5.1.- Archivado y documentación.

Imagen de una persona mirando los archivos de un estante.

Según vayas realizando proyectos de instalaciones y recopilando información te será necesario realizar un archivo para tener ordenada toda esa documentación. El objetivo del archivo de información es:

  • Ofrecer al usuario la documentación necesaria para realizar un trabajo específico.
  • Tener un acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
  • Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
  • Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la documentación empleada y necesaria.
  • Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
  • Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Existen varios sistemas de clasificación, los más utilizados son dos:

  • El sistema alfabético.
  • El sistema alfanumérico.

Sistema alfabético.

Ordenarás las hojas según la letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique al documento.

Cuando tengas que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente.

Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra siguiente, aplicando la misma regla.

Puedes comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños. Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.

En caso de que se pudiese originar alguna clase de problema en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas.

Sistema alfanumérico.

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.

Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.

El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos archivados.

Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo, existiendo distintas variantes.

Imagen de una mano pasando páginas en un archivador.

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