Desarrollo y control de los acuerdos contractuales internacionales.

Juan Suárez y Pedro Domínguez, directivos de la empresa Eurasia, S.A. están desempeñando un papel como gestores muy fructífero y tienen cada vez más y más contratos, acuerdos y documentos que generan sus gestiones.

Están planteando hacerse con algún sistema o mecanismo estándar que le ayude con la gestión de tanta documentación y al mismo tiempo se pueda comprobar, si hay errores, de donde vienen, y en qué se puede mejorar.

-Mira Juan -comentaba Pedro-, aquí te paso los últimos requisitos a cumplir para el embalaje de la mercancía que sale para Venezuela la semana que viene, como sabes, se trata de un material electrónico muy delicado y se acordó con el cliente que ellos asumían el transporte interior de importación pero sólo sí ellos fijaban las condiciones del embalaje, y de no ser así no asumirían ningún riesgo ni transporte.

-¡Madre mía! –exclamaba Juan- Llevo toda la mañana gestionando documentos y protocolos de actuación para unos y otros, esto es una locura, ya no sé por donde empezar ni por donde seguir, y lo peor es que hay cosas que no sé por donde van.

-La verdad es que sí Juan, la documentación en la exportación ocupa demasiado tiempo y son muchos los requisitos y cosas que hay que tener en cuenta. Quizás ha llegado la hora de plantearnos una solución para controlar y gestionar las operaciones.

Pedro tenía razón, las operaciones comerciales con el exterior generan muchísima documentación y proporcionan muchísimas tareas y actividades a desarrollar que llegado un volumen, conviene tener organizadas.

Menos mal que nuestros amigos de Eurasia, S.A. están muy bien informados y siempre encuentran la herramienta adecuada en la que poder apoyarse.

En este caso les vendría bien instruirse sobre las técnicas de perfeccionamiento y temporalización de los intermediarios, además de la motivación, pues ya son muchos con los que cuentan y es importante mantenerles motivados. Además también les vendrá bien informarse sobre los ratios de control y el control de calidad de las operaciones internacionales. Por otro lado sería bueno que realizaran informes de seguimiento e incluso emplearan sistemas de información y control de incidencias para sus operaciones.

Menos mal que Pedro es hombre de recursos y ya estaba al tanto:

-Juan quizás sería bueno que nos planteásemos implantar algún sistema de control de calidad para nuestras operaciones -sugería Pedro-, además deberíamos realizar informes de seguimiento, en los últimos pedidos hemos tenido problemas con la mercancía, en un caso nos la devolvieron los clientes y en otro caso nos la tuvieron parada en la aduana por que faltaba un documento, ¿recuerdas?

-Claro que recuerdo y más casos se han dado, pues nada, nos lo vamos pensando –responde Juan-, voy a contactar con AENOR, he sabido que te ayudan mucho en todo esto, lo vamos hablando.