Con el estudio de este epígrafe verás lo importante que puede llegar a ser el hacer un control adecuado de la actividad.

La importancia del control.

Es imprescindible controlar la ejecución del proyecto para conocer cuál es su evolución, para conocer si lo obtenido coincide con lo esperado, y en caso de que no sea así, introducir los cambios oportunos.

¿Qué entendemos por procedimiento de evaluación de la ejecución de un proyecto?

Podríamos decir que es el método seguido para realizar mediciones del proceso que se está ejecutando para, con la información obtenida, poder contestar a preguntas como las siguientes, entre otras: ¿se están consiguiendo los objetivos previstos?, ¿son mejorables los resultados obtenidos?, ¿existe otra alternativa posible?, ¿estamos haciendo uso de la mejor alternativa de entre las que disponemos?

¿Qué características deberá poseer una buena evaluación?

• Credibilidad. La evaluación deberá cumplir con el requisito de garantía y confianza mínimas.
• Liviandad. Se establecerán métodos científicos fáciles de ejecutar.
• Neutralidad. Ni las observaciones ni las decisiones serán parciales o interesadas.
• Utilidad. Deberá aportar las medidas que mejoren la obtención de los objetivos.
• Retroalimentación. Siempre deberá de aportar un componente de aprendizaje para el futuro.

¿Qué variables serán objeto de control?

Los datos que serán recogidos y comparados con los previstos, para proceder posteriormente a la toma de decisiones correspondientes según las desviaciones observadas, serán los relativos a:

• Los tiempos de ejecución.
• Los procedimientos aplicados.
• Los costes de los recursos aplicados.
• Los resultados obtenidos.

Proceso a seguir.

Para la evaluación de la ejecución será conveniente seguir un método científico que asegure los resultados, y que resumidamente podría contar con las fases de la siguiente imagen:

Documentación necesaria para la evaluación del proyecto.

La documentación necesaria para la evaluación de la ejecución coincidirá con la que fue utilizada para la planificación (como el plan operativo, el cronograma, los presupuestos o las previsiones). El motivo es que en todo momento será necesario conocer todos los antecedentes en que se basaron las decisiones que ahora son objeto de ejecución.

Tendrás que justificar todo lo que hagas, según se detalla a continuación.

La justificación como base.

Todo lo propuesto y todo lo llevado a cabo en un proyecto deberá estar debidamente justificado por el responsable del proyecto. Se trata de exponer las razones que demuestran que el proyecto en su conjunto es el mejor para alcanzar los objetivos, y lo mismo debe suceder a cada parte de él (metodología, recursos, planificación, controles, cambios propuestos y demás componentes). Podríamos decir que la justificación debe responder a todas las preguntas relativas al proyecto que incluyan el ¿por qué?

Justificación del procedimiento de seguimiento y control o evaluación.

Se trata de aplicar el método científico de resolución de problemas, partiendo de una base planificada que sitúe los momentos de actuación y que concluya con la asimilación de lo aprendido durante el proceso.

Justificación de los objetivos marcados.

Cabría distinguir entre los objetivos personales del promotor del proyecto y los objetivos del proyecto en sí.

• Objetivos personales o externos. Entre otras muchos motivos encontramos el caso de tratar de ejercitar una opción de autoempleo y el de intentar satisfacer una necesidad de autorrealización.
• Objetivos específicos o internos. Las razones o el por qué de los objetivos establecidos variará dependiendo del tipo de proyecto, pero podemos resumir diciendo que en los proyectos empresariales la razón suele ser la búsqueda de beneficios económicos, mientras que en los proyectos sociales se busca satisfacer las necesidades de un grupo de personas o de una comunidad entera.

¿Por qué decidimos que la propuesta de solución escogida para alcanzar los objetivos es la idónea?

Porque así nos lo indican todos los análisis a que ha sido sometido el proyecto. Hablamos de simulaciones, de análisis de viabilidad económica, de análisis de viabilidad financiera, de análisis de sensibilidad, de análisis de riesgos o de controles durante la ejecución, entre otros.

Continuidad de la justificación del proyecto.

La justificación del proyecto no es una simple tarea argumentativa que se realiza al inicio del proyecto y se deja olvidada, no. Al inicio y durante la ejecución del proyecto hay que analizar las condiciones reales para conocer si continúan siendo válidas las justificaciones planteadas, en caso negativo habría que reconsiderarlas o abortar el proyecto.

A continuación estudiarás diversos conceptos relacionados con el término "calidad": definición, control, certificados, repercusiones…

¿Qué es la calidad?

Según el diccionario de la RAE es la "propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor".

¿Calidad del proceso o calidad del producto?

De ambas cosas. Importante será el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proyecto sobre el proceso a seguir para conseguir los objetivos, pero no menos lo será la consecución del producto ideal.

La calidad del producto y la satisfacción del cliente.

Los dos conceptos de calidad comentados anteriormente están muy relacionados, ya que si aseguramos la calidad del proceso, y éste era el idóneo para la obtención del producto o servicio generado, el fruto de dicho proceso dará lugar a la plena satisfacción del cliente o consumidor, o lo que es lo mismo, al logro de un producto final de calidad.

¿Qué es un certificado de calidad?

Es un documento público, emitido por unos auditores o evaluadores pertenecientes a una empresa cualificada para ello, en el que se certifica que una determinada empresa u organización cumple con la norma establecida para su proceso de producción, proceso de gestión o producto.

¿La implantación de un sistema de calidad sólo persigue la satisfacción del cliente?

No en todos los casos. A veces, las empresas pretenden obtener el certificado de calidad o sello de calidad con la intención de escalar posiciones en el mercado respecto de sus competidores. Se puede concebir como una "cuestión de prestigio". Se podría considerar que el aumento de satisfacción que provoca en el cliente el aumento de la calidad del producto, para este caso, es considerado por la empresa como un efecto secundario (pero beneficioso igualmente).

El control como garante de la calidad.

Una vez asumidas por los participantes de la organización las pautas a seguir en el proceso productivo, será de aplicación la estadística en el control de la calidad del proceso o del producto/servicio, verificando la idónea aplicación de aquel, o de sus resultados, en una muestra de la población total.

¿Repercutirá el control de calidad en el precio final del producto?

Por supuesto que sí, todos los costes en que incurra la empresa tendrán su reflejo en el precio final del producto. Por una parte, el control del proceso productivo y/o del producto final supondrá elevar los costes de los recursos utilizados (humanos y materiales), pero por otra, la eficiencia conseguida provocará una reducción de recursos (menos cantidad de tiempo utilizada en el proceso de producción, mejora de los tiempos en las tareas administrativas, etc.). Cada empresa u organización deberá encontrar el equilibrio adecuado a sus circunstancias y a los objetivos perseguidos.

Para poder medir la calidad necesitarás instrumentos que te ayuden en dicha tarea. Amplía tus conocimientos al respecto.

Indicadores cuantitativos e indicadores cualitativos.

En una primera clasificación podemos distinguir entre indicadores cuantitativos (están representados por un valor numérico) e indicadores cualitativos (reflejan cualidades no numéricas). Para lograr una evaluación integral será necesario complementar ambos tipos de indicadores, aportando generalmente los cualitativos una información complementaria a la suministrada por los cuantitativos.

¿Cuál es el objetivo de usar indicadores de calidad?

Poder mejorar la calidad. Medimos para controlar, controlamos para gestionar y gestionamos para mejorar. De lo anterior se deduce que los indicadores son necesarios para poder mejorar la calidad de nuestro proyecto, proceso, producto, etcétera.

¿Cuál es la tendencia en lo que respecta a la calidad?

En un mundo cada vez más globalizado, en el que cada vez la competitividad es mayor, la tendencia al establecimiento de modelos de calidad total es claramente creciente, y su motivo es el intento de mejora del producto o servicio en aras de conseguir un mayor grado de satisfacción del cliente.

La calidad de un proyecto.

Para medir la calidad de un proyecto, por muy complicado que sea éste, no hay que olvidar los indicadores simples de medición de: beneficio o utilidad; coste o inversión.

¿Cómo deben ser los indicadores de la garantía de calidad de un proyecto?

Independientes, objetivos, válidos, útiles, simples, flexibles y comparables.

¿Cuál es el proceso para crear un sistema de indicadores útil para medir la calidad de un proyecto, de una actividad o de un producto?

Para medir la calidad habrá que utilizar el sistema de indicadores de forma conveniente, y siempre siguiendo el proceso siguiente:

1. Definir el criterio de calidad.
2. Establecer los indicadores de calidad adecuados.
3. Precisar el estándar de calidad oportuno.

¿Qué tipo de indicadores de calidad utilizaremos en la evaluación de nuestro proyecto?

• Indicadores de carga de trabajo. Analizan la cantidad de trabajo empleada.
• Indicadores de eficiencia. Relacionan los resultados con la cantidad de recursos empleados.
• Indicadores de eficacia. Informan sobre el grado de logro del objetivo.

Control de calidad y garantía de calidad.

El proceso de garantía de calidad está en un nivel superior al del control de calidad. Quizás se vea más claro en el caso de los productos que en el de los proyectos y por eso facilitamos el siguiente ejemplo: con el control de calidad podremos llegar a constatar que el 100 % del producto que sale al mercado posee la calidad estándar buscada, y que el porcentaje de producto que ha sido desechado por no cumplirla ha sido del X %, pues bien, el análisis de garantía de calidad nos debe permitir localizar la causa de la existencia de material que no cumple la calidad exigida y con ello tendremos la posibilidad de hacer los cambios oportunos que lo eviten.

Ejemplos de indicadores de la garantía de calidad de un proyecto.

Aparte de los más generales (plazo de puesta en marcha, plazo medio de fabricación, coste por persona, coste total del personal, tasa interna de rendimiento, relación beneficio-coste, coste total por unidad de producto, periodo de recuperación de la inversión o unidades fabricadas en unidad de tiempo, por ejemplo) en cada proyecto se establecerán los indicadores particulares convenientes.

Como ocurre en todo método científico, será preciso que seas minucioso con las anotaciones de todo lo que ocurre concerniente al proyecto.

El registro como norma.

Como norma general, serán registradas todas las actuaciones que tengan lugar en la fase de ejecución del proyecto, dentro de las cuales se incluyen todas las mediciones y controles llevados a cabo, así como los resultados obtenidos y las decisiones tomadas como consecuencia de estos. Para esta tarea será preciso sacar el máximo partido posible a las herramientas informáticas que tengamos a nuestra disposición.

¿Qué es el informe de seguimiento del proyecto?

Es un documento que se genera periódicamente en el que se recoge, de forma sintética, toda la información del periodo referente al seguimiento del proyecto. Su formato dependerá si hay que presentarlo en algún sitio o no, y de dónde hay que presentarlo, en caso positivo, y su contenido podrá incluir la información que seguidamente se relaciona, pero en cualquier caso nunca dejará de contener las observaciones realizadas, sus resultados y las conclusiones sacadas: actividades realizadas, costes acontecidos, actualización del cronograma, comparación de la marcha del proyecto con lo previsto, actualización de previsiones, registros de resultados, propuestas de mejora, y, en general, toda la información relevante para el perfeccionamiento de la organización.

La matriz de evaluación o valoración, como herramienta en el registro de resultados.

Sabemos que la matriz de evaluación es un cuadro de doble entrada en el que su eje vertical (cabezas de filas) muestra de forma explícita los distintos aspectos a observar/estudiar/evaluar/controlar (los indicadores) y su eje horizontal (cabezas de columnas) reflejará, de forma graduada, la consideración que se asignará a los diferentes niveles de logro (ya sea con números o con calificativos). Las celdas de intersección entre la tarea, contenido o resultado objeto de evaluación, y la calificación otorgada, mostrará de forma explícita los posibles resultados obtenidos en la evaluación.

¿Cuáles son las ventajas de la utilización de esta herramienta?

• Concreta los puntos a controlar.
• Facilita la recogida y el registro del resultado obtenido, en tanto que ya están reflejados de forma explícita todos los posibles resultados (agrupados por categorías).
• Se reduce la subjetividad a la hora de interpretar los resultados.

Como finalización a nuestro módulo, y con objeto de garantizar el cumplimiento del proyecto, vamos destacar cuatro puntos fundamentales:

• Creación de la base de trabajo.

  Se trata de dar respuesta a todas las preguntas posibles que nos podemos plantear sobre el proyecto:

  • ¿Qué queremos hacer? Es la idea de proyecto.
  • ¿Para qué queremos hacerlo? Objetivos a cumplir.
  • ¿Por qué lo haremos? Justificación.
  • ¿Cómo lo haremos? Metodología y actividades.
  • ¿Dónde lo haremos? Situación física.
  • ¿Cuándo ha de hacerse? Según nuestro cronograma.

  • ¿Con qué y quienes lo ejecutaremos? Recursos a emplear.

• Planificación. Con la ayuda de un cronograma explicitaremos el orden de las tareas y los plazos de ejecución.

• Control y revisión. Sabemos que todo puede variar, que no siempre las situaciones van a resultar como las esperadas, y que la ejecución será la que marque la verdad de la realidad. Es por ello que será necesario controlar que todo sigue el curso previsto, y en caso contrario habrá que reestructurar el proyecto hasta el punto de considerar, incluso, su inviabilidad si fuera preciso. Nos serviremos de los puntos de control previamente planificados, de los indicadores diseñados al efecto y de los niveles considerados como buenos (estándares).

• Dedicación y esfuerzo. De nada servirá todo lo anterior si detrás de todo el proceso, desde la propuesta de la idea hasta el final de la ejecución, no existe un interés real en que todo salga según lo previsto. Ese interés se manifiesta con el trabajo, la dedicación y el esfuerzo.

Fin de la unidad de trabajo.

Hemos llegado al final de la última unidad de trabajo y, por consiguiente, también del módulo. Esperamos que te haya resultado ameno y que, de alguna manera, te ayude en tu futuro laboral. De cualquier forma queremos resaltar que el mundo laboral está lleno de vicisitudes que parecen piedras que el destino pone en nuestro camino, y máxime para las personas que entran en él por primera vez, y por ello te animamos a levantarte, cuantas veces sea necesario, de las caídas y desmayos que se te pudieran presentar. Y nunca olvides que: