Todas las empresas deben realizar un control de las existencias que tienen en los almacenes ¿Sabes cómo llevan a cabo este control? Este control lo realizan a través del inventario.

El inventario es la relación detallada de bienes que posee una empresa, incluye su valoración y el lugar donde se encuentra, para que puedan ser encontrados y valorados de forma rápida y eficaz. El material que consta en el inventario está repartido entre el almacén y el resto de dependencias de la clínica dental.

Hacer inventario es realizar una comprobación de que las existencias a nivel teórico se corresponden con lo existente a nivel real, y en caso de que existan diferencias, corregirlas durante el mismo. Este control se hace de forma periódica (habitualmente una vez al año) y consiste en recontar a mano y revisar todos los materiales almacenados, siguiendo el siguiente procedimiento:

• Localizar cada artículo en el almacén (es importante haber procedido a su almacenamiento con orden).
• Identificar cada uno de forma clara y precisa. (es importante prever la conservación de sus envoltorios)
• Contar el total de artículos de cada clase.
• Verificar si la existencia de los articulados reseñados en las fichas es real.

¿Qué factores pueden hacer variar el inventario?

Puede ser que no se haya registrado alguna entrada o salida en el almacén, o que se haya deteriorado o caducado algún producto, o bien que se haya estropeado algún aparato y no tenga arreglo. Así pues, como hemos comentado anteriormente, en el caso de que no haya coincidencia entre el material que consta en el último inventario y el recuento que se realiza, se tiene que analizar la causa y si procede, se modifica la ficha teórica del inventario, es decir, se hace la corrección de la documentación que se tiene de cada producto para que se adapte a la realidad.

Para todas las empresas en general, y en la clínica dental, en particular, es importante hacer inventario, porque los materiales y equipos electromédicos tienen un coste, y cualquier alteración afecta a los resultados de la asistencia sanitaria prestada. En la práctica el control exhaustivo de todo el material almacenado no resulta rentable. Habitualmente solo es esmerado en los artículos más caros o aquellos con condiciones especiales (fármacos, tóxicos, etc.).

Clasificaciones para el inventario.

Para codificar artículos se pueden utilizar alguno de los siguientes métodos:

• Alfabético: se clasifican por orden alfabético. Válido para almacenes pequeños, pero artículos que no tienen nada que ver entre ellos pueden quedar juntos.
• Nemotécnico: similar al alfabético, clasificando un artículo por el nombre o la palabra que los recuerde. Una variante consiste en utilizar dos letras, la primera dependiendo del grupo y la segunda la inicial del material.
• Alfanumérico: asigna a cada letra del alfabeto un número de grupo (p .e. A-1, B-2…). Los materiales se colocan en el grupo que les corresponda en el orden que les corresponda por la inicial del nombre y dentro del grupo reciben un número aleatorio. Una adaptación consiste en hacer series de productos con centenas (100, 200…) y dentro de la serie clasificarlos por orden alfabético dándoles un número. (p.e. A-101, A-102…)
• Decimal: clasifica las materias en diez grupos y dentro de cada grupo, diez subgrupos, haciendo tantas subdivisiones como sea necesario.