1.1.- Marco jurídico.

¿Cuál es marco legal que rige la factura electrónica? Es importante diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y una factura enviada en formato electrónico ya que, si esta no contiene firma electrónica, no deja de ser un fichero que contiene una factura sin validez legal en este forma, pero que para que sea legal el envío y almacenamiento del original deberá ser en papel.

Así, si una empresa recibe una factura por correo electrónico en formato electrónico: PDF, DOC, Excel… que no contiene firma electrónica avanzada, no es una factura electrónica válida. Tampoco tiene ninguna validez legal la impresión de la factura por el que recibe la factura.

Si revisamos los requisitos legales que debe cumplir la factura electrónica, pero en primer lugar vamos a dejar claro lo que no es una factura electrónica:

• Un archivo en formato digital, por ejemplo en formato pdf con la foto de la factura enviada por correo electrónico.
• Una factura firmada electrónicamente con una firma digital no avanzada como la que se genera con el certificado personal que utilizamos para la presentación de la renta a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Una factura que contiene una firma electrónica con un certificado homologado por la AEAT caducado o anulado.

Es importante tener en cuenta que la firma electrónica en la validez jurídica de la factura electrónica se deriva del llamado principio de equivalencia funcional de la firma electrónica, que se configura en el artículo 3, apartados 4 y 8 de la Ley 59/2003 de firma electrónica que ha sufrido modificaciones en los años: 2007, 2014 y 2015.

• Artículo 3.4: La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
• Artículo 3.8: El soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será admisible como "prueba documental en juicio..." Si se impugna la autenticidad de la firma electrónica avanzada, con la que se hayan firmado los datos incorporados al documento electrónico, se estará incumpliendo lo establecido en el apartado 2 del Artículo 326 de la LEC.

La Orden EHA/962/2007 resulta de especial relevancia a nuestros efectos por cuanto desarrolla todos los protocolos para la correcta gestión de la transitoriedad del papel al formato electrónico de la factura. Especial interés tiene su artículo 7 ya que facilita la digitalización de cualquier documento.