¿Qué contenidos o resultados de aprendizaje trabajaremos?

En esta tarea vas a organizar un seminario, un desayuno, una rueda de prensa y un lunch.

Para realizar esta tarea debes consultar los contenidos de la unidad 5 así como las aportaciones realizadas en el epígrafe Información de interés.

Con esta tarea se contribuye a alcanzar el resultado del aprendizaje RA 2: Aplica el protocolo empresarial describiendo los diferentes elementos de diseño y organización según la naturaleza, el tipo de acto, así como al público al que va dirigido.

Con esta tarea aprenderás:

• A organizar presidencias de actos empresariales.
• A clasificar los recursos e instalaciones necesarios en un evento.
• A ordenar las banderas en actos empresariales.
• A elaborar el cronograma de un evento empresarial.
• A diseñar ofertas gastronómicas relacionadas con el protocolo empresarial.
• A organizar ruedas de prensa.
• A identificar la composición de un dossier de prensa.
• A clasificar actos empresariales.

Caso práctico

Día 1

Hemos previsto la recepción de los asistentes a las nueve de la mañana. A las nueve y media, tras la bienvenida del director de la empresa y la presentación del ponente especializado en coronavirus tendrá lugar la ponencia en la que se determinará la situación actual y las principales medidas de prevención. Todo el personal habla castellano, alemán y polaco pero al tratarse de tecnicismos se contará con un traductor de alemán y otro de polaco que servirán de apoyo.

Se formarán diez grupos de trabajo para los talleres, cada grupo constituido por tres miembros de la sede española, un miembro de  la sede alemana y otro de la polaca.Los talleres comenzarán a las diez y media y tendrán una duración variada. Una vez constituidos los grupos, se seguirá el siguiente programa:

• Toma de contacto de cada grupo  y explicación de la jornada. Tendrá lugar de diez y media a once de la mañana.
• Coffee break para tomar un refrigerio y permitir la comunicación entre asistentes de una hora de duración que comenzará a las once y cuarto de la mañana.
• Primer taller: Manual de medidas preventivas y diseño de kit para el personal. Se desarrollará a partir de las doce y media y tendrá una hora de duración.
• Una hora de servicio de lunch que comenzará a las dos de la tarde seguida de un tiempo para descanso.
• Segundo taller: Manual de técnicas de detección que comenzará a las cuatro de la tarde con una hora de duración.
• Tercer taller: Manual de actuación. Comenzará a las cinco y cuarto de la tarde, con una hora de duración.

Finalizado el tercer taller, se dejará tiempo libre y a las siete y media de la tarde se programará una visita guiada en la localidad de una hora de duración.

Desde las nueve de la noche y durante hora y media tendrán disponible el comedor para la cena en el propio establecimiento hotelero donde se alojan y tiene lugar el evento.

Los recursos necesarios para este día y el siguiente serán el salón donde tendrán lugar la ponencia y los grupos de trabajo y la sala donde se celebrarán los diferentes servicios de comida que se incluyen. Las salas donde se ofertan las comidas y bebidas están acondicionadas por el hotel por lo que no tendremos que tener estos recursos en cuenta. Serán necesarios dos traductores de apoyo el tiempo que dure la ponencia. Además, en el salón se necesitará una mesa rectangular en el escenario con tres sillas y micrófonos. Para el ponente se utilizará micrófono de corbata. Se contará con un cañón, una pantalla y un ordenador. El salón contará con diez mesas y cincuenta sillas para los grupos de trabajo.

Día 2

A las ocho de la mañana tendrá lugar el desayuno para continuar con la puesta en común de lo trabajado en cada uno de los grupos, por lo que habrá tres sesiones de puesta en común con una duración de hora y media cada una de ellas, comenzando a las nueve y media de la mañana y teniendo en cuenta que:

• Se organiza un coffee break a las once de la mañana de tres cuartos de hora de duración.
• A la una y media de la tarde se ofrece un lunch de una hora de duración.
• La última sesión de puesta en común comenzará a las tres de la tarde.
• El evento terminará con la despedida y el agradecimiento del equipo directivo donde se recordará la filosofía de la empresa. Le asignamos un cuarto de hora de duración.
• Tras un breve descanso de media hora tendrá lugar una rueda de prensa atendida por el director general de Visita mi ciudad , el especialista de la ponencia y un miembro de la administración turística de la localidad.  a la que asistirán cuatro medios de comunicación. La rueda de prensa tendrá una duración máxima de veinte minutos.

Como ves, ya está casi todo previsto. Tú vas a ser el encargado de terminarlo, explicándole a Wise  algunos de los conceptos vistos en la unidad. Sólo tienes que incluir los siguientes puntos:

1. Elige una localidad andaluza y un establecimiento hotelero para realizar el evento. Justifica el alojamiento escogido con las instalaciones con las que cuenta.

• Presenta el salón del establecimiento escogido para realizar la ponencia y los grupos de trabajo.
• Presenta el salón de comidas (lunch y coffee break).
• Informa sobre el equipamiento de las habitaciones.

2. Organiza la mesa presidencial situada en el escenario. Tras dar la bienvenida personalmente el director de la empresa, se constituye la mesa presidencial con el director general de la empresa , el director comercial y un responsable de la administración local con competencias en el área de turismo. Debido al trato diferenciado de la administración con nuestra empresa, el director le cede la presidencia a la administración. Explícale a Wise la posible cesión de presidencia (clásica o moderna) y escoge una de ellas. Tras la mesa se colocarán las siguientes banderas: la de la empresa, la localidad y la de Andalucía.

3. Realiza el cronograma del acto teniendo en cuenta la organización establecida y aportando alguna mejora o cambio de horario si lo ves conveniente.

4. Diseña un menú lunch y un coffee break. Explícale a Wise su composición más habitual y confecciona un ejemplo de cada uno de ellos.

5. Organiza la rueda de prensa efectuada por el director comercial de la empresa y el representante de la administración. ¿Como los sentarás? Explícale a Wise qué es el dossier de prensa a partir de un ejemplo de dossier de una empresa del sector turístico ya que, aunque no lo hagamos en este momento, se presentará a los medios de comunicación.

6. Explícale a Wise la posible clasificación de los actos empresariales y el tipo de público, interno o externo, al que se dirigen poniendo como ejemplo la ponencia y la rueda de prensa.

7. Clasifica los recursos que has utilizado según los contenidos.

8. Haces una aportación personal que mejora el evento: cambio de horario, servicio adicional, regalo a los asistentes, etc.

Para realizar esta tarea solo tienes que rellenar la plantilla. En ella encontrarás todos los puntos necesarios.

Recursos necesarios y recomendaciones

• El desayuno: ejemplos de coffee breaks.
  • Viena Capellanes.
  • Gastrolunch.
  • Eneldo.
  • Hotel Ébora.
• El lunch:
  • Ejemplo 1. Hotel Albret.
    
  • Ejemplo 2. Hotel Corona de Castilla (documento pdf adjunto Lunch)
• Instalaciones hoteleras: salones.
  • Hotel AC Ciudad de Sevilla.
  • Hotel Alcora.
• El dossier de prensa:
  • Cómo hacer un dossier de prensa.
  • Dossier de Paradores de Turismo.

Indicaciones de entrega

Criterios de evaluación implicados

a) Se han caracterizado la naturaleza y el tipo de actos a organizar.

c) Se ha identificado el público al que va dirigido.

d) Se han identificado los elementos de organización y diseño de actos protocolarios empresariales (presidencia, invitados, día, hora, lugar, etc.).

g) Se ha elaborado el programa y cronograma del acto a organizar.

¿Cómo valoramos y puntuamos tu tarea?

La tarea se valorará sobre un máximo de 10 puntos repartidos de la siguiente forma: