¿Qué procesos son considerados básicos en el funcionamiento de un almacén?
El almacenamiento consta de los siguientes pasos:
- Recepción de materiales y productos.
Consiste en la aceptación del material o producto previamente solicitado. Se comprueba que lo recibido es lo pedido. Se puede hacer en la recepción de la clínica.
Existen dos concepciones distintas de almacenamiento sanitario:
- Almacén cerrado: sólo accesible para personal autorizado. Se supervisa cada entrada y salida y permite el seguimiento completo de todo el material. Se sigue en el almacén general de los hospitales.
- Almacén abierto: accesible para cada profesional del centro que puede entrar y sacar material. El recuento y la contabilidad son menos fiables. Se utiliza en los botiquines, almacenes de planta hospitalaria o en la unidad de salud bucodental.
- Colocación de productos.
Se realiza en función de las características del almacén, el espacio físico y el orden de almacenaje. Pueden emplear estanterías, cajas de plástico apilables, cajas metálicas.
El material sanitario generalmente debe guardarse en un espacio independiente del resto de instalaciones, permitiendo la separación de los distintos medicamentos, productos sanitarios y de limpieza.
- Despacho o suministro.
Existen dos formas:
- Sistema programado: productos servidos en función de las hojas de pedido confeccionadas manual o informáticas.
- Sistema imprevisto o urgente: depende de la necesidad urgente de suministro.
Ambos sistemas se complementan. La tendencia actual es almacenar lo menos posible para economizar espacio y costes, lo que obliga a una buena planificación o justificación just in time, es decir tener de todo y siempre a tiempo.
- Distribución y reparto.
Si se trata de un almacén central se realizan rutas de reparto en función de la urgencia del pedido y de la distancia entre centros.
En las clínicas dentales se efectúan las tareas de reposición al final de la jornada de trabajo.
- Reposición de los productos.
El control de stock (conjunto de procedimientos utilizados para conseguir el almacenamiento de productos mas adecuado y con el menor gasto) depende de variables que se verán a continuación.
- Clasificación de materiales.
- En el ámbito sanitario existen materiales diversos que se pueden agrupar en:
- Productos farmacéuticos.
- Esterilización: material de consumo y materia recuperable.
- Ropa y vestuario.
- Útiles de cocina y alimentos.
- Material general sanitario: comprende todo aquel que se utiliza para la atención del paciente. Básicamente puede clasificarse en medicamentos y productos sanitarios o materiales y equipos médicos.
- Oficina, mantenimiento y repuestos.
- Material inventariable.
- Material de limpieza y diversos.
El catálogo del almacén y la ficha de artículos sanitarios.
El catálogo es la relación de todos los artículos sanitarios, que, a su vez, disponen de una ficha del artículo que contiene lo que denominamos el conjunto mínimo básico de datos necesario para describirlo. Además, cada artículo lleva una clave o código para ser reconocido por todo el personal y en función de uso, continuamente se realizan entradas y salidas de artículos en el catálogo del almacén.