¿Qué contenidos o resultados de aprendizaje trabajaremos?

La tarea consiste en diseñar las acciones necesarias para el adecuado desarrollo de un evento programado y asignar los recursos humanos y materiales correspondientes.

Son necesarios todos los contenidos de la unidad, pero especialmente los apartados 3, 4, 5, 6  y 8.

Con esta tarea se contribuye a alcanzar el resultado del aprendizaje RA6: Supervisa los diversos tipos de eventos coordinando y controlando el desarrollo de la prestación de los servicios.

Con esta tarea aprenderás:

• A asignar funciones durante el evento.
• A supervisar el desarrollo de las distintas actividades programadas.
• A reconocer y gestionar la documentación del evento.
• A identificar los procesos de acogida al cliente durante la celebración del evento.
• A aplicar estándares para gestionar y controlar la calidad en el desarrollo del evento.

1.- Descripción de la tarea

Caso práctico

¿Qué te pedimos que hagas?

Vas a realizar una presentación en la que explicarás las distintas acciones que se llevarán a cabo para supervisar el evento. Siguiendo el programa de sostenibilidad de este año, vas a detallar las acciones a desarrollar durante los tres días, con respecto a los siguientes elementos:

• Personal necesario: indica los perfiles, las funciones que debe realizar cada uno y menciona las tres actitudes más apropiadas a cada caso, y si es posible, relacionándolas con el código deontológico.
• Documentación necesaria durante el evento. Indica cuál es la documentación pertinente, y presenta al menos un documento diseñado por ti.
• Soportes publicitarios e informativos durante el evento. Indicar qué tipos de soporte se emplearán y su ubicación.
• Diseño del procedimiento de acogida, atención durante el evento y despedida. Además, debes hacer referencia a las posibles normas de protocolo que se deben aplicar.
• Calidad: especifica al menos tres acciones concretas a implementar según el “Manual de Eventos Sostenibles”. Y elabora una pequeña encuesta de satisfacción que contenga tres preguntas clave para medir el nivel de satisfacción de los asistentes al evento.

La herramienta de presentación es libre, pero recuerda que la duración máxima de la grabación ha de ser de entre 6 y 7 minutos.  Te dejo la plantilla adjunta  en la que puedes incluir el enlace de tu presentación y el documento diseñado por ti.

Recursos necesarios y recomendaciones

• Recordad que es muy importante leer todos los contenidos de la unidad para resolver esta tarea.
• Aquí os dejo un enlace con algunas de las cualidades más importantes que deben poseer los profesionales que se dedican a la organización de eventos.
• Este vídeo lo tenéis en la portada, acerca de las habilidades que debe poseer un organizador de eventos:

• Para el diseño del documento os recomiendo utilizar Canva

Indicaciones de entrega

Criterios de evaluación implicados

a) Se han coordinado los recursos humanos durante el evento asignando funciones y localización.

d) Se ha gestionado la documentación del evento: carpetas, credenciales y otros.

e) Se han reconocido normas de protocolo referidas a los asistentes, las instalaciones y objetos usados para este fin.

f) Se han definido y caracterizado los diferentes soportes publicitarios y su ubicación durante el desarrollo del evento.

g) Se han identificado los procedimientos de atención al cliente en la acogida, durante el evento y a la finalización del mismo.

h) Se han tenido en cuenta las actitudes propias del personal de asistencia en este tipo de actos.

j) Se han tenido en cuenta los aspectos relacionados con la atención al cliente y la gestión de la calidad.

¿Cómo valoramos y puntuamos tu tarea?

La tarea se valorará sobre un máximo de 10 puntos repartidos de la siguiente forma: