No existe ninguna obligación legal de elaborar este documento, por lo que su realización es voluntaria. La utilidad del documento es triple, es decir tiene tres funciones principales:
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Para estudiar la situación del personal que tienes y analizar la gestión que estás llevando a cabo en tu negocio.
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Plantear mejoras y corregir aspectos que no coinciden con la situación deseada.
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Tener recopilada información en materia de personal para realizar posibles auditorías sociolaborales y elaborar la memoria de sostenibilidad de RSE en materia de personal.
El balance recoge datos sobre la situación social de la empresa. Su contenido no es único pero existen algunos puntos que normalmente incluye todo balance social, destacamos los siguientes:
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Estructuración del grupo humano o personas que trabajan en la empresa y sus características.
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Nivel de cualificación.
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Porcentaje de directivos/as.
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Tipo de contrato: indefinida, temporal, y a tiempo parcial.
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Porcentaje de mujeres y hombres.
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Porcentaje de personas con minusvalía o discapacidad.
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Antigüedad de la plantilla.
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Reparto por edades de la plantilla.
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Condiciones laborales y en materia de salud laboral.
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Nº de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
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Organización y sistemas de trabajo: jornadas, horarios, horas extraordinarias, trabajo nocturno, teletrabajo, trabajo a turnos, etc.
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Niveles salariales.
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Nº de huelgas o paros realizados.
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Nº de ascensos o promociones.
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Nº de cursos realizados y coste de las medidas formativas.
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Condiciones de los lugares de trabajo: ruido, exposición a sustancias tóxicas, etc.
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Comportamientos de los empleados.
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Nivel de absentismo y causas.
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Nº de personas que son contratados.
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Nº de personas que abandonan la empresa.
Estudio y control del estado laboral de una empresa que suele realizarse por empresas o entidades especializadas en estos temas y son externas a la propia empresa auditada. Para realizar la auditoría puede emplear diversos métodos como encuestas a los trabajadores, visitas a los puestos de trabajo para observar cómo se desarrollan las tareas etc. Normalmente los auditores solicitan el balance social a la empresa para partir de un documento básico del cual obtener información referida al personal, y a su vez, la auditoría sirve para actualizar dicho balance. Son instrumentos que se sirven mutuamente.
