3.- Gestión de pedidos.
Caso práctico
Ana ya tiene hecho el planteamiento de la selección de proveedores, ha trabajado duro para hacerse con un listado de proveedores y con todos los datos que necesita para evaluarlos y decidir quiénes son los más indicados para trabajar con la empresa de su tío.
Pero esto es solo el inicio del trabajo, el siguiente paso será aprender cómo hacer un pedido, que datos se requieren y, por supuesto, saber los productos y materias primas que vas a necesitar.
Es importante que sepas que la estrategia de compras de una empresa debe estar en la misma línea de la estrategia global de la empresa. Para ello la empresa debe tener una “política de compras” en la que se defina:
- Los parámetros de decisión: precio, plazo de entrega, calidad, servicio requerido, entre otros.
- La búsqueda de nuevos proveedores.
- La negociación: tipo de información, tiempo de espera, entre otros.
- La relación con las áreas funcionales de la compañía.
- Los criterios de ética profesional.
Por lo tanto, existen en la empresa un conjunto de valores esenciales que debes tener en cuenta para el buen funcionamiento de ésta, entre los que se contemplan los siguientes elementos claves:
- Mantener continuidad del abastecimiento. Lo que permite disponer de los productos necesitados y no tener que almacenar una excesiva cantidad.
- Mantener los niveles de calidad de los productos. Si desciende la calidad de los productos, posiblemente perderás clientes.
- Recibir muestras y cotizaciones. Es bueno que el proveedor te mande muestras de sus novedades, el hecho de poder verlas y tocarlas te ayudará a acertar en tus elecciones.
- Negociar descuentos y condiciones de pago. Unas condiciones de pago beneficiosas mejorarán la liquidez de tu empresa.
- Determinar la cantidad de compras, mediante previsiones de demandas. Si prevés un aumento en la demanda debes ser consecuente con las compras, para conseguir un aprovisionamiento óptimo.
- Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades. Este control es necesario para el buen funcionamiento de la empresa.
- Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores atendiendo a la mutua confianza proveedor-cliente. Siempre es bueno intentar conseguir beneficios en el servicios, quizás al comienzo de la relación no los obtengas, por eso es importante que cada cierto tiempo renegocies los servicios con los proveedores.