1.1.- Flujos.

Vamos a comenzar por comprender un poco cómo funciona la transmisión de la información.

Seguro que es un tema que te resulta bastante fácil y simple… pero no por eso deja de ser importante.

Intenta pensar como puede fluir la información en una empresa. Hay ocasiones en las que la empresa genera información que envía a sus proveedores, a sus clientes a las administraciones públicas…

En otras ocasiones es a la inversa, la empresa recibe información de cualquiera de los elementos del entorno.

Por último, también la empresa genera información cuyo destinatario es su mercado interno, es decir, se genera en la empresa y va dirigida a personal de la misma.

Pues acabas de ver los tres tipos de flujos de información que puede haber en una empresa: información enviada  (información saliente) y recibida (información entrante) e información que circula dentro de la empresa (información interna o circulante)

Cada uno de los flujos requiere de una forma de archivo y de transmisión distinta, puesto que los documentos o soportes que se utilizan en cada una de ellas son distintos.

No es lo mismo una documentación en soporte papel que una en soporte informático, la forma de enviarla o recibirla, de archivarla y de gestionarla serán distintas.

Además cada tipo de documentación requiere de unos elementos diferentes para tratar dicha información: no se trata igual la información recibida mediante correo electrónico que la que se recibe por correo ordinario o por fax, puesto que el soporte a través del cual se transmite la información es diferente. De la misma forma, para tratar la información obtenida a través del GPS se necesitan unos medios distintos que para tratar la información que se obtiene de un tacógrafo digital o de uno analógico.

Otro factor que condiciona el tratamiento y gestión de la información es el tipo de actividad a la que se dedica la empresa. Dentro del transporte, ya sabes que podemos encontrarnos con trasporte de mercancías o de viajeros, nacional o internacional, terrestre, aéreo o marítimo… En definitiva cada actividad requiere y genera una documentación diferente que ha de ser gestionada de forma particular.