2.3.- Documentación de la norma. El manual de calidad.

En gestión de la calidad, y más en la norma ISO 9001, es preciso que recojas por escrito todos los principios, objetivos, acciones o recursos necesarios. Para que se pueda certificar tu empresa, es necesario disponer de una documentación que sirva de guía a toda la organización y de garantía a clientes y a la sociedad.

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:

• Declaraciones documentadas de una Política de la Calidad y de objetivos de la calidad.
• El Manual de la Calidad.
• Los Procedimientos documentados requeridos en esta norma.
• Los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, (instrucciones de funcionamiento, especificaciones de producto, etc.).
• Los Registros requeridos por esta norma.

El Manual de calidad es un documento de política general, que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización, donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad, mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad. La profundidad de detalle y el formato puede variar para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización.

Su contenido mínimo es el siguiente:

1. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.
2. Los procedimientos establecidos y documentados para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos.
3. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.

Según esto, el diseño de un Manual deberá contener los siguientes apartados:

1. Página de portada, en la que se exprese claramente el nombre de la organización y el título de “Manual de Calidad” o “Manual de gestión de Calidad”.
2. Información de la organización, dirección, productos principales y los datos que nos interese resaltar.
3. Diagrama de flujo, que identifique los procesos básicos de la organización, su secuencia y la relación que existe entre ellos.
4. Organigrama, en el que figuren las funciones y cargos principales de la organización y la dependencia jerárquica o funcional que les relaciona, en especial las responsabilidades de calidad o de control.
5. Declaración de cumplimiento de todos los apartados de la norma, o en caso de que se haya decidido prescindir de alguno, la justificación inherente, teniendo en cuenta que solamente se pueden declarar exclusiones de alguno de los apartados del artículo 7. Realización del producto.
6. Declaración de la Política de la Calidad enunciada por la dirección de la organización, señalando las acciones mediante las cuales se pretende que dicha Política sea comunicada y entendida dentro de la organización.
7. Relación de los objetivos establecidos para las funciones y niveles pertinentes, o declaración de que han sido establecidos y de la ubicación de los mismos dentro del sistema de calidad.
8. Referencia a cada uno de los apartados de la Norma, señalando en cada uno, los criterios y métodos necesarios para asegurarse de la eficacia de la operación y el control de los procesos comprendidos en el apartado.
9. Los procedimientos y las instrucciones del sistema de calidad, o su referencia, indicada por su código o título, ubicados en las referencias a cada uno de los apartados de la norma, así como los documentos necesitados por la organización para la planificación, operación y control y, en su caso, los formatos de registro que se considere conveniente o su alusión a los mismos.