¿Sabías que antes de que se informatizaran las clínicas, el control de las existencias del almacén de la clínica dental, se realizaba mediante fichas de almacén en soporte de papel?

Actualmente la gestión del control se realiza mediante los sistemas informáticos, desde programas generales de gestión de toda la clínica dental a programas específicos comerciales o bases de datos de elaboración propia donde se controlan las entradas y salidas de material. Cualquier sistema es válido si está proporcionado al movimiento de los materiales del almacén y si siempre se registra toda salida y entrada de material, por pequeño que sea el movimiento.

Para realizar una correcta gestión del stock deberás conocer una serie de conceptos:

• Coste de compra. Es el coste de compra al proveedor, más los gastos necesarios hasta su llegada al almacén. La cantidad dependerá del número de unidades compradas, del precio de cada unidad y de los gastos originados hasta su llegada al almacén.
• Coste de pedido. Es el que se genera al realizar el pedido, como consecuencia de la preparación, los impresos, gastos de teléfono, la recepción.
• Coste de mantenimiento. Al tener un activo incrementado en la empresa (por encima del necesario) aumentan los gastos, y si también puede aumentar la necesidad de más espacio físico, todo ello repercute en un mayor gasto.
• Coste de personal. En caso de necesitar más empleados se incrementarán los gastos de personal.
• Coste de materiales. Se pueden producir pérdidas, deterioros y caducidades en los medicamentos almacenados, ello repercute en un aumento del costo.
• Coste de ruptura de stock. Se produce cuando el almacén no es capaz de atender la demanda al no disponer del stock que le solicitan.

La ficha técnica del producto.

• Actualmente se denomina así a cada apartado de la base informática que describe un producto.
• Este documento de control contiene información como: la referencia del producto, el proveedor, número de unidades que tiene que haber en stock, la ubicación en el almacén, etc. Entradas (Fecha de entrada del pedido en el almacén, Nº de factura del material recibido, Nº de unidades compradas, Coste total del articulo comprado, Nº de serie y lote de cada producto). Salidas (Cantidad de productos que salen del almacén, Fecha de salida, Unidad o paciente de entrega) y por tanto, las existencias restantes en el depósito.
• Adicionalmente pueden añadirse otros datos: Plazos aproximados de entrega del proveedor, depósito de seguridad aconsejable para ese producto y fecha de caducidad del artículo (imprescindible en algunos).
• El número de serie y el de lote permiten identificar inequívocamente a cada artículo. Es importante registrarlos porque en caso de algún riesgo podrán localizarse rápidamente los productos afectados, o el paciente que los recibió en caso de haber sido ya utilizados.

Documentos y registro de control de existencias.

Los documentos de control de las existencias de almacén pueden ser muy variados, según el tipo de clínica pero, en general, cada documento está diseñado según el objetivo que desempeña en el funcionamiento del almacén. Ente estos documentos podemos encontrar:

• Los documentos mercantiles de compra-venta que veremos a continuación.
• El documento informatizado de las existencias, correspondiente al programa informático.
• Tarjetas de identificación de productos, que a través de un terminal lector de código de barras, al pasar sobre ellas, da información sobre la cantidad de productos que faltan, en función del stock del almacén.