Hay que tener en cuenta, que los ficheros en sí, para grabar la información del modo que poníamos como ejemplo anteriormente, en el ejemplo de las personas, ya no se usan. Pero, sí que se usan ficheros que guardan datos siguiendo un patrón o estructura bien definida, en otros métodos de almacenamiento, como por ejemplo en ficheros y en bases de datos XML.

De especial interés y uso cada vez más extendido, son los ficheros XML. Éstos son archivos de texto que por consiguiente no necesitan un software propietario para ser interpretados, como ocurre con la mayoría de los archivos binarios, y tienen normalmente la extensión xml.

También debemos tener en cuenta, que las bases de datos relativamente modernas, como son las bases de datos XML, guardan sus datos empleando ficheros xml.

Por eso, en muchas ocasiones se recurre a utilizar este tipo de soluciones, el uso de ficheros en vez de bases de datos, y en particular de ficheros XML cuando se necesita intercambiar información a través de varias plataformas de hardware o de software, o de varias aplicaciones. A veces se exporta de una base de datos a ficheros XML para trasladar la información a otra base de datos que leerá esos ficheros XML.

Por esta razón se emplea XML en tecnologías de comunicación como, por ejemplo, en WML (lenguaje de formato inalámbrico) y WAP (protocolo de aplicaciones inalámbricas).

La fácil estructuración de la información en los ficheros XML ha permitido que surjan muchas librerías de conversión de la información almacenada a otros formatos como a PDF, texto, hojas de cálculo, etc. Hay muchos productos propietarios y de código abierto.