4.3.- Sistemas electrónicos de intercambio de datos.

Es muy probable que conozcas las facturas electrónicas y la información vía web, pero quizás no tanto los sistemas EDI, que son las siglas de intercambio electrónico de datos.

El intercambio electrónico de datos es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones por medios electrónicos. Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema informático a otro. El intercambio electrónico de datos puede realizarse en distintos formatos, de los que EDIFACT es uno de los más conocidos.

EDIFACT es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el intercambio de documentos comerciales en el ámbito mundial. Existen subestándares para cada entorno de negocio (distribución, automoción, transporte, aduanero, etc.) o para cada país.

Así, por ejemplo, AECOC regula el estándar EDI del sector de distribución, ofertando servicios de transmisión EDI a sus asociados. Tiene una estructura de información especial, con una serie de códigos que indican el comienzo y final de las distintas partes de un mensaje.

Albaranes, facturas, órdenes de compra y otros documentos comerciales electrónicos, pueden tramitarse directamente desde el ordenador de la empresa emisora al de la empresa receptora, con gran ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicación tradicional. Cualquier incidencia en la entrega puede gestionarse de igual manera a través de estos sistemas de información.

Como ejemplo, podemos citar los siguientes mensajes EDI:

• Peticiones (ORDERS).
• Aviso de expedición (DESADV).
• Confirmación de Recepción (RECADV).
• Factura (INVOIC).
• Comunicación de Pago (REMADV).

Entre los beneficios que ofrece se puede indicar:

• Agilización de procesos comerciales.
• Importante disminución de errores en los documentos.
• Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time".
• Ahorro de costes de administración.
• Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.

Su instalación es compleja, por lo que se suele emplear en grandes corporaciones, si bien las pequeñas y medianas empresas pueden recurrir a estos servicios que ofrece AECOC.