Trámites para la creación de la empresa.
Manolo, Teresa, Encarna y Rafa tienen todo listo para iniciar los trámites de creación de su nueva empresa. ¡Por fin su sueño se va a convertir en realidad! La asociación de empresarios que les asesora en la elaboración del proyecto ha calificado su plan de negocio como realista y viable y les ha animado a iniciar la actividad. ¡Van a comenzar con los trámites! Les han comentado que normalmente las asesorías son las que se encargan de este cometido pero Teresa, a la que le encanta la informática y el papeleo, ha visto que algunos se pueden hacer de forma telemática Si lo hacen ellos se ahorrarán un coste y además conocerán más cosas de los entresijos de su empresa. También es una oportunidad para contactar con gente y dar a conocer su negocio ante diferentes organismos. "¡Nosotros podemos!" -dicen ilusionados a Enrique, el técnico que les ayuda en la elaboración del plan de negocio. -"De acuerdo, pero tenemos que hacer una buena planificación e incluir todos esos trámites en el plan de negocio".
En este tema vamos a acompañarles en la constitución y puesta en marcha de una Sociedad Limitada. ¿Recuerdas sus características?
1.- Comenzamos con los trámites.
¿Qué hemos estudiado hasta ahora en EIE? Que una alternativa para encontrar un trabajo es la de convertirte en una persona emprendedora y crear tu propia empresa. Hemos elegido una idea de negocio rentable y analizado la forma de venderla en el mercado. Clasificamos nuestro proyecto atendiendo a diferentes criterios y elegimos la forma jurídica que más se adapta a nuestras circunstancias. Elaboramos también el plan de operaciones, conocemos nuestras necesidades materiales y de personal y la forma de financiar el proyecto.
¿Qué es lo que estudiaremos en este tema? Vamos a centrarnos en el análisis de los trámites y gestiones imprescindibles para que la empresa exista y quede legalmente constituida. Intentaremos responder a preguntas como las siguientes: ¿Qué gestiones tengo que hacer para que mi empresa sea legal? ¿En qué consiste cada trámite? ¿Dónde, cuándo y cómo se realiza? ¿Quién me puede ayudar? ¿Qué puedo hacer de forma telemática? ¿Cómo evitar irregularidades y posibles sanciones de la Administración? ¿Cuánto me cuesta la tramitación?
Los trámites y gestiones necesarios para la creación de una empresa y las instituciones que llevan a cabo este proceso no son barreras infranqueables para la puesta en práctica de nuestra iniciativa. Mediante una actitud abierta a la información y, sobre todo, utilizando un plan de actuación organizado, conseguiremos que nuestro proyecto se convierta en realidad y pueda iniciar su actividad.
El proceso de tramitación puede ser realizado por todas las personas que componen la empresa, por algunas de ellas o por representantes legales debidamente acreditados.
Es conveniente estar asesorados por profesionales en la materia -bien privados o públicos- que diariamente se enfrentan a este tipo de cuestiones y cuya experiencia puede ser de gran ayuda. Las Comunidades Autónomas, los Ayuntamientos, las Cámaras de Comercio, las Universidades.... ofrecen información, asesoramiento e incluso la tramitación de algunos documentos de forma gratuita. Especialmente en el tema de trámites, los más útiles son los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT) y las Ventanillas Únicas Empresariales (VUE), de los que hablamos en la unidad 5.
En el siguiente enlace puedes encontrar la Ventanilla Única más cercana a tu localidad así como la Ventanilla Única Virtual que conecta con la página 060 del Gobierno de España y que nos ofrece toda la información necesaria para la tramitación de una empresa concreta.
Hay empresas que se dedican a asesorar y realizar los trámites que vamos a estudiar en este tema, a continuación incluimos dos ejemplos:
2.- ¿Cómo son los trámites?
Es frecuente que en los medios de comunicación y revistas especializadas leamos titulares como los siguientes:
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Los trámites administrativos se pueden realizar ya sin salir de la oficina y en 24 horas.
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A través de la Ventanilla Única Empresarial y los PAIT puedes realizar "on line" todos los trámites de constitución.
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Los organismos públicos han adaptado sus webs para ofrecer gestiones digitales.
La tendencia actual es la simplificación de los trámites y su realización de forma telemática (si se dispone de los correspondientes certificados digitales que autentifican la identidad de las personas que constituyen la empresa).
El siguiente vídeo nos ayuda a ilustrar este párrafo.
Los trámites no son iguales para todas las empresas, aunque hay una serie de formalidades que han de ser cumplidas con carácter general y que son las que trataremos de analizar en este tema. Para determinar los trámites concretos que debe realizar una empresa tendremos que tener en cuenta los siguientes factores:
- la actividad a la que nos vamos a dedicar.
- la forma jurídica adoptada.
- La normativa de cada Comunidad Autónoma y Ayuntamiento.
- La características de las personas que integran la empresa: socios capitalistas, socios trabajadores, trabajadores por cuenta ajena...
Hay sectores económicos sometidos a determinadas leyes que obligan a las empresas del sector a realizar trámites específicos. A modo de ejemplo: agencias de viajes, bares, cafeterías, restaurantes y hoteles, establecimientos alimentarios, talleres de reparación, almacenes de sustancias toxicas o peligrosas, fabricación de productos, climatización y aparatos de presión, construcción, instalaciones y reparaciones eléctricas, madera y corcho, etc. Por otro lado, hay actividades empresariales que deben someterse a trámites medioambientales como la evaluación del impacto ambiental.
Sobre trámites específicos de algunas actividades empresariales frecuentes
Trámites específicos (43,26 KB)
Sobre actividades empresariales que deben realizar trámites medioambientales
Trámites medioambientales (49,11 KB)
- La eliminación de las trabas para crear empresas se debe fundamentalmente a que contribuyen a crear empleo y a la sostenibilidad económica del país.
- Una de las mayores dificultades que encuentran las personas emprendedoras para crear una empresa es la abundante documentación que se exige.
- Según los expertos, los trámites pueden costar entre 400 y 2000 euros. Crear una empresa individual cuesta aproximadamente 160 euros, una sociedad limitada unos 500, una anónima unos 800. Pero cada forma jurídica tiene sus ventajas e inconvenientes. Hay que elegir la que mejor se adapte a nuestras características.
- Las empresas que desarrollan su actividad en Internet, por ejemplo las que se dedican a la compraventa en eBay, están sometidas a los mismos trámites e impuestos que cualquier otra empresa, aunque no tengan una sede física.
En este tema nos centraremos en el estudio de los trámites que deben cumplir las empresas con carácter general, para lo cual tendremos en cuenta que hay dos tipos de trámites:
- Trámites de constitución para la adopción de personalidad jurídica.
- Tramites para poner en marcha la empresa.
3.- ¿Qué es la personalidad jurídica?
A Manolo le ha surgido una duda. Si crean la nueva empresa ¿Quién hará los pedidos, contratará suministros o alquilará el local? ¿Tendrán que firmar todos los socios todos los documentos? ¿Quién responderá de las obligaciones?
¿Qué significa tener personalidad jurídica?
El Derecho entiende que la personalidad jurídica es la capacidad para ser sujeto titular de derechos y obligaciones reconocidos por las normas jurídicas. Todas las personas físicas (los humanos "de carne y hueso") tenemos personalidad jurídica; desde que nacemos hasta que morimos tenemos derechos y obligaciones: derecho a la vida, a la integridad, a la libertad de expresión, a tener una nacionalidad...la obligación de ser inscritos en el registro civil, de pagar impuestos.... Pero, ¿Sólo nosotros tenemos personalidad jurídica? No, esta capacidad también se reconoce a las denominadas personas jurídicas, es decir, a entidades (formadas por personas físicas) titulares de derechos y obligaciones legales. Son ejemplos de personas jurídicas un ayuntamiento, una ONG, una universidad...
¿Tienen las empresas personalidad jurídica?
Sí. Las empresas tienen muchos derechos y obligaciones (piden préstamos, contratan trabajadores, pagan a los acreedores, cobran a sus clientes...). En el caso del empresario individual, el titular, la persona que la constituye, tiene personalidad jurídica porque es una persona física. No es necesaria ninguna tramitación especial para su constitución como empresa.
Tampoco precisan de ningún trámite específico la comunidades de bienes y las sociedades civiles porque sus titulares son las personas físicas que las constituyen.
¿Qué ocurre con las sociedades? Las sociedades son creaciones artificiales y por tanto, para tener personalidad jurídica independiente de las personas físicas que la integran, necesitan de una serie de requisitos y trámites administrativos que se denominan trámites de constitución.
Los trámites de constitución son los que hacen que una sociedad tenga personalidad jurídica.
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Todas las personas físicas tienen personalidad jurídica.
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El titular de la empresa individual es una persona física y por tanto no necesita realizar trámites de constitución.
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Las sociedades, para quedar legalmente constituidas, tienen que cumplimentar una serie de trámites.
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Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.
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4.- Trámites de constitución.
Nuestros protagonistas ya han constituido su empresa, estos son los pasos que han seguido:
- Los cuatro socios eligieron tres nombres para la sociedad por orden de preferencia. Teresa solicitó la certificación negativa de denominación social en la Web del Registro Mercantil Central y se la enviaron, la empresa se llamará Contigo SL. Este trámite les costó 17 euros.
- Con la certificación negativa acudieron al banco con el que van a trabajar para depositar los 3.000 euros (qué es el capital social mínimo para la constitución de una SL). El banco les dio el segundo documento: el justificante bancario del depósito.
- Juntos fueron al notario, un conocido de Manolo, con los estatutos que elaboraron asesorados por Enrique y con sus dos certificaciones: la negativa de denominación y la bancaria. El notario fue muy amable, leyó muy formalmente el documento, dijo que todo correspondía a Derecho y firmaron solemnemente la escritura de constitución de la sociedad. Les dijeron que les costaría entre 250 y 500 euros y les costó 310.
- Teresa sabía que tenía 30 días para pagar el ITPAJD y solicitar el CIF, así que, con la copia de la escritura, la certificación negativa y el resguardo del banco, se acercó a la Administración tributaria de su comunidad autónoma a pagar el ITPAJD, pero al preguntar, le dijeron que desde el 3 de diciembre de 2010 no hay que pagarlo. Que se ha aprobado una exención del ITP/AJD (Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados), así que no tienen que pagarlo.. Después fue a la Delegación de Hacienda del Estado en su provincia para solicitar el CIF, rellenó otro impreso, el modelo 036.
- Para el último trámite de constitución, la inscripción en el Registro Mercantil de la provincia, Teresa llevó una carpeta cargada de documentos: la certificación negativa, el justificante bancario, copia de las escrituras y resguardo de haber solicitado el CIF. La inscripción y publicación en el Registro Mercantil de la provincia les costó 140 euros.
Todo el equipo está muy orgulloso del trabajo de Teresa: ¡Se ha constituido una nueva persona jurídica: Contigo SL independiente de todos ellos! ¡Y por 497,12 euros!
¿Qué son los trámites de constitución? Como hemos dicho en el apartado anterior son los requisitos legales necesarios para que una sociedad tenga personalidad jurídica propia, independiente de las personas físicas que la integran.
En este apartado analizaremos estos trámites, pero antes te invitamos a verlos paso a paso:
A continuación analizamos uno a uno y por el orden en el que deben efectuarse, los trámites de constitución generales de una sociedad, esto significa que para la realización de un trámite, debes llevar la justificación de haber realizado los anteriores.
- Certificación negativa de denominación social.
- Depósito del capital en la entidad financiera.
- Elaboración de los Estatutos de la sociedad y otorgamiento de escritura pública de constitución
- Solicitud del código de Identificación Fiscal (CIF).
- Inscripción en el Registro Mercantil de la provincia.
4.1.- Certificación negativa de denominación social.
¿Cómo se consigue que el nombre o Razón social de una sociedad no coincida con el de otras sociedades ya constituidas? Solicitando un documento denominado certificación negativa de denominación social que acredita la no existencia de otra sociedad con el mismo nombre que la que se pretende constituir.
Se solicita en el Registro Mercantil Central para las Sociedades Mercantiles y en la Dirección General del Instituto de Fomento de la Economía Social para las cooperativas de ámbito nacional (si se trata de una cooperativa de ámbito autonómico, hay que dirigirse al órgano competente).
Se cumplimenta un impreso oficial en el que se proponen tres nombres por orden de preferencia. El certificado se obtiene en una semana y caduca a los dos meses, cuatro en el caso de las cooperativas, renovable hasta 15 meses.
Algunas condiciones para el nombre o razón social de una sociedad:
- El nombre debe incluir la forma jurídica adoptada o la abreviatura de la misma (S.A., S.L., ...).
- Puede estar formado por las letras del alfabeto de cualquiera de las lenguas oficiales españolas, también por números.
- No puede ser el nombre de una persona o empresa sin el consentimiento de ésta.
- Tampoco el nombre puede ser la traducción del de otra empresa, o utilizar las mismas palabras en diferente orden, o utilizar letras con semejanza fonética, o la misma denominación añadiendo o quitando términos, expresiones o artículos.
- No caben nombres contrarios a la ley, orden público o buenas costumbres.
- No caben nombres como España, nombres de comunidades autónomas, provincias o municipios, ni el de órganos de la Administración pública.
Las sociedades civiles y las comunidades de bienes pueden optar por cualquier nombre o denominación sin necesidad de ser registrado, siempre y cuando a esa denominación se le añada "comunidad de bienes" (o "C.B.) o "sociedad civil" (o S.C.).
Denominación social y marca o nombre comercial pueden no coincidir. La denominación o razón social se usa en las operaciones jurídicas de la sociedad (inscripción en el Registro mercantil, pago de impuestos...), el nombre comercial lo utiliza la empresa en el mercado (publicidad, rótulos, relaciones con clientes...). Por ejemplo, la empresa INDITEX S.A., es la razón social de la empresa que utiliza nombres comerciales tan conocidos como Zara, Bershka, Massimo Dutti, Oysho, etc.
Si quieres obtener una certificación negativa de denominación social, puedes solicitarla a través de la Web del Registro Mercantil Central. Investiga los servicios que este Registro ofrece.
Almería S.L.
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Academia Instituto Nacional de Empleo.
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Librería Carmen Martín Gaite.
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Belleza on line SA.
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4.2.- Depósito del capital en la entidad financiera.
Sabemos que las sociedades tienen un capital social y que en muchas formas jurídicas se exige un capital social mínimo, pero ¿cómo se justifica la aportación de capital a la sociedad por parte de los socios fundadores? Mediante un certificado del banco que acredita que en una cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución se ha depositado el capital con el que se constituye.
Con posterioridad, puede utilizarse el dinero ingresado.
- En las sociedades limitadas es necesario desembolsar como mínimo la totalidad del capital social mínimo exigido por la ley: 3.000 euros. En el caso de las sociedades anónimas la ley exige el desembolso mínimo del 25 % del capital social. Como el capital social mínimo es de 60.000 euros, basta con desembolsar en la cuenta 15.001 euros
- En el caso de tratarse de aportaciones no dinerarias, por ejemplo local, ordenadores, etc., deberán hacerse constar en la escritura de constitución de la sociedad.
- La aportación de capital a la sociedad, al menos al principio, no debe ser muy elevada, porque la cuantía del capital social incrementa los costes de constitución, por ejemplo en la Notaría.
4.3.- Elaboración de los Estatutos de la sociedad y otorgamiento de escritura pública de constitución.
¿Dónde se hacen constar los pactos que los socios fundadores de una sociedad adopten? ¿Cómo se le da a esos acuerdos un carácter formal y público?
En los denominados estatutos. Los estatutos son las normas, acordadas por los socios fundadores, que van a regir la sociedad. Deben contener datos como los siguientes: nombre de la sociedad, identidad del socio/a o socios/as, las aportaciones que cada persona socia realiza al capital social, objeto social (actividad a la que se dedica), duración y fecha de inicio de la actividad, capital social y forma de división, domicilio, régimen de participación de cada socio, órganos de administración.... Los estatutos deben tener en cuenta las características que la ley exige para la forma jurídica elegida y además se pueden incluir todos los pactos lícitos que los socios fundadores quieran acordar.
Puedes ver modelos de estatutos en el siguiente enlace
Solicitud de calificación
Las sociedades cooperativas (no es obligatorio) y las sociedades laborales deben solicitar la calificación de sus estatutos de forma que se compruebe que reúnen todos los requisitos exigidos por la ley para estas formas societarias. Esta solicitud se presenta normalmente ante el Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales de la Comunidad Autónoma correspondiente.
Los Estatutos forman parte de la escritura pública de constitución de la sociedad que otorga el notario y que es el acuerdo de constitución de la sociedad firmado por los socios fundadores en presencia del fedatario público.
Las sociedades civiles y las comunidades de bienes pueden constituirse a través de un contrato privado, es decir, no es necesaria la intervención del notario, salvo que se aporten bienes inmuebles o derechos reales (derechos sobre las cosas, por ejemplo, que uno de los socios hipoteque su casa por una determinada cantidad que constituye la aportación a la sociedad), en estos casos sí es necesaria la escritura pública.
Notarías:
- El notario es un funcionario público cuya función es actuar como fedatario público, da fe de que los actos que se realizan en su presencia son conformes a las leyes. Está obligado a controlar y preservar la ley y mantener la neutralidad en sus actos.
- En España hay libertad para elegir notario, excepto en el supuesto de la tramitación telemática, donde sólo unos pocos cuentan con la tecnología adecuada.
- En su presencia se realizan testamentos, se escritura la compra-venta de bienes inmuebles.... Y se constituyen las sociedades mercantiles.
- La minuta que aquél debe cobrar estará comprendida entre un máximo y un mínimo fijado por el Colegio de Notarios, su cuantía depende del capital social de la empresa que se constituye y de la extensión de la escritura.
- Los otorgantes de la Escritura son todos los socios, o bien sus representantes legales o apoderados con facultades suficientes para ello.
4.4.- Solicitud del código de Identificación Fiscal (CIF).
El Código de Identificación Fiscal (CIF) es un código (combinación de cifras y letras) que permite identificar a la empresa y cuya utilización es obligatoria para realizar actividades financieras, comerciales o fiscales.
Hay que solicitarlo en la Delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) de la provincia en la que la sociedad tenga su domicilio en un plazo no superior a 30 días desde el otorgamiento de la escritura. En un principio se concede un CIF provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses.
El impreso que hay que rellenar es el siguiente modelo 036 (o 037 simplificado).
En la siguiente Web encontrarás los servicios que presta el DNI electrónico
El primero de los dígitos del CIF indica el tipo de sociedad (A para la anónima, B para la limitada, etc.) y los dos siguientes, la provincia en la que tiene su domicilio.
4.5.- Inscripción en el Registro Mercantil de la provincia.
Con la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil de la provincia concluyen los trámites para que la empresa tenga personalidad jurídica. Debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha de otorgamiento de la escritura pública, salvo las sociedades Limitadas y las Cooperativas que disponen de dos meses.
El Registro Mercantil tiene como objetivo dar publicidad de las situaciones jurídicas en la que se encuentra una sociedad. De esta forma podemos acudir al Registro Mercantil para solicitar información de cualquier sociedad de la provincia (por ejemplo quiénes son los socios y cuál es su responsabilidad, el domicilio social, si está en quiebra o suspensión de pagos, su facturación anual...). A partir del 3 de diciembre de 2010, se ha suprimido la obligación de tener que realizar la publicidad de actos societarios en la prensa escrita.
Hay sociedades que deben inscribirse en Registros Especiales como el Registro General de Cooperativas o el Registro de Sociedades Laborales, en el que tienen la obligación de inscribirse las sociedades correspondientes y es a partir del momento de su inscripción cuando adquieren personalidad jurídica. Las sociedades laborales se inscriben posteriormente en el Registro Mercantil. Las cooperativas no se inscriben en el Registro Mercantil, sólo en el suyo específico.
Para saber dónde está el Registro correspondiente a tu provincia puedes consultar el siguiente enlace
Las empresas individuales pueden inscribirse voluntariamente en el Registro Mercantil. Si se inscriben, sus datos se hacen públicos y así mejoran su transparencia frente a terceras personas interesadas.
El registrador inscribe a la empresa en un determinado tomo, folio y hoja, y la constitución aparecerá reflejada en el Boletín Oficial del Registro Mercantil, revista oficial en la que se hace pública la constitución de la sociedad y sus datos esenciales (Nombre, capital social, objeto social...).
Para incidir en lo aprendido sobre el proceso de constitución y adopción de personalidad jurídica de las empresas te ofrecemos un esquema general que puedes encontrar en la Web del IPYME.
Trámite | Relación | Organismo |
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Certificación negativa de denominación. | a) Notario. | |
Justificante del depósito del capital social. | b) Registro Mercantil Provincial. | |
Solicitud del CIF. | c) Delegación de Hacienda Estatal. | |
Escritura pública. | d) Registro Mercantil Central. | |
Inscripción en el Registro. | e) Entidad bancaria. |
5.- Trámites de puesta en marcha.
La empresa Contigo SL, es una persona jurídica. Ahora es necesario comenzar la actividad empresarial, para ello, al igual que todas las empresas legalmente constituidas, hay que realizar los trámites de puesta en marcha. Teresa y el asesor han hecho un listado de estos trámites y sus condiciones. Teresa no lo ve complicado; a sus socios en cambio, les parece un mundo.
Una vez adquirida la personalidad jurídica son necesarios una serie de trámites que van a permitir a la empresa comenzar a funcionar: son los denominados trámites de puesta en marcha.
Estos trámites deben ser realizados por todas las empresas, sea cual sea su forma jurídica, por tanto son obligatorios también para el empresario individual.
Hemos visto que los trámites de constitución deben seguir un orden cronológico ya que cada nuevo trámite exige el comprobante de haber realizado el anterior. Los trámites de puesta en marcha sin embargo se van realizando en función de las necesidades y circunstancias de la empresa, pueden incluso realizarse simultáneamente. Vamos a clasificar estos trámites en función del organismo ante el que se tramitan:
Para un autónomo que no necesita local, los trámites son los siguientes:
- No realiza trámites de constitución porque es una persona física.
- En Hacienda: Se da de alta en el IAE y hace la declaración censal eligiendo el régimen para el pago del IRPF.
- En la Seguridad Social: Se da de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
5.1.- En la agencia estatal tributaria. Trámites fiscales.
Teresa comienza con los trámites de Hacienda: ha investigado en la Web de la Agencia Tributaria www.aeat.es los trámites y los plazos; se ha descargado los impresos y los ha rellenado con ayuda de Enrique. Este es el cuadro que han elaborado:
Nombre del trámite | Objetivo del trámite | Plazo de realización | Modelo | Realización telemática |
---|---|---|---|---|
Declaración censal | Informar del inicio actividad, características local y modalidad tributaria | 30 días antes del inicio de la actividad | 036 | sí |
Alta en el IAE | Darse de alta en una actividad (epígrafe/s) | 10 días hábiles antes del inicio | 036. (No pagamos, no superamos la facturación anual del millón de euros) | sí |
La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) es un organismo autónomo dependiente del Ministerio de Economía, su función es la gestión, recaudación y organización del sistema fiscal estatal. En este organismo se gestionan muchos impuestos que gravan la actividad de la empresa. Tenemos que informarnos, en la Delegación de la AEAT que nos corresponda, de los trámites necesarios para que nuestra empresa no tenga ningún problema con Hacienda, así como de las posibles bonificaciones o descuentos consecuencia de las características de la misma.
En la página Web de la Agencia Tributaria podrás acceder a toda la información necesaria sobre trámites fiscales
Las tarjetas identificativas son unas pegatinas que facilita Hacienda con nuestros datos personales, NIF o CIF, domicilio fiscal, la Administración a la que pertenecemos así como un código de barras. Hay que pegarlas en todas las declaraciones tributarias que presentamos en Hacienda
Las sociedades mercantiles deben obtener la firma electrónica ya que sus declaraciones fiscales se presentan por Internet.
5.1.1.- Trámites fiscales.
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Declaración censal o alta en el censo
¿Qué es la declaración censal? Es un documento por el que las personas o entidades que van a desarrollar actividades empresariales comunican a Hacienda la fecha de inicio, el tipo de actividad al que se van a dedicar, las características del local y la modalidad tributaria elegida.
Este trámite compromete a la empresa al pago de otros impuestos que le correspondan como el IVA, el IRPF o el Impuesto de Sociedades.
La declaración censal se hace en el mismo modelo que la solicitud del CIF, el 036 (si es simplificada el 037). Debe presentarse antes del inicio de la actividad, dentro de los treinta días posteriores a su constitución, para informar a Hacienda del inicio, pero también si se produce alguna modificación o el cese de la actividad. De no hacerse así, es obligatorio seguir presentando las declaraciones tributarias pertinentes.
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Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
Todas las personas que inicien actividades empresariales, profesionales o artísticas deben darse de alta en el IAE, en el epígrafe o epígrafes correspondientes a las actividades que pretenden desarrollar, antes del inicio de su actividad (dentro de los 10 días hábiles anteriores). Se ejerzan o no en un local. Hay que darse de alta en el IAE por cada una de las actividades que se desee ejercer. Así, un bar que ofrece servicios de restaurante y vende tabaco debe darse de alta en el epígrafe de bar, restaurante y comercio al por menor de labores de tabaco en régimen de autorización de venta con recargo.
Se lleva a cabo a través del modelo 036 de la declaración censal salvo que tengan que pagarlo, en cuyo caso utilizaran el impreso 840.
¿Quiénes deben pagar este impuesto? El Impuesto sobre Actividades Económicas es un tributo local que deben pagar las empresas que facturen más de un millón de euros anual, las que facturan menos sólo deben hacer la declaración, es decir, rellenar el impreso correspondiente.
Si tienes interés en conocer los epígrafes del IAE relacionados con los estudios que estás cursando, puedes pinchar en el siguiente enlace
Epígrafes del IAE (102,13 KB)
Presentación y legalización de los libros fiscales
Los profesionales y empresas individuales que optan por el régimen de estimación directa simplificada no llevan libros contables pero sí deben llevar libros fiscales que deben presentar en Hacienda para su legalización. En ellos se reflejan las distintas operaciones empresariales (IVA). Los libros fiscales son el libro de ventas e ingresos, el de facturas emitidas, el de compras y gastos, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión.
5.2.- En la Seguridad Social.
Contigo SL no va a contratar trabajadores, pero han decidido, después de analizar la situación laboral, que Teresa se dará de alta como autónoma en el RETA y los demás como socios trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social. Ante esta situación, los trámites laborales quedan como sigue:
Los trámites que se realizan en la Tesorería General de la Seguridad Social van a depender de las necesidades laborales de cada empresa.
Puedes consultar para el estudio de este apartado la interesante Web de la Seguridad Social en la que encontrarás los impresos y comprobarás que estos trámites son gratuitos y se pueden realizar de forma telemática.
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Inscripción de la empresa en la Seguridad Social
Si la empresa pretende contratar trabajadores por cuenta ajena debe comunicar a la Seguridad Social esa intención antes del inicio de la actividad. La Seguridad Social le asigna entonces un número, una cuenta de cotización como empleador. Este número será válido para toda la vida de la empresa, aunque, si tiene centros de trabajo en diferentes provincias, deberá inscribirse en cada una de ellas, y por tanto tener diferentes cuentas de cotización.
La documentación que se aporta es la siguiente: el modelo TA-6, fotocopia del DNI de la persona empresaria o, si es una sociedad, certificación del Registro Mercantil.
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Afiliación de los trabajadores
Una vez inscrita la empresa como empleadora, el paso siguiente es afiliar a los trabajadores que ingresan a su servicio y que no hayan trabajado con anterioridad. La afiliación se realiza una única vez, a través del modelo TA1 y se obtiene un número de afiliación que será único y vitalicio.
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Alta de los trabajadores.
Si la persona trabajadora ya estaba afiliada o se ha procedido a su afiliación por la empresa, el paso siguiente en la Seguridad Social es el de darle de alta, es decir, encuadrarla en el régimen del sistema que corresponda, en función de la actividad que vaya a realizar. Se rellena el impreso TA2.
Se presenta antes de empezar a trabajar el modelo firmado por la empresa y la persona trabajadora.
Una vez dada de alta, existe la obligación de la empresa de cotizar, es decir, de pagar a la Seguridad Social mensualmente. Los modelos que se utilizan para liquidar las cuotas en el Régimen General son el TC-1 (Boletín de cotización) y el TC-2 (Relación nominal de trabajadores)
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Alta del empresario/a en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA)
La obligación de afiliarse, darse de alta y cotizar recae también sobre la persona que trabaja para sí misma, el autónomo. Esta obligación la tienen también los comuneros de las comunidades de bienes, determinados socios de anónimas y limitadas (si no trabajan en la empresa y solo recibe parte de beneficios o desempeñan tareas de administración) y opcionalmente los socios de las cooperativas.
Se debe hacer en los 30 días naturales siguientes a la fecha de inicio de la actividad. La cuota de la Seguridad Social se paga mensualmente.
Te va a resultar muy interesante conocer ciertas particularidades de la Seguridad social que recogemos en el siguiente enlace:
Curiosidades de la Seguridad Social (37,71 KB)
5.3.- Trámites laborales.
En la Web del Ministerio de Trabajo, (www.mtin.es), localizan los lugares a los que deben acudir para comunicar la apertura del centro de trabajo, solicitar el libro de visitas, presentar el calendario laboral y notificar para su registro los contratos de trabajo formalizados con Encarna, Rafa y Manolo.
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En la administración laboral
Los trámites laborales se realizan en la Dirección Provincial de Trabajo o en la Delegación de Trabajo en el caso de que la Comunidad Autónoma tenga transferidas esas competencias y son los siguientes:
- Comunicación de apertura de centro de trabajo o reanudación de actividad, se realiza en modelo oficial dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad. Debe indicar los datos de la empresa o centro de trabajo, la actividad que se va a desarrollar y el número de trabajadores.
- Adquisición y sellado de libro de matrícula. En él se inscribe a todas las personas que trabajan en la empresa. No es obligatorio.
- Adquisición y sellado del libro de visitas, en la Inspección provincial de Trabajo. Aunque la empresa no tenga trabajadores debe tenerlo a disposición de la autoridad laboral. Sirve para que los inspectores de trabajo realicen las anotaciones que consideren oportunas en el caso de que visiten el negocio. El libro se compra en las papelerías y cuesta unos 6 euros.
- Presentación del calendario laboral en la Inspección Provincial de Trabajo. Este calendario debe estar expuesto y visible en el centro de trabajo.
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En las oficinas de empleo. Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE).
El Servicio Público de Empleo Estatal, antiguo INEM, realiza las siguientes funciones en relación a la contratación laboral:
- Si la empresa necesita trabajadores puede solicitarlos en las Oficinas de Empleo (o en las Agencias Privadas de Colocación). La oferta debe incluir, entre otros datos: las características del puesto, los requisitos de los candidatos, el tipo de contrato y la forma de selección.
- Notificación y Registro de los contratos de trabajo formalizados con los trabajadores. La empresa tiene la obligación de entregar en el SPEE, en un plazo no superior a 10 días desde la formalización, una copia de todos los contratos que deban celebrarse por escrito.
- Comunicar las contrataciones efectuadas que no estén obligadas a realizarse por escrito.
La comunicación de la contratación también se puede hacer on-line a través de la página del Servicio Público de Empleo Estatal que de nuevo te recomendamos que visites.
5.4.- En el Ayuntamiento (Administración local).
Ante el departamento de urbanismo del Ayuntamiento solicitan la licencia de apertura. No hacen ninguna obra para acondicionar el local porque en el que han alquilado se realizaba anteriormente la misma actividad que la que ellos van a realizar y cumple con la normativa por lo que no necesitan licencia de obras.
Nombre del trámite | Objetivo del trámite | Plazo de realización | Modelo | Realización telemática |
---|---|---|---|---|
Licencia de apertura | Acreditar que la empresa cumple normativa | Antes de abrir la empresa | 901 | Depende del ayuntamiento |
Alta en la tasa de basuras y de agua | Una vez realizada la compra o arrendamiento del local |
¿De qué te valdría comprar o alquilar el local si luego no puedes poner el negocio que pensabas porque el establecimiento no permite, por ejemplo, la adaptación para personas minusválidas que exige la ley?
Si nuestra empresa precisa de un local, es muy recomendable consultar en el ayuntamiento correspondiente la normativa vigente referente a la creación de empresas y al tipo de actividad al que te vas a dedicar.
Los trámites locales son los siguientes:
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Licencia de Apertura. Todas las empresas que tengan una sede física, un local, tienen que solicitar al Ayuntamiento una licencia municipal de apertura que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística, ambiental y de seguridad vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable. La actividad debe comenzar dentro de los seis meses siguientes a la concesión de la licencia. Tarda de 1 a 3 meses.
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Licencia de obras. Si el local necesita reformas será necesaria la licencia de obras que supone que el Ayuntamiento (Departamento de Urbanismo), reconoce que las obras que se van a realizar están de acuerdo con las normas urbanísticas del municipio. Tarda entre uno y tres meses y cuesta un porcentaje del presupuesto de la obra determinado en las ordenanzas municipales . Una vez terminada la obra, se podrá comprobar el coste real y efectivo y practicar liquidación definitiva, con deducción de lo ingresado en la liquidación provisional. Puede ser: de obras de nueva planta (de mayor entidad) o reformas de edificaciones existentes (obras menores), por ejemplo: reparaciones, decoración, etc.
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Tributos locales. La empresa debe darse de alta en tasas o tributos municipales como la Basura o el servicio de Aguas.
Existen dos tipos de licencias de apertura:
- Para actividades inocuas (que no provocan daños) cuya licencia es más fácil de conseguir y más barata
- Para actividades calificadas: si la actividad que realiza la empresa se considera molesta, insalubre, nociva o peligrosa. Aclaremos estos términos:
- Actividades molestas: por ejemplo porque produzcan ruidos o vibraciones, polvo, humos, etc. Es el caso de bares y restaurantes, pescaderías o carnicerías, carpinterías, talleres de soldadura, etc
- Actividades peligrosas: porque puedan ocasionar explosiones, combustiones, radiaciones u otros daños de análoga importancia; por ejemplo: gasolineras, laboratorios, droguerías, empresas de pirotecnia...
- Actividades nocivas: las que puedan ocasionar daños en la riqueza agrícola, forestal, pecuaria o piscícola, empresas ganaderas, etc.
- Actividades insalubres: las que dan lugar a un desprendimiento o evacuación de productos que de alguna forma perjudican la salud de las personas. Por ejemplo: refinerías de petróleo, fábricas de pesticidas, talleres de acabado de cuero, fábricas de papel entre otras actividades insalubres.
Las licencias para actividades calificadas son más difíciles de conseguir y más costosas.
Con la solicitud se presenta el proyecto de las instalaciones, el alta en el IAE, el CIF, memoria de la actividad y un listado de vecinos (que pueden presentar alegaciones por sentirse perjudicados).
5.5.- Trámites relativos a compra o arrendamiento de local de negocio.
¿Compramos el local para nuestro negocio o lo alquilamos? En este apartado no pretendemos dar respuesta a esta pregunta pero sí informarte de los trámites necesarios en ambos casos.
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Compra de local:
Los trámites para comprar un local o cualquier bien inmueble son los siguientes:
- En primer lugar se debe comprobar que el inmueble no posee cargas que nos puedan perjudicar (hipotecas, usufructos, servidumbres, etc.) a través de una nota simple en el Registro de la Propiedad correspondiente a la zona en la que se encuentre. Para localizarlo puedes consultar la Web: http://www.registradores.org.
- Se debe comprobar en el Ayuntamiento que la calificación urbanística de locales o terrenos nos permita desarrollar nuestra actividad.
- La compra se formaliza en escritura pública ante notario y posteriormente se registrará en el Registro de la Propiedad. Es en este acto cuando se adquiere la propiedad.
- Si la compra es a un particular se liquida Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados o el IVA cuando se trate de la primera transmisión.
- Por último, se deberá presentar la declaración de alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles, dentro de los dos meses siguientes a la adquisición del mismo.
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Arrendamiento de local.
El contrato de arrendamiento o alquiler puede ser verbal o escrito, siendo aconsejable éste último; puede ser privado o ante notario. Los arrendamientos de local de negocio llevan consigo el depósito por el arrendatario de dos mensualidades en concepto de fianza. El arrendador practicará una retención fiscal del 15% que ingresará mensualmente a Hacienda.
¿Qué es un traspaso? Es la cesión que hace el arrendatario (el inquilino) de un local de negocio a un tercero, que se convierte en el nuevo arrendatario, a cambio de un precio. Este nuevo arrendatario se subroga (sustituye al anterior) en los derechos y obligaciones surgidos del contrato de arrendamiento. El contrato de traspaso se formaliza en escritura pública, es decir, ante notario.
5.6.- Otros trámites.
En este epígrafe incluimos los últimos trámites para la creación de empresas:
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En el Registro de la Propiedad Industrial
En la correspondiente Oficina Española de Patentes y Marcas se pueden registrar derechos de la propiedad industrial que confieren al titular un derecho en exclusiva para utilizarlo en el mercado.
Son derechos de la propiedad industrial:
Algunos de estos trámites puedes realizarlos de forma telemática a través de la WEB de la Oficina Española de Patentes y Marcas.
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En el Registro Mercantil
Todas las empresas están obligadas a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. Por ello deben cumplimentar una serie de libros que tienen el carácter de obligatorios.
Los libros obligatorios deben ser legalizados en el Registro Mercantil de la Provincia en la que esté inscrita la empresa. El Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda manipular con posterioridad. Puede hacerse en papel, en cd o de forma telemática.
La legalización de los libros de contabilidad cuesta unos 35 euros.
A continuación te presentamos un cuadro en que se recogen los diferentes libros que han de llevar las empresas en relación a su forma jurídica y al régimen fiscal elegido.
Libros obligatorios (31,24 KB)
Si quieres saber más sobre este trámite consulta el siguiente enlace.
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Solicitud del Libro de Reclamaciones.
Antes de comenzar la actividad, todas las empresas que posean una atención al público deben solicitar el Libro de Reclamaciones en el organismo competente en materia de consumo de su Comunidad Autónoma. Estas empresas deben tener obligatoriamente el libro a disposición de sus clientes para que formulen las quejas o reclamaciones que estimen oportunas.
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Para terminar
La empresa puede tener que realizar otro tipo de trámites no menos importantes que los mencionados en este tema como solicitar una ayuda o subvención o un préstamo bancario, reservar un dominio en Internet, incluir ficheros de datos con información personal en la Agencia de Protección de Datos, etc.
Verdadero Falso
Verdadero Falso
6.- Creación telemática de una Sociedad Limitada Nueva Empresa.
Los trámites para crear una Sociedad Limitada Nueva Empresa son básicamente los mismos que para cualquier otro tipo de sociedad con algunas peculiaridades:
- Pueden realizarse por Internet, por vía telemática
- Se formalizan en un único documento, el DUE (Documento Único Electrónico) que recoge toda la información de la empresa evitando acudir al Registro Mercantil, a Hacienda y a la Seguridad Social.
- Se realizan a través de los Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación que son unas oficinas que pueden depender de las Administraciones Públicas, de entidades públicas y privadas así como de colegios profesionales, organizaciones empresariales y Cámaras de Comercio. También realizan funciones de PAIT los centros de Ventanilla Única Empresariales (VUE).
En la siguiente página puedes encontrar paso a paso los trámites de constitución de las sociedades limitadas nueva empresa.
- El sistema de Tramitación Telemática del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) es un sistema informático de tramitación de expedientes electrónicos que, a través del DUE, lleva a cabo el intercambio de la documentación necesaria para la creación de empresas, aunque actualmente sólo se puede utilizar para sociedades limitadas y SLNE.
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El
PAIT
tiene una doble misión:
- Prestar servicios presenciales de información y asesoramiento a los emprendedores en la definición y tramitación telemática de sus iniciativas empresariales, así como durante los primeros años de actividad de la Sociedad de Responsabilidad Limitada.
- Iniciar el trámite administrativo de constitución de la sociedad a través del Documento Único Electrónico (DUE).
Para encontrar tu PAIT más cercano, puedes consultar en el siguiente enlace:
Trámite | Relación | Lugar de presentación |
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Registro de los diseños industriales. | 1. Oficina de empleo. | |
Otorgamiento de escritura pública. | 2. Hacienda. | |
Licencia de Apertura. | 3. Registro de la Propiedad industrial. | |
Declaración Censal. | 4. Tesorería General de la Seguridad Social. | |
Alta del empresario en el RETA. | 5. Notario. | |
Llevar una copia de los contratos laborales. | 6. Ayuntamiento. |
7.- Webs Recomendadas.
A continuación incluimos algunas webs que recogen el contenido de este tema, muchas de ellas contienen interesantes cuadros y esquemas que pueden serte de utilidad en la elaboración de la tarea. Te animamos a consultarlas:
El portal del CIRCE permite realizar los trámites para la creación de una empresa por medios telemáticos:
No te pierdas esta interesante Web, encontrarás información sobre trámites:
El "Manual para emprender" de la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa de la Junta de Andalucía tiene mucha información y especialmente unos cuadros que pueden ayudarte a hacer la tarea de este tema.
También es interesante ésta de la Junta de Castilla León.
Esta página, completamente gratuita, pretende que todas aquellas personas que tengan pensado emprender una actividad por cuenta propia, puedan tener una visión de los pasos a dar y de las obligaciones legales a que habrán de hacer frente. ¡Esperamos que os sea útil!
Si te queda un poco de tiempo, recuerda que las Cámaras de Comercio funcionan como VUE, investiga los servicios que ofrecen a las nuevas empresas:
En esta página puedes analizar todos los trámites y ver un interesante esquema de los mismos, es la página del Principado de Asturias para la creación de empresas
Algunas Administraciones ofrecen ayudas para la creación de empresas y para agilizar la tramitación, como muestra, un botón: El Programa Empresa 24 horas es una iniciativa de la Junta de Andalucía que permite reducir a un día los pasos necesarios para contar con una sociedad mercantil y comenzar a operar de inmediato con ella. El programa está gestionado por la Agencia de Innovación y Desarrollo de Andalucía IDEA, para facilitar al máximo la puesta en marcha de una iniciativa empresarial
Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas:
Reglamento (90,2 KB)
8.- Trámites en el sector.
¿A qué actividad se va a dedicar CONTIGO S.L? Se trata de una empresa vinculada a la educación infantil. Nuestros amigos tienen que indagar los trámites específicos de este sector. Para ello, han sacado sus apuntes del Módulo de EIE y han encontrado lo siguiente:
¿Qué requisitos exige la ley para montar una empresa relacionada con la educación infantil? ¿Precisará de algún trámite específico? En este apartado te proponemos que investigues sobre estas cuestiones, para incrementar tus conocimientos sobre el sector de la educación infantil y para completar tu plan de negocio con los trámites específicos de tu proyecto.
Las empresas privadas que se dedican a la educación infantil cumplimentarán los mismos trámites que cualquier otra empresa, pero además, deberán atender a las especificidades propias de la actividad y a las exigencias de la Comunidad Autónoma y del Ayuntamiento al que pertenezcan.
Partimos de la base de que las empresas relacionadas con el ciclo que estás cursando son básicamente escuelas infantiles y ludotecas. ¿Qué pasos hay que dar para abrir una escuela infantil? ¿Son los mismos que para una ludoteca?
Las ludotecas no precisan trámites específicos relacionados con la actividad; por tanto únicamente deben someterse a la normativa establecida por el ayuntamiento correspondiente.
Hemos encontrado una norma catalana, el Decreto 94/2009 de 9 de Junio, por el que se regulan las ludotecas para esta Comunidad; puedes verla en el siguiente enlace
Las escuelas infantiles privadas precisan de autorizaciones administrativas que hacen más compleja su constitución. Una Escuela Infantil debe obtener 2 tipos de autorizaciones cuyos requisitos y condiciones debemos atender a la par -asesorados por técnicos en las diferentes materias- y reflejar en nuestro proyecto:
-
Autorización de la Consejería de Educación de la Comunidad Autónoma correspondiente.
¿Qué finalidades tiene esta autorización?:
- Que la administración compruebe que reúne unos requisitos mínimos establecidos en la normativa autonómica correspondiente respecto a distribución de espacios, aulas mínimas y metros cuadrados por aula y niño/a, características del patio de recreo, ratio niños/as por aula y profesionales, titulaciones de los profesionales y requisitos en cuanto a número y distribución, etc.
- Para que el Ayuntamiento te conceda la licencia de actividad y funcionamiento.
- Obtener las subvenciones y ayudas existentes.
- Poder ser inscrita en el Registro de centros.
-
La licencia de apertura del Ayuntamiento. Esta licencia exige que el proyecto esté firmado por un arquitecto y se someta a una serie de normas (29,82 KB).
Debes saber que aún hoy existen Ayuntamientos en los que se autoriza la apertura de centros donde las actividades son prácticamente las de una escuela infantil, de hecho se venden como tales, pero no tienen la autorización de la administración educativa autonómica. En el foro de esta unidad os proponemos que tratéis el tema de las ludotecas que actúan como escuelas infantiles sin solicitar la autorización correspondiente y la necesidad de que exista una normativa que regule este tipo de negocios.
En el siguiente recurso hemos seleccionado una serie de normas que te serán de utilidad en las labores de investigación sobre trámites específicos para la apertura de una escuela infantil.
Normativa para Apertura de Escuela Infantil (40,24 KB)
En este folleto de la Comunidad de Madrid se recogen los trámites generales y específicos para crear una escuela infantil
"Quiero montar... una escuela infantil" (2,45 MB)
Puedes ver una interesante Web de una escuela infantil en la que nos incluye los trámites de constitución.
Anexo.- Licencias de recursos.
Recurso (1) | Datos del recurso (1) | Recurso (2) | Datos del recurso (2) |
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Autoría:Yuri Arcurs Licencia: Uso educativo no comercial Procedencia: http://es.fotolia.com/ |
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Autoría: kristian sekulic Licencia: Uso educativa no comercial Procedencia: http://es.fotolia.com/ |
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