3.- Costes por actividad.
Caso práctico
En el grupo de trabajo en el que está Miguel tienen un montón de facturas y albaranes que revisar, comenzando por el alquiler de la nave y la amortización de las instalaciones. Explican a Miguel que las estanterías tienen una vida útil que oscila de los 10 a 20 años, de manera que pueden repartir el importe pagado entre todos esos años, como un coste más.
Una de las clasificaciones que más deberás tener en cuenta para el control del gasto es el de costes por actividad. Aunque la distinción entre costes directos e indirectos o fijos y variables nos ayudan a comprender las dificultades en la imputación de costes, lo que no interesa es saber dónde se gasta y en qué conceptos. En resumen, como gestor de almacén debes analizar todo el proceso y buscar la manera de hacerlo más rentable.
La clasificación de costes por actividad considera las siguientes fases:
- Almacenamiento. Incluyen elementos como el coste del local (alquiler o compra), su mantenimiento, el consumo energético.
- Manutención. Aquí, consideramos elementos como los gastos de personal, la maquinaria de manutención y su mantenimiento.
- Preparación de pedidos. Por las características especiales y la dedicación en tiempo y recursos que supone, merece la pena distinguir esta fase de la manutención. Además de costes de personal o maquinaria, debemos considerar otros como los envases y embalajes.
- Transporte. No es un coste específico del almacén, pero debemos considerarlo igualmente. Por ejemplo, no tendremos la misma cantidad de mercancía almacenada, si la frecuencia de salidas es de 2 salidas diarias, que si ésta es de 2 salidas semanales.
- Administración y gestión. La gestión de la documentación y organización administrativa del proceso de almacenaje, supone un consumo de recursos (personal, equipos informáticos) que se debe considerar.
Además, es preciso contar con otros costes que influyen en la valoración final del almacén:
- Coste de los stocks. El valor de la mercancía almacenada. Después de todo el proceso de compra y transporte al almacén, podemos determinar cuánto ha costado cada unidad almacenada. Pero además, es preciso contar con el coste financiero: el dinero que hemos gastado en esas mercancías no se recuperará hasta la venta y, en ese tiempo, podríamos haber empleado ese importe en inversiones que nos dieran cierta rentabilidad.
- Costes ocultos. Existen ciertas circunstancias (deterioros, pérdidas) que hacen que el valor final de la mercancía sea inferior al que se refleja en la contabilidad.
La situación ideal se daría, al conocer todos estos costes y poder definir exactamente cuánto cuesta finalmente cada unidad de producto que sale del almacén.
Inductores e indicadores o unidades de medida.
Llamamos inductores, a las variables o sucesos que provocan costes por usar los recursos o realización de actividades. Por ejemplo: el número de referencias almacenadas es un inductor (mayor número de referencias supone mayor coste). Los indicadores o unidades de medida, son las ratios entre los costes producidos y las unidades físicas relacionadas con éstos. Permiten conocer la evolución de la eficiencia en costes y definir objetivos de mejora.