Animación que muestra los aspectos mas importantes de los siguientes documentos comerciales: el presupuesto, el pedido, el albarán y la factura. En la animación aparecen cuatro iconos, uno para cada documento, y al hacer clic encima de cada uno de los iconos, aparece un texto describiendo cada uno de esos documentos.

El presupuesto es una propuesta comercial en la que se detallan los productos y/o servicios, los plazos de ejecución y el coste de los mismos.

El presupuesto puede hacerse por teléfono, por fax, por correo electrónico, o directamente por escrito en las dependencias de la empresa o mediante representante. Actualmente muchas empresas disponen en su página Web de un servicio de presupuesto on-line.

Otro de los documentos que aparece es el pedido. El pedido es el documento que expide el cliente cuando solicita productos y/o servicios a su empresa proveedor o proveedora, y debe corresponderse con el presupuesto previo.

Del pedido se hacen al menos dos copias: el original firmado y sellado se envía a la empresa proveedora; y la copia que queda en posesión de quien compra para comprobar las mercacías cuando se reciban.

En tercer lugar aparece el albarán, el cual es un documento que justifica que se ha entregado el pedido de mercancía o se ha realizado la prestación del servicio. Sirve como justificante de la salida de los artículos del almacén, y de la entrega del material o de la prestación del servicio.

Los albaranes constan de varias copias, normalmente tres: una para el almacén, otra para quien compra y otra para quien vende.

Y por último, también aparece la factura. La factura es el documento en el que se formaliza la compraventa del bien y/o la prestación del servicio, por lo que se debe realizar por duplicado, quedándose cada parte con un ejemplar. Deben emitir factura las personas empresarias y los profesionales por las operaciones objeto de su actividad. Normalmente se comprueba el pedido al que hace referencia y los albaranes que se hayan expedido a su costa.

La factura puede emitirse dentro de los treinta días naturales siguientes a la operación a la que hace referencia. Pueden agruparse en una sola, las operaciones realizadas para un mismo cliente en el plazo máximo de un mes.