Existen multitud de definiciones del concepto de Animación Sociocultural (ASC), vamos a definir las más relevantes:

"La animación sociocultural es el conjunto de prácticas sociales que tienen como finalidad estimular la iniciativa y participar de las comunidades en el proceso de su propio desarrollo y en la dinámica global de la vida sociopolítica en que están integradas". (UNESCO).

La Animación sociocultural intenta la toma de conciencia participativa y creadora de las comunidades en proceso de su propia organización y lucha. (Dirección General de Asuntos Culturales. Ministerio de Educación y de Cultura).

"Un conjunto de técnicas sociales que, basadas en una pedagogía participativa, tiene por finalidad promover prácticas y actividades voluntarias, que con la participación activa de la gente, se desarrollan en el seno de un grupo o comunidad determinada, y se manifiesta en los diferentes ámbitos del desarrollo de la calidad de la vida" (Ezequiel Ander-Egg).

"La animación sociocultural se considera como una acción tendente a crear el dinamismo social allí donde no existe, o bien favorecer la acción cultural y comunitaria, orientando sus actividades hacia el cambio social". (Antonio del Valle.

"El proceso que se dirige a la organización de las personas para realizar proyectos e iniciativas desde la cultura y para el desarrollo social". (Fernando Cembranos, David H. Montesinos y María Bustelo).

En el actual mercado del ocio, el concepto de "ser bueno" ya no es suficiente, hay que dinamizar la acción cultural y darla a conocer por los diferentes medios de marketing y comunicación existentes.

La información y comunicación desempeña un papel fundamental en las organizaciones culturales, ya que, para adaptarse de manera continuada al dinámico y cambiante entorno en el que actúan, se requiere establecer un diálogo continuo con muchos y muy variados públicos, algunos pertenecientes a la propia organización (como los empleados) y otros muchos externos a ella (como clientes, distribuidores, proveedores, etc.).

De una adecuada comunicación se derivan activos como una buena imagen y reputación que, aunque intangibles, tienen un gran valor estratégico. De hecho, la comunicación es una gran ayuda para las organizaciones culturales, para mostrar lo que son y lo que pretenden, y contribuye a construir tanto la imagen de marca corporativa como la de los productos culturales, facilitando la aceptación por parte de los públicos, a través de la generación de actitudes positivas y comportamientos favorables hacia la organización y sus productos.

Para conseguir esta comunicación integrada es necesario analizar todas las opciones de relación con los públicos con el fin de conseguir el mismo mensaje en todos los contactos, la misma apariencia, el mismo estilo, la misma imagen, etc.

De esta perspectiva, resulta necesario gestionar la comunicación de las organizaciones culturales desde una visión coherente, que denominamos comunicación integrada. Este concepto se debe a que los múltiples canales y herramientas de comunicación pueden generar problemas en marketing, ya que los públicos no distinguen entre las diferentes fuentes de los mensajes, y los convierten en parte de un mensaje global acerca de una organización o proyecto cultural. De esta forma, muchas veces no se logra integrar todas las comunicaciones de marketing: los medios masivos ofrecen un mensaje, en las promociones el mensaje es diferente y la web de la organización no responde a la misma línea. El motivo de esta frecuente situación es que en ocasiones las comunicaciones están gestionadas por departamentos o personas diferentes.

Desde una perspectiva general, la comunicación de marketing en la dinamización cultural desempeña hasta tres funciones distintas en las organizaciones:

• Informar a los públicos de cambios, novedades o cualquier otro tipo de contenido de su interés.
• Persuadir a sus destinatarios del interés de mantener relaciones con la organización cultural, por sus valores, imagen, etc.
• Recordar a sus receptores la oferta de valor de la organización y, de haberse producido intercambio, las experiencias producidas, con el fin de estrechar vínculos, generando un intercambio de valor mutuo.

Generalmente, el sector cultural ha centrado su interés en los contenidos e ideas artísticas, creativas, patrimoniales y  sociales de su intervención, pero no tanto en el esfuerzo de dotarlos de una estructura metodológica que les garantice una mayor solidez y garantía en la consecución de los objetivos y metas propuestos.

En gran parte de instituciones, públicas, privadas y sobre todo asociativas, el proyecto era visto "sólo" como un instrumento para presentar a las adminstraciones y entidades y, especialemnte, para solicitar subvenciones o una ayuda económica a terceros (administración pública, asociaciones y patrocinadores).

Debemos trabajar con políticas, programas, servicios, equipamientos y/o actividades, a los que deberíamos dar forma de proyecto para que puedan llevarse a cabo y conseguir las metas y objetivos propuestos en la planificación.

Existen instrumentos de trabajo eficaces al servicio de la gestión cultural: la planificación en todos sus niveles, planes, programas y proyectos, están a la disposición de las políticas culturales y de las propuestas artísticas para materializar las ideas y concretar así los cambios. La planificación estratégica en cultura, punto de partida de todas las intervenciones en un territorio, una institución o un sector, es un ejemplo de lo que debería hacer todo equipo directivo. El diseño de programas y proyectos es la continuación orgánica que debe desarrollar todo equipo de profesionales de la gestión cultural.

De esta manera, las ideas se transforman en proyectos, y estos en acción. Los unos sin los otros dificultan el proceso que permite conseguir los resultados deseados.

Desarrollar los proyectos de manera metódica y rigurosa, pero también flexible, personalizada y efectiva, asegura que las políticas y los proyectos logren las mejoras del contexto que se pretenden. Diseñar un proyecto no es aplicar una plantilla estándar, sino conocer a fondo una realidad, definir una propuesta de actuación y planificar detalladamente su producción.

Factores como la innovación, la implicación profesional y ciudadana, la sostenibilidad en el tiempo y la ética profesional, entre otros, tendrán que ser asumidos por el equipo gestor del proyecto, más allá de la metodología.

En el proyecto deben estar bien definidas las principales características que lo forman, de las cuales destacamos:

1. Objetivos del proyecto:

Cuando hablamos de objetivos también se pueden utilizar otros términos como: propósitos, metas, resultados deseados, previstos o esperados.

El proyecto debe identificar claramente los resultados concretos que quiere conseguir. Se pueden describir pero nada asegura su logro si no es una buena definición y planificación de todo el proyecto.

Puede (pero no es obligatorio) haber un nivel de objetivos más general y otros más específicos, es decir se puede determinar un objetivo general y otros secundarios o complementarios. En todo caso, todos ellos derivan de las finalidades, de ahí la importancia de estas en el inicio del proyecto. Los objetivos las concretan y detallan de acuerdo con el contexto en el que se desarrolla el proyecto, de ahí la importancia de su buen conocimiento.

Los objetivos deben ser posibles, en tiempo y forma, además de buscar un cambio en el contexto, ser constatables, limitados o acotables en el tiempo, claros y concretos en su redactado, motivadores, consensuables y aceptables para el equipo, compatibles y jerarquizables entre ellos y, sobre todo, evaluables mediante indicadores prefijados.

En el momento de redactar los objetivos específicos es conveniente redactar también su previsión de evaluación: metodología, indicadores, agentes, calendario, etc.

Para su redactado en el proyecto se propone:

2. Destinatarios al que va dirigido:

El público al que va dirigido el proyecto, además de público podemos hablar de beneficiarios, usuarios, visitantes, espectadores, clientes, consumidores, target, etc. La determinación del público es clave para enfocar la propuesta y conseguir los objetivos. Es imprescindible conocer a fondo las características del público al que el proyecto quiere llegar. Y esto es muy importante en el sector cultural puesto que, por su carácter educativo y de transformación social, se debe adaptar claramente la definición de la propuesta a la manera de ser de las personas a las que nos dirigimos.

La definición del perfil del público al que dirigiremos el proyecto nos ayudará a realizar campañas de marketing más eficientes.

Es importante saber que suele ser más fácil conocer al público ya existente, y no lo es tanto conocer al no-público, o sea aquellos grupos de población que no son usuarios actuales de nuestra propuesta. Lo primero que habrá que hacer es identificar aquellos grupos de personas a los que se pretende llegar, detallar cuáles son las características comunes que los identifican como grupo y posicionarse claramente sobre ellos. Evidentemente, puede haber más de un grupo de público del proyecto.

Para redactar el público del proyecto se propone:

3. Las estrategias o metodología de trabajo:

Al hablar de estrategias también podemos hablar de método, criterios de actuación, manera de trabajar, etc.

La estrategia más general o la metodología más concreta se aplica a todas las vertientes del proyecto, desde la tipología de acciones, los agentes implicados, los contenidos, la comunicación, el emplazamiento o el modelo de gestión. Suele ser el elemento que resulta más difícil de definir por su situación entre los objetivos y las acciones.

La estrategia está siempre al servicio de los objetivos y se plasma en las actividades, en el tipo, la manera de desarrollarlas, etc.

No es un criterio inflexible, pero se tendría que poder redactar una estrategia empezando con un verbo en gerundio (presentando, exponiendo,...), indicativo de una manera de hacer las cosas.

4. Elaboración el programa.

En este capítulo debe llegarse al máximo detalle de cada acción: tipo de actividad, persona o grupo que lo desarrolla, donde se desarrolla, fecha (día y hora), lugar, etc. Y luego para facilitar la producción, y ya en clave interna, definiremos los requisitos administrativos, técnicos, logísticos,comunicativos, económicos, financieros etc.

En el caso de que se trate de un anteproyecto y, en consecuencia, no sabemos exactamente qué actividades desarrollaremos, se puede hacer un enunciado de la tipología de acciones previstas.

También debemos definir el equipo de trabajo, ya que en el sector cultural la constitución de equipos de trabajo es fundamental puesto que se trabaja con una materia muy sensible y diversa: la cultura como fenómeno, los creadores y personas expertas como impulsores, las instituciones como agentes colaboradores, el público como amante del arte y el patrimonio, el tiempo libre de las personas, los espacios fijos o efímeros, los presupuestos a menudo ajustados, etc. Por lo demás, la organización del equipo de trabajo requiere de la habilidad propia de una dirección para seleccionar, organizar, dirigir, formar, motivar y evaluar a su equipo.

Para llevar a cabo el plan de comunicación, difusión, publicidad y propaganda habrá que conocer bien el contenido de la propuesta, el público al que se desea llegar, así como el mensaje y los canales con los que llegar a él. Se debe tener una imagen a trasmitir, los mensajes a emitir, los soportes, los espacios y el tiempo. Para conseguir esto se debe definir una imagen del proyecto, las comunicaciones internas y externas tanto del equipo como de otras instituciones, medios y patrocinadores.

Cada mes se realizan conciertos, conferencias, espectáculos y otras actividades culturales en pueblos y ciudades. Aunque a algunos de ellos acude una gran cantidad de público, otros pasan prácticamente desapercibidos. En parte, porque sólo nos enteramos de aquellos a los que se da más publicidad o que han sido recomendados por algún conocido. Consultar las carteleras es un hábito interesante, que nos permite estar al día de la oferta cultural de nuestro entorno y no perder la oportunidad de asistir a eventos interesantes.

Para elaborar agendas culturales, es muy importante tener claro el objetivo, su planificación, destinatarios, infraestructura, financiación, presupuesto, así como los factores externos e internos como la existencia de otros eventos o acontencimientos en las fechas en la que se pretende programar la actividad.

Es recomendable conocer otros periódicos, guías de ocio, prensa local y otras fuentes de información impresas para observar en qué secciones se incluye la programación cultural, qué tipo de información queremos buscar y las fechas concretas que deseemos programar la actividad.

En la agenda cultural incluirá temporalmente, mes a mes normalmente, información sobre la oferta de actividades musicales del pueblo, barrio o ciudad.

Debemos empezar a elaborar la agenda atividad por actividad, creando eventos bien definidos, reflejando unos datos mínimos que son:

Entre las aplicaciones informáticas disponibles para elaborar agendas en línea hemos seleccionado Google Calendar que es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y compartir eventos.

Vista de los datos de una de las entradas en la agenda de conciertos creada con Google Calendar.

La gestión de los recursos humanos se realiza en un determinado modelo de organización. Se entiende por organización a un conjunto de personas que se agrupan de manera consciente para la consecución de un determinado fin u objetivo. Los factores que definen a una organización son los siguientes:

• Finalidad existente y conocida por todos los miembros del grupo.
• Distribución de roles y tareas a realizar.
• División de la autoridad y del poder formal.
• Duración indeterminada (misión permanente) o claramente explicitada en función de un objetivo.
• Sistema de comunicación y coordinación interna.
• Criterios de evaluación y control de resultados.

De cara a la constitución de una organización son de reseñar las siguientes etapas:

• Definición de la misión de conjunto (vocación, objetivos, planes). Los objetivos se cuantifican. La vocación es un deseo.
• Distribución de funciones o unidades de actividad principal (fraccionamiento y departamentalización).
• División en niveles (responsabilidades y poderes formales, organigramas).
• Operatoria de integración del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos de coordinación).
• Estructuración de actividades individuales (división de tareas, descripción de trabajos, reglas).

En toda organización el organigrama es un elemento importante, ya que refleja de forma sencilla los diferentes niveles de la organización, sus flujos jerárquicos, la distribución de responsabilidades y la situación de cada persona integrante de esa organización en relación al conjunto de la organización.