciación de los clientes debes diferenciar dos fases:

1. Clasificar a los clientes por su valor.
2. Diferenciar a los clientes según sus necesidades.

Al clasificar a los clientes debes valorar los beneficios presentes y futuros que te proporcionarán, como compras reales, compras futuras, beneficios obtenidos de personas que remite, entre otros.

Igualmente debes considerar la posibilidad de crecimiento del valor como cliente, es decir los beneficios que nos reportaría si las compras que realiza en la competencia las realizase en nuestra empresa. Una vez determinados los valores, tienes que clasificar a los clientes. Una posible clasificación sería:

• Cliente muy valioso o VIP.
• Cliente con mucho crecimiento.
• Cliente normal o común.
• Bajo cero o, más vale perderlos que encontrarlos.

Una vez clasificados puedes establecer pautas para cada uno de ellos.

La función de aprovisionamiento o compras es una de las actividades clave de la empresa. De su eficacia y buena organización depende gran parte de los resultados de la empresa. Una mala gestión de este departamento puede ocasionar las siguientes situaciones:

• La fábrica se para, porque no se ha recibido a tiempo la materia prima.
• Los clientes devuelven productos, porque hay defectos en los materiales utilizados.
• El almacén acumula gran cantidad de materiales inservibles, porque en su día se compró demasiada cantidad y no se ha llegado a utilizar.
• El almacén acumula un exceso de material inmovilizado, lo que se traduce en un incremento del coste y del espacio ocupado, en definitiva, más coste.

Estos casos suponen para las empresas unas enormes pérdidas económicas, por lo que la aplicación de los conceptos y herramientas de la calidad a las actividades de aprovisionamiento se convierte en una necesidad para cualquier empresa que quiera evitar situaciones como las anteriores.

Las funciones más habituales relacionadas con la calidad de las compras en una empresa son:

• Definición de las especificaciones de los productos a comprar.
• Selección de proveedores.
• Negociación con los proveedores sobre las condiciones de la compra.
• Aprovisionamiento, es decir, la realización del pedido al proveedor cuando se necesita un producto.
• Seguimiento del pedido, para evitar que se produzcan retrasos.
• Recepción del producto y comprobación de que cumple las especificaciones solicitadas.
• Pago de la factura al proveedor.

Todas estas funciones tienen que estar perfectamente definidas en la empresa, identificando que departamento es el responsable de ejecutar cada una de ellas y describiendo cómo hacerlo. El cuadro siguiente es un ejemplo de reparto de responsabilidades de compras en la empresa.

El reparto de responsabilidades de las compras no es igual en todas las empresas. Depende de su tamaño, estructura de organización y sector de actividad. Sin embargo, las funciones relativas al proceso de compras existen en todos los casos.