3.3.- Fases del procedimiento.

Para realizar con éxito cualquier planificación de cargas, la empresa de transporte tiene que realizar un proceso ¿de qué consta el mismo? Analicemos las fases de esta buena planificación:

1. Recepción de pedidos.

   Imagina que trabajas en una empresa de transporte de carga completa a nivel nacional ¿por dónde empezamos? Lógicamente por recibir el pedido del cliente que se ponga en contacto con nosotros ¿no? ¿Recuerdas quién realizaba esta función en la empresa? Sí, el auxiliar de tráfico o la auxiliar de tráfico. De la recepción de pedidos depende todo el proceso de planificación:

   • Estamos recogiendo información sobre qué cargamos, dónde, cómo y qué destino tiene.
   • Estamos contactando con nuestros clientes, el trato y la respuesta a sus necesidades marcarán la satisfacción de los mismos.
   • El contacto con el cliente nos facilita información sobre futuros transportes, la competencia, otros posibles clientes, grado de satisfacción con servicios anteriores, etc.

   Cualquier empresa dispone de una hoja de recogida de información o también conocida como “Ficha de pedido”, donde recogen datos como: nombre y dirección del cliente; descripción de la mercancía; cantidad y volumen de la misma; punto de recogida y punto de destino de la misma; forma de carga y descarga de dicha mercancía; tipo de vehículo solicitado; documentación necesaria; itinerario a recorrer; y cualquier otro dato de interés.

   Puede ocurrir que las solicitudes de pedido se reciban por orden de llega o bien sean ordenadas por prioridades de entrega.

2. Agrupación de entregas.

   Ahora habrá que entregar esos pedidos ¿cómo? La empresa puede utilizar varios criterios si se encuentra con un volumen elevado de servicios de transporte. Lo más lógico es agrupar las entregas por:

   • El nivel de urgencia en la entrega: tendrá prioridad aquellas que requieran ser entregadas antes que otras.
   • Por tipos de mercancías: intentar agrupar en un vehículo aquellas mercancías que sean compatibles en su transporte, por ejemplo, no vamos a transportar productos perecederos con productos tóxicos.
   • Por origen o destino: es el más común de todos porque le permite a la empresa optimizar la prestación del servicio. De forma que las cargas de agruparán en función de dónde sean recogidas, o bien en función de dónde sean transportadas.

   A pesar de estos criterios de agrupación, no podemos olvidar ciertas limitaciones que tenga la empresa como: capacidad de los vehículos, tanto en volumen como peso; el peso y volumen de la mercancía; los tiempos de carga y descarga de la mercancía; los tiempos de conducción y descanso de los conductores o conductoras…

3. Asignación de vehículos y personas que conducen.

   Ya tenemos las cargas agrupadas, ahora asignaremos los tipos de vehículos a las características de la mercancía y a los conductores o conductoras que trabajan en la empresa. Recordemos lo que hemos estudiamos anteriormente, referido a la asignación de cargas en función del medio de transporte.

4. Confección de la documentación.

   Preparamos toda la documentación necesaria para realizar el transporte: albaranes (que deberá ser firmado por el receptor de la mercancía); hoja de ruta para el conductor o conductora; información técnica de la mercancía si así se requiere; orden de carga, con toda la información necesaria de la mercancía y los lugares de origen y destino, así como las fechas de entrega; etc. Es importante diferenciar si el transporte será a nivel nacional o traspasará fronteras, ya que la documentación exigida varía. Toda la documentación será elaborada y preparada por los auxiliares de tráfico.

5. Realización del transporte.

   En función del itinerario previsto en la hoja de ruta, y si no ocurre cualquier tipo de incidencia, se llevará a cabo el servicio propiamente dicho que es el traslado de las mercancías del lugar de origen al de destino.

   Entrega de la mercancía y recogida de documentación.

   Por último la mercancía llegará a su punto de destino y se solicita firmar al receptor el albarán de entrega, en el cual se recogerá cualquier tipo de incidencia ocurrida, como: retraso en la entrega, retrasos en la descarga de la mercancía, etc. Posteriormente, el conductor o conductora hará entrega de dichos albaranes y de la hoja de ruta.