Como irás viendo en lo sucesivo, la documentación administrativa en las empresas puede ser muy variada y de contenido muy diverso. En cualquiera de ellas podremos encontrar desde impresos sencillos hasta complejos contratos.

Pero, ¿qué es un impreso? Seguro que has rellenado muchos de ellos. Los impresos son formularios, con espacios en blanco para que tú los cumplimentes y se caracterizan por no adquirir validez comercial para las empresas hasta que:

• Se rellenan.
• Se firman.
• Se sellan.

Dependiendo de la finalidad de cada impreso, contendrá una información u otra, pero en todos ellos suele distinguirse un patrón común: bloques en blanco para cumplimentar y espacios que vienen ya impresos, y que orientan en cuanto al contenido del documento, normalmente dándole estructura. En muchas ocasiones, los propios impresos aportan en el reverso las instrucciones de cumplimentación, facilitándonos la labor.

Es importante que tengas en cuenta que todo documento mercantil representa un hecho relacionado con la administración, organización o gestión de las empresa, y que, por tanto, va a tener consecuencias jurídicas para la misma, es decir, va a obligar a las partes a las que afecta.

Así mismo, analizaremos el tratamiento que se le otorga a estos documentos, ya que ello supone mucho más que guardarlos durante un periodo de tiempo determinado, sino que implica dejar constancia de los hechos económicos realizados.

No te preocupes, sobrevivir al tedioso papeleo en el ámbito empresarial no es tan complicado. A medida que avances en la unidad y comprendas los distintos documentos que se usan en las operaciones de compraventa, descubrirás que es mucho más fácil y mecánico de lo que inicialmente parece.

Seguro que has pensado que habrá alguna Ley donde se regule el contrato mercantil de compraventa. Pues bien, dado que afecta a múltiples actividades empresariales, no existe una única Ley que lo contemple. A continuación verás las principales normas que regulan dicho contrato, aunque debemos advertir que no es una lista cerrada, dado que las propias administraciones autonómicas y municipales tienen competencias en materia de comercio y consumo y han desarrollado sus propias normas:

• Código de Comercio de 22 de Agosto de 1885. Es la norma básica de regulación de los contratos mercantiles. En ella se recogen las definiciones de los distintos agentes comerciales, obligaciones de los mismos, formas de pago, suspensiones de pagos y quiebras, etc. (Las situaciones de insolvencia, tales como la suspensión de pagos y quiebra están reguladas en la Ley Concursal 22/2003 de 9 de Julio de 2003, que regula el concurso de acreedores).
• Ley de Ordenación del Comercio Minorista de 15 de Enero de 1996. En ella se regulan entre otros: el concepto de comercio minorista, ventas especiales, infracciones y sanciones, etc.
• Ley de Condiciones Generales de la contratación de 13 de Abril de 1198. Protege la igualdad de los contratantes para defender a los consumidores de posibles cláusulas abusivas.
• Ley de Marcas de 7 de Diciembre de 2001. Contempla el concepto, delimitación y uso de las marcas en el ejercicio del comercio.
• Ley de Defensa de la Competencia de 3 de Julio de 2007. Regula la libre competencia.
• Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios de 16 de Noviembre. A través de ella se definen y regulan los derechos de los consumidores, así como las infracciones y sanciones por vulnerar dichos derechos.
• Ley 3/2004 por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Por la que se regulan los plazos de pago, intereses de demora, etc...

Visto de esta manera puede parecer muy complicado, pero a lo largo de la unidad iremos extrayendo y desarrollando aquellos aspectos que debes conocer de la materia y que están incluidos en las distintas normas legales enunciadas.

¿Conoces las características de un contrato de compraventa?

El contrato de compraventa, según nuestro Código Civil, es un acuerdo de voluntades entre dos partes, acuerdo que puede ser oral o escrito, por el que una de las partes se compromete a entregar una cosa o prestar un servicio, y la otra, a pagar por ello.

Nuestro ordenamiento jurídico recoge dos tipos de contratos de compraventa: mercantiles y civiles. No debemos confundirlos. Nosotros centraremos nuestra atención principalmente en el contrato mercantil, pero aprenderemos a diferenciarlos.

Para que un contrato sea considerado como mercantil se deben cumplir una serie de requisitos:

• Que la cosa objeto de la compraventa sea un bien mueble, transformado o sin transformar.
• Que exista intención de reventa con ánimo de lucro.
• Que ambas partes sean empresarios o profesionales.

El resto de operaciones de compraventa se considerarán civiles, y están reguladas por el Código Civil.

El propio Código de Comercio establece una serie de ventas que bajo ningún concepto deben considerarse como mercantiles:

• Las de productos para consumo del comprador.
• La reventa que haga cualquier persona no comerciante del resto de los acopios que hizo para su consumo.
• Las que realicen los artesanos en sus talleres de los objetos construidos o fabricados por ellos.
• Las que realicen los agricultores y ganaderos de sus cosechas o de su ganado.

En la siguiente tabla se recogen las principales diferencias entre contrato mercantil y civil:

Vas a adentrarte en el estudio e interpretación de los contratos mercantiles de compraventa, y para ello debes tener presente que existen dos tipos de elementos: los personales y los materiales. ¿Se te ocurre cuales pueden ser?

1. Los elementos personales del contrato son dos: el comprador y el vendedor. De acuerdo con nuestra legislación, ambos deben tener capacidad de obrar. Para ello es necesario ser mayor de edad, o menor emancipado, y no estar incapacitado conforme al ordenamiento jurídico.

   Aunque las partes tengan capacidad, el Código Civil prohíbe adquirir por compra:

   • A los jueces, magistrados y fiscales, los bienes que estén en litigio en sus tribunales.
   • A los funcionarios públicos, los bienes que administran.
   • A los albaceas respecto a los bienes confiados a su cargo ( personas designadas por el testador para velar que se cumpla su voluntad). Al albacea le está prohibido adquirir los bienes objeto de la herencia

   • Al tutor, los bienes de la persona que esté bajo su tutela.

2. Los elementos materiales del contrato son tres: el precio, la cosa objeto de la compraventa y las condiciones de venta.

   El precio es la cantidad económica que el comprador está obligado a pagar a cambio de la cosa recibida. Por su parte, la cosa es el bien, el derecho o la mercancía objeto de la operación comercial. Debemos destacar que la cosa ha de cumplir tres requisitos: ser posible, lícita y determinada.
   Analicemos estos tres conceptos:

   • Posible: implica que nunca se puede vender una cosa imposible, por ejemplo no podremos formalizar un contrato de compraventa de un fantasma.
   • Lícita: quiere decir que la cosa respeta el ordenamiento jurídico y no es contraria al derecho. Por ello, no podríamos realizar un contrato de compraventa de alguna de las drogas consideradas ilegales en España.

   • Determinada: debemos determinar o indicar en el contrato la cosa que se vende, no se puede dejar al libre albedrío de una de las partes.

   Las condiciones de venta hacen referencia al plazo, lugar y forma de entrega del bien y de pago del precio estipulado.

Ya tienes claro lo que es un contrato mercantil de compraventa y los elementos de que se compone, pero ¿te atreverías a redactar uno basándote únicamente en esos conocimientos? Si lo has intentado, posiblemente hayas obtenido un documento con cierta similitud a los modelos oficiales de que disponemos. Y si no ha sido así, no te asustes, ¡vamos a intentarlo con un poco de ayuda!

Partimos de la idea de que existe libertad de forma para la elaboración del contrato. Pero, a pesar de ello, la Dirección General de los Registros y del Notariado propone unos modelos tipo.

En el modelo tipo se diferencian cinco partes:

1. En el encabezamiento del documento se especifica el lugar y fecha en que se celebra el contrato. Es necesario una fecha determinada, y es conveniente que se encuentre al inicio del contrato. Normalmente se consigna en letra.
2. Bajo el término “REUNIDOS” deben figurar los datos identificativos de las partes en el contrato, dejando constancia de la capacidad legal que se reconocen mutuamente para firmar el contrato. Estas personas podrán actuar en nombre propio, de una persona jurídica o en nombre de una tercera persona, siempre que justifique dicha representación.
3. Con los términos “MANIFIESTAN” o “EXPONEN” se expresa el acuerdo al que llegan las partes.
4. En el apartado “CLÁUSULAS” se define el bien objeto del contrato, así como el precio y todas las condiciones que las partes pacten (plazo y lugar de entrega, forma de pago, gastos de incumplimiento, etc.). Es preciso indicar los juzgados y tribunales a los que se someten en caso de conflicto. En caso de omitir esta información, se entiende que se someten al juzgado con jurisdicción en el lugar de firma del contrato indicado en el encabezamiento. Por último, indicaremos el número de copias que se realizan del contrato y en poder de quien quedan.
5. Para cerrar el contrato, las partes firmarán el documento, teniendo en cuenta que si se compone de más de una página, todas ellas deben ser firmadas.

Ya tienes claro que las partes del contrato son dos, el comprador y el vendedor, y para ambas surgen obligaciones y derechos que deben ser respetados, y que a su vez son recíprocos. ¿Piensas que las obligaciones del vendedor tienen alguna relación con los derechos del comprador?

Las obligaciones del vendedor generan los derechos del comprador y viceversa.

Vamos a analizar las obligaciones de cada parte por separado.

El vendedor está obligado a:

• Conservar el bien o la mercancía destinada a la venta en perfecto estado hasta el momento de entregársela al comprador.
• Entregar dicho bien o mercancía según las condiciones de entrega establecidas, en el lugar pactado, en la forma acordada y en la cantidad solicitada. Debemos destacar que el comprador puede negarse a recibir pedidos que solamente son atendidos en una parte de la mercancía.

  Los gastos que genera la entrega, excepto los del transporte, correrán a cargo del vendedor, salvo pacto en contrario.

• Garantizar al comprador el disfrute del producto, respondiendo legalmente de la propiedad del bien vendido. Imagina que alguien te vende un bien del cual no era propietario. El auténtico propietario lo reclamará judicialmente y tú, posteriormente podrás pedir responsabilidades a la persona que te lo vendió.

El comprador queda obligado a:

• Pagar la mercancía en el lugar y tiempo acordado en el contrato, teniendo en cuenta que el retraso en el pago dará derecho al vendedor a exigir intereses sobre la cantidad adeudada.
• Recibir la mercancía en las condiciones acordadas y hacerse cargo de ella. Solamente podrá negarse a ello en el caso de que no se ajuste a lo acordado y/o presente desperfectos

Como has visto tanto los vendedores como los compradores tienen obligaciones y derechos. Si se incumplen estas obligaciones esto puede llevar a la extinción del contrato pero no es lo único que puede dar lugar a su extinción. El Código Civil, en su artículo 1156 establece las siguientes causas de extinción:

1. Cumplimiento de todos los compromisos que se derivan del contrato.
2. Condonación de la deuda. Quiere decir que el acreedor perdona la deuda al deudor, renunciando a su derecho de cobro.
3. Pérdida de la cosa objeto del contrato por causas ajenas al vendedor, haciendo imposible la entrega de la cosa al comprador.
4. Compensación. Se puede dar cuando dos personas por derecho propio son a la vez acreedor y deudor recíprocamente. Si las dos deudas son de la misma naturaleza se puede compensar la menor de ellas con la parte correspondiente a la deuda de mayor cuantía.
5. Novación. Consiste en la sustitución de un contrato por otro. Se eliminan así las obligaciones y derechos del primer contrato, quedando en vigor los del segundo.
6. Confusión de derechos de acreedor y deudor. Se produce la confusión cuando se reúnan en una misma persona los conceptos de acreedor y de deudor

Seguro que en casa tienes luz eléctrica. ¿Se te ha ocurrido alguna vez echarle un vistazo al documento que firmaste y te entregaron en el momento de contratar el servicio? Pues bien, no es más que un contrato especial de compraventa.

Existen diversas operaciones de venta, que por sus especiales características deben ser analizadas aparte. Muchas de ellas incluso están reguladas por leyes específicas. Si bien, no debemos olvidar que, en lo básico, presentan gran similitud con los contratos de compraventa estudiados hasta el momento.

• Contrato de suministro: Una compañía suministradora se obliga a proporcionar permanentemente o periódicamente a un cliente algún tipo de bien o servicio, recibiendo a cambio un precio en función de la cantidad o tiempo. Se incluyen en este grupo los suministros de agua, electricidad, gas, teléfono, etc. El contrato se debe formalizar obligatoriamente por escrito.

• Contrato de venta internacional: Se usa para bienes que han de trasladarse de un país a otro dado que la parte compradora y la vendedora residen en diferentes países. Ello implica que deben ajustarse a las leyes de más de un país y por ello se amparan en un sistema legal válido para casi todos los países del mundo que se denomina Lex Mercatoria Internacional.

• Compraventa a plazos: Este tipo de compraventa está regulado en la Ley 38/1998 de Venta a Plazos de Bienes Muebles. Es aquella mediante la cual el vendedor entrega al vendedor un bien con la obligación de pagarla de forma fraccionada en un plazo superior a tres meses. El contrato se debe formalizar obligatoriamente por escrito, indicando los intereses que generará la operación. La propiedad del bien no es completa para el comprador hasta que no lo haya pagado en su totalidad.

• Contrato de permuta: Es definido por el Código Civil como el “contrato por el cual cada uno de los contratantes se obliga a dar una cosa para recibir otra”. En realidad estamos ante una compraventa en la que el precio en dinero se ve sustituido por otro bien.

• Contrato de leasing: Consiste en el alquiler de un bien con opción de compra, mediante el pago de unas cuotas establecidas. Transcurrido el plazo convenido, el usuario puede optar por prorrogar el contrato, devolver el bien, o comprarlo. Normalmente no incluye gastos de mantenimiento y puede ser cancelado anticipadamente.

• Contrato de renting: Al igual que el anterior, es el alquiler de un bien mediante el pago de cuotas establecidas, pero no debemos confundirlo. En este caso el arrendamiento es siempre sin opción de compra, suele incluir los gastos de mantenimiento pactados y en principio no puede ser cancelado anticipadamente.

• Contrato de franquicia: Es aquel mediante el cual una empresa (franquiciadora) suministra bienes, presta servicios o cede marcas a otra (franquiciada) a cambio de una contraprestación económica y la aceptación de determinadas condiciones de explotación comercial de lo cedido. El contrato debe realizarse por escrito y estará regulado por la Ley 7/1996 de Ordenación del Comercio Minorista.

• Venta sobre catálogo: Es una venta ordinaria que se realiza sobre un catálogo o una muestra del producto. Es muy frecuente hacerlo de manera verbal y el comprador solo está obligado a aceptar la mercancía si es idéntica a la muestra o tiene todas y cada una de las características indicadas en el catálogo.

• Comercio electrónico: El comercio electrónico consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como Internet y otras redes informáticas. Este tipo de comercio ha experimentado un elevado crecimiento en los últimos años. Está regulado en la Ley 34/2002 de Servicios a la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico.

La planificación de las compras en las empresas comerciales está directamente relacionada con las necesidades de los clientes. Debemos tenerlo en cuenta para evitar una excesiva adquisición de productos, corriendo así el riesgo de no poder revenderlos en un plazo razonable de tiempo, y para no caer tampoco en la posible falta de mercancías para satisfacer la demanda.

Por todo ello, el proceso de compras se debe llevar a cabo de forma sistemática y coherente. Una buena gestión de dicho proceso implicará seguir disciplinadamente las siguientes fases:

1. Analizar detenidamente las necesidades de la empresa.
2. Determinar las especificaciones o características que deben reunir los productos o bienes.
3. Búsqueda y selección de proveedores.
4. Petición de ofertas.
5. Valoración de las ofertas.
6. Negociación comercial de las condiciones de compra (precios, descuentos, forma de pago, etc.).
7. Realización del pedido.
8. Recepción de la mercancía.
9. Pago del importe de la compra.
10. Gestión de las posibles incidencias de la compra.

¿Las necesidades de cualquier empresa son las mismas? Seguro que has pensando que la respuesta es no. Pues estás en lo cierto.

El análisis de las necesidades de la empresa se basa en responder a las siguientes preguntas: ¿qué comprar?, ¿cuándo comprar? y ¿cuánto comprar?

Partimos de la idea de que, dependiendo del tipo de empresa a la que hagamos referencia, debemos cuidar especialmente distintos factores. Así por ejemplo para las empresas industriales es fundamental conseguir la mejor relación calidad-precio, en las empresas comerciales es esencial el coste de los productos dado la fuerte competencia que existe entre ellas, y en las empresas de servicios la variable principal es la satisfacción de las necesidades de los clientes.

El análisis de las necesidades se lleva a cabo por los departamentos que las tienen que satisfacer, y cuando no se pueden cubrir todas a la vez, decidir la prioridad de las mismas corresponderá a la dirección de la empresa.

Una vez determinadas las necesidades, debemos definir el tipo de producto que podrá satisfacer las mismas con eficiencia. Nos referimos a las llamadas especificaciones de producto.

Las especificaciones de producto son realizadas por los técnicos de la empresa y deben contemplar al menos:

• Características del producto.
• Cantidad necesaria.
• Plazo máximo de recepción.
• Calidad del mismo.
• Precio orientativo (teniendo en cuenta posibles descuentos y costes adicionales).

¿Ya tienes claro lo que necesitas comprar? Seguro que sí. Ahora solo necesitamos saber dónde.

Para comenzar la búsqueda de proveedores, debemos tener totalmente definidas las especificaciones del producto que necesitamos.

Las empresas necesitan realizar una búsqueda de proveedores en tres situaciones:

• Cuando se inicia la actividad.
• Cuando deseamos cambiar de proveedor habitual por algún motivo.
• Cuando queremos aumentar nuestra cartera de proveedores para incrementar así nuestro poder de negociación con ellos.

El punto de partida será la búsqueda de información de los posibles proveedores que suministran el bien o el servicio que la empresa necesita adquirir. Dicha información se buscará en fuentes documentales:

• Cámaras de Comercio.
• Asociaciones empresariales.
• Internet.
• Guías telefónicas.
• Índices de empresas.
• Ferias comerciales.
• Diarios, revistas y publicaciones especializadas.

Una vez localizados, la empresa seleccionará un número adecuado de ellos para solicitarles toda la información que necesita. Sólo así podremos evaluar las distintas opciones y seleccionar la mejor de ellas. Al realizar la búsqueda de proveedores, podemos hacer una preselección en donde descartemos los proveedores que no cumplan con requisitos básicos tales como la calidad en el producto, o que sobrepasen el máximo precio que estamos dispuestos a pagar, de modo que podamos elaborar una lista de proveedores que no sea tan extensa.

¿Ya has decidido a que proveedores les vas a solicitar información del producto?. Estupendo, pues continuemos con nuestra tarea.

La petición de ofertas y presupuestos se lleva a cabo con la finalidad de conocer absolutamente todos los detalles de las características del producto y de las condiciones de compra del mismo. Es muy importante que selecciones al menos tres proveedores a los que solicitarles la información, para así poder hacer una comparativa adecuada.

Ha llegado el momento de ponernos en contacto con los posibles proveedores y podemos hacerlo por varías vías: mediante una carta comercial, por teléfono, por correo electrónico etc. En muchas ocasiones se usan impresos normalizados de petición de ofertas, haciendo ello esta labor más cómoda y rápida.

Es muy importante que en nuestra petición queda muy claro el tipo de información que buscamos que nos aporten (descripción detallada del producto, posibles fechas de entrega del material, detalle de los precios especificando costes adicionales y posibles descuentos, condiciones de pago,…).

Una vez recibida toda la información, iniciaremos el proceso de evaluación de cada una de las ofertas, para finalmente decidirnos por el proveedor más adecuado a nuestras necesidades. Te recomendamos que elabores un cuadro comparativo, similar al que incluimos a continuación, con toda la información para ayudarte en tu labor.

¿Qué proveedor habrías seleccionado tú después de analizar la tabla del apartado anterior?. Puede ser que tu primer razonamiento fuese encaminado a aquel que ofrece un mejor precio, pero ahora veremos que son varios los factores a analizar.

• Precio de compra o coste de adquisición. Es muy importante determinar correctamente el coste final del producto. El precio inicial ofrecido por el proveedor se verá incrementado con todos los gastos accesorios de la compra y minorado por los posibles descuentos que nos apliquen. Los gastos accesorios son todos aquellos a los que el comprador tiene que hacer frente para disponer de los productos en sus instalaciones (portes, seguros, embalajes…). Debes tener en cuenta que el importe correspondiente a impuestos indirectos sólo se incluirá en el precio de compra cuando dicho importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública. Por tanto, el IVA no se tiene en cuenta para estos cálculos, como ya veremos más adelante.
• Calidad del producto. Debe ser entendida como el conjunto de cualidades que presenta un determinado bien y que hacen que sea adecuado a su fin. Normalmente, la calidad implica satisfacción del cliente.
• Plazo de entrega. Es el tiempo que transcurre desde que se solicita el producto hasta que se recibe en las instalaciones del comprador. Debe ser el tiempo óptimo de tal manera que estén disponibles cuando los necesitemos pero que a su vez no nos implique costes añadidos de almacenamiento.
• Plazo de pago. Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se paga el importe correspondiente. Se suele empezar a contar desde la fecha de emisión de la factura. Al comprador normalmente le interesa que dicho plazo sea lo mayor posible y al vendedor todo lo contrario. No olvides que del plazo de pago depende la posible concesión de descuentos adicionales.
• Garantías. Permiten tener la certeza de que, en caso de defectos que afecten el correcto funcionamiento del producto, los responsables se harán cargo de su reparación para que el producto vuelva a reunir las condiciones óptimas de uso. Existe un plazo mínimo de garantía determinado por Ley para algunos productos, pero en ocasiones algunos proveedores pueden incluso ofrecernos un plazo mayor, con la ventaja que ello conlleva.

La decisión final acerca del proveedor seleccionado se basará en el análisis exhaustivo de todos los factores relacionados anteriormente. Pero, ¡cuidado!, cada empresa en función de sus características y necesidades decidirá a que factores quiere asignarles mayor importancia a la hora de tomar la decisión.

En muchas ocasiones, previo a la selección final del proveedor, se lleva a cabo un proceso de negociación comercial, para perfilar aún más todos los detalles y comenzar la andadura de una relación comercial estable y fructífera para el futuro.

¡Ya tienes proveedor! Y, llegados a este punto seguro que empiezas a verlo todo un poquito más claro.

El pedido de mercancías es el escrito o comunicación mediante el cual se solicita al proveedor de manera formal la entrega de dichas mercancías, bajo unas condiciones previamente pactadas.

Es el momento de formalizar el pedido, y lo podemos hacer por cualquiera de las siguientes vías:

• Mediante una nota de pedido. Se trata de un impreso que contiene todos los datos necesarios para la correcta consecución de la compraventa. Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, y al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de ser aceptado.
• Por carta, fax o correo electrónico. Se genera de este modo un contrato escrito que aporta gran seguridad jurídica a las partes.
• A través de un agente comercial. Muchas empresas utilizan agentes comerciales que visitan periódicamente a sus clientes y a través de ellos podemos solicitar la mercancía que necesitemos. En estos casos, el agente suele cumplimentar el pedido a través de la denominada propuesta de pedido, de la cual nos deja una copia tras firmarla ambas partes.
• Por teléfono. Este medio se usa cuando tenemos una urgencia de mercancía, dado que es rápido y cómodo. El inconveniente que presenta es el hecho de que no queda constancia por escrito (estamos ante un contrato verbal). Para mayor seguridad jurídica de las partes, conviene formalizarlo posteriormente en un documento mercantil.

Una vez aceptado por el vendedor, el pedido es un documento con la fuerza legal de un contrato de compraventa, generando por tanto todos los efectos de la contratación mercantil. La parte vendedora puede aceptar el pedido de manera explícita (confirmando por escrito o verbalmente a la parte compradora que acepta el pedido) o de manera tácita (la parte vendedora sirve el pedido sin previa confirmación).

¿Recuerdas cuáles eran las obligaciones del comprador? Efectivamente, recibir la mercancía y pagarla.

En esta fase del proceso de compras se siguen unos pasos lógicos que terminarás haciendo de manera mecánica sin ser realmente consciente de ello. Son los siguientes:

1. Recepción del transporte. Consiste en recibir al transportista y guiarlo hasta el lugar de descarga. Pondremos a su disposición los medios humanos y materiales necesarios para llevar a cabo su labor.
2. Supervisión de la descarga. Durante la descarga realizaremos una inspección para verificar posibles desperfectos, separando los embalajes que presenten algún tipo de daño. A su vez, comprobaremos si el número de bultos descargado se corresponde con el indicado en el albarán de entrega de la mercancía.
3. Identificación de la mercancía. Una vez descargada la mercancía, se confirma si los bultos se corresponden con lo estipulado, identificando la marca, modelo, cantidad, estado de conservación y demás características. Hecho esto, procedemos a firmar el albarán que servirá como justificante de la entrega de la mercancía.
4. Anotaciones en los registros de entrada. Realizamos las oportunas anotaciones en los registros de entrada de mercancía en el almacén para llevar un control de los stocks.
5. Ubicación de la mercancía en el almacén. Seguiremos el criterio de almacenamiento que resulte más adecuado para nuestra empresa, y que estará en función del espacio del que dispongamos, de las características físicas de los propios artículos y del control de existencias que queramos llevar.

Seguro que recientemente has realizado alguna compra en la cual te han entregado una factura, pero, ¿sabes realmente por qué te la han dado y para que sirve?

La factura es el documento que emite el proveedor al cliente, y donde figuran el detalle y el precio de las mercancías vendidas o los servicios prestados, así como los datos completos de ambas partes, sirviendo de justificante legal de una operación de compraventa.

La obligación de facturar se recoge en las siguientes normas:

• Real Decreto 1619/2012 de 30 de Noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, y sus modificaciones:
  • con los efectos indicados en la disposición final 2, los arts. 5.1, 18 y la disposición adicional 3, por Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre (Ref. BOE-A-2016-11575).
  • los arts. 3.1.b), 6.1.a) y 16.1 y 3, por Real Decreto 1073/2014, de 19 de diciembre (Ref. BOE-A-2014-13252).

  • los arts. 3.2, 6.1, 7.1 y 11.3 y se añade la disposición adicional 7, por Real Decreto 828/2013, de 25 de octubre (Ref. BOE-A-2013-11216).

• Ley 58/2003 de 17 de Diciembre, Ley General Tributaria.

• Orden 962/2007 de 10 de Abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

• Ley 37/1992 de 28 de Diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Según establece el art. 1 del R.D 1619/2012, la normativa reguladora de la facturación establece que los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos. Igualmente, están obligados a conservar las facturas u otros justificantes recibidos de otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de la citada actividad. Asimismo, otras personas y entidades que no tengan la condición de empresarios o profesionales están obligadas a expedir y conservar factura u otros justificantes de las operaciones que realicen en los términos establecidos en este Reglamento.

Las características fundamentales de la factura son:

• Es un documento y, por tanto, se ha de realizar por escrito.
• La emite o expide el vendedor, para entregárselo al comprador.
• Es el documento que acredita jurídicamente que se ha realizado una operación de compraventa.
• Es libre en cuanto a su formato, es decir podemos darle la forma que deseemos, pero deberá obligatoriamente incluir el contenido mínimo indicado en el Reglamento de Facturación aprobado por el R.D. 1619/2012, de 30 de noviembre.

Este R.D. 1619/2012 ha sido modificado, entre otras por el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Con lo que respecta al plazo de la expedición de la factura, se encuentra regulado en el art. 11 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012, las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.

No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación. Se tratará más profundamente este tema en el apartado 4.5.

Con lo que respecta a la moneda y lengua en que se podrán expresar y expedir las facturas, se encuentra regulado en el art. 12 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012, estableciendo que los importes que figuran en las facturas podrán expresarse en cualquier moneda, a condición de que el importe del Impuesto que, en su caso, se repercuta se exprese en euros.

Las facturas podrán expedirse en cualquier lengua. No obstante, la Administración tributaria, cuando lo considere necesario a los efectos de cualquier actuación dirigida a la comprobación de la situación tributaria del empresario o profesional o sujeto pasivo, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de las facturas expedidas en una lengua no oficial que correspondan a operaciones efectuadas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como de las recibidas por los empresarios o profesionales o sujetos pasivos establecidos en dicho territorio.

Según dicho Reglamento se pueden emitir dos tipos de facturas:

• Factura completa u ordinaria
• Factura simplificada.

FACTURA COMPLETA U ORDINARIA

La factura completa u ordinaria, será la que se expida de forma general, y para que sea válida deberá contener, como mínimo, según establece el art. 6 del R.D. 1619/2012, los siguientes datos:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
• Las rectificativas.
• Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series diferentes  de las facturas siguientes:

2. Fecha de expedición.
3. Fecha de la operación, en caso de ser distinta de la fecha de expedición.
4. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, NIF tanto del obligado a expedir factura (vendedor) como del destinatario de las operaciones (comprador). El NIF es el Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

   Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquéllas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.

6. Descripción de las operaciones con indicación de los precios unitarios sin impuesto, descuentos, etc… que permitan la determinación de la base imponible.
7. Base imponible. Cuando se apliquen varios tipos de IVA, se desglosará la base imponible según el tipo de IVA que le corresponda.
8. Tipo de IVA aplicable. En caso de varios tipos de IVA deberán especificarse por separado.
9. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
10. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
11. En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.
12. Menciones especiales, en casos de operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, facturación por el destinatario, regímenes especiales de IVA, etc…

Ejemplo de factura completa.

FACTURA SIMPLICADA

La factura simplificada, sustituye a los a los antiguos tiques. Está regulado en el art. 4 del R.D. 1619/2012. Este tipo de factura podrá emitirse en los siguientes casos:

• Cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido.
• Cuando deba expedirse una factura rectificativa.

• Los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada y copia de ésta cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones que se describen a continuación:

  • Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados. A estos efectos, tendrán la consideración de ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquellos. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que, por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
  • Ventas o servicios en ambulancia.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
  • Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Alquiler de películas.
  • Servicios de tintorería y lavandería.
  • Utilización de autopistas de peaje.
  • Otras supuestos con autorización expresa del Departamento de Gestión Tributaria.

No se podrá expedir factura simplicada, entre otras, en las siguientes operaciones:

• Entregas intracomunitarias de bienes (EIB).
• Ventas a distancia.

Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura emitirán factura competa.

El contenido mínimo de la factura simplificada está regulado en el art. 7 del R.D. 1619/2012 y será el siguiente:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie, será correlativa.  Las facturas rectificativas deberán ir obligatoriamente en una serie diferente.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de la operación, en caso de ser distinta de la fecha de expedición.
4. Nombre o razón social, y NIF del expedidor (vendedor)
5. Descripción de los bienes entregados o servicios prestados.
6. Tipo de IVA aplicable. En caso de varios tipos de IVA deberán especificarse por separado, bases imponibles, tipos de IVA y cuotas de IVA.
7. Importe total. En caso de ser aplicable un solo tipo de IVA, no sería necesario desglosar las bases y las cuotas, añadiendo la expresión “IVA incluido” indicando el porcentaje de IVA.
8.  Menciones especiales, en casos de operaciones exentas, regímenes especiales de IVA, etc…

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:

• NIF del destinatario.
• Domicilio del destinatario.
• Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

Ejemplo de factura simplificada.

Casos especiales de facturación

FACTURA RECAPITULATIVA

Según el artículo 13 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012:

Es aquella factura que agrupa varias entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas en fechas diferentes para un mismo destinatario.

El Reglamento de Facturación permite la realización de este tipo de facturas, siempre que las diferentes entregas se hayan realizado dentro de un mismo mes natural.

Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Ejemplo de factura recapitulativa.

FACTURACIÓN DE ANTICIPOS

Cuando un cliente entrega al vendedor una cantidad de dinero a cuenta de una futura compra, el vendedor tiene la obligación de emitir factura por esa cantidad y liquidar el IVA que corresponda.

Posteriormente cuando se emita la factura de la operación, se descontará dicho anticipo del importe total de la operación.

Ejemplo de factura de anticipo.

FACTURA PROFORMA

Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez.

Además es importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.

Suele utilizarse en comercio internacional y equivale a un presupuesto.

Ejemplo de factura proforma.

DUPLICADOS DE FACTURAS

Según el artículo 14 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012:

Los empresarios y profesionales o sujetos pasivos sólo podrán expedir un original de cada factura.

La expedición de ejemplares duplicados de los originales de las facturas únicamente será admisible en los siguientes casos:

a) Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.

b) En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Los ejemplares duplicados tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.

En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión «duplicado».

Ejemplo de duplicado de factura.

FACTURA ELECTRÓNICA

Según el artículo 9 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012:

El nuevo Reglamento de Facturación amplía el concepto de factura electrónica haciendo independiente de la tecnología utilizada para la emisión, así el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, para la modernización, mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, por el que se modifica, entre otros, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

De esta forma, se entenderá por factura electrónica aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

No obstante la nueva normativa reconoce de forma particular pero no única ni obligatoria el uso de determinadas tecnologías. Así, expresa que la autenticidad del origen y la integridad su contenido, así como su legibilidad, quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
• Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

FACTURAS EXPEDIDAS POR TERCEROS

Según el artículo 5 del Reglamento de facturación, R.D. 1619/2012:

La obligación de facturar de los empresarios y profesionales, podrá ser cumplida materialmente por los destinatarios de las operaciones (clientes) o por terceros a los que se haya contratado la gestión. En cualquiera de estos casos, el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en el reglamento de facturación.

Para que la obligación de facturación pueda ser cumplida materialmente por el destinatario de las operaciones (cliente), habrán de cumplirse los siguientes requisitos:

• Deberá existir un acuerdo entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de éstas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones y en él deberán especificarse aquéllas a las que se refiera. 
• Cada factura así expedida deberá ser objeto de un procedimiento de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación. Este procedimiento se ajustará a lo que determinen las partes. 
• El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
• Estas facturas serán expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellas se documentan.

La obligación de expedir factura podrá ser cumplida por los empresarios o profesionales, mediante la contratación de terceros a los que encomienden su expedición.

FACTURA RECTIFICATIVA

Se estudia en el apartado 5.4 de esta unidad de trabajo.

A la mayoría de propietarios de las Pymes les gustaría centrarse en las operaciones comerciales diarias y cubrir toda la demanda de productos y servicios sin problema alguno. Sin embargo, para conseguir clientes, afianzarlos, y no dejar de ampliar nuestra cartera existente, es necesario entender las actividades de venta como un proceso.

Las ventas de la empresa obedecen a un plan de ventas. Dicho plan, será racional y explícito en las grandes empresas, e intuitivo y tácito en las Pymes. Pero en todas ellas se plantean los mismos objetivos:

• Posicionarse en el mercado. La empresa persigue una determinada posición estratégica en el mercado. Ello vendrá definido por la participación que la empresa consiga en el mercado.
• Generar una imagen corporativa. Se entiende por imagen corporativa a la manera en que los clientes perciben una empresa, y que contribuye al logro de los objetivos comerciales trazados por el negocio. Esta imagen está formada por diversos elementos, los cuales, al conjugarse, permiten llegar a la mente del cliente. Algunos de estos son: el nombre de la empresa, el logo, el eslogan, folletos informativos de nuestra empresa, página web propia, etc. Se trata de diferenciar a nuestra empresa del resto.
• Fijar un determinado volumen de ventas. Realizaremos por tanto una estimación de las ventas basándonos en una estimación de la demanda de nuestros productos.
• Obtener rentabilidad. El plan de ventas debe añadir valor a la empresa, es decir los costes de desarrollo y elaboración del plan deben ser inferiores a los beneficios que producirá la propia planificación.
• Obtener beneficios. Al fin y al cabo es uno de los objetivos principales de la empresa. A través de las ventas debemos poder cubrir todos los gastos de la empresa y además obtener beneficios.

La finalidad del proceso es posicionar a la empresa en el mercado, consiguiendo una relación estable y de confianza con los clientes.

El proceso que debemos seguir en las ventas es el indicado en la siguiente imagen. Al pulsar en ella podrás verla en detalle:

¿Cómo vamos a conseguir que los consumidores conozcan nuestro producto o servicio? Necesitamos comunicarnos con ellos, y esto lo hacemos a través de lo que se conoce como promoción.

La promoción de un producto o servicio consiste en dar a conocer o informar sobre la existencia del mismo, especificando sus características, atributos y beneficios, así como persuadir o motivar al potencial cliente para que se decida a adquirirlo.

Para dar a conocer tu producto o servicio, debes tener muy claro:

1. Quién es tu mercado objetivo, es decir quién va a necesitar comprar el producto que tu vendes y por tanto debería saber que tu puedes proporcionárselo. Si quieres vender impresoras por ejemplo, tu mercado objetivo serán todas aquellas empresas o particulares que compren impresoras.
2. Qué valores añadidos puedes aportar con tu producto. Tienes que dejar claro que aspectos te diferencian de la competencia (calidad, precio, servicio personalizado,…).
3. Qué canales de promoción vas a utilizar. Son muchas las opciones (radio, prensa, Internet, eventos…). Normalmente dispondremos de un presupuesto limitado para la promoción y debemos aplicarlo de la manera más eficiente.

La promoción informa, persuade y recuerda a los consumidores o al mercado, que tu producto existe o que esta a la venta. Algunas de las herramientas que podemos usar para la promoción son las siguientes:

• Relaciones públicas. Hace referencia a todos los esfuerzos realizados para mantenerse en contacto con personas clave y mejorar la imagen de la empresa.
• Publicidad. Consiste en cualquier forma de comunicación pagada que sirve para dar a conocer tu empresa o tus productos: anuncios en prensa, televisión o radio, tarjetas de presentación, vallas publicitarias, Internet… Debemos destacar que la publicidad se caracteriza por su creatividad, por lo que es importante estar al día en esta materia.
• Venta personal. Nos referimos a todos los esfuerzos que hacen los vendedores de la empresa para satisfacer al cliente, tratando de influirlo para que finalmente adquiera el producto o servicio.
• Incentivar la compra de nuestros productos o servicios. Podemos impulsar nuestras ventas realizando acciones tales como rebajas, descuentos, cupones regalo, muestras gratis, etc. destinadas a inducir al consumidor a decidirse por la compra.

Todos hemos oído hablar de los canales de venta y distribución, pero ¿sabes realmente lo que son?

Los canales de distribución se definen como los conductos que cada empresa escoge para la distribución más completa, eficiente y económica de sus productos o servicios, de manera que el consumidor pueda adquirirlos con el menor esfuerzo posible.

El punto de partida del canal de distribución es el productor. El punto final o de destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que están entre productor y usuario final son los intermediarios. En este sentido, un canal de distribución está constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan la circulación del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o usuario y que se denominan genéricamente intermediarios.

Posiblemente te estés preguntando ¿por qué los fabricantes o productores delegan a intermediarios una parte de la labor de venta? La respuesta es, porque los intermediarios ayudan a los fabricantes o productores que no tienen contactos, recursos, experiencia o conocimientos especializados, a que sus productos y servicios lleguen al consumidor final o usuario industrial.

El coste de vender directamente a millones de consumidores, además del enorme trabajo que implica tomar, preparar y entregar pedidos individuales, hace que la labor de distribución sea prácticamente prohibitiva para los fabricantes. Por ésta razón, contratan o acuden a intermediarios para que realicen lo que los fabricantes no están equipados para hacer, o para que hagan lo que mejor saben hacer debido a sus buenas relaciones con los clientes, su experiencia, conocimientos especializados, etc.

Además, los canales de distribución brindan a los fabricantes y a los consumidores, los beneficios de lugar y tiempo, es decir el producto estará disponible en el lugar y en el momento adecuado.

Otro motivo por el cual se usan canales de distribución es por que los intermediarios suelen comercializar productos que son complementarios, y de esa manera, logran una distribución masiva eficiente. Por ejemplo, Los supermercados son intermediarios que ofrecen a sus clientes una amplia variedad de productos, por lo cual, muchos consumidores acuden a ellos para satisfacer múltiples necesidades en una sola compra.

¡Hemos recibido el primer pedido! Pongámonos manos a la obra.

La siguiente tarea en el desarrollo del proceso de venta consiste en recibir y analizar el pedido. Ya sabes que el pedido puede ser recibido en la empresa a través de múltiples vías: fax, teléfono, carta de pedido, a través de agente comercial, email...

Lo primero que debes hacer es comprobar todos los datos que figuran en el pedido. Es muy importante realizar esta labor con rigor para evitar arrastrar errores a todo el proceso posterior:

• Datos relativos al cliente.
• Relación de productos o servicios que nos solicita.
• Condiciones particulares incluidas en el pedido (lugar y plazo de entrega, precio, forma de pago, etc.). Muchas de estas condiciones pueden haber sido ya negociadas con el cliente, pero incluso en ese caso, comprobaremos que se corresponden con lo acordado.

Una vez comprobados los datos, evaluamos el pedido para confirmar si la compraventa se realizará finalmente. Llegados a este punto, lo más frecuente es la aceptación del pedido, pero no debemos olvidar que existe la posibilidad de que el mismo sea rechazado por alguna causa (las condiciones solicitadas no coinciden con las pactadas previamente, imposibilidad de servir la mercancía o realizar el servicio solicitado...).

Tanto si se acepta el pedido como si se rechaza, procederemos a comunicarlo inmediatamente al cliente. En caso de aceptación, iniciaremos el proceso de expedición de la mercancía.

En la siguiente imagen podrás ver resumido el diagrama del proceso de recepción de pedidos.

Acabamos de confirmar la aceptación del primer pedido recibido. Y ahora, ¿qué hacemos? Seguro que lo has adivinado, preparamos y enviamos la mercancía.

Esta tarea es bastante mecánica, pero no debemos olvidar ninguno de los pasos a seguir:

1. Localización de la mercancía en almacén. Buscaremos la mercancía en el almacén y la llevamos a la zona de preparación.
2. Embalaje. El objetivo del mismo es proteger y agrupar la mercancía.
3. Pesado. Esta tarea se suele realizar para previsiones en el manejo y transporte de la mercancía. Los medios humanos y materiales necesarios para movilizar la mercancía variarán notablemente en función de su peso.
4. Etiquetado. Todos los paquetes deben ir correctamente identificados con su etiqueta, indicando el contenido, así como todos los datos referentes al pedido al que pertenecen y lugar de entrega.
5. Agrupación de paquetes. Todos los paquetes que correspondan al mismo pedido se colocarán agrupados y separados del resto para evitar equivocaciones.
6. Preparación de documentos de control. Es el momento de elaborar el albarán de entrega de la mercancía (del cual se entregará copia al cliente, previa firma y conformidad del mismo), y la carta de portes.
7. Entrega al transportista. Se procede a entregar la mercancía al transportista, el cual firmará la hoja de portes y el listado de mercancía que se le entrega. Este se encargará de llevar la mercancía a su punto de destino (el indicado por el cliente).

¿Cuándo tenemos que emitir la factura y cuándo tenemos que entregársela al cliente? Probablemente hayas pensado que ambas cosas se llevan a cabo en el mismo momento, pero ¡no te precipites! ahora lo veremos detenidamente.

Es importante destacar que existen algunos supuestos en los cuales no existe obligación de emitir facturas. Son los siguientes:

1. Cuando la operación sea realizada por comerciantes minoristas a los que se les aplique el régimen especial de recargo de equivalencia.
2. Cuando se trate de operaciones exentas del impuesto sobre el valor añadido, excepto las operaciones relacionadas con servicios sanitarios y de hospitalización y las entregas de bienes inmuebles.
3. Cuando la operación se realice por un sujeto pasivo que tribute por el régimen especial simplificado del IVA (también conocido como sistema de módulos).
4. Cuando la operación se realiza por un agricultor, ganadero o pescador acogido al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA.
5. En las operaciones financieras y de seguros.
6. Otros casos que autorice del Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria.

Plazos de expedición y envío de facturas

Con carácter general:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.
• Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido operación. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

En caso de facturas recapitulativas:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición.
• Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.

Formas de remisión de las facturas

Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular, para la facturación electrónica:

• Controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
• Firma electrónica avanzada.
• Intercambio electrónico de datos (EDI).
• Otros medios validados con carácter previo por la AEAT.

Ya conoces muchos de los documentos que se originan en los procesos de compraventa, y ha llegado el momento de que aprendas a elaborarlos.

De todos ellos, los únicos documentos estrictamente necesarios, y por tanto, los que realizarás s con más frecuencia en el ámbito empresarial, son: el pedido, el albarán y la factura. Por ello, nos centraremos de momento en la elaboración de los mismos.

El pedido, el albarán y la factura son tres documentos que están interrelacionados. Se expiden en el orden en que los hemos enunciado, y cualquier error en alguno de ellos que no sea detectado a tiempo, se trasladará inevitablemente al documento o documentos posteriores. Es importante por tanto que seas cuidadoso a la hora de elaborarlos.

¿Recuerdas las distintas vías a través de las cuales se podía formalizar el pedido? Ahora nos vamos a centrar en la elaboración de dos ellos: la nota de pedido y la carta de pedido.

Como ya sabes, la nota de pedido es un impreso a través del cual se solicita el envío de mercancía a un proveedor.

La nota de pedido es libre en cuanto a su formato, es decir, cada empresa podrá usar el diseño de la misma que prefiera, pero si es muy importante respetar un contenido mínimo: la identificación del comprador, del vendedor, de la mercancía, fecha y lugar de entrega y firma. En ocasiones en la propia nota de pedido se pueden indicar las condiciones de compraventa acordadas.

La carta de pedido es una comunicación forma y como tal su confección ha de ser cuidada. Pese a se un medio menos rápido que la nota de pedido, nos ofrece la ventaja de poder concretar de manera más detallada las condiciones de la compra. Los datos que debe contener son, como mínimo, los mismos que la nota de pedido.

Tanto en el caso de la nota de pedido, como en la carta, lo normal es emitir dos copias del documento, una para el comprador y otra para el vendedor.

Para ver el proceso de gestión de la compraventa vamos a ir desarrollando varios ejemplos. Las imágenes ampliables de los siguientes apartados ilustrarán estos ejemplos. Algunos de los datos de partida son:

La empresa Comermati S.L., con CIF B-18152518 y domicilio en Calle Sol Naciente número 9 de Granada ha realizado un pedido el día 21 de Noviembre de 2017 a su proveedor Industrias Alimentarias S.A., con CIF A-28197482, y domicilio en Calle Ladera número 7 de Málaga. Los artículos solicitados en dicho pedido son:

• 40 cajas de leche. Referencia 1518M. Precio unidad: 2,70 euros.
• 10 cajas de atún en conserva. Referencia 18T. Precio unidad: 8,50 euros.

Las condiciones acordadas entre ambas partes para la compraventa son: descuento comercial del 5% en la leche y del 2% en el atún. Lugar de entrega: domicilio del comprador en 3 días laborables máximo. La compra está gravada con el 10% de IVA. El pago será al contado.

A continuación se muestran dos ejemplos de nota y carta de pedido.

Como bien recordarás, el albarán es el documento que acredita la salida de mercancía del almacén, pero ¿piensas que tiene además alguna otra finalidad? Claro que sí, veámoslo a continuación.

El albarán es el documento mercantil que acompaña al género en el momento de su entrega al comprador, y que incluye una relación detallada de los bienes y/o servicios que se entregan. Dicho documento constituye el elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega.

Es muy importante que la persona encargada de recepcionar la mercancía la examine a su llegada y compruebe que se corresponde exactamente con lo que figura en el albarán.

Al igual que ocurre con la nota de pedido, el formato del albarán es libre, pero es muy recomendable que contenga al menos la siguiente información: identificación de las partes, número del documento, fecha y lugar de emisión y de entrega de la mercancía, e identificación detallada de la mercancía.

Podemos distinguir dos tipos de albaranes:

1. Albarán valorado. Es aquel en el se especifica el precio unitario de las mercancías. En ocasiones, aparecen también reflejados en el mismo los descuentos y gastos adicionales, aunque esto no es muy frecuente.
2. Albarán no valorado. Es aquel en el que indica únicamente la mercancía objeto de la compraventa, sin entrar en detalles de precio.

Tanto los de un tipo como los del otro son correctos en la práctica habitual. Cada empresa decidirá como desea elaborarlos.

No olvides nunca la importancia de que el documento sea firmado por el comprador como declaración de conformidad con la entrega.

En la imagen puedes ver un posible formato de albarán.

¿Recuerdas todo lo que hemos estudiado hasta ahora sobre las facturas? ¿Y sobre los gastos y descuentos en la compraventa? Perfecto, ya ha llegado el momento de aplicarlo a la práctica.

Los datos para confeccionar la factura se obtienen del albarán, que previamente habrá sido firmado por el cliente, dando así su conformidad al mismo. Recuerda incluir todos los datos que hemos estudiado como obligatorios en el contenido de la factura.

El primer paso consiste en calcular el importe bruto de la factura, que se obtiene multiplicando el precio unitario del producto por el número de unidades adquiridas.

Una vez obtenido el importe bruto, debemos restarle la cantidad correspondiente a los descuentos que se hayan acordado para esos productos, y posteriormente añadiremos los gastos accesorios a la operación.

Por último, solo nos queda añadir al resultado obtenido la cuota correspondiente de IVA.

Debes tener en cuenta que los gastos que van incluidos en la facturan (transporte, seguros...) tributan al mismo tipo impositivo de IVA que las mercancías a que van asociadas. En el caso de que existan artículos con distintos tipos impositivos en la misma factura, debemos repartir proporcionalmente los gastos de la compra entre el importe bruto de cada tipo de artículos.

En la siguiente imagen puedes ver el proceso que se sigue para el cálculo de la factura. Pincha sobre ella para verla en detalle.

Cálculo de la factura

En la siguiente imagen verás el resulta final de la factura.

¿Cómo podemos modificar una factura que ya ha sido confeccionada y emitida? Solamente podremos modificarla a través de una factura rectificativa.

La factura rectificativa es un documento que se emite para la corrección de una factura original.

Se expedirá factura rectificativa en los siguientes casos:

• En los casos en que la factura no cumpla alguno de los contenidos mínimos.
• Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.
• Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

Cuando la modificación sea consecuencia de la devolución mercancías, relativo a los envases o embalajes, no será necesario expedir factura rectificativa, sino que se podrá practicar la rectificación en la próxima factura siempre que tenga el mismo destinatario, restando el importe de las mercancías de los envases o de los  embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición, siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto.

Las facturas rectificativas deberán cumplir con el contenido mínimo de las facturas ya estudiadas y además se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Deberán emitirse en una serie diferente al resto de las facturas.
• Deberá indicarse que se trata de una factura rectificativa.
• Descripción de la causa que motiva la rectificación.
• Se identificará la factura rectificada (número y fecha).

Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. No obstante, cuando la modificación de la base imponible tenga su origen en la concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones (rappels), así como en los demás casos en que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria no será necesaria la identificación de las facturas rectificadas, bastando la determinación del periodo al que se refieran.

Ejemplo de factura rectificativa.

¿Qué otras obligaciones tienen que cumplir los empresarios en relación al proceso de compraventa?

Loa empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA están obligados a llevar los libros de registro de facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los libros de registro deben cumplir unos requisitos formales:

• Deben ser cumplimentados por orden de fechas, con claridad y exactitud.
• No se pueden dejar filas en blanco.
• No se podrán realizar tachaduras ni raspaduras.
• Las páginas deben estar numeradas correlativamente.
• Los errores u omisiones deben salvarse a continuación inmediatamente que se adviertan.

• Las anotaciones deben hacerse expresando los valores en euros.

1. Libro registro de FACTURAS EXPEDIDAS O DEVENGADAS.

En este libro se registrarán tanto las facturas completas como las simplificadas que la empresa emita, incluso por operaciones exentas y de autoconsumo, indicando los siguientes datos:

1. Serie y número.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de realización de la operación (si es distinta de la fecha de expedición).
4. Apellidos y nombre o razón social del destinatario.
5. NIF del destinatario.
6. Base imponible.
7. Tipo impositivo de IVA. 
8. Cuota repercutida.

Las facturas expedidas se anotarán en el libro registro, de forma individual una a una, aunque existe la posibilidad de agrupar varias facturas en un asiento resumen siempre que se cumplan, simultáneamente todos los requisitos siguientes:

• Que las facturas agrupadas estén numeradas correlativamente.
• Que tengan la misma fecha de expedición.
• Que en las facturas agrupadas en el asiento resumen no sea obligatoria la identificación del destinatario (es decir, facturas simplificadas en las que no se haya identificado al comprador).
• Que a todas las facturas agrupadas en el asiento resumen se les aplique el mismo tipo de IVA.

En estos asientos resúmenes se hará constar, el número inicial y final de las facturas agrupadas,  la fecha de expedición, la base imponible global, el tipo impositivo y la cota repercutida global

Por otra parte, una misma factura podrá registrarse en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a tipos de IVA distintos.

Se anotarán siempre de forma separada, las facturas rectificativas.

Modelo 1 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS O DEVENGADAS

Modelo 2 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS EXPEDIDAS O DEVENGADAS

Ejemplo de libro de facturas expedidas cumplimentado.

2. Libro registro de FACTURAS RECIBIDAS O DEDUCIBLES.

En este libro se anotarán las facturas recibidas y documentos de aduanas recibidos correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial.

Las facturas y documentos de aduanas recibidos se deberán numerar correlativamente por el receptor en el mismo orden en que los reciba y será este mismo orden el que se anotarán una a una en el libro registro de facturas recibidas, con indicación de los siguientes datos:

1. Número de recepción.
2. Serie y número de la factura (no obligatorio, pero si conveniente).
3. Fecha de expedición.
4. Fecha de realización de la operación (si es distinta de la fecha de expedición).
5. Apellidos y nombre o razón social del expedidor (vendedor).
6. NIF del expedidor (vendedor).
7. Base imponible.
8. Tipo impositivo de IVA. 
9. Cuota soportada.

Pueden agruparse en un asiento resumen varias facturas recibidas, siempre que se cumplan simultáneamente todos los requisitos siguientes:

• Las facturas se hayan recibido en la misma fecha.
• Sean del mismo proveedor.
• El importe de cada factura individual no supere los 500 € (IVA no incluido).
• El importe total del conjunto de las facturas agrupadas no supere los 6.000 € (IVA no incluido).

En estos asientos resúmenes se harán constar los números de recepción inicial y final de las facturas agrupadas, la fecha de recepción, nombre y NIF del  expedidor, la base imponible global y la cuota global.

Por otra parte una misma factura recibida podrá registrarse en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos de IVA.

Se anotarán siempre de forma separada, las facturas rectificativas.

Según el art. 49 de LIVA los recibos del Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca, deberán registrase en un libro registro especial que cumpla con los mismos requisitos que el libro registro de facturas recibidas.

Modelo 1 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS O DEDUCIBLES

Modelo 2 de LIBRO REGISTRO DE FACTURAS RECIBIDAS O DEDUCIBLES

Ejemplo de libro de facturas recibidas cumplimentado.

Hasta ahora has estudiado gran parte de los documentos administrativos que se generan en la compraventa. ¿Crees que sería lógico y racional realizar todos ellos a mano? Por supuesto que no. El trabajo cotidiano de la empresa en general, y de los procesos administrativos en particular, gana en eficiencia cuando se realizan con el apoyo de medios informáticos.

Las empresas pueden elegir distintas alternativas a la hora de seleccionar el tipo de aplicaciones que utilizarán para la gestión del proceso de compraventa:

1. Usar aplicaciones informáticas de propósito general. Son los conocidos como paquetes integrados, tipo OpenOffice o Microsoft Office. Suelen incluir procesador de textos, hoja de cálculo, bases de datos y programa de presentaciones. Todas las aplicaciones están conectadas entre sí, de manera que la introducción de datos en una de las aplicaciones es válida para las demás.

   Este tipo de aplicaciones están indicadas para pequeñas empresas comerciales, y a través de ellas se mecanizan tareas como: correspondencia, contratos, pedidos, albaranes, facturas, ficheros de clientes y proveedores, etc.

   Entre las ventajas que presentan, destacan su bajo coste (o incluso gratuitas en el caso de OpenOffice), relativa facilidad de manejo, y gran capacidad de adaptación a las necesidades del usuario.

2. Usar aplicaciones específicas de gestión. Se suelen denominar programas de facturación y normalmente son paquetes informáticos que desarrollan todo el proceso de gestión de la compraventa de forma automática a partir de los datos iniciales de clientes, proveedores, productos y condiciones de compraventa.

   En el mercado podemos encontrar desde paquetes muy económicos y sencillos (para microempresas), hasta paquetes muy complejos que incluyen la gestión integral de fabricación y almacenaje (destinados a grandes empresas).

   Estas aplicaciones suelen ser la mejor alternativa para muchas empresas dado que su coste es asequible y facilitan enormemente la gestión del proceso completo de compraventa.

3. Usar aplicaciones específicas diseñadas a medida. A través de estas aplicaciones se controla la gestión integral de una empresa, desde la planificación estratégica hasta la gestión operativa. Suelen ser soluciones modulares, siendo uno de los módulos que la componen el de gestión de la compraventa.

   Normalmente son usadas en grandes empresas. Entre sus ventajas destacan la capacidad para gestionar todos los ámbitos de la empresa de manera personalizada, ya que se crean a medida. El mayor inconveniente que presentan es su elevado coste.

Ten en cuenta que no es necesario que una empresa tenga muchos clientes y proveedores para que la gestión de los mismos sea pronto caótica, y la obtención de información valiosa para el crecimiento de la empresa sea difícil.

Gestionar de manera eficiente la relación con clientes y proveedores es fundamental para la supervivencia y el crecimiento de la empresa.

La gestión de clientes y proveedores consiste en una estrategia global encaminada a obtener la máxima información posible sobre ellos, especialmente sobre su comportamiento y sus necesidades. La finalidad de ello es establecer relaciones duraderas y permanentes en unas condiciones que satisfagan a ambas partes.

Algunos de los métodos de recogida de la información necesaria son los siguientes:

• Trabajo de campo: consiste en la recogida de información directa, facilitada por el propio cliente o proveedor en los procesos de negociación llevados a cabo con ellos.
• Empresas de información comercial y bases de datos: nos referimos a empresas que suelen recoger información del Registro Mercantil y los cruzan con bases de datos de incidencias financieras, judiciales, etc.
• Entidades financieras: nuestro banco de confianza puede ayudarnos en la búsqueda de información dado que normalmente tienen acceso a bases de datos a las que nosotros no. Además, con frecuencia disponen de información por experiencia propia con ellos, o a través de terceros (otros clientes, otros bancarios amigos...).
• Internet: es una fuente de información gratuita y que en ocasiones nos proporciona datos valiosos (boletines oficiales, foros...).

El tratamiento de toda la información recopilada se puede llevar a cabo de varias maneras, siendo las más frecuentes los paquetes informáticos de gestión, las bases de datos y las típicas fichas en papel de clientes y proveedores.

Cada empresa decidirá cual o cuales de dichos medios va a utilizar, pero en cualquier caso es de vital importancia someter a continuas revisiones y actualizaciones la información de que disponemos.

¿Cuál es la principal fuente de ingresos de una empresa? ¡Claro que si!, sus clientes.

Cuanto mejor conozcamos a nuestros clientes, mejor podremos satisfacer sus necesidades. No debemos olvidar que transformar a un cliente en un cliente fiel es cinco veces menos costoso que atraer un cliente nuevo.

Quizá te preguntes ¿qué información exactamente debo recopilar sobre cada cliente?. La respuesta es clara y sencilla, cuanta más información mejor. Como datos mínimos de partida es importante recoger los siguientes:

• Datos fiscales y de contacto del cliente.
• Artículos que demanda usualmente y características deseadas para los mismos.
• Condiciones particulares acordadas con el cliente en la negociación (descuentos, gastos accesorios, forma de pago, plazos de entrega...).
• Normalmente, en "observaciones" indicaremos toda la información adicional recopilada y que pueda ayudar a favorecer nuestra relación con el cliente.

El formato de la ficha de clientes es libre y cada empresa adaptará el mismo a sus necesidades. A continuación te proponemos un modelo de ficha de clientes que te puede servir de referencia. Podrás observar que los datos recogidos en la misma se corresponden con los del ejemplo que venimos desarrollando en la unidad.

Llegados a este punto, es muy importante que tengas en cuenta la Ley Orgánica de Protección de Datos. Una de tus obligaciones es salvaguardar la seguridad de los datos de tus clientes.

¿Recuerdas el proceso que seguíamos para seleccionar a nuestros proveedores? Ahora que ya hemos determinado cuales serán nuestros proveedores, es muy importante recopilar toda la información de que disponemos acerca de ellos. No olvides que los proveedores que posea una empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta.

El contar con buenos proveedores no sólo significa contar con productos de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino también la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.

Debemos crear una base de datos (ya sea en formato de fichas, o informatizado) donde tendremos a nuestros proveedores, identificándolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudará a seleccionarlos dependiendo de nuestras necesidades. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son de vital importancia puesto que repercuten en los resultados de costos de la empresa.

Es muy importante evaluar continuamente nuestra relación con cada proveedor, y actualizar toda la información relativa al mismo. Para ello, se realiza periódicamente una comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados No podemos convertir a ningún proveedor en imprescindible. Si un proveedor excelente empieza a fallar en la satisfacción de tus necesidades, habla tranquilamente con él, para saber si tiene algún problema. Si esos fallos de servicio se mantienen en el tiempo, quizá haya llegado la hora de cambiar de proveedor.

Al igual que ocurría con la ficha de clientes, la ficha de proveedores tendrá un formato libre, adaptado a las necesidades propias de cada empresa. Siguiendo con nuestro ejemplo, proponemos un posible modelo.