La primera diapositiva del documento PowerPoint muestra el título del documento (Proceso a seguir en la evaluación de la ejecución) y una imagen de un trozo de documento impreso donde resalta la palabra "evaluar". En el resto de las diapositivas iremos viendo, en su orden estricto de aplicación, las distintas fases que componen el proceso (el nombre en grande y una pequeña explicación de cada fase en letra más pequeña) y que son las siguientes: Planificar la evaluación, Recogida de información, Analizar la información, Decidir e informar y Retroalimentación. A continuación detallamos los textos que aparecen en la presentación:
PROCESO A SEGUIR EN LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN.
Planificar la evaluación.
Será preciso concretar la forma y el momento oportunos de recoger la información, lo cual dependerá del experto criterio de los evaluadores y del tipo de proyecto en cuestión. Se podrán utilizar métodos de observación directa, cuestionarios dirigidos a los ejecutores, etc., pero como regla general utilizaremos un método mixto que conjugue lo mejor de cada uno.
Recogida de información.
Se procederá a dejar constancia de todas las observaciones y mediciones obtenidas de todas las fuentes a nuestro alcance.
Analizar la información.
Una vez se tenga toda la información pertinente, habrá que "trabajarla", estudiarla y compararla con los datos de la planificación, para sacar conclusiones y proponer alternativas de solución, mejora o simplemente cambio de planes. Llegado el caso, entre las distintas opciones propuestas podría encontrarse la del abandono del proyecto que se está ejecutando.
Decidir e informar.
Habrá que decidir entre las alternativas posibles generadas en el paso anterior, y posteriormente trasladar dicha decisión a las personas oportunas (operarios, encargados, técnicos, gerente…) para que se proceda con los cambios pertinentes (técnicos, de gestión, de recursos…) que ayuden a mejorar los resultados en el sentido marcado por los objetivos.
Retroalimentación.
El conocimiento adquirido en todo el proceso de evaluación seguido nos debe conducir a la aplicación del aprendizaje, tanto en el presente proyecto, como en proyectos o procesos futuros, en el sentido de: