Los documentos necesarios en el departamento de mantenimiento forman un conjunto de instrumentos técnicos y administrativos que nos permiten manejar y suministrar información técnica apropiada a quien la requiera dentro de la estructura orgánica de la empresa.
Este conjunto de documentación permite registrar, determinar y concretar diferentes aspectos que se muestras a continuación:
- Registrar los inventarios que se poseen.
- Características de instalaciones y maquinaría y el estado en el que se encuentran.
- Controlar costos y las ordenes de trabajo
- Determinar los requerimientos de mano de obra y los materiales que se necesitan para establecer nuestros planes y programas.
- Efectuar la correcta explotación de las instalaciones y organizar la implantación del mantenimiento óptimo que se desea.
Este conjunto de documentos constituye el banco de información del departamento y está comprendido por:
- Manuales: documentos que comprenden los aspectos a tener en cuenta con las indicaciones más importantes para poder realizar un correcto mantenimiento a los equipos.
- Fichas: formas sueltas en las cuales se anotan y se recopilan datos y suelen estar ordenados de tal forma que la información necesaria se obtenga de manera rápida, directa y precisa.
- Certificados: documentos que tienen por finalidad asegurar que un hecho sea verdadero. Generalmente sirven de garantía de calidad en las maquinas antes de ponerlas en marcha tanto en nuevas, reconstruidas o reparadas y suelen estar respaldados por organismos destinados para tal fin.
- Registros: son los documentos cuyo fin es dejar constancia del historial operativo de una manera ordenada sobre los hechos que sucedieron, como por ejemplo las horas de funcionamiento durante la operación, la temperatura a la que se trabaja, la presión a la que se opera, etc.
- Catálogos: los listado de repuestos, piezas de repuestos o accesorios disponibles y suelen estar ordenados en orden alfabético o numérico o de partes.
- Instrucciones: especificaciones de uso y mantenimiento de los materiales y maquinaría que hace el fabricante.
- Plano de instalación
- Normas: reglas de obligado cumplimiento por la instalación definidos en la normativa vigente.
- Especificaciones: información proporcionada por el fabricante de un producto, la cual describe sus componentes, características y funcionamiento.
- Boletines: publicaciones periódicas que tratan de asuntos especiales, como por ejemplo modificaciones a realizar, otras maneras de utilización y nuevas experiencia vividas durante la operación.