Ejecución del proyecto.

Si tienes el proyecto diseñado ¿por qué no puedes pasar a la acción directamente?

Es cierto que tienes todos los elementos necesarios para pasar a la fase de ejecución (conoces los recursos que vas a utilizar; has programado multitud de tareas en los distintos procesos; conoces los tiempos de ejecución de cada proceso…) pero debes pararte a pensar sobre el orden de ejecución (por ejemplo, no podrías distribuir tu producto si todavía no está fabricado, tampoco lo podrás fabricar si no has adquirido la materia prima...) y sobre la cantidad de recursos a utilizar en cada momento (has podido programar que necesitarás cien mil kilos de materia prima durante el primer trimestre, pero eso no quiere decir que tengas que comprar y almacenar esa cantidad el primer día de producción).

¿Cómo planificaremos la ejecución?

Con el uso de algunas herramientas, como por ejemplo:

• El cronograma o diagrama de Gantt.

  Es el calendario de trabajo que ya vimos en el epígrafe "Temporalización" de la unidad anterior y cuyo uso se recomienda por su simplicidad de confección y por su gran utilidad, ya que se trata de una herramienta fácil de interpretar y que además sirve para que todos los participantes asimilen la importancia de su tarea dentro del engranaje total que es el proyecto en su conjunto.

• El método PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos).

  Su utilización se aconseja para proyectos con un gran número de actividades.

• Otros: el cuadro de tareas, el método de ROY y el método de secuencia mínima irreductible para programas de mantenimiento.

Consejo: "Margen para imprevistos".

Debemos ser generosos con los tiempos que no correspondan a tareas mecánicas y permitirnos un cierto grado de flexibilidad que posibilite el acometer pequeñas tareas pasadas por alto o externalidades no previstas que pudieran imposibilitar el avance en el desarrollo del proyecto.

La palabra documento seguramente te lleve a pensar de forma instantánea en un documento de papel, pero ahora verás que no tiene por qué ser así forzosamente.

¿Qué entendemos por documentación?

Nos referimos a los "papeles de trabajo", a los documentos que hemos ido generando a lo largo del proceso de diseño del proyecto y que ahora nos servirán como base para la planificación de la ejecución.

La documentación utilizada.

Podríamos distinguir tres grandes grupos de documentos a tener en cuenta a la hora de la ejecución:

• Documentos legales.

  Serán objeto de dedicación, sobre todo, en la fase de puesta en marcha del proyecto. En lo sucesivo también serán necesarios, pero pasan a formar parte de las tareas administrativas que se irán repitiendo en el tiempo.

• Presupuesto maestro. Bajo este concepto encontramos la manifestación del plan de operaciones. Dicho plan incluye:

  • Presupuesto o plan de inversión.
  • Presupuesto o plan operativo. De especial interés dentro de este apartado serán los documentos de asignación de recursos, los documentos de disponibilidad de recursos y el plan de gestión de personal, entre otros.
  • Presupuesto o plan financiero.
• Manuales.
  • Manual de cargos. Contiene obligaciones, facultades y requisitos de cada puesto.
  • Manual de Organización y Funciones. Tiene su base en el organigrama de la empresa.
  • Plan de prevención.
  • Otros.
• Cronograma.

  Más que un documento utilizado es el fruto de sintetizar, de forma organizada en el tiempo, todas las actividades que surgen de los planes anteriores (cada plan contiene multitud de tareas y documentos que las justifican).

Formato de la documentación.

En función del responsable a quien será entregada la documentación, ésta se dará en formato digital o formato físico.

La documentación como guía y control de la ejecución.

El cronograma será, desde su generación, la guía que marcará las actividades a acometer y los plazos de ejecución previstos. Por su parte, la documentación correspondiente a cada actividad será consultada en todo momento para cumplir el plan previsto, y con mayor atención cuando se presenten desviaciones entre la previsión y la realidad. En este caso nacen otros documentos llamados de revisión, donde se anotarán todas las circunstancias que se consideren de interés y que ayudarán a tomar las decisiones para la corrección de tales desviaciones.

En este apartado verás la clasificación más general que se hace sobre los recursos a emplear, así como las características que debieran tener las personas que los gestionan, para un mejor aprovechamiento de dichos recursos.

¿Qué entendemos por gestión de recursos?

Se trata de establecer e implementar políticas financieras, de personal y técnicas para que la organización pueda llevar a cabo las actividades con las que intentará alcanzar el objetivo marcado.

¿Nos referimos solamente a los recursos humanos?

No, también a los materiales y a los financieros. Lo que ocurre quizás sea que al área de la empresa que gestiona los recursos de personal suele denominarse "Departamento de Recursos Humanos", mientras que, por ejemplo, no suele existir un departamento de recursos financieros, aunque no cabe duda de que dichos recursos están presentes en todos los negocios.

¿Quién se encarga de la gestión de los recursos?

Dependiendo del tamaño de la organización, habrá una persona encargada de cada parcela (empresa de tamaño medio), un departamento formado por un alto número de personas para cada tipo de recursos (grandes empresas) o toda la gestión estará concentrada en la misma persona (empresas unipersonales o microempresas).

¿Cuál es el perfil ideal del buen gestor?

Habría que distinguir para cada una de las áreas, para cada tipo de recursos, pero en cualquier caso estableceremos, en un enlace externo, el perfil ideal de la persona o personas que dirigen o gestionan cada parcela.

Destacamos sobre la gestión de cada tipo de recursos:

• Recursos materiales. La clave de su administración está en encontrar el punto óptimo de recursos que hagan posible alcanzar los objetivos prefijados, sin realizar costes innecesarios.
• Recursos humanos. Son un factor clave en cuanto que los elementos gestionados son personas, y para conseguir su eficiencia habrá que considerar la importancia de las relaciones humanas, por una parte, y de la motivación, por otra.
• Recursos financieros. El gestor deberá asegurar la devolución o pago de todas las fuentes de financiación utilizadas, sin incurrir en unos costes que pongan en peligro la subsistencia  de la organización.

En materia fiscal.

En el epígrafe "Obligaciones fiscales, laborales y de prevención", de la Unidad de Trabajo anterior, estudiaste las obligaciones en materia fiscal que una empresa tenía que atender, y, como es natural, cada uno de los ítems tenía una base normativa que ahora podríamos detallar. Por ejemplo, podríamos señalar: el Real Decreto 1777/2004, de 30 de julio, por el que se aprueba el reglamento del Impuesto sobre Sociedades; el Real Decreto Legislativo 5/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no residentes; la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria... y así para cada una de las obligaciones relacionadas (IVA e Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, por nombrar algunas). La conclusión a la que hemos llegado es que en lugar de relacionar una interminable lista de normas, muchas de las cuales podrían no tener vigencia a la hora de su estudio, lo ideal será facilitarte el enlace con la página web de la Agencia Tributaria.

En materia laboral.

En materia laboral ocurre lo mismo que en materia fiscal, así que te facilitamos el enlace con la página de la Seguridad Social.

En materia registral.

Destacamos la obligación de proceder a la inscripción en el Registro Mercantil para todas las sociedades mercantiles (no para los autónomos). De cualquier forma, seguidamente facilitamos la web de los Registradores Mercantiles en la que encontraremos toda la información al respecto.

En materia Medioambiental.

En la página web del Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino podemos encontrar toda la legislación completa y actualizada a día de hoy.

La idea de separar este epígrafe del de NORMATIVA APLICABLE no es otra que la de poder dar una visión más amplia de la conocida licencia de apertura de un negocio. Porque estamos seguros de que has oído hablar de ella y es posible que no conozcas el desarrollo de la normativa que la regula.

¿Qué es la licencia de apertura?

La licencia de apertura o actividad es la autorización que el Consistorio otorga para poder desarrollar una actividad económica en un local determinado, basándose en unos criterios higiénicos, ambientales y de seguridad que dependerán del uso concreto al que se destine.

¿Cómo se obtiene?

Deberá ser solicitada, con el impreso correspondiente, ante la Oficina Técnica del Ayuntamiento, y deberá ir acompañada, al menos, de un Proyecto Técnico firmado por un Ingeniero Técnico Industrial.

¿Conlleva algún coste?

Sí, aparte de los gastos que tengan lugar por las modificaciones realizadas en el local y de los honorarios del profesional que elabora el proyecto, habrá que satisfacer las tasas municipales (vendrán reflejadas en las Ordenanzas Municipales y variarán dependiendo de la actividad y del Ayuntamiento).

¿Es obligatoria para cualquier tipo de actividad?

Lo era hasta la entrada en vigor de la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible, que en su art. 41 modifica la Ley Reguladora de las Bases del Régimen Local y exonera de ese requisito a las empresas y empresarios, pero con algunas salvedades.

Recomendación.

No incurrir en gastos en tanto no se confirme la aplicación de una norma por el organismo que tiene que dar el visto bueno.

La integridad física debe estar por encima de cualquier trabajo, aunque sabes que el riesgo, en mayor o menor medida, es inherente a la mayoría de los puestos de trabajo. Por ese motivo, y porque así lo establece la normativa de los países desarrollados entre los que nos encontramos, tendrás que prestar especial atención a la observancia de las normas que ayudarán a eludir riesgos, por un lado, y, por otro, a minimizar las consecuencias de los inevitablemente tomados.

¿Qué es el plan de prevención de riesgos laborales?

En el art.2.1 del Reglamento de los Servicios de Prevención (R.D. 39/1997) se define el plan de prevención como "la herramienta mediante la que se integra la prevención en el sistema general de gestión de la empresa y se establece la política de prevención de riesgos laborales".

¿Qué se entiende por evaluación de los riesgos?

Es el proceso dirigido a detectar y estimar la magnitud de aquellos riesgos que previsiblemente pueden surgir en el desarrollo normal de la actividad, obteniendo la información necesaria para que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse.

¿Cuándo hay que empezar a pensar en la prevención?

Según la exposición de motivos de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Labores, desde el comienzo mismo del proyecto empresarial.

¿Es obligatorio para todas las empresas?

En general sí, excepto para las que no tengan empelados (por ej. los autónomos sin trabajadores a su cargo); pero si el autónomo contrata sus servicios con otras empresas, éstas podrán solicitárselo.

¿Es siempre necesario que un autónomo tenga que contratar un servicio de prevención ajeno?

No, si está en posesión del título, de 50 horas, de oficial básico de Prevención de Riesgos Laborales, en cuyo caso podrá él mismo realizar su plan de prevención, en caso de que le sea necesario.

¿Tiene algo que ver la vigilancia de la salud con el plan de prevención?

Sí, la vigilancia de la salud debe de estar integrada dentro de la planificación preventiva.

¿Puede la propia empresa llevar a cabo la vigilancia de la salud?

No, necesariamente deberá de contratarse con una empresa externa con capacidad para ello. Para el caso de los trabajadores autónomos sin personal a su cargo no será necesaria, pero le podrá ser requerida por las personas que contraten sus servicios.

¿Es obligatorio que el trabajador se someta a la vigilancia de la salud?

No, esta vigilancia sólo podrá llevarse a cabo cuando el trabajador preste su consentimiento. De este carácter voluntario sólo se exceptuarán los casos señalados en el art.22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Recomendación.

Para los nuevos empresarios, aunque ello suponga un mayor coste, se aconseja que se contrate un servicio de prevención externo que planifique y ponga en marcha el plan de prevención. Más adelante, el empresario tendrá que reconsiderar la renovación, pero ya contará con un plan en marcha elaborado por un especialista.

Has llegado al final de la Unidad de Trabajo y te toca aprender todo lo concerniente al concepto SUPERVISIÓN.

Algunas de las preguntas que puedas hacerte al respecto serán:

• ¿Qué es supervisar?
• ¿Cuál es su objetivo?
• ¿Es lo mismo supervisar que evaluar?
• ¿Cómo sabremos lo que hay que supervisar?
• ¿Cuándo comienza la supervisión?
• ¿Qué elementos concretos serán objeto de supervisión?
• ¿Cuál será el perfil del supervisor?
• ¿Se generará algún documento?

Fin de la unidad de trabajo.

Una vez estudiada la actividad supervisora, has acabado la Unidad de Trabajo sobre "Ejecución del proyecto". Tu trabajo ha pasado de la teoría a la práctica, de ser algo teórico plasmado en un documento a llevarse a cabo según tu propia propuesta; pues bien, ahora toca no dejar que las cosas transcurran por la senda que el destino les tenga preparadas y sí por el camino que tú, como emprendedor o emprendedora y promotor o promotora del proyecto, tenías previsto ocurriera, y para ello tendrás que hacer un seguimiento y control oportunos (dicha actividad será objeto de estudio en la siguiente unidad de trabajo).