5.- Gestión de calidad durante el proceso de aprovisionamiento.
Caso práctico
Ana ha estudiado duro y ha aprendido todo lo referente a la gestión y control de aprovisionamiento, pero le angustia que la competencia pueda trabajar mejor que ella. En los distintos negocios hay gran variedad de empresas, unas tiene más éxito que otras, Ana piensa que tiene que haber una razón para ello, no puede ser fruto únicamente de la suerte de un empresario o la mala suerte de otro.
Indudablemente Ana no está equivocada, la calidad es uno de los factores que ayudan a la empresa a mejorar su funcionamiento, aunque no debemos olvidarnos que un simple representante puede hacer que las ventas de una empresa funcione, aunque no se trate de un producto de calidad y todo lo contrario.

La función de aprovisionamiento o compras es una de las actividades clave de la empresa. De su eficacia y buena organización depende gran parte de los resultados de la empresa. Una mala gestión de este departamento puede ocasionar las siguientes situaciones:
- La fábrica se para, porque no se ha recibido a tiempo la materia prima.
- Los clientes devuelven productos, porque hay defectos en los materiales utilizados.
- El almacén acumula gran cantidad de materiales inservibles, porque en su día se compró demasiada cantidad y no se ha llegado a utilizar.
- El almacén acumula un exceso de material inmovilizado, lo que se traduce en un incremento del coste y del espacio ocupado, en definitiva, más coste.
Estos casos suponen para las empresas unas enormes pérdidas económicas, por lo que la aplicación de los conceptos y herramientas de la calidad a las actividades de aprovisionamiento se convierte en una necesidad para cualquier empresa que quiera evitar situaciones como las anteriores.
Las funciones más habituales relacionadas con la calidad de las compras en una empresa son:
- Definición de las especificaciones de los productos a comprar.
- Selección de proveedores.
- Negociación con los proveedores sobre las condiciones de la compra.
- Aprovisionamiento, es decir, la realización del pedido al proveedor cuando se necesita un producto.
- Seguimiento del pedido, para evitar que se produzcan retrasos.
- Recepción del producto y comprobación de que cumple las especificaciones solicitadas.
- Pago de la factura al proveedor.
Todas estas funciones tienen que estar perfectamente definidas en la empresa, identificando que departamento es el responsable de ejecutar cada una de ellas y describiendo cómo hacerlo. El cuadro siguiente es un ejemplo de reparto de responsabilidades de compras en la empresa.
La función de compras en la empresa | ||||
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Función | Compras | Calidad | Producción | Administración |
Definición de especificaciones. | Participa. | Responsable. | Participa. | |
Selección de proveedores. | Responsable. | Participa. | Participa. | |
Negociación. | Responsable. | |||
Emisión del pedido. | Responsable. | Propone. | ||
Seguimiento del pedido. | Responsable. | |||
Recepción. | Participa. | Responsable. | ||
Pagos a proveedores. | Responsable. |
El reparto de responsabilidades de las compras no es igual en todas las empresas. Depende de su tamaño, estructura de organización y sector de actividad. Sin embargo, las funciones relativas al proceso de compras existen en todos los casos.