Al finalizar la creación de la documentación para la aplicación de Gestión Hotelera, Ada enumera los diferentes manuales y guía que se han desarrollado, indicando las características más importantes de cada una y el tipo de usuarias y usuarios a los que van destinadas.
Cuando se elaboran manuales para aplicaciones software o sistemas operativos, hay que distinguir diferentes tipos de usuarios y usuarias a los que van destinados. Cada grupo de usuarios o usuarias, tienen definido un papel determinado dentro del sistema informático, y cada grupo tiene unos privilegios y conocimientos específicos.
Se pueden distinguir los siguientes destinatarios:
La estructura de un manual es la forma en la que el documento se organiza en capítulos, estos capítulos en apartados y subapartados. La estructura del documento tiene un gran impacto en la facilidad de lectura y en la usabilidad y es importante su diseño cuando se crea la documentación. La estructura que se recomienda que posean manuales, debería tener los siguientes componentes:
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Dato identificativo | Título que identifique de manera unívoca al documento |
| Tabla de contenidos | Título de cada apartado y subapartado, junto con el número de página |
| Lista de ilustraciones | Número de figura y título |
| Introducción | Define el objetivo del documento con una breve descripción de los contenidos |
| Información de uso de la documentación | Sugerencias para los diferentes tipos de lectores de cómo usar eficientemente la documentación |
| Procedimientos | Directrices de cómo usar el software para completar las tareas para las que se ha diseñado |
| Información de los comandos | Una descripción de cada comando soportado por el software |
| Mensajes de error y resolución de problemas | Una descripción de los errores que se pueden informar y cómo recuperarse de ese error |
| Glosario | Definición de los términos especializados que se ha utilizado |
| Fuentes de información relacionadas | Referencias o enlaces a otros documentos que proporcionan información adicional |
| Elementos de navegación | Elementos que permitan a los lectores buscar su localización actual y moverse en todo el documento |
| Índice | Una lista de términos clave y de las páginas donde esos términos están referenciados. |
| Capacidad de búsqueda | En documentación electrónica, facilidad para encontrar un término específico en el documento |
Usabilidad es la facilidad con que la personas pueden utilizar una aplicación informática con el fin de alcanzar un objetivo concreto.