¿Te has fijado que usamos la palabra agenda para indicar hacer cosas o tener cosas planeadas para hacerlas?
Agenda, es un término que procede del latín "cosas que se han de hacer" y se trata de un libro o cuaderno en que se apunta de forma ordenada aquello que se ha de hacer: asuntos, compromisos o actividades de una persona o un equipo.
La agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el sitio de trabajo, y le siguen una serie de puntos que conforman los distintos apartados de la actividad profesional y los pacientes que deben ser atendidos.
Como vimos en la unidad de trabajo anterior, en la organización y gestión de la actividad de la clínica dental es fundamental el reparto del tiempo operativo (agenda, urgencias, reclamaciones), el tiempo es el recurso más valioso de todos los instrumentos de trabajo.
Para ajustar actividad profesional y tiempo se deben tener en cuenta tres dimensiones:
- Los tiempos de trabajo del odontólogo y del resto del personal.
- Tiempos de cada prestación asistencial clínica-terapéutica.
- Tiempo para las relaciones temporales con los pacientes.
El ajuste de las tres dimensiones repercute en la agenda y la citación de los pacientes, que suelen estar informatizados, además, la agenda y la ficha del paciente se comunican, de manera que la agenda escribe en la ficha del paciente la fecha de su próxima cita, y la ficha del paciente escribe en la agenda general la fecha, hora, gabinete que se ocupará y doctor que atenderá al paciente.
La agenda debe reunir las siguientes características:
- Poder ver toda la semana. En las agendas se especifican los días de consulta y los horarios (bloques horarios).
- La programación de visitas puede realizarse por el número de las mismas, número de primeras visitas a atender o por tiempo y el intervalo entre las citas, a criterio de la organización sanitaria o del especialista.
- Mostrar en columnas los nombres de los pacientes, y los tratamientos de cada sala.
- Borrar y renombrar pacientes en los espacios correspondientes.
- Se emplean códigos y tablas de referencia, tipo de citas, frecuencia, período de espera para la cita por tipo de procedimiento, mensajes.
- Se pueden establecer agendas por equipos dentales y profesionales con un riguroso control de los solapamientos, es decir, la agenda sirve para mantener en orden las citas de los pacientes y clasificarlas según el gabinete que ocupe o el profesional que atienda al paciente.
- En la definición de las agendas se puede indicar si el profesional sanitario requiere de la historia clínica completa o solamente alguno de sus documentos.
Otro aspecto importante que contemplan las aplicaciones informáticas de la agenda es el referido a las prestaciones a efectuar, las cuales están registradas en tablas auxiliares permitiéndose todo tipo de explotaciones e informes posteriores.
Es importante señalar que la agenda electrónica no toma decisiones en cuanto a los horarios, pues la función de recepción no se puede sustituir por una aplicación informática, pero sí que ésta puede facilitar el trabajo de recepción y citación y al mismo tiempo hacer que la información de la agenda esté disponible en todos los terminales de la red.
Ayuda o medio del que una persona se sirve para conseguir un fin o satisfacer una necesidad.