2.5.- La documentación administrativa.

Recuerda que el idioma inglés suele ser la lengua de trabajo habitual.

Puede que tengas que preparar, al menos, la siguiente documentación, siempre en función de lo dispuesto en la convocatoria

La documentación administrativa habitualmente solicitada es:

• Documento de aceptación de las condiciones de la licitación.
• Copia simple de la Escritura de constitución de la empresa en la que conste su nacionalidad.
• Datos fiscales, como CIF o similar si no constara en la escritura.
• Modificaciones posteriores a la escritura de constitución, cambios de domicilio, etc.
• Apoderamiento del representante designado por la empresa acompañados de documentación como fotocopia de NIF o similar si no estuviera incorporada al apoderamiento.
• Manifestación o declaración de no hallarse incursa en prohibición de contratar.
• Documento acreditativo de haber depositado el importe de la garantía.
• Documentación acreditativa de la experiencia en contratos similares al solicitado (acto de adjudicación de licitación, acta de recepción de los bienes o servicios a plena conformidad...).
• Documentación contable o financiera que acredite la solvencia de la empresa (declaraciones de Impuesto de Sociedades de los últimos ejercicios, Balances, Depósito de cuentas en el Registro Mercantil...).
• Certificaciones de hallarse al corriente de obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.
• La propia documentación prevista en la licitación, como, por ejemplo, el documento de fijación de importe total del contrato, con desglose de costes y calendario de pago o descripción de comisiones comerciales.

Debe prestarse especial atención a la corrección formal de la documentación. Por ejemplo, disponer con antelación suficiente de un número apropiado de copias simples de las escrituras, certificaciones del Registro Mercantil sobre depósito de cuentas anuales, certificaciones notariales de firmas...

La Apostilla de la Haya es un mecanismo para reconocer la eficacia de documentos públicos entre países firmantes del Convenio de la Haya de 1.961 facilitando los trámites administrativos.