2.1.- Fase previa a la licitación.
Caso práctico
—María Dolores, ¿accedemos a alguna licitación internacional para probar o tenemos que hacer algo antes?
—Mira, Pedro, las cosas no son tan simples. Supongamos que enviamos la documentación a una licitación y somos elegidos, lo cual no es fácil, pero puede que para esa licitación haya pocas empresas interesadas.
—Pues cumplimos el contrato y listo.
—En teoría, sí, pero pueden salir mal muchas cosas:
- No tenemos personal preparado para trasladarse una temporada al extranjero.
- Habíamos calculado defectuosamente los costes de tramitación administrativa de la oferta.
- Dábamos por supuesto que podíamos financiarnos con fondos propios y resulta que necesitamos financiación ajena, lo que eleva el coste financiero y puede afectar al resultado final de la operación, además de retrasarla.
—En resumen, Pedro, entrar en el mercado de las licitaciones internacionales es una decisión que afecta a la totalidad del plan de negocio de la empresa y que debe estar muy meditado. Por ello, hay que analizar la estructura de la empresa, su proyección internacional, la disponibilidad de financiación y, si todo es correcto, buscar oportunidades de negocio en este mercado.
Vamos a desarrollarlo a continuación:
- La primera tarea a realizar es analizar si la estructura de la empresa es la adecuada. Cuestiones tales como formación específica del personal, disponibilidad para expatriarse o conocimiento de posibles mercados extranjeros deben ser correctamente evaluados para evitar problemas posteriores.
Es necesaria la implicación de toda la empresa, lo que puede requerir acciones formativas específicas en áreas como calidad o cultura de la empresa.
- Igualmente debe procurarse la mayor proyección internacional posible de la empresa. Para ello, podemos proceder a inscribirla en bases de datos de organismos licitadores cuando sea posible, o mantener contacto con asesores especializados, agentes comerciales en posibles países de destino o, mejor aún, obteniendo la calificación correspondiente que acredite nuestra solvencia técnica y económica.
Por ejemplo, el BID tiene establecida como requisito previo la denominada precalificación para la adquisición de bienes y servicios en contratos de obras de gran magnitud o de naturaleza compleja. Participar en misiones comerciales o ferias es un paso aconsejable, siempre que tengamos suficientemente definido nuestros posibles mercados objetivo.
- Por otra parte, es necesario tener prevista la financiación necesaria para poder acceder a ofertar. El mero hecho de presentar una oferta implica costes que deben ser previstos, bien por financiación propia o por financiación ajena. No podemos esperar a la convocatoria para estudiar este punto, pues puede que no dispongamos de tiempo suficiente. Deben preacordarse con nuestros financiadores algunos aspectos como crédito máximo a conceder, coberturas de riesgos o plazos de amortización.
- Identificación de oportunidades de licitación. Es el momento de localizar ofertas, sin olvidar que el principio de preferencia antes comentado aconseja buscar ofertas en organismos o instituciones de la que España sea miembro, como el BID. No hay que descartar acudir a consultores especializados o a diversos organismos oficiales que pueden ayudarnos en esta fase. En general, debemos identificar previamente el área geográfica en que podamos operar con garantías de éxito y valorar la posibilidad de formar un consorcio con otras empresas, especialmente en licitaciones complejas, como puede ser la construcción y puesta en marcha de una planta “llave en mano”.
La regla general es la publicidad de las licitaciones. Por ejemplo, el BID está obligado a licitar para contratos de importe superior a cinco millones de $ (obras y servicios) o 350.000 $ (adquisiciones de bienes), si bien excepcionalmente, y por razones plenamente justificadas (desastres naturales...), pueden publicarse únicamente en periódicos de amplia circulación internacional y/o revistas técnicas.