La programación de citas médicas se realiza en base a una planificación previa soportada en las agendas, bloques horarios y prestaciones.

Antes de establecer una cita, se debe comprobar que esta se encuentre dentro del horario de trabajo previamente establecido (en general las aplicaciones informáticas lo realizan de forma automática). Se pueden proponer una o dos fechas concretas y una o dos horas precisas como alternativa.

Si se establece una cita de urgencia, se advertirá que su atención está condicionada a cuando quedé un gabinete libre.

Se debe transcribir la fecha y la hora en la nota de cita y preguntarle al paciente si desea ser avisado previamente.

Se escribe en la agenda el nombre y los apellidos con una nota sobre la posible intervención.

Si el paciente es nuevo, se debe tomar nota del número de teléfono y la razón de la visita.

El sistema de citación se apoya en un conjunto de tablas auxiliares orientadas a flexibilizar al máximo las prestaciones y a posibilitar todo tipo de informes. Cabe destacar las siguientes:

• Espacio físico: Equipos donde se prestarán los servicios sanitarios.
• Prestaciones: Por ejemplo una primera visita, curas, visitas sucesivas… Para cada caso y especialidad se establece un tiempo estándar de atención. Asimismo se establecen los intervalos entre citas (tiempo que transcurre desde que sale un paciente de la consulta hasta que entra el siguiente).
• Motivo de anulación de cita.
• Motivos de fallo de cita.
• Resultado de la visita.
• Acceso en línea e impreso de citas por paciente, proveedor, tipo de cita, por día, semana, mes, etc.

Tipos de citas:

• Cita de primera visita: Dura entre media hora y una hora y sirve para establecer un diagnóstico o realizar una valoración, no suelen encadenarse a otras, así que son sencillas de ubicar.
• Citas estándar: de igual duración, para tratamientos no planificados, de periodoncias, etc. y suelen ser aisladas.
• Citas para tratamiento planificado: Son las más importantes, suelen ser largas (2-4 horas), encadenadas y exigen atención, precisión, continuidad y concentración.
• Citas breves para tratamientos prolongados: Duran menos de media hora, son típicas de la ortodoncia.
• Citas breves o muy breves, para urgencias, controles o pequeñas reparaciones: Basta con diez minutos y se ubican en huecos sobrantes entre otras citas o en dos medias horas situadas al principio y final de la jornada.

Además de la citación normal, existen otras modalidades de citación:

• Multicitación, mediante la cual es posible citar a un mismo paciente para diferentes agendas y prestaciones en un mismo día, o en días diferentes pero según los criterios introducidos por el usuario.
• Citación repetitiva, mediante la cual es posible citar a un paciente para la misma agenda y prestación según la periodicidad definida por el usuario.