¿Qué contenidos o resultados de aprendizaje trabajaremos?

En esta tarea vas a representar todo el proceso de organización de un evento, y a realizar el presupuesto de un evento.

Debes consultar los contenidos de la unidad 6.

Con esta tarea se contribuye a alcanzar el resultado del aprendizaje RA 5: Organiza diversos tipos de eventos, estableciendo las características de la planificación, programación y dirección de los mismos.

Con esta tarea aprenderás:

• A reconocer la necesidad de una correcta planificación para la realización de eventos.
• A identificar las funciones de la organización de eventos.
• A seleccionar proveedores y servicios para la realización de eventos.
• A realizar presupuestos desglosados y concretos de un evento.

1.- Descripción de la tarea

Caso práctico

¿Qué te pedimos que hagas?

Esta tarea consta de dos partes: realizar un esquema-resumen que recoja todas las operaciones necesarias para la organización de un evento, y confeccionar un posible presupuesto para uno de los eventos que seleccionaste en la tarea anterior.

En primer lugar, vas resumir el proceso que conlleva la organización de un evento:

• Para que la información quede organizada te recomiendo dividir en varias fases el proceso, es habitual encontrar autores que diferencian en tres fases: pre-evento, evento y post-evento. Pero también puedes proponer otra estructura siguiendo el cronograma que consideres oportuno, por ejemplo: dividiendo las tareas en fases según la antelación o la prioridad que requieran.

• Después, incluye las actividades que deberías llevar a cabo en cada una de las fases, así como los recursos (humanos, técnicos y materiales), la documentación y las aplicaciones informáticas que se utilizan en cada una de ellas. Así, la información quedará ordenada dentro de cada fase con diferentes apartados: actividades o tareas, recursos necesarios, documentación y aplicaciones informáticas.

• Representa el esquema general en la plantilla adjunta (máximo dos carillas), y después realiza una presentación narrada explicando las tareas que se han de llevar a cabo en cada fase. La grabación no debe exceder de los 4 minutos.

En segundo lugar, vas a elaborar el presupuesto de un evento:

• Selecciona uno de los tres eventos que propusiste en la tarea anterior, y reflexiona sobre los posibles gastos que conllevaría su organización, así como los posibles ingresos que podría generar. Ten en cuenta que todos los eventos no tienen por qué generar los mismos gastos e ingresos, por eso no se trata de incluir todos los que vienen en los contenidos, sino seleccionar aquellos que puedan tener cabida en tu evento.

• Refleja de forma ordenada en una tabla dicho presupuesto, diferenciando entre los distintos tipos de ingresos y gastos, asignándoles las cantidades monetarias que consideres. No se trata de hacer un presupuesto real, ya que no dispones de todos los datos necesarios; sin embargo, debes buscar información para que el presupuesto se ajuste a la realidad en la medida de lo posible. Para la tabla puedes utilizar la misma plantilla del apartado anterior.

A continuación te dejo un vídeo muy interesante sobre la organización de eventos exitosos; no es imprescindible visualizarlo entero para la realización de la tarea. Pero si tienes tiempo te recomiendo verlo, ya que trata la temática de eventos desde una visión más amplia que la mera función de organización. Son profesionales que proporcionan muchos consejos y asesoramiento para elegir el tipo de evento y el formato más adecuado según el tipo de empresa y su objetivo.

2.- Información de interés

Recursos necesarios y recomendaciones

• Los contenidos de la unidad son fundamentales. Es muy importante que los leas detenidamente antes de hacer tu resumen. Recuerda que debes sintetizar la información.
• Te dejo algunas indicaciones de cómo elaborar el presupuesto de un evento.
• La herramienta para la presentación es libre siempre que se trate de un formato para hacer presentaciones, puedes usar PowerPoint, Genially o Canva, pero recuerda que una presentación ha de ser clara y visual, además no debe contener exceso de texto.
• Para la grabación, es muy útil Screencast-O-Matic.
• Si tienes cualquier duda acude al foro para la tarea y entre tus compañeros y yo seguro que podemos ayudarte.

Indicaciones de entrega

Criterios de evaluación implicados

a) Se ha caracterizado la metodología para elaborar proyectos de eventos.

b) Se han definido las funciones de la organización contratante y del organizador del evento.

c) Se han previsto los recursos humanos, los equipos técnicos y el material necesario en función del tipo de evento.

d) Se han seleccionado proveedores de servicios y personal en función del acto a organizar.

e) Se han elaborado presupuestos desglosados por servicios y calculado el precio, los costes y el margen de beneficio.

f) Se han coordinado los servicios con los proveedores, personal de asistencia y el cliente.

g) Se han tenido en cuenta las medidas de seguridad previstas en casos de emergencias en espacios y locales cerrados.

h) Se han seguido los protocolos de gestión documental establecidos.

i) Se han tenido en cuenta los aspectos relacionados con la atención al cliente y la gestión de la calidad.

¿Cómo valoramos y puntuamos tu tarea?

La tarea se valorará sobre un máximo de 10 puntos repartidos de la siguiente forma: