5.- Gestión de la documentación.

Caso práctico

Ana y Ricardo han estado ayudando a Fernando en su empresa de carpintería y mobiliario.

Ana quiere dar una sorpresa a su tío y organizarle todos los proyecto que ha ido realizando y la documentación que guarda en la oficina, pero no sabe muy bien cómo hacerlo para que a su tío le sea fácil encontrar después la documentación que busca.

Imagen de un primer plano de Ana sonriendo.
Imagen de planos enrollados.

Cuando realices algún proyecto de instalación siempre debes quedarte con una copia por si en un futuro necesitas consultar ese material o realizar modificaciones. Cuando una persona o una empresa por su actividad laboral realizan gran número de proyectos se hace necesario organizar la documentación para que sea fácil localizarla en el momento que se precise.

En ocasiones los planos originales en soporte papel no se pliegan, sin embargo, para evitar su deterioro las puedes archivar de diversas formas:

  • Enrollados dentro de tubos de cartón o plástico.
  • Extendidos sobre bandejas dispuestas en estantes.
  • Colgados en armarios especiales.

En el caso de la documentación escrita se guarda encuadernada u organizada en carpetas, cajas o archivadores.

Para encontrar los proyectos archivados es aconsejable que los ordenes por fechas. En el exterior de la carpeta, caja o archivador debes indicar el nombre del proyecto y la fecha en la que fue realizado, así evitarás tener que abrirlo para ver su contenido.

Además de la copia en formato papel del proyecto es importante que guardes para ti una copia en soporte informático.

Hoy en día cuando se entrega un proyecto suele ir acompañado de un CD que contiene toda la documentación de proyecto. Si entregas un CD con una copia del proyecto debes cuidar que nadie pueda modificar tu proyecto o plagiarlo, para esto:

  • Guarda en formato .pdf los documentos que hayas realizado con un editor de textos o protégelos contra escritura.
  • Los planos guárdalos también en formato .pdf o cualquier otro formato que impida su modificación.
Guardar de manera eficiente los datos de un proyecto te facilitará la realización de sucesivos proyectos que tengan cosas en común con alguno de los que haya realizado con anterioridad.

Autoevaluación

Pregunta

La única forma de archivar los planos es doblados en formato A4. ¿Verdadero o falso?

Respuestas

Falso.

Verdadero.

Retroalimentación

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