7.- Hoja de cálculo: creación, fórmulas.
Caso práctico
Fernando y Jaime han terminado el curso, están satisfechos, por un lado han actualizado algunos conceptos y por otro lado, han conocido la forma de gestión de stock de otras empresas.
Fernando ya sabe que Carlos estaba interesado en el curso y habla con Jaime para que realicen con él un inventario de la empresa con los nuevos conocimientos adquiridos en el curso.
Jaime y Carlos comienzan a trabajar juntos y realizan diferentes macros y filtros en la hoja de cálculo antes de comenzar el inventario propiamente dicho.
Cuando terminan, reciben una felicitación por parte de María que se ha quedado impresionada con el trabajo.
Como verás a continuación, las hojas de cálculo son herramientas informáticas que te facilitan la gestión del aprovisionamiento, la búsqueda de información entre las diferentes referencias, control del stock… La hoja de cálculo como tal, la puedes considerar como una tabla donde cada celda puede contener alguno de los siguientes tipos de datos:
- Texto: es toda secuencia de caracteres que no está formado por números ni por fórmulas.
- Valores numéricos: es toda secuencia de números que no presenta caracteres de texto ni especiales.
- Fórmulas: es una expresión que empieza con el signo igual y contiene operadores, funciones, valores literales numéricos o textuales o referencias a otras celdas. Para hacer referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo. D5 hace referencia a la celda que está en la intersección de la cuarta columna y la quinta fila. Para hacer referencia a todas las celdas de un área rectangular, se indican la primera y la última celda separada por dos puntos, por ejemplo. B2:D5.
Para crear fórmulas puedes tomar como referencia las siguientes líneas.
- Para trasladar los resultados a una celda determinada, pones el signo igual seguido de la celda elegida, por ejemplo: = D5, el resultado se trasfiere a esa celda.
- Para sumar o restar varios valores numéricos que se encuentran en distintas celdas, indicas el signo igual y a continuación pones el nombre de las celdas que quieres operar, puedes realizar tantas operaciones como quieras, por ejemplo = A1 - A2 + A3 .
- También puedes operar con la multiplicación y con la división con los símbolos asterisco para multiplicar y barra inclinada para la división, por ejemplo = (3*C2)/D4.
- Si deseas operar zona de celdas, en lugar de de hacerlo una a una, puedes hacerlo por bloques de la siguiente forma, indicas en primer lugar el signo de igual, a continuación y en mayúscula la operación que quieras realizar y entre paréntesis la primera celda dos puntos y la segunda celda cerrando el paréntesis. La aplicación ejecutará la misma operación al valor de cada celda, en la horquilla entre la primera y la última celda, por ejemplo = SUMA(D1:D4).
Por último, también debes conocer que las funciones son instrucciones o comandos que se utilizan para que la hoja de cálculo realice operaciones específicas como por ejemplo las funciones matemáticas, lógicas, estadísticas…