Las ventajas que aportan los sistemas de bases de datos respecto a los sistemas de archivos convencionales son:

• Independencia de los datos respecto de los procedimientos. El usuario tiene una visión abstracta de los datos, sin necesidad de ningún conocimiento sobre la implementación de los ficheros de datos, índices, etc. Esto supone un gran ahorro en los costes de programación, de forma que la modificación de la estructura de los datos no suponga un cambio en los programas y viceversa. Sin ella, el mantenimiento de la base de datos ocuparía el 50% de los recursos humanos dedicados al desarrollo de cualquier aplicación.
• Disminución de las redundancias y en consecuencia,
• Disminución de la posibilidad de que se produzca inconsistencia de datos.
• Mayor integridad de los datos.
• Mayor disponibilidad de los datos.
• Mayor seguridad de los datos.
• Mayor privacidad de los datos.
• Mayor eficiencia en la recogida, codificación y entrada en el sistema.
• Lo que se suele denominar interfaz con el pasado y futuro: una base de datos debe estar abierta a reconocer información organizada físicamente por otro software.
• Compartición de los datos. Los datos deben poder ser accedidos por varios usuarios simultáneamente, teniendo previstos procedimientos para salvaguardar la integridad de los mismos.

Podemos afirmar generalizando, que se usa un sistema de ficheros convencional cuando la cantidad de datos a guardar es tan reducida que no justifica las desventajas del uso de los sistemas de bases de datos. Por ejemplo, para guardar los datos del resultado de la instalación de un programa, usamos un fichero de texto, no se guardan los datos en una base de datos.