4.2.- Procedimiento de devoluciones del distribuidor.
El proceso a seguir en la relación entre fabricante y distribuidor, no es exactamente igual al que puedes emplear cuando quieres devolver un artículo, ya que en muchos casos el volumen de la devolución es mayor. Normalmente se seguirán los acuerdos pactados en la relación comercial para los diferentes casos que se puedan dar. Todo ello dará lugar a que la responsabilidad y los costes sean asumidos por unos u otros.
La operativa de las devoluciones tiene similitudes con un pedido en sentido contrario. Equivaldría a un pedido que hace el fabricante de mercancía al distribuidor. Cuando una tienda realiza una devolución de mercancía de un proveedor, le envía una nota de devolución en la que se detalle, para cada referencia devuelta, las cantidades (expresadas en las unidades que corresponda, cajas, paquetes, unidades), la causa de la devolución y la identificación del pedido o albarán contra el que se realiza la devolución.
Los días de notificación de las devoluciones, así como las recogidas de mercancía, coinciden con los días de generación de pedidos y entrega de mercancía, respectivamente. Cuando la mercancía deba ser devuelta al proveedor, éste deberá enviar la orden de recogida al transportista o al encargado de realizar la recogida de devoluciones, quien únicamente aceptará recoger la mercancía detallada en la orden de recogida. Asimismo, deberá asegurarse que la mercancía que es apta para la venta, se recoge en las condiciones técnicas adecuadas, embaladas, clasificadas y acondicionadas para su manipulación y transporte ulterior. De igual forma que la entrega de mercancía lleva una documentación anexa, pedido-albarán, la operación de recogida, debe estar documentada por una nota de recogida que ha de llegar hasta el proveedor, para que pueda realizar el abono-factura correspondiente.
Regulación de la parte administrativa.
Las devoluciones pueden tener un tratamiento muy similar a un pedido que el fabricante le hace al distribuidor:
- El distribuidor comunicará al proveedor el motivo y la cantidad de artículos devueltos. Fabricante y distribuidor concertarán el día de recogida y las condiciones de la misma.
- El distribuidor deberá asegurar que se mantienen las condiciones técnicas de manipulación y almacenado adecuadas, necesarias para la buena conservación y mantenimiento del producto.
- Cuando llega el transportista a recoger la mercancía,
se le entregara junto con los productos devueltos un albarán en el que se
detalla:
- La agencia que ha realizado la recogida.
- Las unidades y las referencias devueltas.
- Las causas de la devolución.
- El albarán estará firmado por el Transportista y el responsable de la devolución.
Indicadores de calidad.
Con el fin de reducir las devoluciones y mejorar la calidad de las entregas, se recomienda el uso de indicadores de calidad, así como documentar las devoluciones para disminuir su cifra. Para ello, la devolución de mercancía tendrá que ir acompañada de los siguientes datos
- Descripción de la referencia devuelta.
- Numero de unidades devueltas.
- Descripción y origen del daño.
- Procedencia de la devolución (qué plataforma o tienda realiza la devolución).