4.1.- Documentación de expedición.

Cuando un cliente, ya sea una persona física o una empresa, decida adquirir productos de tu empresa, estos deben ir acompañados de su correspondiente documentación, debe quedar constancia de la operación realizada.

Uno de los documentos es la factura de compra o factura comercial que es un documento mercantil que debe reflejar toda la información de la operación de compraventa.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al vendedor y al comprador. La factura cumplimentada de forma correcta es un justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Este valor no es aplicable a los documentos sustitutivos de la factura, como los antiguos recibos o tiquets.

Hay dos tipos de facturas (desaparecen los recibos y tiques):

  1. Factura simplificada (sustituye a los tiques).
  2. Factura completa (también denominada ordinaria).

1. Factura simplificada

Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:

  • Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
  • Facturas rectificativas.
  • Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
  • Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
    • Ventas al por menor. Se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional. 
    • Ventas o servicios en ambulancia.
    • Ventas o servicios a domicilio del consumidor. 
    • Transporte de personas y sus equipajes. 
    • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
    • Salas de baile y discotecas.
    • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
    • Servicios de peluquerías e institutos de belleza. 
    • Utilización de instalaciones deportivas.
    • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
    • Aparcamiento de vehículos.
    • Servicios de videoclub.
    • Tintorerías y lavanderías.
    • Autopistas de peaje

No se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

  • Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
  • Ventas a distancia de bienes entregados en España (Península y Baleares) y transportados desde otro Estado miembro cuando estén sujetas al IVA español.
  • Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
  • Las operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
    • Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
    • Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

  • NIF del destinatario y domicilio.
  • Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

2. Factura completa

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

Por otra parte, se pueden hacer rectificaciones o agrupar las facturas y, para tal fin, se realizan las facturas:

  • Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
  • Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un periodo. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

Debes conocer

Para que profundices en la documentación de las facturas que está regulada por ley, tanto por normativa española como por normativa europea, debes conocer la normativa específica que está regulada concretamente por el Real Decreto 1496/2003 de 28 de Noviembre.

Normativa referente a las facturas.

Imagen de un folleto de instrucciones.

Existen otros documentos que deben acompañar al producto como son:

Garantía: todos los productos de consumo tienen una garantía legal. El vendedor debe entregar el producto conforme al contrato de compraventa y responder a cualquier falta de conformidad que pueda darse tras el momento de entrega del producto.

Instrucciones de montaje: Si el artículo expedido está compuesto de diferentes piezas y es susceptible de ser montado, deberá añadirse a la documentación de expedición las instrucciones de montaje, que deberán definir el proceso a seguir para su montaje, ya sea una descripción escrita, ilustraciones o planos de montaje.

Consejos de mantenimiento: En algunos casos se añaden pautas para un mejor mantenimiento del artículo expedido.

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